【事例あり】採用効率化で工数削減！ツール導入からプロ人材活用まで5ステップ

「採用業務を効率化したいけれど、何から手をつけたらいいかわからない」
「日々のメール返信や日程調整に追われて、肝心の面接や候補者の見極めに時間を使えていない」
このような悩みを抱えている採用担当者の方は多いのではないでしょうか。

売り手市場が加速する昨今、採用活動の工数は増える一方で、現場の負担は限界に達しつつあります。実際に「採用担当が疲弊して採用そのものが止まる」というケースも珍しくありません。

一般的に採用効率化といえば、新しいツールの導入やRPAによる自動化が思い浮かびますが、それだけでは解決できない根本的な課題も存在します。実は、本当の意味で効率化を実現するためには、ツールだけでなく「誰に任せるか（人材の活用）」という視点そのものを変えてしまうのが近道です。

そこで本記事では、事務作業の圧迫や母集団形成の難航といった、効率化を阻む5つの原因を整理した上で、すぐに実践できる採用効率化の5ステップを解説します。さらに、ツール導入だけではカバーできない課題を解決し、教育コストゼロで即戦力を確保する「プロ人材活用」の選択肢についても紹介します。

この記事を読めば、採用業務の無駄を省き、最小限の工数で最大限の成果を出すための道筋が見えてくるはずです。ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。

松尾隆弘

人事ジャンルを得意とするフリーライター。30年の会社員生活では、一貫して人事に従事。人事コンサルタントとして企業の組織改革や採用課題の解決なども経験。現在は主にHRメディアの記事やコラム記事を手掛けている。

採用業務が効率化できない5つの原因と課題

多くの企業が「採用業務の効率化」を掲げているのに、なかなか現場が変わらない…。そんな企業が多いのが実情です。なぜ、採用担当者は常に忙しいのでしょうか。効率化が進まない背景には、単に作業量の多さだけでなく、採用手法のミスマッチや古い慣習など、複合的な要因が絡み合っています。

まずは自社の状況と照らし合わせながら、根本的なボトルネックがどこにあるのかを確認していきましょう。主な原因として、以下の5つが挙げられます。

事務作業や連絡対応による業務圧迫

採用担当者が抱える悩みの多くは、実は「採用そのもの」ではなく、それに付随する事務作業にあります。求人サイトの管理画面を開き、応募者一人ひとりのステータスを確認し、面接官の空き予定と候補者の希望日程を組み合わせ、メールを一通ずつ作成して送信する。

こうした業務が、一日の業務時間の大半を占めてしまっているケースも珍しくありません。筆者も実際に採用時期になると、本来の業務ができず残業が続いた経験があります。特に日程調整や合否連絡は、ミスが許されない上にスピードも求められるため、心理的な負担も大きい業務です。

目の前の事務処理に追われるあまり、本来注力すべき候補者の見極めや、自社の魅力付けといった業務に時間を使えていないことが、採用効率を下げる大きな要因となっています。

母集団形成の難航による採用活動の長期化

「求人を出しても応募が来ない」「スカウトメールの返信率が低い」といった母集団形成の悩みも、採用効率低下の原因です。売り手市場が加速する中、従来の求人媒体に掲載して待つだけの手法では、優秀な人材に出会うことが難しくなってきています。

その結果、応募が来るのを待つだけの無駄な時間が生まれ、採用活動全体が長期化してしまうのです。また、焦って手当たり次第にスカウトを送ったり、ターゲット外の応募者対応に追われたりと、成果につながらない施策に工数を奪われてしまうのもよくあります。

採用が長引けば、現場の欠員は埋まりません。その結果、既存社員が疲弊し、事業スピードまで落ちてしまうといった負の連鎖も招きかねないのです。

選考スピードの遅れによる候補者辞退

優秀な人材ほど、複数の企業から引く手あまたです。そのため、選考スピードの遅れは、辞退リスクにつながります。書類選考の結果連絡に数日、面接日程の調整にさらに数日といった具合に、社内の確認フローに時間をかけている間に、候補者は他社へ流れてしまうのです。

実際に筆者も「他にもいい人材がいるかもしれない」と返事を引き伸ばした結果、他社に入社されてしまった経験があります。結局その後、ターゲットとなる人材は現れませんでした。

