【作業爆速化】Googleスプレッドシートで進捗管理ツールを作ってみよう(無料DLあり)

Google スプレッドシート 進捗管理シート

「進捗管理を効率化したいけど、良いツールないかなぁ……」
「進捗管理ツールはあるけど有料だし、欲しい機能がない……」
「できれば自分でカスタマイズして、使いやすくしたい!」

と思うことはありませんか?

進捗管理ツールを自分で作るときに便利なのが、Googleスプレッドシートです。ただ、Googleスプレッドシートで進捗管理ツールを作る場合、

  • 日々の進捗管理を効率化する方法
  • 変更が必要になった時の修正方法

を考えるのに一苦労します。

そこで今回は、「進捗管理の効率化 × 修正コストを抑えた進捗管理ツールの作り方」をご紹介します。

フリーランス3年目の筆者が実際に使っているサンプルのダウンロードURLもご用意したので、ぜひ最後までご覧ください!

Googleスプレッドシートで作った進捗管理ツールの概要

最初に、この記事を読んで作れるようになる進捗管理ツールのイメージをご紹介します。

■ブックの構成

    • 進捗管理シート:進捗管理に使うメインのシート
    • 設定シート:進捗管理シートで選択するリストの設定値や、担当者の情報などを設定するシート

■進捗管理ツールの画面イメージ

進捗管理シートのイメージ - 1

▲進捗管理シートのイメージ – 1

進捗管理シートのイメージ - 2

▲進捗管理シートのイメージ – 2

設定シートのイメージ

▲設定シートのイメージ

ただ、これだけ見ても具体的な機能がイメージしづらいのではないでしょうか。そこで、とくにこだわった4つのポイントをご紹介します。

■すぐにツールを使ってみたい方へ

以降でツールの工夫点や実際の作り方を解説していきますが、「作り方は別にいいけど、ツールを早く使いたい!!」と思っている方もいるかもしれませんね。

すぐに使いたい方は以下のファイルをコピーし、利用してみてください!

とはいえ、実際に利用するときに「設定値を少し変えたい」と思うことも。設定の変更方法も後述しているので、わからない方は以下の説明をご一読ください。

【作業効率UP】進捗管理ツールでこだわった4つのポイント

作業効率を考えて特にこだわった点は、以下の4つ。

  1. タスクをステータスで色分けし、状況把握を行いやすくする
  2. 固定値は設定シートにまとめて、リストで選択できる
  3. 名前付き範囲を利用し、修正コストを減らしている
  4. 設定シートにある情報は、自動入力して効率化できる

ポイント1. タスクをステータスで色分けし、状況把握を行いやすくする

進捗管理は、「依頼した仕事の状況を早く確認出来ること」が重要です。ただ依頼しているタスクの数が多いと、状況を把握するにも一苦労です。

そのため筆者が作成した進捗管理ツールでは、ステータスによって色が変わるようにしています。

進捗管理シートのイメージ - 1

▲進捗管理シートのイメージ – 1

具体的に言うと、「条件付き書式」と呼ばれる「条件によって色を変える機能」を使って、色を設定しています。具体的な設定方法については、後述します。

ただステータスの選択を含め、「入力する値が決まっているもの」をキーボードで毎回入力するのは非効率です。そこで設定シートを利用し、効率化しています。ポイント2で詳しくみていきましょう。

