新入社員が初めて資料作成を任されたとき、なにを意識して、どう作れば良いのでしょうか?

一番最初に、資料作成で多くの人がぶちあたる問題はおおきく2つ。ひとつは資料の具体的な作成方法、もうひとつは資料完成までの進め方です。

この記事では資料作成のコツとあわせて、資料作成をどう進めればよいのかという進捗管理のコツを、わかりやすくご紹介します。

資料作成のコツ

document

1. 作成時間は全体の2割。残りの8割は計画。

資料つくり資料作成では、計画に8割、作成に2割の時間を使います。一番最初に資料作成の計画をたてることで、時間を無駄にすることなく資料を作成できるのです。

資料作成と言われたら、真っ先にエクセルを開いて資料を作ろうとする方がいますが、これはNG。資料の構成や使うデータが何も準備されていなかったら、方向性が迷走してしまうからです。

計画をたてるには紙に書きこんだり、パソコンのメモ機能を使って箇条書きで書き出すのも良いですね。資料に組みこみたいポイントを洗いだし、それをどう組みたてるのか考えます。そのなかで、どのようなデータが必要かを分析し、データを集め、どのように使ったら効果的か考え、決定します。

構成が出来あがり、あとはもう作るだけという状況になったら、パソコンを開いて資料作成を始めましょう。

2. 5Wを明確にする

5w

全体構想を練っていくうえで、5W(When、Where、What、Why、Who)を明確にしましょう。5Wを明確にすることで、資料の完成までのステップが想像できたり、作成目標が明確になったりして、より良いアウトプットにつながります。

  • When(いつ):完成した使用を配布するのはいつですか?
  • Where(どこで):完成した資料を配布したり、発表したりするのはどんな場面ですか?
  • What(何を):資料を通して、報告したい・売りたい・提案したいものは何ですか?
  • Who(だれに):誰に対して資料を作りますか?
  • Why(なぜ):この資料を作る目的と、達成したい目標は何ですか?

3. 作成時間はMAX2時間

max2時間

人間が一度に集中して作業に取り組める時間はMAX2時間です。それ以上やってしまうと、集中力がきれて延々と資料作成を続けることになります。生産性が下がることは、会社にも自分にも良くないはずです。

2時間たったら休憩とまではいかなくても、2時間経ったら別の仕事をするなど、工夫して資料作成に取り組みましょう。

資料完成まで進め方のコツ

schedule

1. 5~6割で上司に確認

確認

資料は50%〜60%の完成度で一度上司に見せて、フィードバックをもらいましょう。資料の方向性や、デザイン、構成などを一度見てもらうことで、残りの4割を作るのが楽になります。

自分流で100%のものを提出しても、それが会社の方向性とずれていれば、また一から作り直しになってしまうので、そういった事態は避けましょう。一方で上司も、部下に任せた仕事の進捗は気になるので、進捗報告も兼ねてはやめに確認するのがおすすめです。

2. 優先すべきQCDを理解する

QCD

今回の資料作成において、自分が期待されているものは何なのか?QCDのうち、優先すべきことが見えると、資料作成がより簡単になります。

QCDとは、Quality(品質)、Cost(価格)、Delivery(納期)です。

クライアントや、役員に直接見せる資料なら、Quality(品質)を重視して丁寧に資料を作りこんだほうがいいかもしれません。逆に、チーム内での共有のための資料なら、Quality(品質)よりもDelivery(納期)を重視して、できるだけ早く完成させたほうが良いかもしれません。

どのときの状況や資料内容によるので、自分が優先すべきものを意識するようにしましょう。

実践のコツ

pre-create

1. 結論と根拠をあわせて書く

結論と根拠

基本的な資料では、「結論」と「根拠」を合わせて書きます。まず最初に結論を示し、「根拠は〜」や「なぜなら〜」という書き出しから根拠や理由を述べましょう。

作成する資料には、営業報告書、企画書、商談の参考資料など、種類がたくさんありますが、「結論・根拠」の基本は同じです。それらを目にする人のことを想像し、その人たちが一番必要としている情報は何かをしっかりと理解しましょう。そのうえで自分の伝えるべき情報を書けば、資料はすぐに完成します。

2. フォーマットはA4・横書きが基本

A4横書き

紙資料の場合、フォーマットはA4サイズの横書きが基本です。理由は、世の中にはA4・横書きで書かれた資料が最も多いからです。多くの人が見慣れているフォーマットなので、違和感なく見ることができ、内容が頭に入ってきやすくなります。

また、クラウド資料はGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートで作成し、ドライブ上に保管しておくことが多いです。

3. 本文の見出し、フォント、文字のサイズ、行間を揃える

レイアウト

資料の本文の見出し、全体のフォントと文字サイズ、行間を一定にしましょう。なにか意図があれば崩しても構いませんが、意図のない崩れはミスとみなされます。

本文の見出しやフォント、文字サイズ、行間がバラバラだと、見づらく本文が頭に入ってきません。レイアウトは読む人のことを一番に考え、初めて見た人でもわかりやすいよう、整理して作りましょう。文章のレイアウトを綺麗に整える力は、作れば作るほどアップしてきます。これからどんどん資料を作成し、資料作成のプロになっていきましょう!

まとめ

いかがでしたか?

資料作成のポイントはとてもシンプルで、構成さえ決めれば資料は8割完成したも同然です。

この記事が、資料作成に迷えるあなたのヒントになれば幸いです。

 

また、よろしければこちらの記事もご覧ください!

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