Googleカレンダーはタスク管理に使える？ ToDoリストとの連携方法も解説

フリーランスや個人事業主として働いていると、時間管理の重要性が身に染みる瞬間が多々ありますよね。時間・タスク管理ツールには数多くありますが、じつは多くの方が使っているGoogleカレンダーを使って、時間管理とタスク管理を効率化する方法があります。

本記事では、時間管理とタスク管理のため各種ツールを組み合わせて使い倒している私が、Googleカレンダーを使ったタスク管理の効果的なテクニックを解説します。

まてぃ

デジタルマーケティングプロデューサー／株式会社Rdesign factory代表取締役。企画×コンテンツ×マーケティングで価値の最大化を支援している。ツールを活用した仕事効率化には強く、Backlogを13年活用中。（X：@matty3com）

Googleカレンダーとは？

日常的にお使いの方も多いGoogleカレンダー。改めてサービスを紹介すると、無料で使えるGoogleのオンラインカレンダーで、自身のスケジュールをカレンダー形式で管理できるほか、他のGoogleカレンダーユーザーとイベントを共有できます。おもな機能と特徴は以下のとおりです。

• イベントの作成と管理
• イベントの共有と招待
• リマインダーと通知
• 複数カレンダーの管理
• 複数端末・モバイルとの同期

より効率的に使うためにはいくつかポイントがありますので、上記機能を踏まえたうえで詳しく説明していきます。

Googleカレンダーの有料版と無料版の違い

Googleがリリースするクラウド型サービス『Google Workspace』を利用すれば、より高機能なGoogleカレンダーを使用できるようになります。

有料版のGoogleカレンダーでは、主に以下のようなことができます。

• チーム全員をカレンダー内の予定に追加できる
• ミーティング室やそれにまつわる設備の予約機能がある
• グループカレンダーが使える
• Outlookと連携できる
• 外部ユーザーへの共有機能を制限できる

さらにGoogle Workspaceを使えば、Googleカレンダーだけでなく高機能版の「Gmail（独自ドメイン発行可能）」「Googleドライブ（容量上限15→30GB）」なども同時に利用可能。

個人で使う場合は無料版で問題ありませんが、チームで使う場合やフリーランスとして業務活用したい場合は有料版を検討することをおすすめします。

Googleカレンダーをタスク管理に使う理由

Googleカレンダーはクラウドサービスなので、場所や端末を問わずアクセスできるうえ、時間を可視化でき、さまざまなツールとの連携も可能な点に強みがあります。

そのため、ただ予定を入れるカレンダーツールとして使うだけでなく、タスク管理ツールとしても活用できます。以下では、私がGoogleカレンダーをタスク管理に使う理由を解説します。

理由1. GmailやToDoリストなどのGoogleツールと連携できる

Google WorkplaceやGmailを使用していると、Googleのほかのサービスと連携しやすく、ワークフローを工夫しなくても連携できます。たとえばメールに日付や時間の情報が含まれていると、Googleカレンダーが認識し、イベント作成の提案をしてくれるので、サクッと予定に組みこみやすいです。

▲私用のGmail。航空会社からの搭乗前のリマインドメールを受信すると、
最初にメールを開いたとき、日時と行先を認識してカレンダーにイベントとして登録するかどうか確認される

また、予定を書き込むとき、場所が決まっていたら自動登録してくれます。「場所」の欄に店名などを入力すると、Googleマップに登録されているお店の場合、サジェスト情報が自動で表示され、場所として選択できます。当日カレンダーを開いて店名をクリックすると、Googleマップが開いて経路確認ができます。

▲赤枠が店名を入力して表示されたサジェスト情報から選択した店名。
青枠は当日の会の案内メールをそのまま貼り付けたもの

理由2. 日常使いのツールを活用できる

Googleカレンダーのすごいところは、連携ツールの使い勝手がスムーズな点。カレンダーをチームの共有カレンダーとして共有したり、オンライン会議ツールのGoogle MeetやZoomと連携して、オンラインミーティングの会議依頼もスムーズにおこなえます。

▲会議招待のときのイベントを立てたウインドウ。
ZoomをGoogleカレンダーと連携しているため、ビデオ会議依頼の欄にZoomも選択できるようになっている

理由3. タスクと時間を可視化できる

タスクと時間を同時に可視化できるのがGoogleカレンダーの優れたところ。タスクの時間を見積もってスケジュールに入れていくと、その日にできるタスクの数がひと目でわかります。

カレンダーに予定として入れない方も多いのですが、盲点になるのが移動時間と食事や休憩時間です。この時間をカレンダーに入れると、意外と1日の可処分時間が多くないことがわかります。限られた時間内でタスクに集中する意識も高まるので、ぜひ試していただけたらと思います。

