G suiteとは?便利な利用例やアプリ一覧を紹介

G suite(ジー・スイート)はGoogleが提供しているグループウェアで、データの共有や仕事、スケジュールの管理などが簡単にできるツールです。

本記事では、G suiteの特徴や機能、便利な活用法などをまとめて紹介します。

グループウェアとして何を使うか悩んでいる方、G suiteを導入しているけど十分に活用できていない方はぜひ参考にしてください。

G suiteとは

G suiteとは、Googleが提供しているアプリケーションをビジネス用として利用できるソフトウェアです。

2016 年 9 月 29 日以前はGoogle Appsという名称でしたが、2016 年 9 月 29 日にサービス名が「G Suite」へと一新されました。

suit画面

G suiteを使用するメリット

G suiteには多くのメリットがあります。

1. すべてのサービスがブラウザ上で使用できる

G suiteで使用できる書くサービスはすべてWEB上のものであり、ブラウザ上で利用できるため、パソコン上でアプリケーションをインストールをする必要がありません。

すべての機能がブラウザ上で利用できるため、PC、インターネット環境、ブラウザがそろっていればいつでもどこでもG suiteを利用することができます。

そのため、チームで共同作業をする際、遠隔地にいるメンバーともリアルタイムで情報の共有を行ったり、共同で作業を行うことが容易になります。

2. MicrosoftのOfficeが利用できる

Officeのサービスを利用して仕事をしている方は多いでしょう。G Suiteではドキュメント、スプレッドシート、スライドという各種サービスで資料を作成することができます。それぞれOfficeのいうかのサービスに対応しています。

  • ドキュメント→Word
  • スプレッドシート→Excel
  • スライド→PowerPoint

Microsoft Officeがない環境でもG suiteのサービスで資料を作成するができますし、 Officeで作成した資料の閲覧や編集にも対応しているので、いままでOfficeで資料を作成した方もスムーズに作業を移行することができます。

また、WordやExcelなどMicrosoftのOfficeを利用している会社や組織は多く、仕事相手が Office を使用している場合も多いでしょう。

G suiteではドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを Office 形式で送信できます。(たとえば、ドキュメントで作成したファイルをwordファイルとしてメールで送信するなど。)

3. 独自ドメインを利用することができる

通常のGmailなどと異なり、会社の独自ドメインを利用することができます。

独自ドメインの購入はG suiteを設定する際にできますが、もともと購入している独自ドメインを利用しても構いません。

4. 容量が多く、余裕をもってデータを保存できる

G suiteは容量が大きく、安心してデータを保存できます。(保存容量は、料金プランによって30GBから無制限まであります。)

チームで仕事をするときに、画像やデータの大きいシート、文章を保存する必要がある方も多い人にとってはありがたいのではないでしょうか。

G suiteの利用例

G suiteを活用することで、社内の生産性を向上させることができます。いかに、具体的な活用法をいくつか紹介します。

チーム内でスケジュールを共有する

G suiteではチームですべきことを共有し、スケジュールを管理することができます。具体的には、

  • スプレッドシートで計画とガントチャートを作成する
  • Googleカレンダーで共有カレンダーを作成し、スケジュールの調整を行う
  • Google keepを共有にし、チームのTo Doリストを作成する
  • Googleハングアウトを利用して、場所に関係なくチームで会議を行い進捗を共有する

などです。

インターネット環境があればツールを利用できるG suiteだからこそ、スケジュールを柔軟に調整し、チームで進捗を調整できます。

ペーパーレス化を進める

G suiteのツールを利用することで、社内のペーパレス化を進めることができます。

  • Googleフォームを利用してアンケートや調査を行う
  • 資料やコンテンツをドライブで共有することで印刷コストをなくす
  • Googleサイト上に資料を記載してGoogleハングアウトを使うことで、会議や研修などが紙の資料を必要とせず、時間や場所を限定せず行うことができる
  • Googleグループで共有するべきコンテンツを共有する
  • 大切な紙の資料は、スキャンしてpdf化しドライブへ保存

など、必要な資料を用意したり、チームで仕事を行う場合の紙の資料を不要にすることができるので、大切な情報を失うことなくスムーズにペーパーレス化を進めることが可能です。

複数人数で資料を作成する

仕事で必要な資料を複数人数で作成する場合、G suiteを活用することで作成効率を上げることができます。

具体的には以下のように活用することで、G suiteを使わない場合に比べて効率よく資料を作れるでしょう。

  • 作成する資料を編集権限を与えて共有し、チーム全体で資料を同時に作成する
  • Googleグループでグループを作り、資料を作成するために必要なコンテンツを共有する
  • Googleグループでグループを作り、メールを一括送信することで連絡事項を簡略化させる
  • 先述したスケジュール共有の方法を活用し、締め切りまでのスケジュールを管理する
  • コメント機能を活用し、作成中の資料で作業が必要な箇所を明確にする

ブレインストーミングでアイデアを生み出す

アイデアを生み出す際に、ブレインストーミングを行うことがあると思います。G sutieを活用することで、ブレインストーミングの作業を効率化させることができます。

  • Google グループでアイデアを出すために必要な資料を共有する
  • ハングアウトでビデオ会議を行いアイデアを出し合う
  • Googleフォームによってアンケートを行う
  • 出てきたアイデアをGoogleサイトにまとめて可視化する
  • Googleスライドを共有することで簡潔に発表する
  • 出てきたアイデアをドキュメントに箇条書きする

