みなさんは、会議の際に議事録をとっていますか?

会議では新入社員でもWord(ワード)やExcel(エクセル)を使って議事録の作成を担当することはよくあります。一方で議事録の書式や役割をよく理解していない人も多いでしょう。

そこで今回は、議事録の役割と目的、記入のポイント、15個の見やすい議事録フォーマット・テンプレートをご紹介します。無料でダウンロードできる議事録フォーマットやテンプレートを用いて、分かりやすい議事録を作成しましょう!

議事録フォーマット・テンプレート おすすめ15選

議事録フォーマット イメージ

ここからは、おすすめの議事録フォーマット・テンプレートファイルを提供しているサービスサイトをご紹介します。Word(ワード)とExcel(エクセル)の二種類の議事録を用意したので、用途に合わせて使い分けてください。

なお、今回は会員登録不要かつ無料ダウンロードできるファイルのみをまとめました!

Word(ワード)編

ベーシックな会議の議事録はOfficeのWordで制作される場合が多いでしょう。Wordが使えない場合、PagesやGoogleドキュメントなど環境に合わせてコピペしてご使用ください。

1. クラシックな議事録/Microsoft Office

クラシックな議事録

Officeが公式で配信している議事録フォーマットです。

非常にベーシックな議事録で、抜け漏れのない議事録を作成する際にはおすすめです。

フォーマット内に簡単な使い方や説明がされており、最低限のシンプルな構成がされています。見やすくまとまったテンプレートなので、まだ議事録作成に慣れていない新入社員にもおすすめできます。

クラシックな議事録/Microsoft Office

2. 会議の議事録(オレンジのデザイン)/Microsoft Office

会議の議事録オレンジ

こちらもOfficeが公式に配信している会議の議事録フォーマットです。

項目ごとに配置が工夫されており、最も大事な「議題項目」が中央に位置する形式です。視覚的にもシンプルで見やすいフォーマットであるため、スマートな議事録を制作したい人にはおすすめです。

なお、各項目には説明書きがしっかりされているため、書式に沿って作成すれば初心者でも簡単に情報をまとめることができます。

会議の議事録(オレンジのデザイン)/Microsoft Office

3. 会議議事録(短い形式)/Microsoft Office

Officeが公式に配信している議事録フォーマットの中でももっともシンプルで見やすいのがこちら。

必要最低限の項目のみ記載されているので、小規模なミーティングや手軽な会議の場で使いやすいフォーマットです。スマートに素早く議事録をまとめられれば、上司からの評価も上がること間違いなしです。

会議議事録(短い形式)/Microsoft Office

4. 議事録のテンプレート/文例書式テンプレート集

議事録のテンプレート03

諸情報を除き、大きく「内容」「決定事項」のふたつに項目分けされた会議の議事録フォーマットです。

重要な情報だけをシンプルにまとめたスマートな議事録です。余計な情報を入れずに、見やすいテンプレートに会議内容を落とし込むみましょう。

左下には参加者の確認印を押す欄もあり、上司との書類のやり取りが円滑に進みます。

議事録のテンプレート/文例書式テンプレート集

5. 会議議事録/テンプレートの無料ダウンロード

テンプレート02

装飾を極力排除した、非常にシンプルで最も基本的なタイプの議事録フォーマットです。

シンプルながらも必要な項目は全て抑えられているフォーマットです。このフォーマットに沿って会議の内容をまとめるだけで、要所を抑えたスマートな議事録が作成できます。

会議議事録/テンプレートの無料ダウンロード

6. 基本的な議事録/smartsheet

基本的な議事録

議題ごとに見出しが分けられた議事録フォーマットです。

各見出しごとに、「審議」「結果」「アクションアイテム」「実施担当者」「実施期限」という、プロジェクトを進めるための最小単位の項目が記載されています。

抜け漏れなくシンプルにを体現したスマートな書式テンプレートです。

基本的な議事録/smartsheet

7. シンプルな議事録 (ロバート議事法)/smartsheet

上で紹介したフォーマットと同じサイトのものですが、こちらはロバート議事法に従って行われる会議の議事録作成に適しています。

ロバート議事法は国際会議などでも使用される会議運営方法で、効率よく会議を進めることができます。「出席者」だけでなく「欠席者」の項目もあり、ロバート議事法に沿ってスムーズに会議の内容を書いていけます。

シンプルな議事録 (ロバート議事法)/smartsheet

8. 会議案内/フリー テンプレート

会議の内容を把握しやすいテンプレート。

基本的な項目に加えて、「来客」や「議長」、「書記」などの参加者の把握を細かく行えるテンプレートです。シンプルな見た目なので、メモ感覚でまとめられそうです。

会議案内/フリー テンプレート

Excel(エクセル)編

会議の議事録はExcelで作成することもできます。会社によってはExcelで指定されている場合もあるので、その際はこれらのテンプレート・フォーマットを使用しましょう。もちろん、書式に応じてNumbersやGoogleスプレッドシートにコピペして使用してもOKです。

