メールにファイル添付するならPDFがベストな理由。ZIP形式の落とし穴も解説

ビジネスメールでは複数のファイルデータをやりとりする機会が多いでしょう。それらのファイルは普段どのように送っていますか？

WordやExcelなどの資料データをそのまま添付したり、ZIP形式のファイルにまとめて送ったりする方法が主流ですが、これらの方法にはデメリットも存在します。従来の添付方法の弱点をカバーし、送る側も受け取る側もスムーズに添付ファイルを確認できる方法として紹介したいのが、PDFです。

この記事ではメールにファイルを添付する場合にPDF形式がおすすめな理由と、メール添付に適した形でPDFを編集する方法を解説します。

※本記事はアドビ株式会社の提供でお送りします

メールのファイル添付容量の上限は？

そもそも、メールにはどのくらいの容量のファイルまで添付できるのでしょうか。

主要なメールサービスのファイル添付上限を調べてみたところ、2023年3月現在では以下の容量が上限とされているようです。

それぞれの上限を考慮すると、どのツールを使っている相手であっても送信できる添付ファイル上限は「20MB」程度と考えるのが無難といえます。

ただ、そもそも大きなサイズのファイルは送受信に時間がかかりますし、スマホのテザリング等でインターネットを利用している人が相手の場合、必要以上にパケットを消費してしまうかもしれません。あるいは、メールボックスの容量を圧迫してしまうおそれもあります。

こうしたことを考慮すると、「上限におさまっているからOK」と考えるのではなく、なるべく容量を抑えたファイルを送信することが相手への配慮につながります。

それぞれの上限を考慮すると、どのツールを使っている相手であっても送信できる添付ファイル上限は「20MB」程度と考えるのが無難といえます。

ただ、そもそも大きなサイズのファイルは送受信に時間がかかりますし、スマホのテザリング等でインターネットを利用している人が相手の場合、必要以上にパケットを消費してしまうかもしれません。あるいは、メールボックスの容量を圧迫してしまうおそれもあります。

こうしたことを考慮すると、「上限におさまっているからOK」と考えるのではなく、なるべく容量を抑えたファイルを送信することが相手への配慮につながります。

メールにZIPファイルを添付する落とし穴

容量を抑えるにあたり、多くの方がイメージするのは「ZIPファイルにまとめる」手段でしょう。しかしここには大きな落とし穴があります。

1つ目の落とし穴は「スマホから確認しづらい」ことです。

リモートワークが普及し、働き方や使用するデバイスも多様化しました。そのため、外出先や移動時間中はタブレットやスマホなどの端末を使用してちょっとした確認作業や連絡を行う人も増えたでしょう。しかし、それらの端末でZIPファイルが添付されたメールの確認をするためには手間がかかります。

ZIPファイルの解凍自体は以下の手順で行えますが、いずれもパソコンとは勝手が違い、人によっては戸惑うことも。

• iPhoneからメール添付のZIPファイルを解凍する方法
  メール内に添付されたZIPファイルを長押しし、「共有」から『ファイル』アプリに保存。一度ホームに戻ってから『ファイル』アプリを開き、ファイルを長押しして「展開」する。
  ※「解凍」ではなく「展開」という名前なので注意
• Android搭載スマホからメール添付のZIPファイルを解凍する方法
  「Files by Google」や「WinZip」などのファイル解凍アプリをインストールし、解凍する。

そのため、「面倒なので、あとでパソコンで確認しよう」と後回しにされてしまい、確認レスがなかなかもらえないデメリットも考えられます。

面倒なポイントはまだあります。それが、2つ目の落とし穴である「複数ファイルを1つずつ開く面倒さ」です。

たとえば雑誌記事の制作の場合、クライアント要望のヒアリングシート／紙面レイアウトイメージ／記事構成といった複数のファイルがZIPファイルで送られてくることがあります。これらをすべて別ウィンドウで開いていると、ノートパソコンのモニターはあっという間に埋め尽くされてしまいます。これはけっこうなストレスです。さらに、セキュリティ対策の一環でメールに添付するデータ一つ一つにパスワードを設定する企業から受け取ったメールの場合、ファイルの中身を確認する手間が増えてしまいます。

さまざまな課題のあるZIPファイルですが、書類＋画像ファイルなど、複数種類のファイルをまとめる場合には利便性が高いことも事実です。そのいっぽうで、文書ファイルだけを送りたい場合にはZIPを選ぶ必要はなく、このあとでご紹介するPDF添付などがおすすめといえます。

メールにPDFファイルを添付するのが適している6つのケース

ここまでで、ZIPファイルには以下のデメリットがあることがわかりました。

• スマホからだと確認しづらい
• ファイルが複数にわたりがちで、確認に手間がかかる

こうした課題を解決するのが、メールにPDFを添付する方法です。PDFファイルが適しているのはこんなケースです。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1. 送りたいデータが文書の場合

そもそも、WordやExcel、PowerPointで制作したデータはOfficeツールがインストールされていないデバイスでは正常にファイルを開くことができません。代替ツールで開くこともできますが、レイアウトが崩れてしまう恐れがあります。

その点、PDFは専用のツールがなくてもファイルを開けることに加え、レイアウトが崩れないという強みがあるため、正確な内容確認が必要とされるビジネス文書との相性が良いです。

2. データ容量を軽くしたい場合

冒頭でも触れたとおり、各メールツールの上限は「20MB」程度と考えておくことが無難です。PDFならデータ容量を比較的軽くできますし、PDF圧縮ツールを使えばさらにファイル容量を小さくすることも可能です。

