わかりやすい!Excel(エクセル)を使った報告資料の作り方

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「収支報告書などの資料を作りたいけれど、Excel(エクセル)で見やすい資料を作れる自信がない!」という方へ。

この記事では、エクセルで資料を作成するときの基本設定と実際の作り方を、わかりやすく解説します。さらに後半は、よりレベルの高い資料にするためのチェック項目をご紹介。エクセルは使えるけど、関数などの知識が不足していて資料作成が不安な方はぜひご一読ください!

資料を作成する前にチェックしておきたいポイント

Excel

1. 行間は16(22ピクセル)以上に設定

資料を作成する前に、まずは行間の設定をします。デフォルトの13.5(18ピクセル)では、行間が狭すぎて見やすい資料にならないので、16(22ピクセル)以上に設定を変更しましょう。行間がデフォルトの13.5(18ピクセル)でも、PCでは見づらさを感じないかもしれませんが、印刷すると見づらくなります。

また、行間にあわせてフォントサイズも見やすいサイズに調整しましょう。フォントサイズはデフォルトが「11」で、それ以上であれば見やすいと思いますが、資料全体のレイアウトや文章量に左右されます。作成する資料の種類や、資料を使用する場面に合わせて、設定しましょう。

2. 非表示機能を使わない

非表示機能とは、ひとつの行や列を削除するのではなく、非表示にするというエクセルの機能です。資料作成時には、非表示機能を使わないことをおすすめします。

非表示機能を使うと、隠れているだけなのでコピー&ペースト時にコピーした値が消えてしまったり、列の番号を間違えてカウントしてしまったりして、良いことナシです。非表示機能は使わずに、列や行そのものを削除したり、別のシートに情報を貼り付けておいたりすると便利です。

3. グリット線は消す

資料が完成に近づいてきたら、グリット線をあえて消して全体の見え方を調整しましょう。画面上のグリット線は印刷したら表示されませんから、出来上がりを意識して作成するには画面上から線を消してしまうのが一番です。

エクセル「表示」タブの「目盛線」という項目のチェックをはずすことで、グリット線を画面上から消すことができます。

実際に資料作成してみよう(例:収支報告書)

tryexcel

1. 資料の大枠を作成する

report1

  1. 列と行にそれぞれの項目を入力
    列:月日、摘要、収入、支出、残高、備考
    行:数字(No.1など)
  2. 列の中央揃え・背景色を変更
    項目を目立たせてわかりやすくするために、文字をセルの中央に持ってきて、背景色を変更しましょう。背景色は黄色でなくて構いませんが、できるだけ目立つ色がおすすめです。

2. 実際の値を入力する

  1. 日付、摘要、収入、支出、実際の項目を入力
    ポイントは、数字は右端に寄るように入力することと、金額であれば「,」を入れることです。「ホーム」タブの「数値」から、コンマタブを押すだけで数字に「,」を追加できます。
  2. レイアウトを調整
    数字や文字をセルに入力してみると、セルが想像以上に大きかったり、小さかったりします。セルのサイズを調整して、みやすい表をこころがけましょう。

3. 数式を入力する

  1. 「収入」下のセルD4に「=SUM(D5:D200)」を入力
    「D5からD200までのセルに入力された数字を足すよ」という指示です。収入の合計を計算します。
  2. 「支出」下のセルE4に「=SUM(E5:E200)」を入力
    「E5からE200までのセルに入力された数字を足すよ」という指示です。支出の合計を計算します。
  3. 「残高」下のセルF4に「=D4-E4」を入力
    「D4の数字からE4の数字をひくよ」という指示です。収入-支出を計算し、残高を算出します。

4. タイトル・日付を入れて完成

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  1. タイトルを入力
    一番上のセルを結合し、タイトルをつけましょう。このとき、タイトルはフォントサイズを倍の大きさに設定します。「これは何の資料なのか?」がはじめて見た人にも伝わるよう、目をひきやすく、わかりやすいタイトルにしましょう。
  2. 日付を入力
    日付は、「いつ作られた資料なのか」を示す重要な要素です。日付と、できれば担当者名も書いて、誰がいつ、何を作ったのかを明確にしておきましょう。

