マニュアル&ナレッジ管理アプリ『toaster team』とは? 使い方や便利機能を解説

toaster team ナレッジシェア
BUSINESS

「社内のナレッジをうまく共有したいけど、良いツールが見当たらない……」
「一時的にシェアはできても、継続的なアップデートを怠ってしまう……」

後輩を育成する立場にある方は、このような悩みを経験したことがあるのではないでしょうか。

自身や社内で蓄積したナレッジは一時的にシェアするだけでなく、継続してアップデートし、活用していくことが重要です。

そんなときにおすすめなのが、『toaster team(トースターチーム)』というマニュアル&ナレッジ管理アプリ。

この記事では『toaster team』の特徴や機能、使い方を画像つきで解説していきます。ナレッジを活用することで、組織の脱属人化をしたい人はぜひ参考にしてみてください!

マニュアル&ナレッジ管理アプリ『toaster team(トースターチーム)』とは?

『toaster team』は、社内マニュアルやナレッジを管理&シェアできるWebツールです。

たとえば以下のように、マニュアルやナレッジを簡単に作成・シェアできます。

toasterのナレッジのイメージ

▲toaster teamのナレッジのイメージ

ここで「ナレッジをまとめてシェアするマニュアルなら、Googleドキュメントでも作れるのでは……」と思った方もいるのではないでしょうか。

たしかにGoogleドキュメントでもマニュアルは作れますし、URLを送るだけで簡単にシェアできます。

一方でGoogleドキュメントをナレッジシェアツールとして活用する場合、以下のような課題を抱えてしまうことも。

  • 欲しいマニュアルを探すのが大変で、検索性が悪い
  • 使いやすく管理するために、別途管理シートなどが必要
  • ナレッジができるたびに、管理シートの更新が必要

「情報をまとめやすいツール」としては優れていても、「検索性」や「管理」の観点でGoogle ドキュメントはやや弱いのです。

toaster teamには、これらの問題を解決できる「検索機能」があります。複数のまとめたナレッジを横断して検索できるため、「分からないことをググる感覚」で欲しい情報を探せるのです。

toaster teamでできる5つのこと

検索機能のほかにも、toaster teamにはおすすめの機能がたくさんあることをご存知ですか?

ここからはtoaster teamでできることについて、以下5つに分けて解説していきます。

  1. 業務マニュアルや手順書が簡単に作れる
  2. 「イメージエディタ」を使って、ちょっとした画像加工ができる
  3. わからない箇所をコメントしたり、複数人で共同編集できる
  4. チーム・部・会社など、共有範囲を設定できる
  5. 専門用語をわかりやすく表示する「用語集」機能が使える

ひとつずつ詳しく解説します。

できること1. 業務マニュアルや手順書が簡単に作れる

toaster teamでは、ナレッジを「レシピ」という名前で登録します。

レシピで登録する内容は、大きく分けて以下の2つです。

  • レシピの概要:
    名前、目的、対象者などを登録
  • レシピの詳細:
    ステップごとに分けて、ナレッジを登録

toaster teamでレシピを登録するときに便利なのが「ワークフロー機能」です。ワークフロー機能を使えば、手順をステップごとに分けて登録・編集できるため、大見出しなどの読みやすさを考慮する必要がなくなります。

そのため「必要な手順」を洗い出したら、すぐにマニュアル作成を開始できます。業務マニュアルや手順書を作成する方法は、以下のようなイメージです。

レシピを作るときのイメージ

▲レシピを作るときのイメージ

左側に手順の一覧が表示され、右側に手順ごとの詳細を登録するエディタが表示されます。

エディタでは、ブログのように文字装飾も可能です。装飾できる項目は以下のとおり。

  • 見出し
  • 画像
  • リンク
  • 外部コンテンツの埋め込み表示(SNS、YouTubeなど)

TwitterやInstagramなどの情報も見やすく表示できるため、外部から収集した情報をまとめてシェアするツールとしてもtoaster teamを活用できます。