料金

料金プランは以下の3種類があります。(すべて1ユーザー当たり、税別)

  • Basic : 月額600円または年額6,000円
  • Business : 月額1,200円または年額14,400円
  • Basic : 月額3,000円または年額36,000円

各料金プランの違いはG suiteの公式サイトに記載されているので、参照してください。

 

G suiteのアプリ一覧

G suiteでは以下のアプリを利用することができます。

Gmail

メールツールとして多くの人が利用しているでしょう。G suiteの場合は「@gmail.com」のドメインではなく、独自ドメインで利用することができます。

メール

また、通常のGmailでは15GBまでしか利用できませんが、G suiteで利用するGmailの場合は最大30GBまでと大容量です。 (プランによっては最大容量が増えます)

ドキュメント、スプレッドシート、スライド

先述したMicrosoft OfficeのWord、Excel、PowerPointの互換アプリです。

スプレッドシート

3つのアプリがすべてインターネット環境があればブラウザ上で利用できます。また、Officeがインストールされていない環境でもOfficeファイルを編集することができます。

作成した資料は後述のドライブに保存されます。

ただし、スプレッドシートの場合Excelで使用できるVBAの機能が利用できないので、もし利用することを考えている場合Google Apps Scriptなどのアプリを導入する必要がありますので、注意してください。

Google Drive(ドライブ)

データをクラウド上に保存することができる機能です。

写真、設計図、図面、音声ファイル、動画など、基本的にどんな種類のファイルでも保存することができます。

G Suite Basic を利用する場合は、ドライブ、Gmail、フォトの合計で 30 GB の保存容量があります。G Suite Enterprise または G Suite Business をご利用の場合、保存容量は無制限です(5 ユーザー未満のドメインでは、ユーザーあたり 1 TB です)。

ドライブ

また、ドライブ上のファイルは設定を行うことで簡単に共有できます。

共有は閲覧権限、コメント権限、編集権限の3種類の権限があります。共有したファイルはウェブ上で同時に閲覧できるだけでなく、同時に編集することもできるので、共同で編集作業など行うことが可能です。

Googleカレンダー

多くの方が利用しているスケジュール管理アプリです。

カレンダー

ウェブ上で予定のスケジュール設定、リマインダーの追加、カレンダーの共有と表示、チームカレンダーの作成などを簡単に行うことができます。

また、他のG suiteのアプリと同様PC、タブレット、スマートフォンなどデバイスに限らず利用できるので、いつでもどこでもスケジュール管理が簡単にできます。

フォーム

アンケートや調査用のカスタム フォームをウェブ上で簡単に無料作成できるアプリです。フォームは複数の質問形式から選択し、ドラッグ&ドロップで質問を並べ替えるだけで簡単に作成できます。Googleスプレッドシートにフォームの回答データを集めれば、データ分析が簡単にできるのも強みです。

フォーム

Google ハングアウト

ハングアウトはちょっとやビデオ通話などができるツールです。

ハングアウト

PCでの利用はもちろん、モバイルでもAndroidスマートフォンには標準搭載されおり、iPhoneの場合でも専用アプリをインストールすることによりすぐに使えます。

また、ハングアウトMeetというツールも提供しており、こちらはビデオ会議ができるツールです。こちらもPC、スマートフォンに限らず会議を開催したり参加したりできます。

サイト

HTMLやCSSなどの知識がなくても、誰でも簡単にサイトを作成することができるツールです。

サイト

チームやプロジェクト、イベントのためサイトを共同で作成でき、作成したサイトはパソコンからスマートフォンまで、あらゆる画面に合わせて表示されます。

こちらもウェブ上でサイトを作成でき、共有や同時編集もできます。

また、Googleサイトではドライブ上のファイルを挿入したり、YouTubeやカレンダー、グーグルマップなどを埋め込むことも簡単にできるので、社内で様々なサイトを作るときに非常に便利でしょう。

Google グループ

Googleグループでは、Google カレンダー、サイト、Google ドライブ内のファイルなど、 G Suite のコンテンツを複数のユーザーと簡単に共有できます。

グループにユーザーを追加することで、以前に共有したコンテンツへのアクセス権が、そのユーザーに自動的に付与することが可能です。

組織内で特定のメンバーでコンテンツを共有したい場合に便利なツールです。

Google keep

簡単なメモができるアプリです。

キープ 

ふと思いついたアイデアやTo Doリストを記録することができるほか、リマインダーの設定、Googleカレンダーへのリマインドの追加、メモの共有など行うことができます。

ドキュメントとは異なり、メモを書くことに特化されているので、思いついた事柄をすぐにメモできます。また、音声メモも使えるため重要事項を音声によって記録できるので便利です。

最後に

いかがでしょうか?

今回はGoogleで提供しているグループウェアG suiteとは何かを説明し、特徴、アプリケーション、利用例を紹介しました。

今までばらばらに使用していたGoogleの便利なアプリケーションをウェブ上でまとめて利用できるので非常に便利です。

本記事以外にも目的に応じて様々な活用法があると思うので、G suiteを活用することでどうやってチーム内の生産性を上げることができるか考えてみるといいでしょう。

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