あなたは仕事の効率が悪い人？診断から見える8つの特徴と改善方法

あなたは仕事の効率が良くないですか？

診断項目で少しでも自分に当てはまるものがあれば、周りから「仕事ができない人認定」されているかもしれません。

この記事では、仕事の効率が良くない人の特徴や改善方法を紹介します。

仕事の効率が悪い人診断

あなたの仕事の効率が悪いかは、下記の項目にどれだけ当てはまるかで分かります。

普段の仕事で当てはまるものをチェックしてみください。

チェック項目

• □ 納期や期限に間に合わない
• □ ミスしても改善方法を考えない
• □ 仕事の優先度を決めない
• □ 目標を特に設定していない
• □ 手を動かすよりも考える時間が長い
• □ 机やPCのデスクトップがごちゃごちゃ
• □ 上司や同期から「効率悪いね」と言われる
• □ 失敗した時の言い訳を考える

診断結果

当てはまる項目の数で、あなたの仕事の効率が分かります。項目ごとの特徴と改善方法は、後に紹介します。

• 【0個】
  素晴らしい！とても仕事の効率が良い人です！
• 【1～3個】
  かなり効率良く仕事をしています！ただ、まだ改善の余地あり。
• 【4～6個】
  あまり仕事の効率が良くありません。改善してみてください。
• 【7～8個】
  仕事の効率が悪すぎて、周りに迷惑をかけてしまっているかも……。今すぐ改善を！

仕事の効率が悪い人の8つの特徴と改善方法

1. 納期や期限に間に合わない

納期や期限に間に合わない人は、典型的な仕事の効率が悪い人です。もしくは、納期や期限の設定が苦手なのでしょう。

納期の設定に問題がなければ、効率を悪くしている何かしらの原因があります。

改善方法

納期に間に合わなかった時の原因を必ず探しましょう。「操作が遅い」「予期せぬトラブルがあった」など、次回の改善に繋がります。

また納期の設定が苦手な人は、仕事のできる上司を参考にすると良いでしょう。タスクにより納期の設定はまちまちですが、仕事量やフローに応じておおよその時間は推察できます。

万が一どうしても納期に間に合わないばあいは、早めに上司に報告しましょう。手助けしてくれたり、納期を変更してもらえるかもしれません。

2. ミスしても改善方法を考えない

ミスをしても改善方法を考えない人は、何度も同じミスを繰り返し、仕事の効率を悪くしている可能性が高いです。

同じミスを繰り返さぬよう、改善するための方法をよく考えましょう。

改善方法

ミスをしたら、なぜミスが発生したのか原因を考えましょう。原因が分からない限り、同じミスを繰り返してしまいがちです。

ミスを防ぐための方法を考えて実行、またミスをしたら方法を変えて実行……ミスを減らしていくためにさまざまな方法を試しましょう。

仕事の効率が悪い人ほど具体的なアクションではなく、意識の問題だと勘違いしがちです。しかし、意識で変わるならそもそもミスは起こりません。また意識を変えるには時間がかかるため、具体的なアクションを考えて効率よく仕事しましょう。

3. 仕事の優先度を決めない

仕事の優先度を決めないと、仕事の効率は悪くなります。効率が悪い人は、その時の気分でやりたいタスクから始めたがりです。

優先度を決めずに仕事をすると、「納期に間に合わない」「周りに迷惑をかける」などに繋がるので気をつけましょう。

改善方法

仕事の優先度を決めましょう。基本的な優先度としては、

1. ①自分がやらないと周りが動けないタスク
2. ②どれだけ時間がかかるか分からないタスク
3. ③納期があり、納期までの猶予の少ないタスク
4. ④納期があるが、猶予のあるタスク
5. ⑤その他のタスク

の順番がおすすめです。もちろん、納期やタスクの重要度により優先度が変わることはあります。

特に「②どれだけ時間がかかるか分からないタスク」は納期が設定されていなければ、後回しで良いケースもしばしば。

逆に優先度は低くても5分程度で終わるタスクであれば、先に行う方が精神的負担やタスク漏れを防げて効率的なばあいもあります。

4. 目標を特に設定していない

目標やゴールを設定しない人は仕事の効率が悪いです。

目標を設定していないと、目的とは関係ない仕事をしてしまったり、ダラダラと作業してしまい効率を下げています。

改善方法

細かなタスクでも目標時間を定めたり、何をしたらタスクのゴールなのかを意識することが重要です。

目標やゴールを意識することで「何をすべきかを考える」「集中力を高める」という効果があるので、仕事の効率が良くなります。

5. 手を動かすよりも考える時間が長い

考える時間が長い人は仕事の効率が悪い人が多いです。特に完璧主義者が陥りやすい傾向にあります。

考えること自体は悪いことではありませんが、考えるだけでは何も生まれません。

考えるよりもまず手を動かすのが大事なケースは多々あります。

改善方法

考えることが必要なタスクであれば、考える時間を定めましょう。

定めた時間を超えたら、考えがまとまらなくてもとりあえずやってみる。また手を動かすことで、考えが自然とまとまってくることも多いです。

「考えすぎてるな」と自覚したら、とりあえず動くことを意識しましょう。

6. 机やPCのデスクトップがごちゃごちゃ

机やPCのデスクトップが汚い人は、仕事の効率を悪くしています。

単純に「必要なものがすぐに見つからない」「机が散らかっておりPC操作に支障が出ている」など、余計なタスクで時間を浪費してしまっている恐れがあります。

改善方法

日頃から整理整頓するクセをつけましょう。

とはいえ、すぐにクセをつけるのは難しいと思います。そんな方は、整理整頓する時間や日をスケジュールに入れましょう。

週末や夜遅い時間だと、急なタスクを言い訳に整理整頓できなくなることが多いので、週明けや朝早い時間に設定するのがおすすめです。

7. 上司や同期から「効率悪いね」と言われる

上司や同期から「効率悪いね」と言われたら、間違いなく仕事の効率を悪くしている何かをしているでしょう。

自分の精神的にも辛いですし、チームや周りの雰囲気が悪くなることもあるので改善しましょう。

改善方法

「効率悪いね」と言われた人に、どこが効率悪いのかを素直に尋ねましょう。

効率の悪い原因や、効率良くする方法を教えてくれるでしょう。

8. 失敗した時の言い訳を考える

失敗した時や失敗しそうな時に、言い訳を考える人は仕事の効率が悪い人です。「言い訳があるから失敗してもいい」という思考になり、ますます効率を下げてしまいます。

失敗の原因が本当に自分じゃないこともありますが、原因を他の人や物のせいにしても自分の成長はありません。

改善方法

失敗の言い訳ではなく、成功するための方法を考えましょう。

特に不意の事故やトラブルなど、想定ができなかったための失敗は仕方ないと諦めてしまいがちです。

ただ、その状況下から「成功させるためにはどうすればいいか」「何か方法はないか」と考えることで、新たな方法を見つけたり仕事の効率を上げることに繋がるでしょう。

仕事の効率を良くするための方法

他にも、タスクの時間の使い方や意識を変えたり、ショートカットキーやユーザー辞書のツールを活用すると仕事の効率を良くすることができます。

より効率的に仕事をするための参考にしてください。

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