日程調整サービス『YouCanBook.me』とは?使い方&設定方法をビジュアル解説!

YouCanBook.me
BUSINESS

多くの社会人を悩ませる「日程調整」。その日程調整に役立つツールとして、最近注目されているのが『YouCanBook.me』です。

しかし、注目度が高まるにつれ、

  • 「YouCanBook.meは便利って聞くけど、使い方がよくわからない……。」
  • 「ほかのツールとの違いや使用するメリットについて、詳しく知りたい!」

という声も聞かれるようになりました。

これはYouCanBook.meに関する情報の多くが英語であることに由来するでしょう。

そこで、今回は5つ以上の日程調整ツールを使用してきた筆者が、YouCanBook.me独自の魅力や使い方、おすすめの設定方法についてご説明します!

使い方を説明する動画も用意したので、実際に利用している様子を確認して登録・設定を行ってみてください。

日程調整サービス『YouCanBook.me』とは?

YouCanBook.me(ユーキャンブックミー)のトップページ

▲出典:YouCanBook.me

YouCanBook.me(ユーキャンブックミー)は、事前に登録・設定さえしておけば、2ステップで簡単に打ち合わせ予定を調整できるツールです。

具体的に言うと、

  1. カレンダーから打ち合わせしたい日時を選択する
  2. 名前、メールアドレス、時間を入れて予約ボタンをクリック

だけで日程予約ができるため、ほとんど手間がかかりません。

と言ってもわかりづらいと思うので、実際の予約画面を動画で撮りました(3分で視聴できます!)

今まで「候補日を洗い出してから先方に連絡し、日程調整をしていた」といった場合は、衝撃が走るかもしれません。

ほかにも、YouCanBook.meには魅力がたくさんあります。詳しく見ていきましょう。

『YouCanBook.me』を使う5つのメリットとは?

YouCanBook.meには、以下5つのメリットがあります。

  1. 予約後に自動でカレンダーに予定が入るため、すっぽかしやダブルブッキングが起きにくい
  2. 簡単に日程調整が行えるため、相手にかかる手間を減らせる
  3. 予約通知メールにZoomのURLを添えられるため、連絡にかかる手間が少ない
  4. リマインダーを設定できるため、会議前にメールで連絡する必要なし
  5. 相手に予約をお願いしづらいシーンでも、作業効率化ツールとして使用できる

一つずつ詳しく見ていきましょう。

メリット1. 予約後に自動でカレンダーに予定が入るため、すっぽかしやダブルブッキングが起きにくい

先ほども動画でご紹介した通り、YouCanBook.meはメールアドレスに紐づいたカレンダーに自動で予定が入る仕組みになっています。

「日程調整した後、カレンダーに予定を入れ忘れてしまった……」といったミスは起こりませんし、カレンダーに登録する手間も時間もかかりません!登録し忘れによる、すっぽかしやダブルブッキングの悲劇を減らせるでしょう。

痒い所に手が届く、素晴らしい機能なのではないでしょうか。

メリット2. 簡単に日程調整が行えるため、相手にかかる手間を減らせる

筆者はこれまで日程調整サービスを5つ以上は使っていました。いずれも機能は豊富だったのですが「クライアントが予約する手間」が気になるのがデメリットでした。

この点、YouCanBook.meは問題ありません。YouCanBook.meのURLを送れば、相手方が必要なのはたったの2ステップ。それだけで日程の調整が完了するんです!

■YouCanBook.meで予約する流れ

1.カレンダーから打ち合わせしたい日時を選択する
YouCanBook.meの予約カレンダー

2.名前、メールアドレス、時間を入れて予約確定ボタンをクリック
YouCanbook.meの予約確定画面

メリット3. 予約通知メールにZoomのURLを添えられるため、連絡にかかる手間が少ない

日程調整をした後、Zoomなどのビデオ会議用のリンクを発行して送っていませんか?

そうした手間も、YouCanBook.meならかかりません。

YouCanBook.meはZoomやGoogle Meetと連携でき、予約と同時に会議用のURLを発行することが可能です。たとえばZoomと連携した場合は、以下のように自動的にカレンダーにZoomのURLが登録されます。

GoogleカレンダーでZoomのリンクを確認する方法

▲カレンダーで確認する方法(出典:Googleカレンダー)

メールでZoomリンクを確認する方法

▲メールで確認する方法(出典:Gmail)

ただ、初期設定だと英語表記になっているので、日本語表記に変える必要があります。日本語表記に変更する方法については、後述します!

