Evernoteの整理方法!検索をいらずでノートを見つける効率化ハック

Evernote(エバーノート)はノートアプリとして非常に優秀で、仕事や思いついたことのメモ、気に入ったウェブ記事のクリップなどさまざまな用途があります。

しかし、便利なあまりいろいろな資料を保存して、整理できない……なんてことになってしまいがちです。

そこで、今回はEvernoteのノート・ノートブックを整理する方法をまとめてみました。

どこに、どんなノートがあるのかわからなくなってしまった方、Evernote内を使いやすく整理したい方は参考にしてください。

本記事では、例として以下のような状態から整理することを考えます。

Evernoteの整理方法-整理前の状態

大量のノートがすべてひとつのノートブックにまとめられてしまっている状態です。

ノートの整理術

大量のノートブックが整理されていなくても、Evernoteには強力な検索機能があるのでほしいノートを探すことはできるかもしれません。

では、なぜノートの整理をする必要があるのでしょうか?ノートやノートブックを整理することによるメリットは多くあるのですが、主に以下の2つのメリットがあるからです。

  1. ほしい情報が見つけやすい
  2. 自分の頭が整理される

検索機能があったとしても、検索をする必要がないくらいノートを整理したほうが自分が欲しい情報を見つけやすいでしょう。

また、Evernote内のノートやノートブックが整理されていると、自分自身の頭も整理されます。Evernoteのノートが見やすく、使いやすく整理されていると、自分が今までどんなことをノートに書いてきたのか、どんなジャンルの情報を集めているのか、これから自分はどんな情報を知る必要があるのかなどを客観的に理解することができます。

1. Evernote内に存在しているノートの種類を把握し、分類する

Evernoteにはタグやノートブックなどノートを整理するためのツールがたくさんあります。しかし、自分がEvernote内にどんなことを書いて、保存しているのかを把握しなければツールの有効活用はできません。

ツールを利用する前に、まずは自分が保存しているノートの種類を把握しましょう。

ノートの用途もメモ用、仕事で書いている文章、資料の保存などがあります。また、ノートの種類も仕事用、プライベート用などがあるかもしれません。

面倒かもしれませんが、ノートをひとつずつ確認して種類を分けたほうが把握しやすいでしょう。

ノートの種類を把握した後は、ノートの種類を分類して、階層構造の図にします。本記事の例では、以下のような種類に分類しました。

Evernoteの整理-整理をする前にカテゴリ分けをしよう

2. 必要のないノートは削除しておく

ノートをひとつずつ確認しているときに「このノートは必要ない」と判断したものについては削除しましょう。。
Evernoteは紙の資料と違ってスペースを奪うことはありませんが、必要のないノートを保存したままにしていると、検索したときに自分が探しているノートを探しにくくなります。

削除してもいいノートの例としては以下のようなものがあげられます。

  • やるべきことが完了したTo Doリスト
  • 使わない資料
  • 終了した仕事に関するノートで捨ててもいいもの

3. ノートブック、スタックを作成する

ノートの分類が完了したら、階層構造に従って、ノートブックとスタックを作成します。この段階に達したら、ノートの移動は極力避けましょう。ノートブックとスタックを作成しながら整理する前のノートを移動させると、どれが整理する前なのか把握しにくくなります。

 

ノートブックとは

ここで、ノートブック、スタックの違いについて簡単に説明しておきましょう。

ノートブックとはノートの集まりのことを表します。アカウント作成したばかりの時は、自動的に既定のノートブックが ひとつ作成されており、特に指定しなければ、既定のノートブックに全てのノートが保存されます。

既定のノートブックだけではノートの種類を分けることは難しいので、先ほど作成した階層構造の図を参考に、ノートブックを作成してノートを分類して収納しましょう。

ノートブックの作成自体は1クリックでできます。

Evernoteのノートブック作成方法

スタックとは

スタックとは、複数のノートブックの集まりを表します。

複数のノートブックがあり、それぞれがひとつのテーマにまとめられる場合は、スタックを作りノートブックをまとめたほうが良いでしょう。

例えば、「旅行」、「料理」、「資格」などのノートブックがあり、それらがすべてプライベートのものであれば、「プライベート」というスタックを作り、「旅行」、「料理」、「資格」のノートブックを一つにまとめることができます。

