みなさんは、「コミュニケーションロス」という言葉を知っていますか?

どんな仕事でも、スムーズな進行のためにはコミュニケーションが欠かせません。特にIT・Web業界では、チームで制作に取り組むことがほとんどです。エンジニアやクリエイター同士の情報共有も大事です。

しかし、コミュニケーションロスは、チームでの作業効率を落としてしまう重大な問題です。

本記事では、コミュニケーションロスの原因と対策を紹介します。みなさんの社内コミュニケーションの向上にお役立てください。

コミュニケーションロスとは

コミュニケーションロスとは、「意思疎通が正しく図れていないことによって起きる無駄や損失」を指します。

例えば、

  • 部下が指示通りにやってくれない
  • 上司の指示が二転三転して、何をしたらいいのかわからない
  • 締め切り日時の勘違いがあって、プロジェクトが遅れる
  • 言った言わないの食い違いで時間を取られる
  • 社外にいる人と連絡が取れず、仕事が進まない

というような、コミュニケーションがうまくいっていれば起こらなかったはずのミスです。

仕事のやり直しが余計に発生したり、言い争いになったりすると、時間だけでなく仕事の信頼も失ってしまうかもしれません。ミスによって雰囲気が悪くなり、ますますコミュニケーションが図られなくなる、という悪循環が生じることも考えられます。

くわえて、近年ではリモートワークや時短勤務、派遣・委託・フリーランスといったように、働き方が多様になってきています。オフィス内だけでコミュニケーションが成立しなくなり、コミュニケーションロスがより発生しやすくなっている現状があります。

コミュニケーションロスが起こる原因

仕事の中でコミュニケーションロスが起こってしまう原因は、主に2つあります。

原因1. 認識のすれ違い

「言った通りにやってくれない!」「そんな話は聞いていない!」というすれ違いは、代表的なコミュニケーションロスです。

この多くは、

  • あいまいな伝え方をしている
  • 伝えられたあいまいな部分を、よく確認せずそのままにしている

ことが原因です。

例えば、今日の業務時間内に提出する書類を他の人に依頼するとき、「今日中に書類を作ってください」という指示だけを出したとします。しかし、指示された人は「今日のうちに作っておいて、明日提出するんだな」と判断し、業務時間外に書類を作成するつもりで動いてしまうかもしれません。

「チェックを経た上で業務時間内に提出したいので、16時までに書類を作っていただけますか」というように、依頼をするときは具体的かつ正確に伝えるようにしましょう。

また、依頼される側も「締め切りの時間はありますか?」などと確認するようにしましょう。

原因2. 「報・連・相」の不足

当初の指示のあいまいな点をそのままにしたまま、相談や確認を行わずに作業を進めてしまうと、認識のすれ違いに気づくのが遅くなってしまいます。

また、指示が正しくされていても、作業が進んでいく中でわからない部分や変更点が生まれる場合があります。

「きっと大丈夫だろう」という考えで作業を進めてしまうと、終わってから取り返しのつかないことになりかねません。

依頼された側は、ちょっとした疑問でも放っておかずに依頼した側に確認しましょう。また依頼した側は、仕様が変わる場合すぐに依頼先に伝えましょう。

お互いにこまめに「報告・連絡・相談」をすることが必要です。

コミュニケーションロスを未然に防ぐ4つの対策方法

それでは、コミュニケーションロスを抑えるにはどうしたら良いか、4つの対策方法をご紹介します。

対策1. コミュニケーションツールを活用する

「認識のすれ違いや『報・連・相』の不足を無くそう!」と心がけることは大事です。しかし、コミュニケーションロスを根本的に解決するためには、コミュニケーションが活発にできるような環境を整える必要があります。

そこでおすすめなのが、チャット形式で気軽に情報共有ができるコミュニケーションツールです。

コミュニケーションツールには以下のようなメリットがあります。

  • 個人どうしはもちろん、グループチャットを作ることで複数人と同時に情報共有ができる
  • 話題やプロジェクトごとに情報を統一できるため、電子メールでありがちな「重要な情報が埋もれてしまう」「アドレスのミスや誤送信」といった問題が発生しにくい
  • オンラインでのコミュニケーションを活発にすることで、社外のクライアントやパートナー、社内にいないことの多い社員など、顔を合わせることが少ない人との情報共有が楽になる

使いやすく、利用者が多いおすすめのコミュニケーションツールとして、今回は『Slack』『Chatwork』をご紹介します。いずれも無料で個人アカウントを取得できます。