9. 議事録のテンプレート06/文例書式テンプレート集

議事録のテンプレート06

大きく「項目」「議題」「決定・検討事項」で縦に分割した議事録フォーマットです。

重要な情報を見やすく整理するにはとても有効でしょう。項目ごとに分割されてることで、テキストをコンパクトにまとめることができます。

議事録のテンプレート06/文例書式テンプレート集

10. 議事録のテンプレート05/文例書式テンプレート集

議事録のテンプレート05

余計なものを極力省いた議事録フォーマットです。

諸情報をのぞいて会議内容と備考欄しか枠が存在しないため、自由度は抜群です。最低限のテンプレートを用いて、自分で議事録を作成していきたい場合にはおすすめです。
また議事録だけでなく、会議のメモ程度の簡易的なものとしても役立ちます。

議事録のテンプレート05/文例書式テンプレート集

11. 議事録テンプレート3/Windowsパソコン初心者ナビ

議事録3

項目が比較的こまかく用意された議事録フォーマットです。表のマス目を上手く活用できるのはExcelの強みでしょう。

項目がこまかく分割されているものの、全体としての統一感は保たれており、きっちりとしたスタイリッシュな議事録ファイルが作成できます。

議事録テンプレート3/Windowsパソコン初心者ナビ

12. 議事録 2頁/KOKUYO

議事録 2頁

文房具メーカーのKOKUYOが提供している会議の議事録フォーマットです。

議題ごとに個別に分けられたテンプレートを提案しています。討議事項、結果、課題を分かりやすく項目分けして記入できるため、会議内容の整理にとても役立ちます。おすすめのフォーマットです。

議事録 2頁/KOKUYO

13. システム開発におけるレビュー記録票/テンプレートの無料ダウンロード

レビュー記録票

やや変わり種ですが、こちらも会議の議事録フォーマットとして使用できます。

元々はプログラム開発のレビュー記録票として用いられているものですが、打ち合わせの内容を記録するものとしては議事録と同じであり、これを議事録として用いることは可能です。

他の議事録フォーマットとは異なり、横長に記入するタイプのテンプレートです。項目が細かくかつ簡潔に分けられており、意外と使いやすいフォーマットでしょう。

システム開発におけるレビュー記録表/テンプレートの無料ダウンロード

14. 基本的な議事録のテンプレート/エムテック

必要最低限の項目のみ用意されたExcelの議事録フォーマット。

自分の好きなようにカスタマイズしやすいので、ダウンロードしてから入れたい項目を追加して使いやすく改善しましょう。空白も多いので簡単なメモがわりにも使いやすいフォーマットです。

基本的な議事録のテンプレート/エムテック

15. 議事録ドリブン用テンプレート/フリーランスエンジニア実体験ブログ

会議での発言責任の所在を明らかにできる議事録テンプレート。

「誰が言ったか」「誰がやるのか」を明記できるので、後から見返した時に会議の流れに沿って見ることができ、とても見やすいテンプレートです。アジェンダも記載できるので、会議の目的からズレず、効率よく会議を進めることができます。

議事録ドリブン用テンプレート/フリーランスエンジニア実体験ブログ

議事録の役割・目的

議事録 イメージ

そもそも議事録とはどのような役割と目的をもつのでしょうか。会議の上で必要な議事録について理解を深めましょう。

議事録の役割は、会議内容の備忘と共有

議事録には、クライアントとの商談や社内会議など「備忘録」としての役割があります。会議で決定した内容を忘れてしまっては大変です。会議の内容を思い出せるよう、後から見ても理解できるように情報をまとめておきましょう。

また、会議の内容を他の社員と共有する際にも必要です。自分だけでなく、誰が見ても分かるような書式に整えておくべきでしょう。

新入社員に任せるのは、文章力の強化のため

これは特に、新入社員が議事録を任された際に期待される内容です。議事録は会議の内容を簡潔にわかりやすくまとめる必要があるため、情報の整理力や見やすい資料を作る力が求められます。

ロジカル思考のトレーニングにはとても良いタスクです。文章力が鍛えられることで、他の仕事にも良い効果が生まれます。新入社員の人は情報をシンプルにまとめるトレーニングだと考え、積極的に取り組みましょう。