Evernote-ノート、ノートブック、スタックの関係

ノートブック、スタックの作成方法についてはEvernoteの公式ページに記載されているのでご確認ください。

今回の例では以下の図のようになります。

Evernoteにてノートブック、スタックを作成する

4. ノートブックに番号をつけて並べ替える

ここまでの作業でずいぶん整理された印象ですが、Evernoteをさらに整理整頓し使いこなす術があります。それは、階層構造通りの順番に並べること。

今回の例で考えれば、本来は「プロジェクト」、「学習用」、「資料」の項目が並び、「買いたいもの」、「家計簿」の項目が並んでいたほうが階層構造通りになり、見やすいでしょう。

しかし、Evernoteではノートブックやスタックの順番はアルファベット順、あいうえお順となってしまい好みの並び順に並べることができません。

そこで、ノートブックやスタックの項目の前に番号を振りましょう。「番号_項目名」という書き方にすることで見たい項目並べ方に変更することができます。

番号をつけるときには番号に意味を持たせましょう。どういう意味かというと、ただスタックやノートに「1_xx」、「2_xx」と記述するのではなく、階層構造に合わせて番号の桁を増やすことが重要です。

今回の例で考えてみましょう。今回は仕事用とプライベート用で項目を分けています。そしてそれぞれの用途の中でさらに項目を分けているので、仕事用、プライベート用など用途を分類するための番号とプロジェクトや学習用など資料を分類するための番号を用意するとわけやすいです。

今回の例でいえば、「0101_プロジェクト」、「0102_学習用」、「0103_資料」、「0201_家計簿」、「0202_ほしいもの」とするといいでしょう。手前の2桁の番号が仕事用かプライベート用かを示し、後ろの2桁が資料の項目数を示しています。

2桁用意している理由は項目が増えて10個以上になった場合に数字がずれ、並び替えが大変になることを防ぐためです。

番号を付けた後は以下の図のようになります。

Evernoteにてノートブックの順番を変えるには手前に番号をつけよ

スタック内のノートブックの順番を入れ替えたい場合も同じように、手前に番号をつければいいでしょう。

5. ノートを移動させて、今までのノートブックを削除する

ノートブック、スタックの整理が完了したら、今までのノートやノートブックを移動させて、今までのノートブックを削除します。

Evernoteの最終的なノートブック、スタック

これで、ほとんどの作業は完了です。

さらにEvernoteのノートを整理するためのアイデア

以上の作業で、基本的な整理の作業は完了したので、整理する前よりも使いやすくなったと思います。ここからはさらに検索しやすく、使いやすくするための工夫をふたつほど紹介します。

(1) タグをつける

Evernoteでは各ノートにタグをつけることができます。

タグとは、ノートに追加できるキーワードのようなものであり、タグをつけることでほしいノートを探しやすくなります。

(2) アプリ内リンクを活用する

Evernoteでは、ノート専用のリンクを作ることができます。

たとえば、ノート1のリンクをコピーしノート2へノート1のリンクを貼っておけば、ノート2を開いていてノート1を開きたい場合にリンクをクリックするだけでリンク先のノートを簡単に開くことができます。

Evernoteのハイパーリンクを使えば整理も簡単になる!

あるノートで作業を行っていて、その作業に必要なノート一括で開きたい場合に有効です。

最後に

いかがでしょうか?

今回はEvernote(エバーノート)のノートやノートブックを整理するための方法を紹介しました。

Evernoteはメモから資料、ウェブページまで保存できる便利なツールなので、ついつい多くのノートを作成して、どこに何があるのかわかりにくくなってしまいます。

本記事を参考に、現在のEvernote内のデータを見直し、使いやすく、ノートを検索しやすく整理してみてはいかがでしょうか?

 

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