ポイント2. 固定値は設定シートにまとめて、リストで選択できる

進捗管理シートの中で、以下の項目はリストから選択できるようにしています。

  • ステータス
  • 担当者(筆者の場合は、構成 + 執筆に分けています)
リストで選択できる項目の例

▲リストで選択できる項目の例

具体的に言うと「設定シート」を用意し、「入力規則」機能を使ってリスト選択できるようにしています。

設定シートのリスト選択に利用している値

▲設定シートのリスト選択に利用している値

ただこれらの情報は変更になる可能性もあるので、筆者の場合は「名前付き範囲」をセルをつけて利用しています。

複雑になってきたので少しまとめると、

  • 【設定シート】名前付きの範囲(名前:ステータス、名前:担当者)をつける
  • 【進捗管理シート】入力規則の条件に名前付きの範囲を指定する

といった形で、リストから選択できるようにしています。具体的な設定の流れは後述します。

ポイント3. 名前付き範囲を利用し、修正コストを減らしている

ポイント2で紹介した入力規則の範囲は、以下3つの指定方法があります。

  • 直接値をカンマ区切り(,)で指定
  • 「セルの範囲」を指定
  • 「名前付き範囲」を指定

この中でよくやってしまいがちなのは、「セルの範囲」を指定する方法です。理由は、以下のように直接設定シートのセル範囲を指定するので、設定が簡単だからです。

セルの範囲を直接指定する場合の例

▲セルの範囲を直接指定する場合の例

ただこの方法だと、「設定シートの変更」が合った場合に以下2つを変更する必要が出てきます。

  • 設定シートの値
  • 入力規則に設定した「セル範囲」

また設定シートのレイアウトを変えたことにより、選択範囲が外れてリストがうまく表示されなくなってしまうことも。したがって修正時のコストを抑えるため、「名前付き範囲」を指定するとよいでしょう。

「名前付き範囲」の設定イメージ

▲「名前付き範囲」の設定イメージ

そして入力規則を入れるときは、上記のように範囲につけた「名前」を直接指定します。

名前付き範囲を入力規則に入れるときのイメージ

▲名前付き範囲を入力規則に入れるときのイメージ

上記のように設定しておけば、担当者が増えた場合でも入力規則の設定を変える必要がありません。担当者の名前 + 名前付きの範囲のみ変更するだけなので、修正コストも抑えられます。

ポイント4. 設定シートにある情報は、自動入力して効率化できる

筆者の場合、担当者ごとに「どのぐらいの日数で終わるか」の目安を事前に確認しており、進捗管理ツールにも項目として用意しています。理由は、次の2つ。

  • 納期に合わせて、誰に依頼するか決めやすい
  • 月に何記事依頼できそうか、計算しやすい

進捗管理ツールで言うと、「構成⇒納品の目安(日)」の項目を用意しています。

構成⇒納品の目安(日)の場所

▲構成⇒納品の目安(日)の場所

ただ「どのぐらいの日数で終わるか」といった情報は、担当者ごとに既に決まっています。このように、既に決まっている情報を入力しなおすのは、非効率です。

そこで進捗管理ツールでは、設定シートの情報が自動で表示されるような設定をしています。次のように、担当者の名前に合わせて自動で値が入る関数(Vlookup関数)を入れる設定です。

執筆担当に合わせて納品の目安を自動入力するイメージ

▲執筆担当に合わせて納品の目安を自動入力するイメージ

最後に、Googleスプレッドシートで進捗管理ツールを作る方法をご紹介します。Googleスプレッドシートでこういったツールを作れるようになりたい方は、記事を見ながら実際に作るのがおすすめです!

Googleスプレッドシートで進捗管理ツールを作る方法

作成途中で悩まないよう、全ての手順に画像(操作指示の番号あり)を入れています。1つずつ詳しく見ていきましょう。

ステップ1. 進捗管理用の表を作成

まずは以下のように「枠線」や「塗りつぶしの色」などを設定しつつ、自分が管理したい項目の表を作成します。

枠線の設定箇所

▲枠線の設定箇所

セルの背景色を設定する箇所

▲セルの背景色を設定する箇所

サンプルでは、以下のように作成しました!

