電話のビジネスマナー/電話のかけ方&間違えやすい表現10選まとめ

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社会人なら、ビジネスマナーとして必ずマスターしておきたいのが電話対応です。

今回は、フリーランス、会社員に関わらず知っておきたい電話のかけ方の基本と、ついつい間違えがちな敬語表現を10個紹介します。これから電話対応を学びたい方も、基本をもう一度学びなおしたい方も、ぜひご一読ください!

これだけは知っておきたい!電話をかけるときのポイント

1. 時間帯(始業直後/お昼/帰り際は避ける)

始業から30分ほどは、朝礼や事務作業などバタバタしていることが多いです。また、12時〜13時頃のお昼どきは、お昼休憩をとっている可能性があります。

始業直後とお昼の時間帯は避けた方が良さそうです。また、終業30分前の帰り際も、あまり好まれないので注意しましょう。

2. 事前準備(メモ/資料/相手の名刺)

メモ用紙と筆記用具(またはPC)は、要件を書き留めておくのに便利です。また、先方の事業に関する資料はあらかじめ手元に置き、電話の前に目を通しておきましょう。

相手の名刺を持っている場合は、名前や部署の確認のために用意しておくと電話がスムーズに進みます。

3. 電話を切るのは、かけたほうから

一般的に電話は、かけたほうから切るのがマナーです。しかし、要件が終わってすぐにガチャンと切ってしまうのは失礼なので、ゆっくりと電話を切ることを心がけましょう。

また、相手が目上の方やお客さまの場合は、先方が切るのを待ってから電話を切ると丁寧です。

電話のかけ方/電話をかけてから切るまでの流れ

telephone

TeroVesalainen / Pixabay

(1) 相手が電話に出たら

  1. 名乗る「わたくし、◯◯株式会社の××と申します。」
  2. 挨拶「いつもお世話になっております。」
  3. 担当者の名前を言う「営業部の△△さまはいらっしゃいますか?」

(2) 相手につながったら

  1. 相手を確認「△△さまでいらっしゃいますか?」
  2. 名乗る「わたくし、◯◯株式会社の××と申します。」
  3. 挨拶「いつもお世話になっております。」
  4. 要件「今回、〜の件でご連絡いたしました。お時間を3分ほど頂戴できますか?」

(3)「ただいま外出しております」と言われたら

  1. 戻り時間を確認「お戻りは何時頃のご予定でしょうか?」
  2. 折り返し連絡「では、こちらから改めてご連絡を差し上げます。」

(4)「ただいま会議で席を外しております」と言われたら

  1. 会議の終了時間を確認「終了は何時頃のご予定でしょうか?」
  2. 折り返し連絡「では、こちらから改めてご連絡を差し上げます。」

(5) 電話を切るときは感謝のひとことを

  1. 感謝「お時間を頂戴しまして、ありがとうございました。」
  2. 挨拶「それでは失礼いたします。」

電話で使いがちな、間違えやすい敬語表現10選

電話

nastya_gepp / Pixabay

1. お名前を頂戴できますか

→◯お名前をうかがってもよろしいでしょうか

「お名前をお聞かせいただけますか」と「お名刺を頂戴できますか」という表現が混同してできた言葉です。いかなる名前でも頂戴することはできませんので、注意しましょう。

2. お電話ください

→◯ご連絡いただけますでしょうか

「してください」という表現は、相手に強制している雰囲気が出てしまいます。「ご連絡いただけますでしょうか」のほうが丁寧で、相手への思いやりが感じられる表現です。

3. 私ではわかりませんので

→◯私ではわかりかねますので、

「〜できません」「〜やれません」という表現は、「〜いたしかねます」という表現にすると丁寧になります。

4. 資料を送らせていただきます

→◯資料をお送りいたします

「〜させていただく」という表現自体は丁寧なのですが、使い方には注意が必要です。この場合、「資料を送る」という行為は自分がすることなので、相手の許可は必要ありません。

5. 書類は拝見されましたでしょうか

→◯書類には目を通していただけましたか?

「拝見」とは「見る」の謙譲語です。相手の行動に対して謙譲語は使いません。「目を通す」「ご覧いただく」などの表現を使いましょう。

6. お休みを頂戴しております

→◯休暇をとっております/あいにく休んでおります

電話相手のお客様やクライアントに許可をとって休んでいるわけではないので、「頂戴」というのはおかしいですね。

7. その件は存じ上げております

→◯その件は存じております

「存じております」は物事や出来事に対して使い、「存じ上げております」は人物に対して使います。「その件」というのは人物ではないので、「存じ上げております」はおかしいですね。使い分けを間違えないようにしましょう。

8. 申しあげておきます

→◯申し伝えておきます

「申し上げる」は謙譲語ですが、社外の人と話をするときは、自分の上司に敬語は使いません。申し伝えておきます、という表現が正しいです。

9. おっしゃられた

→◯おっしゃった

こちらは電話以外でも使う機会が多い言葉だと思います。「おっしゃる」で敬語。「〜される」でまた敬語。「おっしゃられた」というのは二重敬語になってしまうので、注意しましょう。

10. お体をご自愛くださいませ

→◯ご自愛くださいませ

「自愛」という言葉には、「お体を大事にしてください」という意味が含まれています。「お体」はつけずに使うのが一般的です。

まとめ

いかがでしたか?

今回は電話対応の基本や間違えやすい表現をご紹介しました。みなさんの実際の電話対応の参考になれば幸いです。

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