できること2.「イメージエディタ」を使って、ちょっとした画像加工ができる

業務マニュアルや手順書を作るときは、画像加工をしたいケースもあるのではないでしょうか。

toaster teamには、画像加工を行える「イメージエディタ機能」があります。「イメージエディタ機能」は、以下の2ステップで簡単に画像加工を行えることが特徴です。

【① 画像を貼り付けた後、画像の右上に表示される「編集アイコン」をクリック】

画像を貼り付けた後、画像の右上に表示される「編集アイコン」をクリック

クリックすると、以下のような画像加工画面が表示されます。

画像加工画面のイメージ

▲画像加工画面のイメージ

【② 画像加工ツールの機能(枠・矢印・テキストなど)を使い、画像を加工】

画像加工ツールの機能(枠・矢印・テキストなど)を使い、画像を加工

業務マニュアルや手順を相手に理解してもらいやすくするためには、画像の活用が必要不可欠です。

toaster teamはちょっとした画像加工を簡単に行え、業務マニュアルや手順書の作れるため、複数のツールを行ったり来たりする手間がかかりません。

できること3. わからない箇所をコメントしたり、複数人で共同編集できる

業務マニュアルや手順書は、作って終わりではありません。利用者がスムーズに業務を遂行できるよう、更新していく必要があります。

このとき重要なのは利用者がわからない点をすくいあげつつ、マニュアルを更新することです。

toaster teamは、作ったレシピ(ナレッジ)にコメントを残す機能があります。そのため、わからない個所をレシピ作成者に共有しやすいのです。

また、利用者がコメントした内容はレシピ作成者に共有されます。具体的には、以下のような通知画面でコメントを確認できる仕様です。

通知にコメントが来ている例

▲通知にコメントが来ている例

できること4. チーム/部/会社など、公開範囲を設定できる

レシピが検索しやすくても「部署に関係ない情報」が表示されていると、うっとおしく感じる方もいるのではないでしょうか。

toaster teamは、レシピごとに公開範囲を設定できます。そのため適切なグループを設定しておけば、不要な情報が表示される心配がありません。

また、レシピを外部に公開することも可能です。一部のナレッジを外部で見れるようにしておけば、マーケティングや広報としても活用できます。

単にナレッジを社内でシェアするだけでなく、外部も巻き込める機能がtoaster teamには備わっているのです。

できること5. 専門用語をわかりやすく表示する「用語集」機能が使える

業務マニュアルを作るときに苦戦するのが「マニュアルを読む人の目線に合わせて、わかりやすく情報を伝えること」ではないでしょうか。

説明が細かすぎると情報量が多くなってしまい、読む人が飽きてしまいます。一方で説明が少なすぎても、情報が伝わりにくいでしょう。

そのため、どうしても「書き手の工夫」が必要となってしまい、ナレッジをまとめるのに時間がかかってしまいます。

toaster teamには、これらの問題を解決する「用語集機能」があります。専門用語を登録しておけば、その用語の意味を知りたい人だけに対して解説を表示できる機能です。

以下のように下線がある文字をクリックするだけで、用語の意味が確認できます。

「検索クエリ」の意味を、用語集に登録していた時のイメージ

▲「検索クエリ」の意味を、用語集に登録していた時のイメージ

用語集機能を活用すれば、「この用語は、どのぐらい説明をすればいいんだろう……」といった悩みから解放されるため、マニュアル作成を爆速化できます。

ただ「最初から用語集をがっつりまとめておくのが時間がかかるのでは……」と思った方もいるかもしれません。

でも、ご安心ください。「分からない用語が出てきたら、レシピにコメントを残す」と運用ルールを決めておくだけで、問題が解決できます。

コメントが付いたタイミングで用語集に登録すれば、その後同じ悩みを持った人はいなくなります。コメント機能と合わせて活用するだけで、無駄なく誰にでもわかりやすいマニュアルを日々アップデートできるのです。

