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【作業効率化】Googleスプレッドシートで支払い管理ツールを作ってみよう(無料DLあり)

Google スプレッドシート 支払い管理シート

「支払い管理を効率化したいけど、よいツールはないかな……」
「支払い管理ツールはいろいろあるけど有料だし、欲しい機能がないこともある」
「できれば自分でカスタマイズして、使いやすくしたい!」

と思うことはありませんか?

支払い管理ツールを自作するときに便利なのが、Googleスプレッドシートです。ただGoogleスプレッドシートで支払い管理ツールを作る場合、以下のようなことがネックになります。

  • 日々の支払い管理にかける「時間の短縮」
  • 変更が必要になったときの「修正コスト」

そこで今回は、「支払い管理の効率化 × 修正コストを抑えた支払い管理ツールの作り方」をご紹介します。

フリーランス3年目の筆者が実際に使っているサンプルのダウンロードURLもご用意したので、ぜひ最後までご覧ください!

Googleスプレッドシートで作った支払い管理ツールの概要

最初に、この記事を読んで作れるようになる支払い管理ツールのイメージをご紹介します。

■ブックの構成

    • 支払い管理(詳細)シート

⇒支払いを1件ずつまとめているシート

    • 支払い管理(サマリー)シート

⇒支払い管理(詳細)シートをもとに、合計などを自動で計算するシート

    • 設定シート

⇒支払い管理シートで選択するリストの設定値や、担当者(作業者)の情報などを設定するシート

■支払い管理ツールの画面イメージ

支払い管理(詳細)シートのイメージ

▲支払い管理(詳細)シートのイメージ

 

支払い管理(サマリー)シートのイメージ

▲支払い管理(サマリー)シートのイメージ

 

設定シートのイメージ

▲設定シートのイメージ

※ちなみに設定シートは、前編の「進捗管理シート」と同じものを使用しています。

ただ、このシートだけを見ても具体的な機能がイメージしづらいのではないでしょうか。

そこで、とくにこだわったポイントを4つご紹介します。

■すぐにツールを使ってみたい方へ

以降でツールの工夫点や実際の作り方を解説していますが、「ツールを早く使いたい!!」と思っている方もいるかもしれませんね。

すぐに使いたい方は以下のファイルをコピーし、利用してみてください!

とはいえ、実際に利用するときには「設定値を少し変えたい」と思うこともあるでしょう。設定の変更方法も後述しているので、ぜひ参考にしてください。

【作業漏れなく効率化】支払い管理ツールでこだわった2つのポイント

作業効率を考えてとくにこだわった点は、以下の2つ。

  1. ピボットテーブルで支払い金額を自動計算
  2. 支払い済にした場合は、行をグレーアウト

とくに支払い金額の計算は、お仕事を依頼する人が増えるたびに工数がかかる点なので自動計算しています。1つずつ詳しく見ていきましょう。

ポイント1. ピボットテーブルで支払い金額を自動計算

スプレッドシートは表計算ソフトなので、金額の自動計算が得意です。そのため、合計金額はスプレッドシートの自動計算機能を利用し算出しています。

具体的に言うと「支払い管理(詳細)シート」で入力したデータをもとに、担当者ごとの支払い金額を自動計算しています。

設定シートのイメージ

▲設定シートのイメージ

一度設定すれば合計金額を自動計算してくれるので、支払い側 + 請求側どちらも計算する手間が省けます。
また、支払い明細データも可読性をあげるために、フラグに合わせてグレーアウトする機能も用意しています。詳しく見ていきましょう。

ポイント2. 支払い済にした場合は、行をグレーアウト

支払い管理(詳細)シートは、毎月データが追加されていきます。このような場合、「入力ミスで支払い漏れが起こると大変」ですよね。

そのため見たい明細がなるべく確認しやすくなるよう、支払い済みのデータはグレーアウトしています。

支払い管理シートのイメージ

▲支払い管理シートのイメージ

どこまで支払いが終わっているのか分かりやすいので、管理コストが抑えられます。

フラグを設定しておけば、フィルターを設定してデータを非表示にすることも可能です。ちなみに筆者の場合は、同じような仕事を依頼することが多いのであえて表示しています。

■補足:名前付き範囲 + 設定シートの活用法について
他にも「名前付き範囲の設定 + 設定シート」を活用して更新が楽になるよう工夫していますが、詳細は前編の「【作業爆速化】Googleスプレッドシートで進捗管理ツールを作る方法とは?」をご確認ください!