【Slack】

▲Slack

Slackは、世界中で50万以上の組織・800万人のユーザーが利用する大人気のサービスです。

  • シンプルで直感的に扱いやすい
  • チャット検索機能が優秀
  • 連携できる他サービスが多い

という点が評価されています。

Slack

【Chatwork】

▲Chatwork

Chatworkは、2018年11月現在で20万社以上の導入実績を誇るコミュニケーションツールです。

  • ピン留め機能
  • タスク管理機能

といった、Slackにはない機能が充実しています。

Chatwork

対策2. ツール上でのコミュニケーションに気をつける

ツールを導入しても、文章が正しく伝わらなければコミュニケーションロスが発生してしまいます。

以下の2つの点に気をつけて、ツール上のコミュニケーションを円滑に行いましょう。

【文章は具体的かつ簡潔に】

伝えたいことを整理せずに送ってしまうと、一文が長くなってしまい要点がボヤけてしまいます。

逆に、「◯◯の件、〜〜でお願いします」というようにシンプルすぎても、送られた側はわからないことばかりです。

伝わりやすいメッセージを送るために、以下の点をチェックしましょう。

  • 冒頭に結論を示す(相談なら相談、確認なら確認ということを明記する)
  • 一文を適度に区切り、改行を入れる
  • 伝えたいことが複数ある場合は、箇条書きにする

【少しでも不明な点や疑問点があれば質問する】

コミュニケーションツールを活用し、積極的に質問をしましょう。

チャット履歴を残しておけば、あとで再度確認したくなった時にスレッドを見返したり検索したりできて便利です。

また、組織の管理者は「ツールを導入して終わり」ではなく、わからないことを素直に質問しやすい環境や雰囲気を作ることも大切です。

対策3. ゴールと進捗を常に共有する

コミュニケーションロスを防ぐためには、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にした指示を出すことが大切です。また、指示を出して終わりではなく、その後のコミュニケーションを密に取ることも大事です。

次の2つに気をつけながら、コミュニケーションを取っていきましょう。

【前提になる認識を合わせる】

必ず最初に「誰が」「いつまでに」「何をするのか」というゴールを明確にしましょう。

複数人で動かすプロジェクトであれば、各メンバーの役割と持っているスキルをそれぞれ確認し、共有しておく必要があります。そのためには、キックオフミーティングを実施することが有効です。社外のメンバーがいる場合は、ChatWorkやSkypeなど、グループ通話が可能なコミュニケーションツールを活用しましょう。

【やることを数値化して具体的に決めておく】

納期や予算など、数字で決められることは具体的に決めておきましょう。認識のすれ違いを防ぐことができます。

また、「今月中に○○に関する企画を10案出す」といった形で目標を数値化し具体的にすることは、モチベーション維持にも効果的です。

対策4. プロジェクト管理ツールを活用する

プロジェクトが走り出した後こそ、「報・連・相」を密に行って、進捗を共有していくことが大事です。

コミュニケーションツール上でやり取りを行うだけでなく、進捗の共有・管理に便利なプロジェクト管理ツールを用いるのがおすすめです。

おすすめのプロジェクト管理ツールは、『Trello』と『Wrike』です。

【Trello】

▲Trello

Trelloは、ふせんを動かすようなシンプルな操作で進捗を管理できるツールです。基本機能は無料で使えます。10名以下の小規模プロジェクト向けです。

Trello

【Wrike】

▲Wrike

Wrikeは、シンプルながら多機能なプロジェクト管理ツールです。タスクをダッシュボードに表示するだけでなく、ガントチャートやレポートまで生成できます。5人までのチームであれば無料で使えます(6人以上は有料)。

Wrike

まとめ

今回の内容をおさらいしましょう。

コミュニケーションロスの原因になるのは、以下のようなケースです。

  • 指示があいまいで、指示した人と指示された人の間で認識がずれてしまう
  • 「報・連・相」が十分にできておらず、あいまいな部分や疑問点・変更点をそのままにしてしまう

コミュニケーションロスを起こさないために、以下のような対策を行いましょう。

  • コミュニケーションツールを活用して、オンラインでのコミュニケーションを活発にする
  • 疑問をそのままにせず、積極的に確認できる環境を作る
  • 「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を、具体的な数字を使って明確にしておく
  • プロジェクト管理ツールを活用し、進捗状況を共有しながら密な「報・連・相」を行う

便利なツールとちょっとした配慮で、コミュニケーションを円滑に行い、効率よく気持ちの良い仕事を実現しましょう。

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