仕事のタスク管理ができないのはもう卒業!できる人の方法や考え方

卒業

あなたは仕事のタスク管理を上手にできていますか?

タスク管理ができない人向けに仕事できる人になるタスク管理の方法を紹介します。

仕事できる人になるタスク管理の方法

1.全てのタスクをリストアップ

まずは、仕事上で必要なタスクを全てリストアップしましょう。書き出すものは、PC・スマホ・ノート・手帳・付箋など、自分好みのツールで構いません。

タスクの定義として「自分が無意識にできないこと」は全てタスクとして捉えて、出来るだけ細分化するとタスク漏れがなくなります。

例えば、つい報告を怠ってしまう人は「上司に報告する」という事をタスクにしておけば、タスクを見れば忘れずにすみます。もちろん、報告を無意識に行える人はタスクとして考える必要はありません。

2.タスクの優先度を決める

リストアップしたタスクの優先度を決めましょう。基本は、書きの流れでタスクの優先度を決めるのがおすすめです。

  1. ①自分がやらないと周りが動けないタスク
  2. ②どれだけ時間がかかるか分からないタスク
  3. ③納期があり、納期までの猶予が少ないタスク
  4. ④納期があるが、猶予のあるタスク
  5. ⑤その他のタスク

ただ、その時の状況により優先度は変わります。

特に納期があるタスクは納期までの猶予がなければ最優先になるでしょう。また、5分程度で終わるタスクは先にこなすことで気持ち的に楽になります。

時間管理マトリクス

有名な優先度の決め方として、時間管理マトリクスと呼ばれる緊急度や重要度でタスクを管理する有名な方法があります。

ただ、タスク管理のできない人は緊急度や重要度を考えるのが難しいため、あまりおすすめしません。

3.時間配分を考える

優先度を決めたら、時間配分を考えましょう。

時間を想定しづらいタスクは、20~30%くらいバッファを取ると予定どおりにタスクをこなしやすく、途中でタスクが増えたときでも対応できます。

4.タスクを考える時間を作る

基本は毎朝タスク管理の時間を作り「リストアップ」「優先度決め」「時間配分」を考えましょう。

タスク管理ができない人は、タスク管理の時間をとらないためにタスクがぐちゃぐちゃになることがあります。

目標達成に必要なタスクや人からの依頼など、自分が抱えているタスクを洗い出して、上手にタスク管理しましょう。

新たなタスクが増えた時の考え方

新たにタスクが増えた場合は、まずすぐに終わるか終わらないかを考えましょう。

5分程度のすぐに終わるタスクであれば、よほど納期が迫ってない限りは先に片付けた方が楽になります。

すぐに終わらないタスクであれば、上記の「2.タスクの優先度を決める」の方法に沿って、タスクの優先度を考え直しましょう。もちろん優先度が変わったら、時間配分も必要なだけずらす必要があります。

タスクは仕事に応じて増えていきますが、増えたタスクもきちんと管理しましょう。

おすすめのタスク管理ツール

紙は最も気軽に扱えるタスク管理ツールです。

1枚の紙に全てのタスクを書きだし、タスクをこなす毎に消していくことでタスクの進捗を確認しやすいです。

小さい紙を使うと新たなタスクが降ってきたときに、書くスペースがなくなるので気を付けましょう。

付箋

付箋は1枚ずつに1つのタスクを書き出せるなど使い勝手がよく、手帳やノートなど好きな場所に移すこともできるのでおすすめのツールです。

ただ、数が多くなるとごちゃごちゃしたり、風に飛ばされたりする危険はあります。

PC

PCで仕事をする方におすすめで、付箋ツールを使えば仕事中にいつでもタスクの確認ができます。

また、タスクの共有が可能で、文字を書いたり消したりという手間がありません。

PCをあまり使わない人は、いちいち起動しなければいけないのでタスク管理には向かないでしょう。

スマホ

スマホは最もコンパクトでいつでも確認ができるツールです。メモやTODOなどのアプリを入れてタスク管理しましょう。

文字の操作やアプリを開くのが面倒だったり、紛失・故障のリスクがあります。

 

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