「鉄は熱いうちに打て」の言葉通り、候補者の志望度が最も高いタイミングで次のアクションを起こせなければ、熱意は急速に冷めてしまいます。 社内都合のタイムロスが、結果としてこれまでの採用コストを無駄にしてしまうことにもなりかねないのです。

正社員採用に固執することによる弊害

「人材確保＝正社員採用」という固定観念も、効率化を妨げる大きな要因となります。正社員は雇用の重みがある分、お互いに慎重な見極めが必要となり、どうしても選考期間が長くなりがちです。

また、現職の退職交渉や引き継ぎなどで、入社までに1〜2ヶ月待つケースも多々あります。事業スピードを上げたい局面において、この数ヶ月の空白期間は大きな機会損失です。

さらに、正社員は一度採用すると簡単に解雇するわけにはいかず、固定費として長く経営を圧迫しかねません。「必要な時に必要なスキルを、必要な期間だけ」活用できる業務委託や副業人材などの選択肢を持つだけで、組織のフットワークは軽くなります。

採用後の教育にかかる膨大な工数

やっとの思いで採用に成功しても、そこからが本当のコスト負担の始まりです。特に新卒や未経験者、ポテンシャル採用の場合、成果を出せるようになるまでに数ヶ月〜半年程度の期間を要します。

その間、現場の責任者やマネージャークラスが教育係として時間を取られ、組織全体の生産性が一時的に下がってしまう恐れさえあります。人手不足を解消するために採用したのに、教育のせいでかえって現場が忙しくなったといった本末転倒な事態になりかねないのです。

こうした、採用コストだけでなく、見えない教育コストが経営を圧迫する原因になることも念頭に置いておく必要があるでしょう。

どこから始める？採用業務効率化の5ステップ

採用業務の効率化というと「手っ取り早くツールを導入して解決する」と考える方も多いですが、現状の業務フローが整理されていない状態でシステムを入れても、使いこなせずにかえって混乱を招く恐れがあります。

まずは足元の業務を見直し、無駄を削ぎ落としてから自動化や外部化へと進むのが、失敗しないための鉄則です。ここでは、採用効率化を確実に進めるための手順を、5つのステップで解説します。

1.現状フローの可視化とやめる業務の特定

効率化は現在の採用プロセスにおける「業務の棚卸し」から始まります。まずは、応募受付から内定出しまでの一連の流れをすべて洗い出し、どの作業にどれだけの時間がかかっているかを可視化しましょう。

その過程で、「慣習だからなんとなく続けている業務」が見つかるはずです。筆者の経験で言うと、誰も読み返していない詳細な面接記録の作成や、形骸化した社内報告などは、思い切って廃止しました。

「何をやるか」よりも「何をやらないか」を決めることが、コストをかけずに即効性を生む、最も確実な効率化の手段です。

2.求める人物像と雇用形態の再定義

業務の無駄を省いたら、次は「誰を採用するか」の基準を見直します。求める人物像が曖昧なままだと、ターゲット外からの応募対応や、面接での合否判断に迷いが生じ、工数が膨らんでしまいます。

ポイントは「必須スキル」と「歓迎スキル」を分け、書類選考の段階で機械的にスクリーニングすることです。こうした基準を設けると、面接の歩留まりを大きく改善できます。

また、この段階で「その業務は、本当に正社員でなければ回らないのか」を今一度問い直してみましょう。例えば、週3回の稼働やリモートワークでも可能な業務であれば、業務委託や副業人材までターゲットを広げられます。そうすれば、採用難易度は下がり、優秀な即戦力に出会えるチャンスも広がります。

3.日程調整などノンコア業務の自動化

求める人材が固まり、いざ母集団形成や選考が始まると、一気に増えるのが事務作業です。ここでこそ、ツールの力を最大限に活用しましょう。候補者との日程調整は、カレンダーと連携して空き枠を自動提示できる「日程調整ツール」を使えば、往復のメールラリーも1回のURL送付で完結します。

また、合否連絡やリマインドメールにはテンプレートを用意しておけば、コピペの手間もありません。人がやるべき作業とツールに任せる作業を分け、ノンコア業務を自動化して生まれた時間を、候補者の意向上げなどのコア業務に充てられるようになります。