メリット4. リマインダーを設定できるため、会議前にメールで連絡する必要なし

前日や当日に、先方へリマインドする場合もあるのではないでしょうか。

YouCanBook.meはリマインドの設定さえしておけば、日程予約と同時にリマインドも自動でセットされます。

実際にリマインドされるメールの例を見てみましょう。

YouCanBook.meのリマインド例

▲出典:Gmail

なお、リマインド時に伝えるメッセージについては、変更可能です。上記のメールも本文を変更しています!

変更方法については、後ほど詳しく解説します。

メリット5. 相手に予約をお願いしづらいシーンでも、作業効率化ツールとして使用できる

YouCanBook.meは、相手に負荷をかけない素晴らしい日程調整ツールです。しかし、クライアントによっては「知らないツールは使いたくない」と言われる場合もあるでしょう。

このような場合も、YouCanBook.meは活用できます。

別途メールなどで先方と調整した日時を元に、YouCanBook.meで予約すれば、

  • カレンダー登録
  • Zoomの発行
  • リマインダーのセット

などをまとめて行えるため、全て自分でやるよりも工数を削減できます。

また、相手のメールアドレスを事前に聞いておけば、直接相手のカレンダーに予定を入れることも可能です。

続いて、YouCanBook.meの登録方法をご紹介します!

『YouCanBook.me』の登録方法

YouCanBook.meの登録手順は、次の7ステップ。

  1. トップ画面から、「Sign Up」ボタンをクリック
  2. アカウントの作成方法をGoogle、Microsoft、メールアドレスなどから選ぶ
  3. 登録したいアカウント名をクリック
  4. 許可ボタンをクリック
  5. 必要項目を入力・選択し、Continueボタンをクリック
  6. 中央にある「Start creating my first booking page」をクリック
  7. 必要情報を入力・設定し、「Create booking page」ボタンをクリック

1つずつ詳しく見ていきましょう。

ステップ1. YouCanbook.meの公式サイトから、「Sign Up」ボタンをクリック

YouCanbook.meのトップページ

ステップ2. アカウントの作成方法をGoogle、Microsoft、メールアドレスなどから選ぶ

(今回はGoogleを選択する流れでご紹介します)

YouCanbook.meのアカウント作成画面

ステップ3. 登録したいアカウント名をクリック

YouCanBook.meでGoogleアカウントを選択する画面

ステップ4. 許可ボタンをクリック

Googleアカウントの権限をYouCanBook.meに付与する画面

ステップ5. 必要項目を入力・選択し、Continueボタンをクリック

YouCanbook.meの必要事項入力画面

ここまでで、アカウントの登録が完了です。続いて、日程予約ページを作成します。

ステップ6. 中央にある「Start creating my first booking page」をクリック

YouCanBook.meのログイン画面

ステップ7. 必要情報を入力・設定し、「Create booking page」ボタンをクリック

YouCanbook.meの予約ページ作成画面

▲YouCanbook.meの予約ページ作成画面

次のような画面が表示されれば、ページの登録が完了です!

YouCanBook.meの予約ページ一覧画面

▲YouCanBook.meの予約ページ一覧画面

中央あたりにあるURLをクリックすると、以下のように予約画面が表示されます。

YouCanBook.meの予約ページ選択画面

▲YouCanBook.meの予約ページ選択画面

YouCanBook.meの作成直後の予約画面

▲YouCanBook.meの作成直後の予約画面

Googleアカウントで登録をしているので、予約と同時にカレンダーに予約が入る設定もされています。

しかし、

  • 予約できる時間が8時から16時までになっている
  • 予約登録画面が苗字と名前で2つ入力するところがある
  • 予約後の画面やメッセージが英語表記
  • Zoomの連携ができておらず、URLを自動で発行できない
  • リマインダーもデフォルト設定のみになっている

など、デフォルトの状態だと気になる点が見つかることも。

そこで、より便利にするための具体的な設定方法について詳しくご紹介します!

【機能別】日程調整サービス『YouCanBook.me』の設定方法

ここからは、

  • Zoomとの連携方法
  • 使い勝手を上げる設定方法

の流れで、機能別の設定方法をご紹介します。

筆者がカスタマイズした設定画面のスクリーンショットも貼っていますので、「すぐにいい感じの設定がしたい!」という方は、参考にしてみてください!