3. 受信者のデバイスを問わず（スマホやタブレットからでも）簡単に閲覧できるようにしたい場合

解凍の必要がないPDFなら、スマホやタブレットからでも簡単に文書を確認してもらえます。ZIPと比較して、クライアントのやり取り等もスムーズになるはずです。

さらに、PDFは閲覧するデバイスによってレイアウトが崩れることもありません。

4. 複数のデータを1つにまとめたい場合

▲添付ファイルだらけのメールも「PDF変換」と「PDF結合」を活用すれば1つのファイルに統合できる

クライアント要望書／紙面レイアウト／記事構成書……のように複数の文書を扱う場合も、PDFなら結合機能を活用することで1つにまとめて送受信できます。「ノートパソコンのモニターがさまざまなウィンドウで埋め尽くされている」事態に陥りにくく、作業の快適度が上がるはずです。

さらにPDFの編集に特化したツールを使えば、必要に応じてページを切り離したり、一部のページだけを取り出したり、削除したりすることも可能です。自由自在にファイルを編集し、快適な作業を実現しましょう。

5. 文書の改ざんを防ぐためにパスワードをかけたい場合

どうしてもセキュリティが不安な場合は、ファイルにパスワードをかけることも可能です。PDFはパスワード保護ツールを使うことで、文書の改ざんを防げます。

6. 署名やサインなどのアクションを取ってもらいたい場合

文書データを送信する場合、受け手の署名やサインが必要な場合もありますよね。そんなとき、電子署名機能を持つPDF編集ツールを活用すれば、書類を印刷→押印→スキャンすることなく、そのままファイルを編集できます。一段上のテクニックを活用して、生産性を上げましょう。

Adobe Acrobat オンラインツールを活用してメール添付用のPDFを編集してみよう！

利便性が高く、セキュリティ面でも安心なPDFファイルを柔軟に扱うなら、Adobe Acrobat オンラインツールがおすすめです。ここでは実際のビジネスメールでありがちなケースを想定し、実際にPDF化してメールに添付する流れをご紹介します。

ステップ1. 必要な文書データを手元に用意する

まずはメールに添付したいデータを用意しましょう。ここでは「Webサイトの構築・運用」等を受託する場合に用意することが多い全体見積書／サービス利用契約書／サービス申込書／業務委託基本契約書の4通を送信データとして説明していきます。（※画像はイメージであり、架空のファイルを使用しています。）

• 全体見積書
• サービス利用契約書
• サービス申込書
• 業務委託基本契約書

ステップ2. WordファイルやPowerPointファイルを「PDFに変換する」

PDFへの変換の仕方はツールによって異なりますが、いずれも簡単に対応できます。

まずはファイルを開いてWord OfficeもしくはPowerPointなど、ファイル作成時に使用したツールを起動させます。「ファイル」タブの「エクスポート」から「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択するとPDFデータとして保存できます。

なお、使用しているパソコンがMacの場合は、PDFに変換したいファイルを展開している状態でメニューバーの「プリント」から「PDFとして保存」を選ぶ方法でもPDFに変換できます。

▲ちなみに、各種ファイルからPDFへの変換（またはその逆）は、Adobe Acrobat オンラインツールでも行えます（出典：Adobe Acrobat オンラインツール）

ステップ3. Adobe Acrobat オンラインツールですべてのファイルを開き、「ファイルを結合」

必要な文書をすべてPDFで書き出したら、Adobe Acrobat オンラインツールの「PDFを結合」にアクセスします。操作はとてもシンプルで、結合したいファイルをドラッグ&ドロップで放り込むだけ。今回使う4つのファイルをドラッグ&ドロップすると……

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

こんな画面になりました。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

今回はすべてのファイルを1つに結合したいので、左上にあるチェックボックスにチェックを入れ、すべてを選択。

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

右上の「結合」ボタンを押すと……

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

あっという間に、ファイルを1つに結合できました！

あとはこのファイル名を「株式会社〇〇様送付資料」などに変更し、メールに添付するだけ。実にシンプルな操作感です。

しかも、必要があればそのままPDFを編集したり、圧縮したり、ページを整理したりできます！（※Adobeの無料アカウントを作成する必要があります）

▲出典：Adobe Acrobat オンラインツール

まとめ

この記事ではメールにZIPファイルを添付することの落とし穴と、PDFファイルがおすすめである理由、実際の作業の流れを解説しました。

なお、Adobe Acrobat オンラインツールではほかにも以下のような作業が可能です。標準搭載のソフトでは難しい作業も多く、「かゆいところに手が届く」印象。使えば使うほど離れられなくなるツールです。

• ファイルサイズを縮小する
• PDFファイルにパスワードをかけて保護する
• 電子サインを依頼する
• ページの間に別のページを挿入したり、不要なページを削除したりする
• コメントをつける
• PDFファイルのまま、文書内のテキストを編集する
  →わざわざ元のWordファイルを開く必要がない！ フォームへの情報記載なども簡単

ビジネスをするなら避けては通れない「文書の送受信」。ついつい時間が取られがちな業務にAdobe Acrobat オンラインツールを取り入れることで、生産性は格段に向上します。送信する側だけでなく、受信する側にもメリットの大きい「PDF添付」を2023年の新常識にしませんか？

（執筆：夏野かおる　編集：くろぎ）