4.「待ち」から「攻め」へ採用手法の転換

求人媒体に掲載して応募を待つ手法は、運の要素が強く、応募が来るまでの待機時間が大きなロスとなります。効率化を目指すなら、自社のターゲット層に直接アプローチするダイレクトリクルーティングや、社員のつながりを活かすリファラル採用へ軸足を移しましょう。

一見手間に見えますが、条件に合った人材に絞ってアプローチするため、無駄な書類選考やターゲット外の対応が減り、結果として採用決定までのスピードは上がります。実際に筆者も導入前と後の違いを痛感しました。スカウトメールを送る手間はありますが、その分無駄な面接が減り、スピードが上がるのはもちろん、採用の質も向上したのです。

5.外部リソース活用による社内工数の削減

社内のリソースだけで全ての業務を回そうとすると、どうしても限界があります。自分たちでやるべきことと、他人に任せても質が落ちないことを切り分け、外部リソースを積極的に活用しましょう。

たとえば、スカウトメールの配信や日程調整などの実務は、オンラインアシスタントや採用代行サービスにアウトソースすれば、担当者は最終面接やクロージングに集中できます。

さらに、採用プロセスそのものをなくす手段として、即戦力のフリーランスや副業人材を活用するのも有効です。プロ人材であれば、採用要件定義から母集団形成といった、採用の前工程が不要で、必要なスキルをすぐに確保できるため、社内工数を最小限に抑えつつ事業を前に進められます。

採用効率化を実現するツール・手法の選び方

採用効率化のツールや手法は、それぞれ解決できる課題が異なります。「流行っているから」「他社が導入しているから」といった理由だけでツールを導入しても、自社の課題と合っていなければ効果はありません。

大切なのは、自社がどのフェーズで躓いているのかを正しく把握し、その課題にピンポイントで効く方法を選ぶことです。ここでは、代表的な4つのアプローチについて、それぞれの特徴と、どのような課題を抱える企業に向いているかを解説します。

情報共有を円滑にする採用管理システム

「誰がどの候補者の対応をしているかわからない」「履歴書のファイルがメールに埋もれて探せない」といった課題には、ATS（Applicant Tracking System）と呼ばれる採用管理システムの導入が効果的です。ATSを使えば、応募者情報や選考状況、面接官の評価コメントなどをクラウド上で一元管理できます。

その結果、社内の誰もがリアルタイムで進捗を確認できるため、「あの件どうなった？」などの確認の手間が消え、スムーズな情報共有が可能です。特に、年間を通じて複数名をコンスタントに採用する企業にとっては、導入効果が高いでしょう。

定型作業をゼロにするRPA・日程調整ツール

応募者へのスカウトメール送信や求人媒体から管理シートへの情報転記といった、手間のかかる作業は、RPA（Robotic Process Automation）ツールを使った自動化がおすすめです。一度設定してしまえば、ロボットが24時間365日、ミスなく正確に処理し続けてくれます。

完全自動にはなりませんが、Windows 11に標準搭載されている「Power Automate Desktop」（無料版）だけでも時間の短縮が可能です。また、候補者との日程調整も、専用ツールを使えばURLを1つ送るだけで完結します。

カレンダーの空き枠を自動で抽出し、候補者が選んだ瞬間に予定確定とZoomURLの発行まで完了するため、メールの往復は完全にゼロになります。
こちらは「TimeRex」など、無料で使えるものも多いです。

まるごと委託する採用代行（RPO）

「人手が足りず、ツールを導入しても回せる人がいない」「そもそも採用のノウハウがない」といった企業には、採用代行（RPO）の活用がおすすめです。RPOを利用すれば、母集団形成のためのスカウト配信から、応募者対応、日程調整といった実務プロセスを、採用のプロに丸ごと委託できます。

社内の担当者は、最も重要な最終面接やクロージングのみに集中すればよくなるため、リソース不足を一気に解消できます。また、必要な時期だけ変動費として外部の力を借りられる点も、経営効率の観点から大きなメリットです。

プロセスごと省略する即戦力マッチング

「採用プロセスをどう早く回すか」の視点も大事ですが、究極の効率化は、そのプロセスそのものを無くしてしまうことです。即戦力のフリーランスや副業人材と企業をつなぐマッチングサービスを活用すれば、募集から教育までにかかる膨大な時間をショートカットできます。