Zoomとの連携方法

Zoomを連携する手順は、次の3ステップ。

  1. 管理画面トップの右上にあるアカウントから、Integrationsをクリック
  2. 画面下部にあるZoomの「Connect」ボタンをクリックし、Zoomアカウントにログインして連携する
  3. YouCanBook.meの設定画面で「Notifications→Calendar Events」の順でページを開き、「Event location」でZoomを選択する

一つずつ詳しく見ていきましょう。

ステップ1. 管理画面トップの右上にあるアカウントから、Integrationsをクリック

1.管理画面トップの右上にあるアカウントから、Integrationsをクリック

ステップ2. 画面下部にあるZoomの「Connect」ボタンをクリックし、Zoomアカウントにログインして連携する

2.画面下部にあるZoomの「Connect」ボタンをクリックし、Zoomアカウントにログインして連携する

ステップ3. YouCanBook.meの設定画面で「Notifications→Calendar Events」の順でページを開き、「Event location」でZoomを選択する

3.YouCanBook.meの設定画面で「Notifications→Calendar Events」の順でページを開き、「Event location」でZoomを選択する

実際に予約してみたとき、以下のようにカレンダーの予定にZoomのリンクが表示されていればOKです!

GoogleカレンダーでZoomのリンクを確認する方法

▲カレンダーで確認する方法(出典:Googleカレンダー)

この設定だけで、Zoomの発行まではできます。続けて、細かい設定について詳しく見ていきましょう。

 General:予約画面の表示メッセージやURLを設定可能

■補足
ここからは、Edit settingsをクリックして表示される設定画面を使用します。

YouCanBook.meの管理画面

▲出典:YouCanBook.me

初めてクリックするとチュートリアルが出るので、「Skip walkthrough」をクリックしてチュートリアルを終了させてから進めることをおすすめします。

YouCanBook.meのチュートリアル画面

▲出典:YouCanBook.me

このページでできること
  • 予約画面に表示するメッセージを設定できる
  • 予約画面のURLの変更ができる

Generalでは、予約画面に表示するメッセージや、予約画面のURLを変更できます。実際に筆者は、以下のように設定しています。

筆者の設定画面

▲筆者の設定画面

実際に変更すると、以下のようになります!

General変更後の画面イメージ

▲General変更後の画面イメージ

Calendar & teams:連携するカレンダーの設定・確認が可能

このページでできること
  • カレンダーとの連携ができる

※GoogleアカウントやMicrosoftアカウントで登録した場合は、こちらの設定は不要です

Calendar & teamsでは、予約と同時に予定を押さえるカレンダーの登録・確認ができます。Googleアカウントなどで登録した場合は、自動で以下のように設定されるので変更は不要です。

初期画面

▲Googleアカウントで登録した場合の画面例

Times & Availability:予約画面で表示・予約できる時間を変更可能

このページでできること
  • 予約画面に表示する時間や、予約できる時間などを設定できる
  • 4つの画面に分かれており、それぞれ設定できることが違う

4つの機能に分かれているので、一つずつ詳しく見ていきましょう。

Availability:予約画面に表示する日時の設定が可能

このページでできること
  • 予約画面に表示する日時の設定が可能
  • 土日を除いたり、休憩時間を設定もできる

Availabilityでは、予約画面に表示する日時の設定が可能です。初期画面では、以下のように「土日を除く8時~17時」が表示されるようになっています。

初期画面

▲初期画面

筆者の場合は、

  • 土日を除く9:30~17:00
  • 土日を除く22:00~24:00

を選択できるようにしており、以下のように時間変更と休憩時間を挟んでいます。

筆者の設定画面

▲筆者の設定画面

細かく時間を設定できるので、ご自身の働き方に合わせて予定を組むと良いかもしれません!

Duration & Display:一度に予約できる時間の範囲を設定可能

このページでできること
  • 1度に予約できる時間の範囲を設定できる

Duration & Displayでは、1度に予約できる時間を設定できます。初期設定では、1時間しか選ぶことができません。

初期画面

▲初期画面

30分単位のミニマムな会議もよくやるので、筆者は

  • 基本は1時間が選択される
  • 30分~2時間の範囲で変更して予約可能

といった設定に変更しています。

筆者の設定画面

▲筆者の設定画面

人によっては30分~1時間の範囲の方が良いこともあるかもしれませんが、その場合は「2hrs」を「1hrs」にすればOKです!

