日程調整ツール『eeasy』が便利すぎる!機能や使い方を画像付きで解説

日程調整ツール eeasy

「打ち合わせが増えて、日程調整が大変……」
「打ち合わせの日程調整を、効率化できるサービスはないかな?」

と思うことはありませんか?

筆者自身、ライター兼ディレクターとして活動するなかで、「打ち合わせの日程調整にかかるコスト」を課題に感じていました。

そこで効率化を考えたときに出会ったのが、日程調整サービス『eeasy(イージー)』です。

『eeasy』を導入したことで、「打ち合わせ候補日の洗い出しを効率化」、そして「日程調整作業そのものを削減」できました。

そこで今回は、eeasyを普段から使っている私が、

  • 『eeasy』の特徴
  • 『eeasy』でできる5つのこと
  • 『eeasy』の基本的な使い方

の流れで、日程調整を効率化できる『eeasy』についてご紹介します。

日程調整サービス『eeasy』とは?

▲出典:eeasy

『eeasy』とは、日程調整ができるWebサービスです。

  • Googleカレンダー
  • Outlook(Microsoft)

などと連携することで、カレンダーの空き状況を利用した日程調整が可能です。

基本的な使い方は「日程調整用のURL」を送るだけ。そして、日程調整用のURLを受け取った相手は、選択肢から日程を選ぶだけです。相手は、サービスやアプリをダウンロードする必要がありません。

これだけで互いの日程調整ができ、カレンダーにも自動記入されます。

 

▲出典:eeasy

日程が決まると同時にGoogleカレンダーなどにも予定が入るため、「カレンダー登録のし忘れによるダブルブッキング」を防げるのもうれしいポイント。

個人利用の場合、料金は無料です。法人も基本無料で、調整回数が多かった人の人数分だけ料金がかかるシステムのため、費用を抑えられます。

▲出典:eeasy

筆者自身、eeasyを初めて使ったときの「あ、日程調整の作業ゼロになるじゃん……!」といった感動は忘れられません。

「自分に合うかわからない……」と思っている方は、eeasyを含めて複数のサービスを試してみるのがおすすめです。まずは、無料で試してみてはいかがでしょうか。

『eeasy』でできる5つのこと

続いて、eeasyでできることについて見ていきましょう。筆者の体験も交えて解説します。

『eeasy』でできることは、次の5つ。

  1. 日程調整がURLを送るだけでできる
  2. カレンダーと連携し、ダブルブッキングを防げる
  3. 予定を除いた打ち合わせ候補日を、一覧化できる
  4. 使いまわし可能な、専用のURLを発行できる
  5. Zoomと連携し、日程調整と同時にZoom会議のURLを発行できる

筆者が実際に使ってみて良いと思った点も踏まえて、1つずつご紹介します。

できること1. 日程調整がURLを送るだけでできる

eeasyの目玉ともいえる機能です。具体的に言うと、以下の2ステップで日程調整が完了します。

  1. 【自社】日程調整用のURLを、顧客に送る
  2. 【顧客】URLにある候補日程から、打ち合わせの日を選ぶ

「日程調整のURLを開いた後、操作は簡単?」

「調整の操作をお願いすることで、顧客に負荷は増えない?」

と思う方もいるかもしれませんが、ご安心ください。顧客などの調整相手は、以下のように簡単に打ち合わせの日程を選べます。

▲URLを確認した後、日程候補を選ぶときの画面

相手側で必要な操作はURLを開いた後、日程を選ぶだけ。

また、日程が合わない場合、以下のボタンから連絡できるため、簡単に調整可能です。

▲候補がない場合に連絡できるボタン

できること2. カレンダーと連携し、ダブルブッキングを防げる

eeasyをGoogleカレンダーなどと連携すれば、「カレンダーに予定が入っている日時」は候補日に出てきません。

また、調整相手が日程を決めると同時にカレンダーにも自動登録されます。そのため、打ち合わせの予定が被ること(ダブルブッキングすること)もありません。

▲予定がある時間帯が、選択できなくなっている

できること3. 予定を除いた打ち合わせ候補日を、一覧化できる

essasyを使えば、「打ち合わせ候補日」を自動で一覧化してくれます。

そのため、「従来通り日程候補を伝える形で調整したい!」といった場合の作業も効率化できます。

▲eeasyで打ち合わせ候補日を一覧化できる

日程候補日の抽出は、以下を設定するだけなので、手間もかかりません。

  • 打ち合わせ時間
  • 打ち合わせ候補日の期間

できること4. 使いまわし可能な、専用のURLを発行できる

  • 月末・月初に、必ず1時間の定例ミーティングがある
  • 30分のミーティングが、ちょくちょく発生する

といった定期的・高頻度で開催される打ち合わせの場合は、その打ち合わせ専用のURLを発行し使いまわせます。

そのため、「eeasyを使うことで、ちょっとした打ち合わせでもURLを発行する手間がかかる……」といった心配もありません。

「設定方法がよくわからない……」という方も、ご安心ください。定例ミーティング用のURLは最初から用意されていますし、ミーティングごとにURLを個別に作りたい場合も、簡単に追加できます。