▲ある週のカレンダー。カレンダーの色によって仕事・定期運用・私用などに分けている。
移動や昼食時間もカレンダーに入れており、全体を俯瞰すると、意外と存在感のあるボリュームになる

Googleカレンダーでタスク管理をするメリット

スケジュール管理をGoogleカレンダーでおこなうと、予定に関するメモをすべてカレンダーに集約できます。アラートや連携ツールによる便利機能もあるので、カレンダーを起点に行動もしやすくなるのもメリットです。

メリット1. 時間管理とタスク管理を同時にできる

Googleカレンダーを手帳代わりに使う場合、タスクに日時設定を入れる必要があります。そのため、カレンダーに書き込む時点でタスクに使う時間の見積りと実施日時を入力することになり、結果的に会議や外出以外に空いた時間が実務時間として可視化されます。

前日業務終了時か当日の朝、カレンダーの空いている時間にその日の対応タスクをイベントとして入力していくと、時間管理とタスク管理を同時におこなえます。完了できなかった場合は、本日のタスクを複製して、翌日の日付でカレンダーに入力します。

タスクに実際にかかる時間数を後日確認できますし、同様の業務をおこなうときの完了時間の目安として活用できるので、便利です。

メリット2. タスク管理機能でヌケモレがなくなる

Googleカレンダーにはタスクのヌケモレを防ぐ便利な機能があります。

• リマインダー
• リピートタスク設定

とてもシンプルな機能ですが、設定すると秘書のように定期的に必要なタイミングで声をかけてくれるので、予定のヌケモレが起こりにくくなります。

リマインドのタイミングは自分で設定でき、たとえばタスク開始10分前にデスクトップにアラートが出るよう設定すると、iPhoneのロック画面・デスクトップのポップアップ・Apple Watchのアラートが出るので便利です。

また、毎週おこなう定例会議などは、都度予定を入力しなくてもいいようリピートタスクとして「繰り返し」の設定を入れると、入力の手間も省けます。日次・週次・月次など好きなタイミングで入れられるので、定期的な予定はリピート設定がおすすめです。

▲リピートタスクの例。赤枠の欄でリピートタスクを設定できる

メリット3. 場所や端末を選ばず利用できる

Googleカレンダーのいいところは、リアルタイムで端末同期が即座におこなわれる点です。Googleアカウントにログインさえできれば、場所も端末も選ばず、カレンダーにアクセス可能。手帳代わりにGoogleカレンダーをメインの予定管理ツールとして使っていると、これほどありがたい機能はありません。

Googleカレンダーでタスク管理をするデメリット

これまで述べてきたとおり、Googleカレンダーはかなり優秀なカレンダーツールですが、タスク管理も兼ねて使う場合は、考えておきたいデメリットもあります。

• タスクの検索ができない
• カレンダーにタスクのログが残らない
• ToDoリストはタスク終了日時の指定ができない
• 一般公開のリスクがある

カレンダーにイベントとしてタスクを登録すると、実施時間から完了時間まで予定として時間を登録できます。この登録した記録は予定として登録されていますので、予定として記録は残ります。しかしToDoリストのタスクとしてタスクを登録した場合、「完了」をチェックするとログとして残らず、カレンダー内検索をしてもヒットしません。

▲カレンダー内検索で「動画編集」を検索。
右上の赤枠はToDoリストで「動画編集」を今日の予定として立てているもの

また、右上の赤枠でタスクの開始時間が「16:30」と表示されていますが、終了時刻は記載されていません。ToDoリストでタスクを追加すると、開始時間のみが30分の時間単位で記載され、終了時間をコントロールできません。

一応、カレンダー上に予定として表示されますが、30分のタスクとして記載されてしまいます。時間管理用のツールとしては使い勝手がいいとは言えません。

▲右の赤枠が完了タスクのログ。
TODOリストの「完了」リストの中でのみ完了タスクを閲覧できます

そして、もっとも大きなリスクが、カレンダーを一般公開してしまう可能性がある点です。設定上「自分のみが閲覧」がデフォルトとなっていますが、チームで予定共有のためにカレンダーの公開設定をおこなうとき、誤って一般公開してしまう方もたまにいます。公開範囲には気をつける必要があります。

デメリットが気になる場合はフォローの仕組みを作る

Googleカレンダーのデメリットは、ログが残らないほか、関連タスクを管理したり、タグでつないで関係性を可視化したりすることができないこと。そのため、同時進行で多数のプロジェクトをGoogleカレンダーのみで管理するのは、難しい側面もあります。