Appointment Types:予約に費用を設定できる

このページでできること
  • 予約に費用を設定できる

Appointment Typesは、予約に費用を設定できる設定画面です。初期状態では以下のようになっており、有料会員にならないと利用できません。

初期画面

▲初期画面

有料セミナーなどを開催し、申し込み画面を作るような場合に設定する機能です。筆者は設定していませんが、1回の予約ごとにドルで価格を設定できるようです。

Language & Timezones:カレンダーのタイムゾーンを設定できる

このページでできること
  • カレンダーのタイムゾーンを設定できる

Language & Timezonesでは、カレンダーを表示する際の言語やタイムゾーンを変更できます。相手が日本のみならば、基本的に変更しなくても問題ありません!

初期画面

▲初期画面

Booking form:予約フォームの設定変更が可能

このページでできること
  • 予約フォームの内容を変更できる

3つの機能に分かれているので、一つずつ詳しく見ていきましょう。

Questions:予約フォームの質問項目の設定が可能

このページでできること
  • 予約フォームの質問項目の変更ができる

Questionsはその名の通り、質問項目を変更できる画面です。初期画面では、以下のように英字表記かつ苗字と名前で2つのテキストフォームが用意されています。

初期画面

▲初期画面

これでは入力時に手間がかかるので、筆者は日本語表記 + 1項目に変更して以下のように設定しています。

筆者の設定画面

▲筆者の設定画面

ちなみにここで書かれている「{FNAME}」などの値は、メール通知や完了画面などで利用します。筆者と同じ設定にするのであれば、FirstNameの「{FNAME}」を残しつつ、編集して利用するのがおすすめです。

After Booking:予約完了画面の表示設定が可能

このページでできること
  • 予約完了画面の表示設定ができる

After Bookingでは、予約完了画面の表示メッセージなどを変更できます。ただ、初期表示だと以下のように英字表記されているので変更するのがおすすめです。

初期画面

▲初期画面

筆者の場合は、以下のように日本語表記に変更しています。

筆者の設定画面

▲筆者の設定画面

メールでZoomのURLなどを通知しているので、メールに誘導しています。

Payments:予約フォームに金額を表示可能

このページでできること
  • 予約フォームに金額を表示できる

Paymentsでは、予約フォームに金額を表示できます。有料での予約フォームを作りたい場合は、利用してみると良いかもしれません。

初期画面

▲初期画面

Notifications:予約後の通知設定が可能

このページでできること
  • 予約後の通知設定ができる
  • 予約後のカレンダー予約の設定ができる

2つの機能に分かれているので、一つずつ詳しく見ていきましょう。

Actions:予約後の通知設定が可能

このページでできること
  • 予約後の通知設定ができる

Actionsでは、

  • 予約直後の通知メール
  • 予約変更の通知メール
  • 予約変更のキャンセルの通知メール
  • 予約日に近づいたときのリマインドメール

などの設定ができます。

今回はおすすめの設定を3つご紹介します!

■変更箇所①:予約後にくる自分宛ての通知メッセージを変更する

1. 「After new booking made」のyouとなっているフローを選択する

予約後の通知フロー

2. 「Email content*」を以下に変更する

2. 「Email content*」を以下に変更する

☆Email content*の文面

{FNAME} 様がミーティングの予約をしました。
開始時間:{START}

– – –

**Booking form**
{FORMFIELDS}

– – –

**ミーティング詳細**
Booking page: {BOOKING-PAGE-TITLE}
開始時刻: {START}
予約者のタイムゾーンでの開始時刻: {START-BOOKER}
予定所要時間: {DURATION}
{IF-TEAMS}Team member: {TEAM-NAME}{ENDIF-TEAMS}
Zoomコード: {REF}

– – –

{IF-TENTATIVE}**This meeting isn’t confirmed**
{ACCEPT} {REJECT}{ENDIF-TENTATIVE}

{OWNER-RESCHEDULE}
{OWNER-CANCEL}
[Manage this booking]({MANAGE-BOOKING-LINK})

■変更箇所②:予約後にくる相手宛ての通知メッセージを変更する

自分宛てと同じ要領で、相手宛ての通知メッセージも変更しましょう!

