履歴書をメールで送るときにパスワードはいらない？ 採用のプロに聞いてみた

採用担当者からメールで履歴書の送付を依頼されたとき、履歴書にパスワードをかけるべきか迷っている人も多いのではないでしょうか。

そもそも履歴書の作成について、PDFで行うべきか、ExcelやWordで行うべきか迷っている方もいるでしょう。

そこで本記事では、人事として20社以上の採用支援を行っている尾崎さんに、履歴書送付の対応について気になる疑問を聞いてみました。

好印象なメール例文まで教えてもらったので、ぜひ参考にしてください。

※本記事はアドビ株式会社の提供でお送りします

尾崎莉緒

株式会社CORE代表。人事として20社以上の採用を支援。現在は、女性版ビジネスマッチングサービス『CORE』を運営しており、自社サービスで女性のキャリア支援も行う。

聞き手：コヤ

Workship MAGAZINE編集部。履歴書の特技欄に何を書けば良いのか、いつも迷っている。

【結論】履歴書をメールで送るときはパスワードをかけたほうが印象は良い！

コヤ：
早速ですが、人事や採用担当者から履歴書のメール送付を依頼されたときは、パスワードをかけるべきでしょうか？

尾崎：
基本的にかけたほうが良いと思います！ 履歴書は個人情報がたくさん記載されているので、セキュリティの観点からも厳重に取り扱う必要があります。なので、履歴書にパスワードがかけられているほうが、「丁寧だな」という印象は持ちますね。

コヤ：
やはりパスワードをかけたほうが、印象は良いんですね……！ パスワードをかける、かけないが選考に影響することはないですか？

尾崎：
さすがに選考にまで影響することはないですね（笑）。 履歴書だけではなく、ポートフォリオなども拝見して、総合的に選考の判断をするので。あくまでセキュリティと印象の観点で、パスワードをかけたほうが良いとは思います！

コヤ：
履歴書のファイルもPDFやExcel、Wordなど色々ありますが、こちらはどのファイル形式を選べば良いでしょうか？

尾崎：
履歴書は、PDFが絶対に良いです！ まずPDF以外のファイルだと、誰でも簡単に編集できてしまうリスクがありますよね。またPCによっては、レイアウト崩れで読めないこともあるので、PDFでの提出は必須でお願いしたいです。

コヤ：
いままで尾崎さんが受け取った履歴書でも、実際にレイアウト崩れはありましたか？

尾崎：
変換がおかしくなっていて、読めないことはありましたね！ また、人事は採用管理ツールに履歴書を格納する場合も多いんですが、格納方法が基本的にPDFなんです。そういった理由も含めて、履歴書はPDFがありがたいですね！

【無料】PDFにパスワードをかける方法

ここまでの取材で、履歴書はパスワードをかけたほうが印象が良いことがわかりました。PDFにパスワードをかけるときは、無料かつブラウザで完結する『Adobe Acrobat オンラインツール』がおすすめです。

Adobe Acrobat オンラインツールはPDF編集ツールで、PDFのパスワード保護やPDF編集、別ファイルのPDF化など20種類以上のツールを無料で利用できます。

ここでは、Adobe Acrobat オンラインツールを使用したPDFのパスワード保護方法を解説します。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

Adobe Acrobat オンラインツールの「PDFのパスワード保護ツール」へアクセスし、PDF化した履歴書をドラッグ＆ドロップします。

（WordファイルやExcelファイルで履歴書を作成した場合、WordやExcel内の「名前を付けて保存」からファイル形式をPDFにしましょう。もしくはAdobe Acrobat オンラインツールを使ってWordをPDFに変換、ExcelをPDFに変換することも可能です）

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

任意のパスワードを設定したあとに、「パスワードを設定」をクリックします。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

PDFがパスワード保護されるまで数秒かかります。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

上の画面が表示されたら、PDFのパスワード保護完了となります。「ダウンロード」をクリックして、パスワード保護されたPDFをダンロードしましょう。

ダウンロードしたPDFファイルを開いてみると、上記のようにパスワードの入力を求められるため、しっかりパスワード保護されていることがわかります。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

なおAdobe Acrobat オンラインツールは複数回利用するとログインが必要となります。上記画面が表示された場合は、「Googleログイン」「Adobeログイン」等を利用することで、回数制限なく無料で利用できます。

【無料】WordやExcelのファイルをPDFに変換する方法

Adobe Acrobat オンラインツールを使えば、すでにWordファイルやExcelファイルで作成してしまった履歴書をPDFに変換することも可能です。第三者の編集リスクやレイアウト崩れを防ぐためにも、PDFへの変換を行いましょう。

WordファイルやExcelファイルをPDFに変換する方法は、下記のとおりです。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