その場合はプロジェクト全体を管理する別ツールを組み合わせるのがおすすめ。たとえば当日のタスク管理はGoogleカレンダー、プロジェクト全体のタスク管理はtrelloやBacklogを使うなど、運用ボードを分けて考えると管理がスムーズです。

タスク管理におけるGoogleカレンダーの機能と使い方

タスク管理のために使いたい、Googleカレンダーの機能をおさらいします。

機能1. 基本的な時間／予定管理

タスク管理のためにGoogleカレンダーを使う場合、タスクの名前に規則性をもたせると効率的です。たとえば会議は下図のように「【MTG】＋会議名＋チーム名（or 人の名前）」を入れておくと、どんな予定が入っているか一覧でわかりやすくなります。

また予定を書くとき「その他オプション」をクリックしてノート部分を開き、青枠のように当日のアジェンダや関連情報を書いておくと、当日あちこち探し回らなくて便利です。先方からいただいたオンラインミーティング用のURLもこちらに入れておくと安心です。

機能2. タスク管理

時間をブロック化し、特定のタスクをその時間内で実行する時間管理のツールとして使います。予定を日時を入れるときは、タスク完了までにかかる時間を見積もった上で予定を入れます。

▲赤枠3つはそれぞれ会議時間、移動時間

機能3. ToDoリストなどとの連携

予定をカレンダーに書き入れるとき、赤枠の作成ボタンをクリックして「タスク」を選ぶと、ToDoリストとしてタスク登録ができます。青枠にありますが、終了時間が設定できず、開始時間から30分のみのタスク登録となります。

▲タスク登録はいわゆるToDoリストで、開始時間のみ登録できます

Googleカレンダーでおこなうタスク管理の例

私の例をご紹介します。カレンダーは全部で6つあり、仕事・定期運用・チーム共有・私用・家族用・ToDoリストです。

• 仕事用：取材や会議など、仕事の予定
• 定期運用：SNS原稿作成・動画編集・サイト更新日・メルマガ配信設定など
• チーム共有：外部スタッフの予定・クライアントの予定など
• 私用：プライベートな予定
• 家族用：家族の予定
• ToDoリスト：30分以内にできる小さなタスク

これらが毎日の予定に組み込まれており、「今週やること」「今日やること」としてブロックで可視化し、時間の配分を決めてタスクとして実行しています。

私の場合、移動時間や食事の時間も組み込んでおかないとタスク管理がはみ出ることと、息抜きをする時間を飛ばしてしまうと非効率になるので、生活時間も予定として書き入れてタスクでつぶさないようにしています。

また、毎週金曜日を「予備日」としてブロックし、会議や取材などの予定をできるだけ入れないようにしています。1週間の作業の帳尻が合わなくなったとき、金曜に時間のバッファを確保しておくことで、その週に終わらせたいことを完了させる実行時間に充てられます。

Googleカレンダーに連携できるおすすめツール3選

1. Google Keep

▲出典：Google Keep

Googleの純正メモツールである『Google Keep』は、リマインド設定をすることでGoogleカレンダーと連携できます。

Googleカレンダーから該当するメモへ直接とぶことができるので、タスクの詳細をすぐに確認できるのがメリットです。カレンダーで予定を確認して、別のメモアプリで詳細を確認して……と行ったりきたりするより作業を効率化できます。

2. Chatwork

▲出典：Chatwork

社内・社外のやり取りで『Chatwork』を使っている方も多いのではないでしょうか。Googleカレンダーと連携させると、新しく予定やタスクが登録されたとき、Chatworkでも通知が受け取れるようになるのでとても便利です。

Googleカレンダーと同じように、PCとスマホの両方で同期させられるため、デバイスを問わず使える点で相性が良いです。チャットツールとしてChatworkをメインで使われている方は、ぜひ一度試してみてください。

3. Todoist

▲出典：Todoist

タスク管理・Todoリストツールの『Todoist』も、Googleカレンダーと連携できます。Todoistにログインした状態でGoogleアカウントにもログインすると、自動で情報が同期されるので便利です。

Todoistは「GTD＝Getting Things Done」と呼ばれるタスク管理方法に基づいたツールです。そのため、GTDによるタスク管理をおこなっている方には、両者の連携をおすすめします。

まとめ

時間管理は生活の質を大きく左右します。Googleカレンダーはその重要なタスク管理の助けとなる強力なツールです。

本記事で紹介した基本的な操作や高度なテクニックを活用することで、タスクの優先順位付けから期限管理がうまくできるようになります。

そして時間管理がうまくなると、空き時間も作れるようになってきます。作った時間を有効活用するなら、ぜひフリーランス／副業のマッチングサービス『Workship』をご利用ください。週1～3のリモートワークや土日のみの案件も豊富なため、時間を有効活用できます。

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（執筆：まてぃ　編集：少年B）