これだけ読めば大丈夫!新入社員が押さえておきたいマナー14選

これだけ読めば大丈夫!新入社員が押さえておきたいマナー14選

新入社員の皆さん、会社にはもう慣れましたか? 会社には守らなければならないルールが多くて、覚えるのが大変ですよね。

本記事では、

  • そもそもなぜマナーが必要なの?
  • 新入社員が押さえておくべき基本的なマナーってなに?

といった疑問にお答えします。

イメージがつきやすいように、「一日の流れに沿って」社会人の必須マナーをまとめました。

そもそもなぜ社会人のマナーは必要?

新入社員マナー1

新入社員向けに、社内外で頻繁に行われている「マナー研修」。それほどまでに社会人のマナーが重要視されているのはなぜなのでしょうか?

そもそも「マナー」とは、ルールと異なり明文化されておらず、自発的に守るべき礼儀作法のことです。相手を思いやる気持ちが態度に出たものがマナーとも言えます。

マナーが守れる人は、思いやりのある誠実な人という印象を与え、他者からの信頼につながります。

ビジネスパーソンにとって大事なことは、社内外の関係者から信頼を得ることです。社内の信頼がなければ、どれほど優秀でも仕事を任せられないでしょう。そしてクライアントやパートナーからあなたへの信頼は、会社への信頼にもつながります。

所属する組織の中で円滑に仕事を進めるために、まずは相手の気持ちを考えそれを行動に表しましょう。

出社時のマナー

1. 身だしなみ

新入社員マナー2

人の第一印象は見た目でほとんどが決まります。社会人に求められるのは清潔感のある身だしなみです。

自分の会社や役職にふさわしい身だしなみかどうか、毎朝鏡で以下をチェックしましょう。

【男性】

  • 洋服のサイズは合っているか
  • シャツやパンツにシワはないか
  • シャツの襟や袖に汚れはないか
  • ネクタイはしっかり締まっているか
  • 髪が長すぎないか
  • 寝癖はないか
  • 髭の剃り残しはないか
  • 爪が長すぎないか
  • 顔がテカっていないか
  • 体臭・口臭

【女性】

  • メイクが薄すぎたり濃すぎたりしないか
  • 洋服にシワはないか
  • 髪色が明るすぎないか
  • 髪の痛み・寝癖はないか
  • 露出が多すぎないか
  • サンダルではないかネイルは派手すぎないか

2. 時間厳守

新入社員マナー3

社会人の基本は時間厳守です。遅刻をすればあなたの評価が下がるだけでなく、上司の評価も下がり、仕事は遅れ、周りに迷惑をかけてしまいます。

常に5分前行動を心がけ行動しましょう。

3. 報・連・相

新入社員マナー4

報・連・相とは「報告・連絡・相談」の略。社会人同士のコミュニケーションにおいて重要とされている概念です。

電車の遅延や体調不良でやむを得ず遅刻してしまうときは、なるべく早く会社に連絡しましょう。あなたの不在をどう埋めるか考える時間ができます。

仕事の締め切りに間に合わなさそうなときも、締め切り直前ではなく、前もって「遅れるかもしれない」と相談しましょう。スケジュールの調整に慌てずに済むからです。そのためにも自分の仕事にかかるスピードを把握しておきましょう。

「巧遅は拙速に如かず」という言葉があるように、積極的に数をこなすのが成長の秘訣です。新入社員のうちから完璧な仕事をしようとせず、出来に満足がいかなくてもとりあえず上司に相談してフィードバックを受けることをおすすめします。

社内でのマナー

4. あいさつ

新入社員マナー5

あいさつはコミュニケーションの第一歩です。朝のあいさつを元気よく行うことであなたの顔と名前を覚えてもらうきっかけになります。

朝は「おはようございます」、勤務中に廊下や階段ですれ違った時には「お疲れ様です」と自分からあいさつするように心がけましょう。話しづらいと感じる人にもまずはあいさつから始めてみれば、会話のきっかけが掴めるかも。

取引先でも笑顔で爽やかなあいさつができれば、あなたの会社の印象は格段によくなります。

5. 言葉遣い

新入社員マナー6

学生時代とは違い、目上の人と話す機会が増える社会人。敬語を正しく使いましょう。

  • 尊敬語:目上の人に対して、相手を立てるときに使う
  • 謙譲語:目上の人に対して、自分がへりくだるときに使う
  • 丁寧語:相手や内容を問わず、表現を丁寧にするときに使う