彼らはすでに専門スキルを持っており、教育の必要がありません。入社して育ててから成果を出してもらうのではなく、すでに成果を出せる人を必要なタイミングで招き入れられるのです。この発想の転換こそが、採用工数を減らし、事業の成長を最速で実現する裏ワザ的な解決策と言えるでしょう。

即戦力人材のマッチングが採用効率化になる理由

フリーランスや副業人材などの即戦力活用は、採用課題を解決する「最強のショートカット」となります。一般的な正社員採用と、プロ人材のマッチング採用を比較すると、そこにかかる工数の差は歴然です。

単に作業スピードが速くなるだけでなく、従来の採用活動で当たり前とされていた準備や育成の工程そのものが必要ありません。ここでは、プロ人材の活用が採用効率を劇的に高める5つの理由を深掘りします。

母集団形成が不要で探す時間が減る

正社員採用において最も時間と労力を要するのが母集団の形成です。たった1人の採用のために多くの応募を集め、そこから書類選考で絞り込む…。この工程にかかる労力は計り知れません。

一方、フリーランス紹介やマッチングプラットフォームを活用すれば、企業は「こんなスキルを持った人が欲しい」と依頼するだけです。サービス側が登録しているプロ人材の中から要件に合う候補者を厳選して紹介してくれるため、ゼロから母集団を集めたり、膨大な候補者リストから自力で探し出したりする必要はありません。

「集客」と「スクリーニング」の工程をプロに任せ、最初から面談の段階へ進める点が、圧倒的な時短につながります。

スキル重視のため面接回数を最小化できる

正社員採用では、スキルだけでなく、企業理念への共感や将来のポテンシャルなど多角的な評価が必要となるため、人事・現場・役員との面接で3回以上実施するケースも一般的です。

対して、即戦力人材の活用は「この業務を遂行できるか」のスキルマッチが最優先されます。紹介サービス経由であれば、職務経歴書やポートフォリオですでに一定のスキル確認が済んでいる状態からのスタートです。

そのため、確認すべきは現場との相性や具体的な稼働条件のみとなり、1回（30〜60分程度）のオンライン面談で契約が決まります。選考プロセスを極限までシンプルにすれば、現場担当者の負担を大幅に軽減できるのです。

教育コストゼロで入社直後から成果が出る

新しく入った社員が戦力になるまでには、OJTなどの教育期間が必要です。その間、現場のリーダーは教えることに時間を割かれ、チーム全体の生産性が一時的に落ち込んでしまうことさえあります。

しかし、即戦力のプロ人材は、その道のスペシャリストとして参画するため、仕事のやり方を教える必要はありません。共有するのは社内ルールやツールの使い方、達成すべきゴールだけです。育成の投資期間をスキップし、初日からパフォーマンスを発揮してくれるため、現場の負担を増やすことなく、純粋にチームの生産性を上げられます。

必要な期間だけ契約し固定費を抑制できる

正社員を採用する場合、給与だけでなく社会保険料や福利厚生費といった固定費が永続的に発生します。繁忙期だけ人手が欲しい場合や、特定のプロジェクト期間だけ専門家が必要といった場合、正社員雇用はコスト面でのリスクが高くなりがちです。

一方、フリーランスや副業人材であれば、3ヶ月、あるいはプロジェクト完了までといった期間限定で契約できます。人件費を変動費としてコントロールできるため、経営状況に合わせた柔軟な組織運営が可能です。

さらに、採用時のミスマッチによる早期離職リスクや、将来的な余剰人員の抱え込みといった懸念からも解放されます。

自社で採れない専門職も即アサイン可能

特定のニッチな技術を持つエンジニアなど、専門職を正社員で採用しようとすると、年収条件や市場の希少性から、採用活動は長期化・難航しがちです。半年探しても見つからないケースも少なくありません。

しかし、こうした人材ほど、正社員ではなくフリーランスや副業として活躍する道を選ぶ傾向があります。紹介サービスを活用すれば、通常の求人市場には出てこないような優秀なプロフェッショナルに出会える可能性が高いです。

