誰でも効率よく仕事ができるようになる効率化の8つの方法

あなたは効率よく仕事ができていますか?

時間の使い方やタスクの優先度など、仕事の効率化の8つの方法を紹介します。

1. To-doリストを作る

To-doリストを作成してやるべきことをまとめると効率的です。

To-doリストを作成しないと、タスクの確認の度に時間がかかるため非効率です。

また、やるべきことの中で優先度を決めておくと、さらにスムーズに仕事を進めることができます。

2. タスクごとに時間を決める

タスクごとに目標の時間を定めると効率良く仕事ができます。

人は時間が決まっていると決めた時間までに終わらせようと意識するため、時間を決めていない時と比べて、効率的に仕事をすることができます。

3. すぐ終わるタスクは先にやる

仕事の中では様々なタスクが増えますが、5分以内に終わる簡単なタスクは優先して終わらせると効率的です。

タスクを多く抱えるほど、考えることが増えて仕事に集中できなくなります。少しでもタスクを少ない状態にして仕事に集中できる環境を整えましょう。

ただ、5分も惜しいほど緊急なタスクがある場合は、後回しにする他ありません。

4. ショートカットキーを使いこなす

ショートカットキーは簡単に効率化できる方法の1つです。

PC自体のショートカットキーはもちろん、ツールごとにもショートカットキーが設定されているので、よく使うショートカットキーを覚えておくと作業スピードが格段に早くなります。

Windowsで便利なショートカットキー

  • Ctrl + C:選択した項目をコピーする
  • Ctrl + X:選択した項目を切り取る
  • Ctrl + V:選択した項目を貼り付ける
  • Ctrl + S:上書き保存
  • Ctrl + P:印刷
  • Ctrl + Y:操作をやり直す
  • Ctrl + Z:操作を元に戻す
  • Ctrl + A:ドキュメントまたはウィンドウのすべての項目を選択する
  • Alt + F4:ウィンドウを閉じる
  • Alt + Tab:使用中のアプリを切り替える

5. ユーザー辞書を活用する

ユーザー辞書の単語登録を活用すると、文章入力の効率化ができます。

例えば、「宜しくお願いいたします。」を「よろ」で変換できるようにすると、タイピングの数を大幅に少なくすることができます。

メールや書類作成など、頻繁に使う言葉はユーザー辞書に単語登録をして効率化を図りましょう。

6. メールは固定の時間に返信する

メールは10時・14時・18時など、1日の中で時間を決めてまとめて返信すると効率的です。

メールが来る度に返信していると、他の作業が中断されてしまい、結果として作業の時間が延びてしまいます。

メールは、性質上ある程度の時間が経過してから返信しても問題ないツールなので、まとめて返信しましょう。

1日に2~3回にまとめる方法がおすすめですが、問題がある場合は返信する時間帯を増やして、少しでもまとめられるようにすると良いでしょう。

7. MTGやアポの時間を固める

1日のスケジュールの中で、MTGやアポの時間を可能な限り固めて空き時間ができないようにしましょう。

例えば、MTGやアポの空き時間が30分しかない状況では、1時間以上かかるタスクには取り掛かりにくいです。

予定を上手く調整して、連続して取り組める時間を増やすことで、効率的に仕事ができます。

8. 朝の早い時間に仕事をする

朝の早い時間から仕事をすると効率的です。

朝の早い時間はまだ始業していない企業が多く、電話やメールなどで仕事を遮られないため、普段以上に集中できる環境で仕事ができます。

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