【よくある間違い】

  • 了解しました→承知しました、かしこまりました
    「了解」という言葉は「分かる」の漢語表現です。「了解しました」は目上の人に使うのは失礼に当たるため、謙譲語の「承知しました」か「かしこまりました」を使用しましょう。
  • すみません→申し訳ございません
    「すみません」や「ごめんなさい」には敬意が含まれていません。
  • よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか
    現在のことを確認するのに過去形を用いるのは誤りです。
  • どちら様でしょうか→お名前を伺ってもよろしいでしょうか
    「どちら様でしょうか」には敬語表現が含まれていません。
  • お名前を頂戴してもよろしいでしょうか→お名前を伺ってもよろしいでしょうか
    「頂戴する」という言葉は「モノをもらう」という意味のため、名前を聞くときにはふさわしくありません。
  • しばらくお待ちください→少々お待ちください
    長い時間を意味する「しばらく」は相手に対してやや失礼です。
  • ご苦労様です→お疲れ様です
    「ご苦労様です」は目上の人が目下の人に使う言葉であり、新入社員が使うのは不適切です。
  • 〇〇にお伝えします→〇〇に申し伝えます
    「お伝えする」は伝える相手に対する敬意ですが、社外の人が相手のばあい、そちらを立てる必要があるので謙譲語の「申す」を使います。
  • お送りさせていただきます→お送りいたします
    「いただく」と「お〜する」の二重敬語。「送らせていただく」なら状況によってはOK。
  • お召し上がりください→召し上がってください
    「召し上がる」と「お〜ください」の二重敬語。

6. 電話対応

新入社員マナー7

新入社員がまず最初に覚えるのは電話対応ではないでしょうか。最初は緊張しますが、数をこなせば慣れます。積極的に電話を取りましょう。

しかし最初は、自分一人で全て対応をするのは難しいものです。相手の要件を正確に聞き取り、電話を回すべき相手に的確に内容を引き継ぎましょう。

【電話対応で気をつけること】

  • 基本は3コール以内に出る
  • メモを取る
  • 自分の会社名を名乗る
  • 相手が名乗らなかったときは「失礼ですがもう一度御社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか?」と会社名と担当者を聞き直す
  • 取次中や確認中は保留にする
  • 保留が30秒以上になりそうな場合は折り返す

7. メール

新入社員マナー8

ビジネスメールは、相手に伝えたいことを簡潔かつ失礼のない文面で伝えなければいけません。今回は新入社員が知っておくべき基本のマナーを紹介します。

To/CC/BCCを使い分ける

ビジネスメールの宛先にはTo/CC/BCCの3種類があり、用途がそれぞれ異なります。

  • To:要件を伝えたい、返信がほしい相手
  • CC:上司など、内容を確認してほしい相手
  • BCC:一斉送信したいが、お互いに面識のない複数人

CCとBCCは似ていますが、CCはCCに記載された送信先の名前やアドレスが受信者に公開されるため、不用意に用いると個人情報や機密情報の漏えいに繋がることも。送信先を隠したいときはBCCを必ず使うように気をつけましょう。

メールの件名を見れば内容がわかるようにする

社会人が1日に受け取るビジネスメールは30件を超えます。そんな中で自分の送ったメールが埋もれてしまわないためにも、メールの件名で内容を簡潔に伝えましょう。

また、日付や時間、プロダクト名が件名に入っていると目に留まりやすいです。重要なメールには【】を使い、件名の先頭に【緊急】【重要】と付けるなどの工夫をしましょう。送信者が変更できないばあいは、件名に社名と送信者を入れるのもおすすめです。

【例】

  • 5/10(金)午後2時の打ち合わせの件
  • 【要返信】4/22(月)会議の出欠確認
  • 【株式会社〇〇 ××】先ほどお電話した資料をお送りいたします

宛名を必ず書く

本文の一行目には必ず宛名を書きましょう。苗字だけでも構いませんが、フルネームの方が丁寧さが伝わります。

【例】

株式会社〇〇
△△部
部長 □□様

また、団体宛に送るばあいには「△△部御中」、複数に一斉送信するばあいには「△△部各位」を使用します。

本文は簡潔に

最初のあいさつは社内宛には「お疲れ様です」、社外宛には「お世話になります(なっております)」を使用します。時候のあいさつは必要ありません。

何度もメールのやり取りをしなくても済むように要件はまとめて伝えるようにしましょう。簡潔に内容を伝えるために意識したいのが、以下の「5W3H」です。

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(だれが)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どうやって)
  • How much(いくらで)
  • How many(どれくらい)

8. 整理整頓

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机の上が散らかっていては、作業に集中できませんし、必要なものが必要なときに見つかりません。資料や文房具はケースを用意し、定位置を作るとよいでしょう。