【画像付き】toaster teamの基本的な使い方

ここからは、toaster teamの基本的な使い方を4つに分けて解説します。

  1. アカウントの作成方法
  2. レシピの登録方法
  3. 用語集の登録方法
  4. メンバーを招待する方法

1つずつ画像付きで解説しているので、使い方に自信がない方におすすめです。

1. アカウントの作成方法

まずは「アカウントの作成方法」について解説します。

手順は、以下の6ステップです。

  1. toaster teamのトップページにアクセスし、「無料ではじめる」をクリック
  2. 「チームの名前」や「チームのドメイン」を入力し、「次へ」をクリック
  3. 「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「登録する」をクリック
  4. メールアドレス宛に届いたメールから、「メールアドレスを認証する」をクリック
  5. 「アカウント名」を入力し、「次へ」をクリック
  6. 事業の業種を選択し、「登録して進む」をクリック

6ステップもあると長く感じるかもしれませんが、実際は1分程度で終わります。

【① toaster teamにアクセスし、「無料ではじめる」をクリック】

1.toasterのトップページにアクセスし、「無料ではじめる」をクリック

【② 「チームの名前」や「チームのドメイン」を入力し、「次へ」をクリック】

2.「チームの名前」や「チームのドメイン」を入力し、「次へ」をクリック

【③「メールアドレス」「パスワード」を入力し、「登録する」をクリック】

3.「メールアドレス」「パスワード」を入力し、「登録する」をクリック

【④ メールアドレス宛に届いたメールから、「メールアドレスを認証する」をクリック】

4.メールアドレス宛に届いたメールから、「メールアドレスを認証する」をクリック

【⑤「アカウント名」を入力し、「次へ」をクリック】

5.「アカウント名」を入力し、「次へ」をクリック

【⑥ 事業の業種を選択し、「登録して進む」をクリック】

6.事業の業種を選択し、「登録して進む」をクリック

登録が完了すると、以下のように設定したドメインのtoaster teamページが表示されます。

チーム作成直後の画面例

▲チーム作成直後の画面例

2. レシピ(ナレッジ)の登録方法

レシピの登録手順は、以下の通りです。

  1. 画面右上にある「新規作成」をクリックし、「レシピ」を選択
  2. レシピの概要となる、情報を入力・選択
  3. マニュアルで作る手順を、「ステップ」として登録
  4. 登録するステップを選択し、手順をエディタで登録
  5. 右上にある「公開設定」をクリックし、公開を選択した上で「公開する」をクリック

こちらも、画像付きで1つずつ解説します。

【① 画面右上にある「新規作成」をクリックし、「レシピ」を選択】

1.画面右上にある「新規作成」をクリックし、「レシピ」を選択

【② レシピの概要となる、以下5つの情報を設定】

  • レシピ名:レシピの名前を入力
  • カバー画像:レシピの内容がわかる画像を選択
  • このレシピについて:レシピの目的を入力
  • 対象者:対象となる人を入力
  • その他:その他注意事項や補足を入力

