フリーランスは、今こそオンライン会議を味方につけよう！ 新規クライアントでもオンライン会議をスムーズに進めるコツとは？

ここ数年でオンライン会議が急速に普及し、日々の仕事において欠かせない手段になっています。

そこで今回の記事では、もっと上手くオンライン会議を使いこなすことで、フリーランスの仕事レベルを一段階あげられるようなコツをご紹介していきます。

※この記事はミロ・ジャパン合同会社による寄稿です

Miro

Miro は、オンラインホワイトボードサービスです。オランダとアメリカに本社を置き、昨年5月に日本法人（ミロ・ジャパン）も設立した SaaS 企業であり、リモートワークやハイブリッドワークスタイルがトレンドとなる中、多数の企業のイノベーションやビジネス推進をサポートしています。関連ページリンク：https://miro.com/ja/online-whiteboard/

よい打ち合わせとは何か？

はじめに、よい打ち合わせとは何か？を考えてみましょう。厳選した3つのポイントをご紹介します。

＜よい打ち合わせのポイント＞

1. 目的が明確になっている
   
2. ファシリテーターがいる
   
3. 次のアクションが決まる

1. 会議の目的が明確になっている

打ち合わせにも、確認・提案・ブレストなど種類があると思いますが、すべてに共通している点は「目的が明確になっていること」です。さらに言うならば、その目的を参加者全員が正しく認識していることが大切です。

みなさんも目的があいまいな打ち合わせに一度は参加したことがあるのではないでしょうか？

打ち合わせが終わって、「一体何を決めたかったんだろう……？」「ただの報告会だったらメールでも十分だったのでは……」などの感想を持った経験があるはずです。目的を明確にしたうえで、参加者もその目的を理解し参加している状態が、よい打ち合わせには欠かせません。

また、目的として設定しがちなのが、「今後の方針について」といった内容です。これはテーマであり目的ではありません。目的は「動詞」で考えると、よい会議にグッと近づけることができます。

「今回の打ち合わせの目的：先月の運営課題を洗い出し、今月から取り組む改善案を決める」のようなイメージです。「今後の方針」を決めるために、打ち合わせで具体的に何をする必要があるのかまでを明確にします。そうすることで、参加者は「先月を振り返り課題を出しておこう」「改善案を考えておこう」という事前準備をイメージしやすくなります。

2. ファシリテーターがいる

ファシリテーターを決めるのは難しいことのように聞こえますが、船長のいない船は動けないように、打ち合わせにも舵をとる人が必要です。

ファシリテーターは司会などの華やかなイメージがありますが、実際は目立つものではなく、黒子のような存在です。参加者の発言をよく聞き、議論の状況を把握したうえで、意見をまとめたり、目的への正しい舵取りを担います。

クライアントワークが中心のフリーランスならば、クライアントサイドの方がファシリテートを行うことが多いでしょう。じつはこのファシリテーターの立場を常に意識することがとても重要です。そのことについては次章でお話ししたいと思います。

3. 次のアクションが決まる

目的がしっかりと明確にできていれば、次のアクションは自ずと決まるはずですが、最後にアクションまで到達させることを忘れないようにしましょう。

誰が・いつまでに・何をするのか？というところまで決めるとよりよいです。打ち合わせに参加している一人ひとりが自分の役割を認識し、関係者としての当事者意識を高めることが重要です。

会議の最後には、アクションを箇条書きにしたメモ程度のものでも、テキストとして共有するようにしましょう。

オンライン会議では 「隠れファシリテーター」になるべし！

よい打ち合わせのポイントを3つまとめましたが、オンライン会議の場合、それらを機能させるためにとくに注意すべきものがあります。それが、ポイント2つめの「ファシリテーターがいる」です。

みなさんも何度も経験をしているかと思いますが、オンラインの打ち合わせではその場の空気というものが見えづらくなります。パソコンの画面越しのコミュニケーションになったとたん、相手の様子を図ることが一気に難しくなるのです。そのため、オンライン会議ではより全体の状況を把握しながら会議を進めていく、ファシリテーターの働きがとても重要になります。

では、ファシリテートの上手い、下手は何で決まるのでしょうか？

それは、話を聞く力・まとめていく力の2つです。

話を聞く力

オンライン会議の場でいう、「話を聞く力」とは、議題に対して参加者の意見が何かを引き出すことです。

具体的には、質問を投げかけたり、相手が言っていることの要点をキーワードとして書き出したりします。

まとめていく力

「まとめていく力」を発揮するためには、要点を書き出し皆が見えるようにするのが効果的です。（これまでの対面会議でのホワイトボードのような役割です。）

たとえば、自分の画面を共有し、パワーポイントの1つのスライドを活用するのもよいですし、オンラインホワイトボードのようなツールを活用するのも便利です。

▲出典：Miro （オンラインホワイトボードにて「Meeting Note」のテンプレート活用イメージ）

前述したとおり、フリーランスは、自身がファシリテーターとしての立場になることは少ないかもしれません。

しかし、ファシリテーターに重要なこの2つのスキルを持っておくことは、あなたがそのチームに存在する価値を高めることができます。

「隠れファシリテーター」になることで「〇〇さんがいる打ち合わせは議論が活発になるね」「スムーズにまとまるね」など、一緒に仕事をするメンバーとしての存在価値を高められることはフリーランスにとって重要なのです。