どれだけ忙しくても身の回りの整理整頓を心がけることが大事です。また、会社の備品を紛失するのも厳禁。使ったら元の位置に戻しましょう。

社外でのマナー

9. 名刺交換

新入社員マナー11

社外の人と関わる際に一番最初にするのが名刺交換。相手に失礼のないようにマナーを確認しましょう。

【名刺交換の流れ】

  • 名刺入れを用意する
  • 名刺に傷や汚れがないか、不足していないか確認する
  • 訪問先で複数人と交換する際は、訪問相手の立場の高い人から名刺を渡す
  • 相手よりも低い位置で名刺を差し出す
  • 渡すときは両手で「会社名・部署名・フルネーム」を名乗る
  • 「頂戴します」と名刺を受け取り、名刺入れの上に置く
  • 複数人と名刺交換した場合は席順に名刺を並べる

交換した後の名刺は名刺入れに入れっぱなしにせず、定期的に整理しましょう。

10. コンプライアンスの遵守

新入社員マナー12

コンプライアンスは日本語で「法令遵守」と訳される通り、法律違反をしないためのガイドラインです。

粉飾決済や虚偽報告はもちろんのこと、SNSや社外での言動にも気をつけましょう。非公開アカウントだからといって上司や取引先の実名を出して愚痴を言ったり、会社の業績を述べたりしてはいけません。

また、ランチや飲み会の場、会社のビルの喫煙所など、公共の場で詳細な業務の話をするのも情報漏えいにつながるためNGです。

退社時のマナー

11. あいさつ/報・連・相

新入社員マナー13

退社時も出勤時と同様にあいさつを忘れずにしましょう。定時とはいえ、無言で帰るのは失礼に当たります。

また、一日の終わりにはその日にした業務報告をしましょう。報告は定量的にすることを心がけ、終了までどれほどかかるのかの進捗を明らかにするのがポイントです。

飲み会のマナー

歓迎会やプロジェクトの打ち上げで飲み会に参加することもあるでしょう。会社の飲み会は友人たちと行う飲み会と違い、守るべきマナーが存在します。チーム全員で気持ちよくお酒を飲めるよう、以下のマナーを意識しましょう。

12. 席順

新入社員マナー14

日本独自の文化として、席次には上座・下座があります。基本的には出入り口から一番遠い席が上座、近い席が下座です。席に着く際には、お客様や上司を上座へ案内し、新入社員の自分は最後に下座に着席するように心がけましょう。

飲み会の場以外にも上座・下座は存在します。タクシーのばあいには運転手の後ろが上座、助手席で道案内や支払いをするのが下座です。

エレベーターではボタンの前が下座で、操作を担当します。会議室も出入り口から遠い場所が上座で議長席となり、入り口に近い席が下座です。飲み会の行き帰りでも注意しておくとよいでしょう。

13. お酌

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新入社員が自分をPRするのに飲み会はぴったりです。上司のグラスのお酒が減っていたら積極的に注ぎに行きましょう。その際に気をつけるべき点は以下のとおりです。

  • 上座からお酌に回る
  • 手ぶらでお酌に回る
  • ビールやワインはラベルを上にして隠さないように注ぐ
  • 片手でお酌しない
  • お酌してもらうときはグラスを持つ(ワイン以外)
  • お酌してもらったら一度口をつけてからテーブルに置く

14. 飲みたくないとき

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健康管理能力も社会人の必須スキルです。自分の体調と相談して無理のない程度でお酒と付き合いましょう。

お酒が飲めない人は「飲めない体質なので」とはっきり断りましょう。お酒が飲めないことをきっぱりアピールしておくのがおすすめです。

とはいえ、飲み会はオフィシャルでない場で会社の人とコミュニケーションを図る貴重な機会でもあります。お酒や飲み会の雰囲気が苦手な人でも、歓迎会や忘年会のようなイベントにはノンアルコール飲料やソフトドリンクで参加してみるのもよいかもしれません。

まとめ

学生時代と異なり、社会人は自分と異なる価値観の人と共同作業をすることが多くなります。そのときにお互い嫌な思いをしないよう、相手への思いやりを示すのが「マナー」です。

社会人のマナーは、決して「守らなければいけない面倒なルール」ではありません。相手によっては、フランクな付き合いが好まれることもあるでしょう。時とばあいに応じてマナーを上手に使いこなせてこそ、一人前の社会人といえます。

新入社員のみなさんがスムーズなコミュニケーションを身につけるための助けになれば幸いです。

 

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