RPAができること12選。ルーティンワークの自動化で働き方改革！

近年注目の「RPA（Robotics Process Automation）」。面倒で手間のかかるルーティン業務を自動化できるものとして注目を集めています。

では、RPAの導入で改善できる業務には、具体的にどんなものがあるのでしょうか。

今回は、RPAができること12選をまとめました。

RPAとは「ロボットによる業務自動化」

RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ロボットによる業務自動化のことです。

RPAはこれまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作を代行するツールとして企業に導入されつつあり、2025年までにホワイトカラーの事務的作業の1/3を担うとされています。

そんなRPAで自動化できるのは、「ルール化が可能」で「繰り返し行われる」、「PCで完結する」作業です。

以下では、RPA導入によって効率化される12の事例を紹介します。

RPAができる12のこと

1. 自社製品の口コミの自動収集

RPAは定型的な反復作業を得意とするため、データの収集・分析に活用できます。

人間がやると時間がかかるうえ、漏れやダブりが出てしまいがちですが、ロボットに任せればその心配もありません。

2. 他社競合製品の情報収集・分析

同様に、競合する他社製品がどのサイトでいくらで販売しているのか、消費者からの評価点はいくつかなどの情報を一覧にまとめられます。

ロボットが情報の収集・分析業務を代行すれば、人間は他のマーケティング活動に時間を充てられます。

3. 経費精算の効率化

RPAの導入で劇的な業務効率化を期待できるのが、経理業務の交通費精算です。

これまでは経理担当者が申請されたデータに基づき、一つひとつ最適経路と運賃をチェック・承認していました。

RPAを導入すればチェック業務が代替され、時間短縮につながります。

4. 売掛金管理業務の効率化

RPAを用いれば、データ入力、請求書の作成、経理の入金・消込などの売掛金の管理業務を効率化できます。

例えば、以下のような作業の自動化が期待されます。

• 顧客の申し込み情報を販売システムに入力
• 販売データから請求書を作成し、メールで送信
• 顧客からの入金と売掛金の消し込み処理

5. データの移行・登録

電子データからシステムへの登録や、システム間でのデータの移行・登録でもRPAの導入効果が見込まれています。

販売店や顧客から送られてくる注文書やレポートなど、定型フォーマットの電子データを社内システムに移行・登録する作業にRPAが導入できます。また、システムの異なる外部企業のデータを社内システムに移行・登録することも可能です。

費用の問題でシステム化ができていなかった業務も、RPAの導入により低コストで自動化できます。

6. レポートの作成

マーケティングにおいては、日次・週次的に作成する定型レポートの自動作成も可能です。

RPAは自動でシステムからデータを収集し、エクセル・マクロなどを利用して定型レポートを作成できます。

7. メールの送受信

1日に多くの時間を費やすメールの作成・送信・受信作業も、RPAで自動化できます。

RPAを導入すれば、大量の請求書メールの作成・発行も宛先違いなどのミスなく処理でき、レポートの共有や進捗確認も自動化できます。

また、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにダウンロードさせることも可能です。

8. 顧客情報のリストアップ

営業担当が作成する日報から顧客情報をリストアップする作業も、RPAで自動化可能です。

資料請求のメールが来た際にも、RPAが送信先の企業情報を自動的に検索し、エクセルやデータベースにまとめてくれます。

9. オペレーターのサポート

コールセンター部署でも、RPA導入によるオペレーターの業務効率化が期待できます。

RPAが顧客情報の照会や更新をサポートすることで、案内にかかる時間を短縮できます。案内の精度も向上し、顧客満足度の改善につながるでしょう。

このほか、顧客のデータの入力や通話明細の作成もRPAによって自動化できます。

10. システム管理のサポート

RPAはシステム運用管理ソフトウェアの外部ではたらくツールです。そのため、既存のシステムを改変せずに業務を自動化できます。

システム担当者の負担である定期的なメンテナンスや、何か問題が発生した際の最初の調査をRPAが代替します。

営業時間外や担当者不在などの際にも迅速な対応が可能です。

11. 長時間残業者のリストアップ

RPAが得意なデータの収集・移行を利用すれば、従業員の勤怠管理システムから長時間労働者をリストアップできます。

RPAは従業員の業務量を減らすだけでなく、働き方の管理までしてくれるのです。

12. 入社時のPC設定の自動化

新たな従業員を雇用する際に必要なPCの初期設定や指定アプリのダウンロードも、RPAで自動化できます。

事業の拡大や企業の成長により中途社員を次々と獲得する企業にも、毎年多くの新入社員を迎える企業にも嬉しい事例です。

RPAができないこと

RPAができない唯一のことは「自ら考える」ことです。

つまり、RPAはルーティンワークの代替はできますが、人間やAIのように蓄積されたデータを比較し、判断することはできません。

例えば、「どうすれば売上が伸びるのか」「顧客はどのようなプロセスで購入に至るのか」「どのようにすれば顧客は満足するのか」などのマーケティング戦略をRPAが自動で考え出すことは難しいでしょう。

まとめ

現在、ホワイトカラーの業務においてデータ入力が大きな時間を占めています。RPAを導入することで、そのようなルーティンワークを速く正確に処理することが可能になるのです。

RPAが業務を代替すれば、人間は空いた時間を活用し、「考え、話し合い、判断する」という人間ならではの仕事に注力できます。

一方で、今後のRPAにはAI技術との融合も期待されています。

将来的には、ルーティンワークの中でも変化を検出して教えてくれたり、業務フローにしたがって次の作業を提案してくれるたりするような、人間の判断をサポートできるデジタル・レイバーが誕生するかもしれません。

いまのRPAができること・できないことを把握した上で導入を検討し、よりよい会社づくりを目指しましょう。

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