履歴書がWordファイルの場合は「WordをPDFに変換ツール」、Excelファイルの場合は「ExcelをPDFに変換ツール」を利用します。PDFに変換したいファイルをドラッグ&ドロップしましょう。

今回はWordをPDFに変換してみます。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

WordファイルがPDFに変換されるまで、数秒待ちます。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

PDFへの変換が完了したら、「ダウンロード」をクリックします。PDFに変換したものが履歴書の場合は、セキュリティの観点から、Adobe Acrobat オンラインツールを利用して、パスワード保護も同時に行いましょう。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

なおWordファイルやExcelファイルのPDF変換も、複数回利用すると、「Googleログイン」「Adobeログイン」等が必要になります。ログインが完了すれば、回数制限なく無料利用が可能です。

履歴書をメールで送るときに注意すべき3つのこと

履歴書のPDFパスワード保護以外にも、メールの送付時には注意したいマナーがあります。採用担当者と気持ち良くやり取りを行うために、尾崎さんから注意すべき点を3つ教えてもらいました。

1. 履歴書送付依頼が来たら、翌営業日以内に返事をする

尾崎：
履歴書の送付依頼が来たときは、翌営業日以内には何かしら返事を送るようにしましょう。履歴書の準備ができていない場合も「履歴書は◯日までには送ります」のように、期日を設定して返事をしたほうが良いです。

コヤ：
翌営業日以内ですか！ 結構スピード感を持って対応したほうが良いんですね。

尾崎：
スピード感のあるコミュニケーションは大切です！ 複数人の選考を同時で進めていることもあるため、選考に乗り遅れないためにも、連絡はすぐにしたほうが良いでしょう。

2. 「履歴書送付メール」と「パスワード通知メール」の2通にわける

尾崎：
パスワードをかけた履歴書を送付するときは、パスワード通知メールを別途用意しましょう。1通にまとめて送ってしまうと、誰でもファイルを開けてしまい、パスワードをかけた意味がなくなってしまうので……。

コヤ：
じつは自分も、新卒で何も知らずにメールとパスワードを同時に送ってしまったことがあって、先方からご指摘いただいたことがありました……。 履歴書に限らず、パスワード付きのファイルは2通分けが大事ですね！

3. 履歴書のファイル名はわかりやすくする

尾崎：
履歴書のファイル名はわかりやすくしましょう。採用担当者はさまざまなファイルの管理をしているため、すぐにわかるようなファイルだと整理がしやすくて助かります。

コヤ：
具体的には、どのようなファイル名が望ましいでしょうか？

尾崎：
「名前_履歴書.pdf」のようなファイル名で十分です！ あわせて応募ポジション名まで入れるのも、丁寧で良いと思います！

【例文付き】好印象なメールの作り方

応募者のなかには、メールの構成で悩む方も多いでしょう。そこで今回は、尾崎さんに以下の3つのメール例文を作ってもらいました！

• 履歴書を添付したメール
• パスワードを記載したメール
• 面接設定をしてもらったときの日程調整メール

そのまま使える例文となっているため、ぜひ参考にしてください。

履歴書を添付したメール例文

【件名】
＜＜ポジション名＞＞職の応募について/氏名（フルネーム）

【本文】
株式会社〜〜〜
採用ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。
＜＜氏名＞＞と申します。

以下求人を拝見し、＜＜ポジション名＞＞に応募したくご連絡させていただきました。
＜＜求人URL＞＞

早速ではございますが、本メールに履歴書と職務経歴書を
添付いたしますのでご査収の程、よろしくお願いいたします。

また、こちらの書類にパスワードを設定しておりますので
追ってパスワードをお送りさせていただきます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーー
氏名：
アドレス：
電話番号
ーーーーーーーーーーーー

コヤ：
こちらは履歴書を添付したメールになりますが、ポイントはありますか？

尾崎：
採用担当者がメールの内容をすぐに理解できるように、「わかりやすく、簡潔に」を意識しています。長くなりすぎず、まとめるのが重要ですね。

なかには「貴社の〇〇に魅力を感じ……」のように記載してくれる方もいらっしゃいますが、あくまで履歴書を送ることがメールの目的なので、そこまで書く必要はないかと思います。

コヤ：
採用担当者とのやり取りになると、つい冗長的になってしまいがちですが、簡潔さが重要なんですね！ 署名の欄に住所の記載がありませんが、住所は必要ありませんか？

尾崎：
住所を使用することはほとんどないので、必須ではないかと思います。名前、アドレス、電話番号が記載してあれば連絡できるので！

パスワードを記載したメール例文

【件名】
応募書類パスワードについて/氏名（フルネーム）

【本文】
株式会社〜〜
採用ご担当者 様

先程、＜＜ポジション名＞＞の求人に応募させていただいた＜＜氏名＞＞です。

添付ファイルに設定したパスワードをご連絡いたします。

パスワード　○○○○

ご確認、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーー
氏名：
アドレス：
電話番号
ーーーーーーーーーーーー