1. 「After new booking made」のyouとなっているフローを選択する

1. 「After new booking made」のyouとなっているフローを選択する

2. 「Email content*」を以下に変更する

{FNAME} 様、ご予約ありがとうございます!

ミーティング開始時間:{START-DATE} {START-TIME}

**お時間になりましたら、以下Zoom URLにアクセスをお願いします: {ZOOM}**
– – –

**ミーティング詳細**
Booking page: {BOOKING-PAGE-TITLE}
予定所要時間: {DURATION}
Zoomコード: {REF}

– – –

**ご予約時に入力いただいた情報**
{FORMFIELDS}

– – –

{RESCHEDULE}
{CANCEL}

■変更箇所③:リマインダーの設定をする

1. リマインダーのフローを選択し、以下の画面を表示する

1. リマインダーのフローを選択し、以下の画面を表示する

2. 「Email content*」を以下に変更する

{FNAME}様

{START-DATE} {START-TIME}からのミーティング、どうぞよろしくお願いいたします!

– – –

**ミーティング詳細**
Booking page: {BOOKING-PAGE-TITLE}
予定所要時間: {DURATION}
Zoomコード: {REF}

– – –

**ご予約時に入力いただいた情報**
{FORMFIELDS}

– – –

{RESCHEDULE}
{CANCEL}

■補足

途中出てくる「{FNAME}」は、予約フォーム画面の以下の名前を利用しています。新しく項目を設定した場合は、変更した名前に置き換えて設定してみてください!

質問事項の変更画面

▲質問事項の変更画面

Calendar Events:予約後のカレンダー登録の設定が可能

このページでできること
  • 予約後のカレンダー登録の設定ができる

Calendar Eventsでは、連携しているカレンダーに登録する設定ができます。初期設定だと、以下のように英字で何がかかれているのかパッとわかりません。

初期画面

▲初期画面

筆者の場合は予約内容がわかるようにしつつ、Zoomの登録もされるように以下の設定にしています。

筆者の設定画面

▲筆者の設定画面

Styles & Appearance:予約画面の色設定が可能

このページでできること
  • 予約画面の色設定ができる

Styles & Appearanceでは、予約画面の色設定が可能です。初期状態だと緑色に設定されているので、好みに合わせて変更しましょう。

筆者の設定画面

▲筆者の設定画面

Share & Embed:公開用のリンクやコードを取得可能

このページでできること
  • 公開用のリンクやQRコードの取得ができる
  • サイトなどに埋め込むためのHTMLコードの取得ができる

Share & Embedは、YouCanBook.meの予約画面をシェア方法を確認するための機能です。以下のように、URLやQRコードを確認出来たり、サイトに埋め込むHTMLを確認したりできます。

シェアや埋め込み画面の例

▲URLやQRコードを確認する画面の例

サイトに埋め込むHTMLコードを確認する画面の例

▲サイトに埋め込むHTMLコードを確認する画面の例

予約画面をより活用したい場合は、こちらを覗いてみると良いかもしれません。

まとめ

今回は日程調整サービス『YouCanBook.me』の魅力や使い方、おすすめの設定方法などについて解説しました。

最後に、YouCanBook.meのメリットを再度ご紹介します。

■YouCanBook.meの5つの魅力

  1. 予約後に自動でカレンダーに予定が入るため、すっぽかしやダブルブッキングが起きにくい
  2. 簡単に日程調整が行えるため、相手にかかる手間を減らせる
  3. 予約通知メールにZoomのURLを添えられるため、連絡にかかる手間が少ない
  4. リマインダーを設定できるため、会議前にメールで連絡する必要なし
  5. 相手に予約をお願いしづらいシーンでも、作業効率化ツールとして使用できる

筆者はこれまでいくつもの日程調整サービスを試していますが、1対1での予約をするときにこれほど楽なツールは他にないと感じています。

  • 打ち合わせが多く、日程調整に時間がかかっている
  • Zoomの発行やスケジュールの登録が大変だと感じている

といった人には、とてもおすすめなのでぜひ使ってみてください!

YouCanBook.meの公式サイトはこちら

(執筆:しろ 編集:泉)

※Workship MAGAZINEでは日々情報の更新に努めておりますが、掲載内容は最新のものと異なる可能性があります。当該情報について、その有用性、適合性、完全性、正確性、安全性、合法性、最新性等について、いかなる保証もするものではありません。修正の必要に気づかれた場合は、サイト下の問い合わせ窓口よりお知らせください。

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