▲定例ミーティングに使える、使いまわしできるURLの設定画面

できること5. Zoomと連携して日程調整と同時にZoom会議のURLを発行できる

打ち合わせの日程調整と、同時に「ZoomのURL発行・送付」も可能です。

そのため、従来必要だった

  1. 日程調整をメッセージでやり取りする
  2. 日程確定したら、Zoomを開いてミーティングを作る
  3. ミーティングの情報を、メールやチャットで送る

といった作業が不要となり、業務効率化ができます。

Zoomの発行を自動化するには、Zoomと連携し、設定画面から以下のチェックをつけるだけ。

Zoomの発行を自動化する設定のイメージ

▲Zoomの発行を自動化する設定画面

調整相手には以下のように、自動でZoomのURLが送られます。

ZoomのURL発行のイメージ

▲ZoomのURL発行のイメージ

【画像付き】『eeasy』の基本的な使い方

ここからは、eeasyの基本的な2つの使い方について、画像付きで解説します。

  1. 自分で日程調整する場合の流れ
  2. 相手に日程調整をお願いする場合の流れ

「記事を読みながら、実際に試したい」という方は、以下から個人プランをダウンロードしてみてください。

使い方1. 自分で日程調整する場合

自分の予定を決める場合など、自分で日程調整する場合の流れを解説します。

① 日程調整する→予約受付ページを開き、URLをコピー

② 別のタブでURLを開き、以下にチェックを入れる

③ ZoomでOKを選択し、「日程選択へ」ボタンをクリック

④ 日程候補を選択し、「確認画面へ」をクリック

⑤ 日程を確認し、問題がなければ「確定する」をクリック

⑥ 名前やアドレスを入力し、「打ち合わせを確定する」ボタンをクリック

確定すると、以下のような情報が画面・メールで確認できます。

使い方2. 相手に日程調整をお願いする場合の流れ

相手に日程調整をお願いする場合、以下の2つ方法があります。

  1. eeasyでURLを発行し、日程調整をお願いする
  2. eeasyで日程候補だけ出す

方法1. eeasyでURLを発行し、日程調整をお願いする

eeasyで日程調整をお願いする場合の流れは、次の通りです。

① 日程調整する→カスタム調整を選択する

② 調整相手の数、打ち合わせシーンを選択

(ここでは、「1社」と「電話/Web会議」を選択しています)

③ 打ち合わせの情報を入力し、候補日程の抽出をクリック

④ 日程候補を確認し、問題なければ「確定&URLを発行」ボタンをクリック

⑤ URLをコピーまたは、メールなどでeeasyの調整用URLを送り、調整を進める

慣れれば、1分とかからず調整用のURLを発行できます。調整が完了したと同時にZoomのURLも発行されるので、ミーティングが増えても工数がかさむこともありません。

方法2. eeasyで日程候補を確認し、従来通り調整する場合

eeasyを利用して日程候補を確認する手順は、以下の通りです。

① 日程調整する→カスタム調整を選択する

② 調整相手の数、打ち合わせシーンを選択

(ここでは、「1社」と「電話/Web会議」を選択しています)

③ 打ち合わせの情報を入力し、候補日程の抽出をクリック

以下のように候補日一覧が出てきたら、スクリーンショット、またはコピーして顧客に連絡すればOKです。

日程候補を爆速で整理できるので、調整が楽になります。

まとめ

今回は、日程調整サービス『eeasy』の特徴やできること、具体的な使い方などについて解説しました。

筆者はミーティングが毎月増えておりますが、それでもeeasyを導入してからは調整がとても楽になりました。

とくに良いと思うポイントは、顧客にツールの利用を強要しなくて済む点です(相手はURLから日程を選ぶだけ!)。

「日程の候補を出す作業を、まずは効率化する」といったミニマムスタートもできますし、個人利用なら無料です。

ぜひ、eeasyを活用して日程調整を爆速効率化してみてくださいね!

(執筆:しろ 編集:泉)

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