一度、ここまでの情報をまとめます。

  1. ピボットテーブルで支払い金額を自動計算
  2. 支払い済にした場合は、行をグレーアウト

の以上2つが、支払い管理ツールでこだわったポイントでした。

最後に、Googleスプレッドシートで支払い管理ツールを作る方法をご紹介します。Googleスプレッドシートでこういったツールを作れるようになりたい方は、記事を見ながら実際に作るのがおすすめです!

Googleスプレッドシートで支払い管理ツールを作る方法

Googleスプレッドシートで支払い管理ツールを作るステップは、次の8つ。

  1. 【事前準備】報酬管理用の表を作成
  2. 【事前準備】設定シートの作成
  3. 【リストの設定(担当者)】名前付き範囲の設定
  4. 【リストの設定(担当者)】入力規則で名前付き範囲を指定
  5. 【リストの設定(支払い済みフラグ)】入力規則の設定
  6. 【リストの設定(支払い済みフラグ)】条件付き書式の設定
  7. 【サマリーシート作成】ピボットテーブルの追加
  8. 【サマリーシート作成】ピボットテーブルエディタの変更

作成途中で悩まないよう、全てのステップに画像(操作指示の番号あり)を入れています。1つずつ詳しく見ていきましょう。

ステップ1.【事前準備】報酬管理用の表を作成

まずは以下のように「枠線」や「塗りつぶしの色」などを設定しつつ、自分が管理したい項目の表を作成します。

枠線の場所

▲枠線の場所

 

セルの結合方法の例

▲セルの結合方法の例

サンプルでは、以下のように作成しました!

サンプルとして作った表のイメージ

▲サンプルとして作った表のイメージ

支払い管理ツールに「【練習用】表のみのサンプル」シートを用意もしているので、ぜひそちらもご利用ください。

支払い管理ツールの「【練習用】表のみのサンプル」シートの場所

▲支払い管理ツールの「【練習用】表のみのサンプル」シートの場所

ステップ2.【事前準備】設定シートの作成

支払い管理ツールの表と同じ要領で、設定シートを作成しましょう。

設定シートのイメージ

▲設定シートのイメージ

支払い管理ツールで使用するのは「担当者」のみなので、他は割愛しても構いません!