尾崎：
パスワードを記載したメールは、端的にパスワードを記載すれば問題ありません！ 先に送付している履歴書添付メールで概要を書いているので、同じような説明を何度も書いてしまうと送る側も確認する側も手間がかかってしまいます。

面接設定をしてもらったときの日程調整メール例文

【件名】
面接日程調整のについて／氏名（フルネーム）

【本文】
株式会社〜〜
採用ご担当者 様（担当者の名前がわかる場合は〜〜様）

お世話になっております。
＜＜氏名＞＞です。

この度はご面接の機会をいただきとても嬉しく思います。
早速ですが、ご面接可能な日程をいくつかお送りさせていただきます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
◉月◉日（◉）◉：◉◉〜◉：◉◉
◉月◉日（◉）◉：◉◉〜◉：◉◉
◉月◉日（◉）◉：◉◉〜◉：◉◉
ーーーーーーーーーーーーーーーー

もし上記日程が難しい場合、恐れ入りますが
ご面接可能な日程をいくつかいただけますと幸いです。

何卒宜しくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーー
氏名：
アドレス：
電話番号
ーーーーーーーーーーーー

尾崎：
採用担当者から面接の場を設けてもらった場合は、候補日を3つくらい挙げておくと良いですね。候補日程を提示してもらえると、メールのラリーが少なくなるので、担当者としては助かります！

コヤ：
候補日について、時間や日にちの間隔は意識する必要ないでしょうか？

尾崎：
中途採用で、本業の都合もあり時間が夜遅くなるときは、一言「夜の時間帯ばかりで申し訳ございません」と添えておくと安心ですね。中途採用はどうしても、朝早く、夜遅くになりやすいので！

履歴書メール送信後に気をつけるべき3つのポイント

履歴書をメールで送ったあとも、つい不安になってしまい無意識で失礼な対応をしているケースもあります。

メール送信後の想定されるケースとそれへの対応について、尾崎さんからポイントを3つ教えてもらいました。

1. メール送信後に返事がなくても、すぐにメールが届いたか確認しない

コヤ：
応募者側からしたら、履歴書を送ったあとに返事がないと不安ですよね。つい確認メールを送りたくなると思うのですが、すぐに確認するのは控えたほうが良いですか？

尾崎：
さすがに送った直後に確認するのは控えたほうが良いですね（笑）。まだ担当者がメールを確認していないことも考えられるので！

コヤ：
逆にどれくらい返事がなかったら、確認メールを送っても良いでしょうか？

尾崎：
一般的な企業では3営業日くらいで、何かしら連絡をすることが多いです。そのため、送って1週間ほど返事がない場合は、確認メールを送っても良いと思います！

2. 履歴書の間違いが見つかった場合は、訂正して再送する

コヤ：
履歴書を送ったあとに、誤字・脱字を見つけるケースもあると思います。この場合、訂正して再送しても良いですか？

尾崎：
再送してもOKです！ 気づいた時点ですぐに対応したほうが良いですね。また再送時もパスワードをかけたほうが丁寧だと思います！

3. 企業側から受け取り確認メールが届いたあとの返信は、送っても送らなくも良い

コヤ：
逆に採用担当者から「受け取り確認しました」のようなメールが届くこともありますよね？ この場合、返信したほうが良いんでしょうか？

尾崎：
「ありがとうございます」くらいの返信ならしても良いかもしれません。ただ、返信は正直どちらでも大丈夫です。少なくとも、選考に影響を与えることはないでしょう。

履歴書のPDF変換、PDFのパスワード保護は『Adobe Acrobat オンラインツール』がおすすめ！

以上、本記事では履歴書をメールで送るときの対応について解説しました。履歴書を送るときは、第三者の編集リスクやレイアウト崩れを防ぐために、PDFで送るようにしましょう。また、その際にPDFはセキュリティや印象の観点から、パスワードをかけることをおすすめします。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

なお、ソフトをインストールすることなく無料でPDFを編集したいなら、『Adobe Acrobat オンラインツール』がおすすめです。Adobe Acrobat オンラインツールは、Google Chromeなどのブラウザ上で利用できるPDF編集ツールです。

• PDFをパスワードで保護
• WordファイルをPDFに変換
• ExcelファイルをPDFに変換
• PDFの編集やコメントの追加
• PDFのページをトリミング

など20種類以上の機能を、Adobe Acrobat オンラインツールなら無料で利用できます。

PDFのパスワード保護や既存ファイルのPDF変換であれば、ドラッグ＆ドロップの簡単作業ですぐにできるため、ぜひ一度お試しください。

（執筆：コヤ　編集：くろぎ、じきるう）