議事録の書き方

議事録の書き方 イメージ

ここからは議事録の作り方を、「準備編」「当日編」「議事録の構成編」「提出編」に分けて具体的に学んでいきましょう。

①準備編

まずは会議の前の準備についてです。

会議の目的と参加者を確認する

会議は何かしらの目的があって開かれます。当たり前ですが、目的を知らずに会議に参加してもまともな議事録は書けません。会議の目的を理解した上で、どのポイントに注意して議事録を作成すれば良いかあらかじめ考えておきましょう。

また、会議の参加者の確認も必須です。参加者を確認しておくことで、その会議のキーマン(主要人物)を判断でき、また会議におけるそれぞれの人の役割を確認できます。参加者の役割を理解することで、会議を俯瞰的に見ることができます。

議事録には会議の目的と参加者は必ず記入するものなので、これらはあらかじめ議事録に記入しておいても良いでしょう。

専門用語を学んでおく

会議に参加しても、会議で飛び交う用語が理解できなければ議事録を書くことは難しいです。

よく使われる用語は業界によってやや差異がありますが、一般的なビジネス用語集には一通り目を通しておきましょう。ビジネス用語を学んでおくことは、議事録の作成以外にも様々な場面で役立ちます

②当日編

続いて会議当日にすべきことを確認しましょう。

メモを取る

会議での発言や決定事項を記録するのにメモは必須です。また、メモは自分の思考を整理するためにも役立ちます。

ただし、会議の内容を全てメモすることはほぼ不可能なので、要点とキーワードだけまとめてメモするように心がけましょう。細かい雑多な情報については、後述するボイスレコーダーなどに任せて問題ありません。

なお、メモは基本的に自分しか見ないものなので、丁寧に書く必要はありません。スピードの方が大事です。

ボイスレコーダーで録音する

ボイスレコーダーで録音することで、会議の中で聞き漏らした内容を後から確認することができます。ボイスレコーダーの中には「ノイズキャンセリング機能」や、人間の会話のみを強調し聞きやすくする「ボイスアップ機能」など、会議の音声を録音するのにベストな機能がついているものもあります。
また、会議前には電池残量の確認を忘れずに行いましょう。

なお、スマートフォンの機能を使って録音することもできますが、あまりおすすめは出来ません。スマートフォンは録音専用機ではないため、音をひろう能力があまり高くありません。また、会議中にスマートフォンを利用することを良しとしない会社も多いです。

ホワイトボードの写真を撮る

図や写真などの視覚的な情報は、スマートフォンなどで写真を撮って記録しておきましょう。

ただし、中には撮影を嫌う人もいるため、周りのメンバーには一言声をかけてから写真を撮影しましょう。

③議事録の構成編

それでは実際の議事録の構成について学んでいきましょう。

テンプレートを使う

議事録を一から作ろうとすると、非常に時間がかかります。また必要な情報の抜け漏れが発生する可能性も否めません。

議事録用のテンプレートを使うことで、日付・参加者などの必須項目を穴埋め式に記入できます。そのため情報の抜け漏れが発生しにくく、またフォーマットを作り上げる時間を削減できるというメリットがあります。

4W1Hを明記する

議事録には会議のタイトル、日時、会場、出席者、会議の目的、会議の内容、決定事項、使用した資料、次回日程、議事録作成者などさまざまな項目を記入する必要があります。その中で最も大事なのは「何が決定して、どのような課題が残ったか」です。

それを「4W1H」に気をつけて明記することで、分かりやすい議事録が作成できます。

  • When — いつまでに
  • Who — 誰が
  • Whom — 誰に対して
  • What — 何を
  • How — どのように行うか

なお、会議の内容を全て書くと議事録が膨大になり、読みづらいものになってしまいます。大事なところは拾いつつ、極力シンプルで分かりやすく情報をまとめられるよう心がけましょう。

④提出編

最後に議事録を上司やメンバーに提出する際について学びましょう。

なるべく早く参加者に共有する

議事録が完成したら、できる限り早くメンバーと共有しましょう。会議当日中に作成し共有するのがベストです。

議事録の共有が早いほど、メンバーが各々タスクを進めるのが早くなります。仕事を円滑にスピーディに行うためにも、議事録は迅速に作成し共有しましょう。

送付ファイルにパスワードを設定する

議事録は会議の情報が詰まった機密文書です。万一外部に流出した場合、大きな損害が発生することもあります。

そのような大事にならないためにも、議事録のファイルは.zipに圧縮し、パスワードを設定してから送付しましょう。

おわりに

会議の議事録フォーマット・テンプレートを用いれば、会議慣れしてない新入社員でも簡単に議事録を作成することができます。

議事録の目的・役割・書き方を理解した上で、上司に褒められるスマートな議事録を作成してください!

最後までご覧いただき、ありがとうございました!

 

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