数多くある業務の中でも、軽く見過ごされがちなアポ取り・予約管理。しかしその内容は、単に電話を取ったりメールに返信するだけではありません。実はアポ取り・予約管理は、想定以上に多くの時間を要します。逆にいえば、上手く管理できれば時間の節約・ビジネスコストの削減につながります。

また、他にもさまざまな問題が発生する可能性があります。営業時間外や週末には予約ができないケース、受付担当者が電話を受けられないケース、電話が繋がらないケースもあります。アポ取り・予約管理がうまくいかないと、見込み客は他のサービスに写ってしまうかもしれません。また、予約を入れたこと自体を忘れてしまう人もいるなど、ブッキングには問題がつきものです。

そこでおすすめなのが、ブッキングに特化したWordpressプラグイン『Ameliaここで挙げたような問題を一挙に解決してくれる優良プラグインです。

Ameliaとは、予約管理を自動化するWordpressプラグイン

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Ameliaは、Code Canyonの制作チーム出身者が考案したWordPressのプラグインです。開発者のうちの一人は、Wordpressの人気プラグイン『wpDataTables WordPressの製作者であり、17,000以上のライセンスを販売している人物でもあります。

アメリアは、予約システムが重要な位置を占めるビジネスを念頭において作成されました。コーチング業、ジム、フィットネス、クリニック、コンサルティング会社、スパ……こういったビジネスの場合、予約システムはインストールが簡単で、使いやすいものであるべきでしょう。Ameliaはまさにそのようなシステムです。インストールとセットアップさえ完了すれば、あとは100%自動化されてすぐに使用できるのが強みです。

あなたもすぐに、この自動予約システムを気にいるはずです。クライアントは、自分のPCやスマートフォンから24時間いつでも予約できます。また管理者は、お客様からの予約を、美しく整理された一覧表で管理できます。

Ameliaを使用する4つのメリット

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1. 驚異的なコスト削減効果

ブッキング管理のために人を雇うと、膨大な人件費がかかります。Ameliaなら1回限りの支払いで、24時間365日ブッキング対応・管理を行えます。

2. より重要な業務に時間を費やせる

通常業務から離れて電話に応答したり、メールをチェックする時間はさておき、予定を管理するために別の重要なタスクを中断するのは大きな時間の損失です。Ameliaは、あなたが他の仕事に取り組んでいる間に、予定の予約・管理を自動で担ってくれます。

3. ビジネス環境がよりプロフェッショナルに

Ameliaは、作業するのが楽しくなるようなUIになっています。この自動化された予約システムは、あなたのビジネスオペレーションをよりプロフェッショナルなものへと進化させます。

また、クライアントはいつでもすぐに予約できます。予約確認のために、誰かが電話に出るのを待つ必要はありません。

4. すべてが 一つの場所にまとまっている

もう記憶を頼りにノートのページをめくり続けることも、無限に広がるExcelテーブルをスクロールする必要もありません。Ameliaなら、いつでもクライアント担当者を確認できます。予定の時間、場所、期間からサービスの費用まで、全て一覧で確認できます。

絶対活用すべきAmeilaの便利機能 12選

1. 検索予約ウィザード

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このウィザードを使用すると、当該のアポイントメントに適切なサービスまたは従業員を簡単に検索できます。アポイントの時間と場所もあっという間に決定できます。

2. パラメータ化された予約ウィザード

このウィザードでは、予定をカテゴリ一覧からを決めるための選択肢が表示されます。サービス内容・従業員・日付など、それぞれがパラメータで表示され、そこから必要項目をクリックひとつで選べます。

3. ダッシュボードとレポート機能

Ameliaのダッシュボードを見ることで、ビジネスのパフォーマンスを簡単に把握できます。ここには、主要な財務およびコンバージョン関連のKPIを追跡するのに役立つチャート付きのレポート機能も搭載されています。

3. ワークフローカレンダー

Ameliaは複数のワークフローオプションを提供しています。日・週・月ごと、もしくはタイムライン、カレンダービュー、インタラクティブな予定リストなど、お好きなタームから追跡できます。

4. カタログビュー

ショートコードを使用して、サービスと画像に関する情報を追加することで、予約フォームと共にサービスのオンラインカタログを生成できます。

5. 従業員の管理

WordPressデータベースに格納されている従業員の連絡先データを管理する機能。休暇を含む個人の勤務スケジュールも管理可能です。

6. 場所の管理

営業所が複数に分かれていてもご安心を。Ameliaの自動化システムは、アポイントメントと連絡先データを難なく管理してくれます。

7. グループ単位でのブッキング管理

Ameliaは個人とグループの両方の予定を管理できます。グループの人数は自由に設定可能です。

8. 予約とキャンセルの期限設定

この機能では、予約期限とキャンセル期限を設定できます。

9. 自動メール通知

予定が確定すると、Ameliaはクライアントに電子メール通知を自動送信します。また、アポイントメントを保留・キャンセル・拒否した際にも通知を行えます。

10. スケジュール設定

この機能により、従業員は会社の営業時間を知ることができます。休業日のお知らせやスケジュールを変更なども確認できる仕様です。

11. オンライン決済

レンダリングされたサービスに対する支払いは、PayPalまたはStripeを使用して行えます。

12. カスタマイズ可能なデザイン

Ameliaのインターフェイスはカスタマイズ可能です。ビジネスブランドのスタイルと、WordPressテーマにマッチするデザインに設定できます。

まとめ

Ameliaは、予備知識がなくとも使用でき、セットアップにほとんど手間がかかりません。自身のチームでどのように作用するのか、すぐに試してみることをおすすめします。

スマートなルックスのAmeliaを運用することで、あなたのビジネスはクライアントの目にもスタイリッシュに映るはずです。

またAmeliaなら、それぞれのビジネスニーズに合わせて予定を手軽に管理できます。ブッキングの見落としや、アポイントメントのミスによるビジネスの機会損失とはもうおさらばです。

(筆者:Speckyboy編集部 翻訳:Ayaka Takei)

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