サンプルとして作った表のイメージ

▲サンプルとして作った表のイメージ

進捗管理ツールに「【練習用】表のみのサンプル」シートを用意もしているので、手間をかけたくない方はそちらをご利用ください。

進捗管理ツールの「【練習用】表のみのサンプル」シートの場所

▲進捗管理ツールの「【練習用】表のみのサンプル」シートの場所

ステップ2. 設定シートの作成

進捗管理ツールの表と同じ要領で、設定シートを作成しましょう。

設定シートのイメージ

▲設定シートのイメージ

上記のイメージではわかりやすいようにステータスの各セルにも色を入れてますが、こちらは入れなくてもOKです。

ステップ3. 名前付き範囲の設定

続いて、進捗管理シートでリスト選択する設定を追加していきます。まずは、名前付き範囲を次の手順で作成しましょう。

1.セルの範囲を選択
1.セルの範囲を選択
2.右クリックメニューから、「名前付き範囲を定義」をクリック
2.右クリックメニューから、「名前付き範囲を定義」をクリック
3.名前 + 範囲(範囲は自動で入力される)を入力し、完了ボタンをクリック
3.名前 + 範囲(範囲は自動で入力される)を入力し、完了ボタンをクリック

これで、名前付き範囲の設定ができました。続いて、進捗管理シートに「入力規則」を設定していきましょう。

ステップ4. 入力規則でリスト選択を設定

進捗管理シートでリストを選択できるようにする手順は、以下の通りです。

1.セル範囲を選択し、データ > データの入力規則をクリック
1.セル範囲を選択し、データ > データの入力規則をクリック
2.条件で「リストを範囲で設定」を選択し、名前付き範囲で指定した名前(この場合は「担当者」)を入力して保存ボタンをクリック
2.条件で「リストを範囲で設定」を選択し、名前付き範囲で指定した名前(この場合は「担当者」)を入力して保存ボタンをクリック

これで設定完了です。セルの「▼」を選択した時に、設定シートのリストが表示されるか確認しましょう。

設定シートのリストが表示されるイメージ

▼設定シートのリストが表示されるイメージ

上記の流れで、他のリストも名前付き範囲 + 入力規則を設定していきましょう。

ここまで完了すれば、残りはあと少しです。続いて、ステータスによる行の色を変更する設定をしていきましょう。

ステップ5.【ステータスで色変更】条件付き書式の追加

ステータスによって色が変わる設定は、以下の手順で条件付き書式を追加します。

1.セル範囲を選択し、表示形式 > 条件付き書式をクリックします。
1.セル範囲を選択し、表示形式 > 条件付き書式をクリックします。
2.条件付き書式を、以下の画像のように設定
2.条件付き書式を、以下の画像のように設定

重要なのは、以下の2つ。

  • カスタム数式で、「=【セルのアドレス】=”【一致する文字列】”」を入れる
  • 【セルのアドレス】には、ドル($)を先頭につける

上記の作業をすることで、「A列の値が指定した文字列と一致した場合、行に色をつける」設定になります。ここでは割愛しますが、詳しく知りたい方は「スプレッドシート 絶対参照 相対参照」などで調べてみてください。

上記の設定をすると、以下の画像のようになります。

条件付き書式設定直後のイメージ

▲条件付き書式設定直後のイメージ

同じ要領で、設定シートで作成したステータスの数分設定すれば、完了です。

設定シートにあるステータスの例

▲設定シートにあるステータスの例

以上で、進捗管理ツールの作成が完了です。お疲れさまでした。自分で管理したい項目や色の設定などを微調整しつつ、ぜひ運用してみてください!

(何かわからない点があれば、筆者のTwitterアカウントにDMでご相談ください)

まとめ

今回は、Googleスプレッドシートで作った進捗管理ツールのポイントと作り方を解説しました。

私は進捗管理を行う上で、「いかに早く状況を把握し、進められるか」が重要だと思っています。

このとき大切なのは、

  • 視覚的にすぐ状況を把握できる色設定
  • 入力や修正に無駄な作業が起こらない設定

です。

シンプルな機能ではありますが、今回ご紹介したツールは上記の2点を抑えつつ作っているので、ぜひ利用していただけると嬉しいです。そして、作業効率化に繋がる人が1人でも増えるなら、これほど執筆冥利に尽きることはありません。

何かわからない点があれば、お気軽にTwitterなどでもご連絡ください..…!!

(執筆:しろ 編集:木村優美)

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