エクセルの便利なショートカットキーと関数

ショートカットキー

1. ショートカットキー

セルの書式設定を開く「Ctrl+1」

セルに色をつけたり、文字の大きさやフォントを変更したり、罫線をつけたりする「セルの書式設定」を「Ctrl+1」で開けます。通常は右クリックで開くのですが、このショートカットキーを知っているだけで、エクセルがより便利になりますね。

特定の文字列を探す「Ctrl+F」

「Ctrl+F」で、膨大なデータのなかから特定の文字列を探す検索機能を立ち上げることができます。

新規シートを追加「Shift+F11」

エクセルのシートを2枚にしたい、複数のシートを管理したいときにおすすめなのが「Shift+F11」のショートカット。シートの追加が簡単になります。

ひとつ上のセルをコピー「Ctrl+D」、ひとつ左のセルをコピー「Ctrl+R」

エクセルでの作業で使えるショートカットキー。ひとつ上のセルをコピーしたり、ひとつ左のセルをコピーします。いちいちカーソルを動かす必要がないので、作業がさらに効率的になりますね。

セルにコメントする「Shift+F2」

「Shift+F2」で、セルにコメントを挿入できます。右クリックメニューから「コメントの挿入」を選ぶ手間が省けて、スピードのはやい資料作成につながりますね。

2. 関数

合計を出す「SUM関数」

収支報告書の例でも使っていますが、合計を出したいときは SUM関数を使いましょう。「=」のあとに「SUM」と入力し、カッコ内にセルを入力します。(例:=SUM(A4:A20) A4からA20までの合計を計算する)

決められた条件の数値合計を出す「SUMIF関数」

SUMIF関数とは、指定された範囲の数値合計を出す関数です。
「=」のあとに「SUMIF」と入力し、カッコ内には (指定したい範囲の最初のセル:最後のセル,検索条件のセル,合計範囲内の最初のセル:最後のセル) を入力します。

例えば、B2から B25 までの中で、A16 の項目を検索し、C2 から C25までの中で該当する数値の合計を、B12 に入力したいときは、(例: =SUMIF(B2:B25,A16,C2:C25) B2からB25までの中からA16の項目を検索、C2〜C25までの中で、該当する数値合計)

セルの数を数える「COUNTIF関数」

COUNTIF関数は、指定された範囲の検索に該当するセルを数える関数です。
「=」のあとに「COUNTIF」と入力し、そのあと (最初のセル:最後のセル,検索条件のセル)を入れます。
(例:=COUNTIF(A4:A20,A10) A4からA20までで、A10の項目を検索して該当するセルの数の合計を入力する)

レベルの高い資料にするためのチェック項目

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1. 「資料作成時がいつなのか」が明確であるか?

「いつ誰が、何のために作ったのか」という情報は、どの資料にもつけるべき情報です。これらを明確にしてタイトルやファイル名に記入することで、あとで資料を探すのが格段に楽になります。

逆にこれを書かないと、資料自体の信ぴょう性がなくなってしまうこともあります。資料の必須条件として、資料作成時を明確にタイトルに記述しておくことはとても大事です。

2. はじめて見た人が、ストレスなく読めるのか?

資料を印刷する場合、はじめて見た人が紙の資料を目の前にして、ストレスなく読めるかはとても重要なポイントです。文字の大きさ、行間の広さ、情報の詰め込み具合、見出し項目のわかりやすさなど、多くの要素が関係してきます。

なかでも、写真や表などの「色」について注意が必要です。カラフルな色をつけたとき、カラーコピーは問題ないですが、モノクロの場合は色そのものでなく「色の濃さ」が仕上がりに大きく関係してきます。濃い色を文字の背景色にすると、文字がつぶれて読めなくなるので注意しましょう。

3. 言いたいことは明確に伝わるのか?

作成した資料で一番言いたいことは何でしょうか?また、それぞれの項目は、言いたいことを説明するために本当に意味がありますか?

場合によっては伝えたいことを強調したりして、資料にインパクトを加えましょう。一方で必要ない項目は削ることで、より資料のシャープさが増します。最後に確認することで、よりレベルの高い資料に近づきます。

 まとめ

いかがでしたか?

作成資料は収支報告書のほかにもたくさんあるので、エクセルを使いながら様々な資料作成をマスターしていってください。少しでも、資料作成の参考になれば幸いです。

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