2.レシピの概要となる、以下5つの情報を入力・選択

【③ マニュアルに書きたい手順を、「ステップ」として登録】

3.マニュアルで作る手順を、「ステップ」として登録

手順が3つを超える場合は、以下のように「ステップを追加する」をクリックすれば、追加できます。

ステップを追加するをクリック

▲ステップを追加するをクリック

【④ 登録するステップを選択し、エディタで詳細を登録】

4.登録するステップを選択し、手順をエディタで登録

【⑤ 右上にある「公開設定」をクリックし、公開を選択した上で「公開する」をクリック】

5.右上にある「公開設定」をクリックし、公開を選択した上で「公開する」をクリック

登録が完了したら、以下のように画面が切り替わります。

作成直後のレシピの例

▲作成直後のレシピの例

ちなみにこの状態では、ホーム画面に戻ってもレシピが表示されません。先ほど公開設定で何も選択しなかったため、この段階では「マイレシピ」に登録されています。

他の人にもレシピを共有する場合は、公開設定でグループを選択しましょう。

そこで次に、グループの登録方法を解説します。

3. グループの登録方法

グループの登録手順は、以下の通りです。

【① トップページのグループの右にある、「+」アイコンをクリック】

1.トップページのグループの右にある、「+」アイコンをクリック

【② グループ名、目的を設定し、「作成する」をクリック】

2.グループ名、目的を設定し、「作成する」をクリック

登録すると、次のように作ったグループのタブが開かれます。

3.作ったグループのタブが開く

▲作成したグループのタブが開く

先ほど作ったレシピを、「全社」グループに設定してみましょう。手順は、以下の通りです。

【① 「マイレシピ」にある、レシピをクリック】

4. 「マイレシピ」にある、レシピをクリック

【② 右上にある「編集する」をクリック】

5.画面右上にある、「編集する」をクリック

【③ 公開設定をクリックし、グループを「全社」に変更し、公開するをクリック】

6.「公開設定」からグループを変更し、公開するをクリック

トップページから「全社」のグループを見ると、次のようにレシピが表示されます。

全社タブにレシピが表示される

▲全社タブにレシピが表示される

4.用語集の登録方法

続いて「用語集の登録方法」について解説します。以下の手順で登録していきましょう。

【① 「用語集」タブを選択し、「用語を追加」をクリック】

1. 「用語集」タブを選択し、「用語を追加」をクリック

【② 「用語」や「説明」を入力し、「保存」をクリック】

2. 「用語」や「説明」を入力し、「保存」をクリック

登録すると、以下のように用語が追加されます。

用語登録後の画面イメージ

▲用語登録後の画面イメージ

レシピを見たときに、以下のように用語が確認できるようになります。

「検索クエリ」の意味を、用語集に登録していた時のイメージ

▲「検索クエリ」の意味を、用語集に登録していた時のイメージ

5. メンバーを招待する方法

次に、「メンバーを招待する方法」について解説します。

チームに招待する手順は、以下の通りです。

【① 「設定→メンバー招待」をクリックし、メールアドレスを入力したのちに「招待メールを送る」をクリック】

1.設定タブ→メンバー招待を選択し、メールアドレスを追加して「招待メールを送る」をクリック

【② 招待後に届くメールを開き、「今すぐ参加する」をクリック】

2.招待後に届くメールを開き、「今すぐ参加する」をクリック

【③ アカウント情報を入力し、「登録する」をクリック】

3.アカウント情報を入力し、登録する

これで、以下のようにチームにログインできます。

ちなみに先ほど作成されたレシピは、チームに招待されただけでは編集ができません。

もし別の人にも編集権限を渡したい場合は、以下の手順で「共同編集者」に変更しましょう。

【① 以下の部分をクリック】

1. レシピの編集画面の右上に表示される、「ユーザーアイコン」をクリック

【②「共同編集者を追加する」から、追加したユーザーを選択】

2.「共同編集者を追加する」から、追加したユーザーを選択

【③ 「更新する」ボタンをクリック】

3.「更新する」ボタンをクリック

更新したら、招待したユーザーも編集ができるようになります。複数人でマニュアルを更新する場合は、共同編集者の設定をしておくのがおすすめです。

おわりに

今回は、マニュアル&ナレッジ管理アプリ『toaster team』の特徴や機能、使い方を解説しました。

ナレッジはただ貯めるだけでなく、活用してこそ効果を発揮します。toaster teamはシェアしたいナレッジを登録しやすいのはもちろんのこと、ナレッジを成長させる機能が盛りだくさです。

ちょっとした運用ルールを決めて活用するだけで、社内のナレッジシェアがとっても楽になります。

社内をより強く、より柔軟に対応できる環境にするために、ぜひtoaster teamを活用してみてください!

(執筆:しろ 編集:木村優美)

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