いつ採用できるかわからない正社員を待ち続ける時間をなくし、自社だけでは探せないハイスキル人材を今すぐ現場に投入できる点も、大きな効率化と言えるでしょう。

採用効率化に成功した企業の事例紹介

実際に当社のプラットフォームを活用して採用業務の効率化を実現した企業の事例を見ていきましょう。特に「スピード」「工数」「コスト」の3点において、成果を上げたケースは、これからの採用戦略を考える上で参考になるはずです。ここでは、具体的な成功事例として以下の3つのケースを紹介します。

【スピード採用】募集から契約まで「わずか1週間」で完了

フィンテック事業を手掛けるインベストデザイン株式会社では、システムの内製化に伴いエンジニアのリソース確保が急務でした。しかし正社員雇用は、技術力のミスマッチや固定費増大のリスクを伴います。そこで、必要なスキルを持つ人材へダイレクトにアプローチできるWorkshipを利用しました。

その効果は絶大で、募集開始から契約完了までにかかった期間は、わずか1週間です。一般的な採用手法では数ヶ月要するプロセスを短縮し、待ったなしのプロジェクトを遅滞なくスタートさせています。スピード感を持って優秀な即戦力をチームに迎え入れた、まさに理想的な成功事例です。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

参考：外部人材の力がプラスされたことで挑戦の幅が広がり理想が実現できるように。Workshipには豊富な経験や知見を持つエンジニアが集まっている。

【工数削減】アクティブな候補者へのアプローチで10日で成約

デジタル領域で新規事業開発を支援する株式会社FACTORIUMでは、プロジェクトの立ち上げにおいてスピードが命でした。しかし、不確定要素の多い新規事業では正社員採用のリスクが高く、時間的な余裕もありません。そこで、柔軟な契約が可能で、即戦力を確保できるWorkshipを選びました。

特に効果的だったのが、候補者からの「気になる」通知を活用したアプローチです。関心を示しているアクティブな人材へピンポイントに打診した結果、募集作成からわずか10日でのスピード成約を実現しました。不特定多数の応募を待つ時間をカットし、開発体制を素早く構築できた成功例と言えます。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

参考：必要なタイミングでスピーディーに人材を採用できた。Workshipは事業の性質にマッチしている。

【コスト削減】専門外の領域をプロに任せ「教育コスト」をゼロに

ブランディング事業を展開する株式会社ジナルカでは、事業拡大に伴いWebデザイナーの採用が必須でした。しかし、代表自身はデザイン領域が専門外であり、正社員を雇っても適切な教育や品質管理ができません。そこで、育成の手間がかからない即戦力を求め、Workshipを導入しました。

結果として、デザインからコーディングまで一貫して任せられる優秀なプロ人材と契約しています。指示を待つことなく、意図を汲み取って自律的にアウトプットを出してくれるため、マネジメントコストも最小限で済みました。

自社にノウハウがない領域こそ外部のプロに任せる選択は、教育期間をスキップし、初日から成果を生み出す賢い戦略と言えます。詳しくは以下の記事をご覧ください。

参考：「リアルな姿を自分の目で見て、採用できる」”表現力”に向き合うスタートアップがWorkshipを選んだ理由

まとめ：自社に合った手法で採用活動を効率化しよう

採用活動の負担を減らすには、日程調整ツールやスカウト代行で事務作業を効率化するのも有効です。しかし、選択肢はそれだけではありません。より大幅に効率化したい場合は、育成や母集団形成の手間を省ける外部リソースの活用も検討すべきです。

特に、教育不要な即戦力人材とのマッチングは、採用スピードの向上、コスト削減、そして業務の質を高める上で、非常に有効な解決策となります。プロセスそのものをなくせるため、本来注力すべきコア業務へ時間を割けるようになるはずです。

即戦力を必要な期間だけ迎え入れるスタイルは、変化の激しい現代において、非常に理にかなった「賢い戦略」ではないでしょうか。もちろん、すべての企業に当てはまるわけではありません。自社の課題が応募不足なのか工数過多なのかを見極め、最適な手段を選んでください。

もし即戦力の確保にお悩みなら、フリーランス・副業人材専門の紹介サービス『Workship CAREER』にご相談ください。5万人以上の登録者から貴社に最適なプロフェッショナルをご提案します。