ステップ3.【リストの設定(担当者)】名前付き範囲の設定

続いて、支払い管理シートでリスト選択する設定を追加していきます。まずは、名前付き範囲を次の手順で作成しましょう。

1. セルの範囲を選択
セルの範囲を選択

2. 右クリックメニューから、「名前付き範囲を定義」をクリック

右クリックメニューから、「名前付き範囲を定義」をクリック

3. 名前 + 範囲(範囲は自動で入力される)を入力し、完了ボタンをクリック

名前 + 範囲(範囲は自動で入力される)を入力し、完了ボタンをクリック

これで、名前付き範囲の設定ができました。続いて、支払い管理シートに「入力規則」を設定していきましょう。

ステップ4.【リストの設定(担当者)】入力規則で名前付き範囲を指定

支払い管理シートでリストを選択できるようにする手順は、以下の通りです。

1. セル範囲を選択し、データ > データの入力規則をクリック

セル範囲を選択し、データ > データの入力規則をクリック

2. 条件で「リストを範囲で設定」を選択し、名前付き範囲で指定した名前(この場合は「担当者」)を入力して保存ボタンをクリック

名前付き範囲を入力規則に入れるときのイメージ

▲名前付き範囲を入力規則に入れるときのイメージ

これで設定完了です。セルの「▼」を選択した時に、設定シートのリストが表示されるか確認しましょう。

設定シートのリストが表示されるイメージ

▲設定シートのリストが表示されるイメージ

これで、担当者の設定が完了です。次に、支払い済みフラグを設定していきましょう。

ステップ5.【リストの設定(支払い済みフラグ)】入力規則の設定

支払い済みフラグは、支払いが完了しているか確認するためのフラグです。そのため、「済」のみ選択できればOKです。

そのため次のように、直接ステータスの値を指定して入力規則を設定します。

直接入力規則に値(済)を入れているイメージ

▲直接入力規則に値(済)を入れているイメージ

保存すれば、次のように「済」のみ指定できるようになります。

支払い済みフラグに「済」のみ指定できるイメージ

▲支払い済みフラグに「済」のみ指定できるイメージ

ここまで来れば、残りはあと少しです。次に、支払い済みフラグに応じて行がグレーアウトする設定をしていきましょう。

ステップ6.【リストの設定(支払い済みフラグ)】条件付き書式の設定

ステータスによって色が変わる設定は、以下の手順で条件付き書式を追加します。

1. セル範囲を選択し、表示形式 > 条件付き書式をクリックします。

セル範囲を選択し、表示形式 > 条件付き書式をクリック

2. 条件付き書式を、以下の画像のように設定

条件付き書式を、以下の画像のように設定

重要なのは、以下の2つ。

  • カスタム数式で、「=【セルのアドレス】=”【一致する文字列】”」を入れる
  • 【セルのアドレス】には、ドル($)を先頭につける

上記のようにすることで、「G列の値が指定した文字列(済)と一致した場合、行に色をつける」といった設定になります。ここでは割愛しますが、詳しく知りたい方は「スプレッドシート 絶対参照 相対参照」などで調べてみるのがおすすめです。

上記の設定をすると、以下のようになるはずです。

条件付き書式設定直後のイメージ

▲条件付き書式設定直後のイメージ

最後に、サマリーシートを作成していきましょう!

ステップ7.【サマリーシート作成】ピボットテーブルの追加

サマリーシートは、これまで作成した明細シートを利用して作ります。手順は、以下の通りです。

1. セル範囲を選択し、データ > ピボットテーブルをクリックします。

セル範囲を選択し、データ > ピボットテーブルをクリック

2. 新しいシートを選択し、作成ボタンをクリック

新しいシートを選択し、作成ボタンをクリック

クリックすると、次のようにまっさらなシートが作成されます。

ピボットテーブル作成直後の画面イメージ

▲ピボットテーブル作成直後の画面イメージ

ここから、画面右側にあるピボットテーブルのエディタを変更していきましょう。

ステップ8.【サマリーシート作成】ピボットテーブルエディタの変更

ピボットテーブルエディタを以下のように変更し、設定を追加していきましょう。

追加ボタンをクリックし、設定を追加するイメージ

▲追加ボタンをクリックし、設定を追加するイメージ

 

ピボットテーブルエディタの設定イメージ

▲ピボットテーブルエディタの設定イメージ

具体的に言うと、

  • 行:対象月
  • 列:担当者
  • 値:支払い

を設定すれば、合計を算出するサマリーデータが作成できます。以上で、支払い管理ツールの作成が完了です。お疲れ様でした。

まとめ

今回は、Googleスプレッドシートで支払い管理ができるツールのポイントと作り方を解説しました。

  • 支払い済みをグレーアウト
  • 支払い金額の合計を自動計算

の2つができれば、支払い管理を効率化できます。今回ご紹介したピボットテーブルはデータをまとめるときにとても便利なので、これを機につかってみてはいかがでしょうか。

何か分からない点があれば、お気軽にTwitterなどでもご連絡ください!

(執筆:しろ 編集:北村有)

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