オンライン会議でみんなが感じている課題とは？

オンライン会議に慣れてきたとはいえ、まだまだ課題はあるはずです。自身の経験とさまざまなアンケートから、課題を洗い出してみました。

• 何分前に入室するのが正解？
• ビデオのオンオフはどうするか
• 回線不良で声が聞こえない
• アイスブレイクが難しい
• 初対面の人との挨拶が難しい
• 集中力が持たない
• 発言したくてもタイミングがつかみにくい
• ホワイトボードや資料が共有しづらい

これらは一部ですが、みなさんも体感したことがある課題なのではないでしょうか？

この課題たちをどのように解決できるのか、フリーランス目線で考えてみました。

何分前に入室するのが正解？

招待されているオンライン会議だと、相手の承認が必要な場合もありますが、3分〜5分前から入室するのがよいでしょう。

回線状況やマイクの接続、カメラの位置などを確認することも可能です。カメラとマイクをオフにして開始を待つというスタイルを取れば問題ありません。

会議に数分遅れて、「待ちますか？ 連絡を入れましょうか？」というやりとりの方が相手に負担をかけてしまうので、早めに入ることは悪いことではないはずです。

ビデオのオンオフはどうするか

企業やチームによって習慣の違いがでるところです。参加する会議ごとに合わせていくのがベストですが、初対面の人がいる場合や、挨拶のときはビデオをオンにして自己紹介できるとよいのではないでしょうか。

顔が見えると人は安心しますし、信頼度も高まります。フリーランスとして自己紹介をするときは顔を出す方が好ましいですね。

回線不良で声が聞こえない

相手サイドで発生した場合は、待つしかありませんが、こちら側で起こってしまったときの対処法は事前に用意しておきましょう。

ワイヤレスイヤホンを使っている場合は有線のタイプも持っておいたり、オンライン会議ツールのアプリがある場合、スマホからも接続できるようにしたりしておくと安心です。筆者も、パソコンのWi-Fi状況が悪いときに、応急処置でスマホから接続し参加するという方法で何度か救われました。

アイスブレイクが難しい

オンラインだからこその話題に触れるのもよいでしょう。背景に写っているものに触れてみたり、今日はどこから会議に参加しているのか聞いてみたり。

直接会う機会が減っている分、最近の様子を尋ねられるよいチャンスだと捉えて、カジュアルに話してみることがおすすめです。

初対面の人との挨拶が難しい

オンライン名刺交換などもありますが、そのようなやりとりがない場合、簡単な挨拶で済ませることが多いでしょう。そのため相手の名前や役割をメモすることが大切です。

自分が準備しておくこととしては、オンライン会議ツールの名前のところをわかりやすく書いておくこと。たとえば「山田花子 Yamada Hanako｜メディアプランナー」など、名前＋役割を記載すると会議中でも名前を確認してもらいやすくなります。

集中力が持たない

人が集中できる限界は90分と言われています。もし、打ち合わせが長引いてしまったときはダラダラと続けるのではなく、必ず休憩を挟みましょう。タイムマネジメントをしっかりすることもオンライン会議を成功させるコツです。

また、ファシリテーターはもちろん、自身が参加者だとしても、終了10分前には会議をまとめる方向に声かけをできるとよいと思います。「残り10分なので、宿題となるタスクを確認させてください」「残りの時間で、次回話し合うことを決めましょう」など。

オンラインホワイトボードなどのタイマー機能があるツールを使って、20分プレゼン、10分質疑応答、10分まとめなど、簡単にタイムキープする方法もあります。

▲出典：Miro （オンラインホワイトボードにて「タイムキープ」活用イメージ）

発言したくてもタイミングがつかめない

ファシリテーターの場合は、要所要所で参加者が理解しているか、質問があるかなどを確認しましょう。「ここまでで、みなさんご不明な点はございませんか？」「ご質問はプレゼン後に時間をとりますので、気になる点はメモしてお聞きください」など事前に促すことも大切です。

また、参加者が多く議論が途切れない場合、ハンズアップ機能やチャットで質問を募るのも便利です。一方「まったく発言がないため、話しやすい空気を作りたい」という場合は、質問ではなく感想を聞いてみるのもよいでしょう。

ホワイトボードや資料が共有しづらい

プレゼンの場合は、プレゼンターが資料を画面共有しながら話すのが一般的ですが、プレゼン終了後に議論内容を書き留めづらい場面があります。

たとえば、パワーポイントやGoogleスライドを画面共有しながらホワイトボードのように意見を板書したり、オンラインホワイトボードなどの共同作業ツールを使ったりするのもおすすめです。

▲出典：Miro （オンラインホワイトボードの全体活用イメージ）

パワーポイントやGoogleスライドの場合、各スライドだけを映すことになります。しかしオンラインホワイトボードだと、1つの画面の中に、資料の一覧やメモ書き、画像などを自由に配置することができるので、実際のホワイトボードのような見た目でまとめていくことができます。

フリーランスとしては、会議が議論フェーズに入ったときに、サッと「画面共有して、内容メモしましょうか？」と提案できると、スマートな印象とともに自身も会議の理解が深まるのではないでしょうか。

オンライン会議を味方につけるためには？

よい会議のポイントと、オンライン会議の課題解決についてお伝えしてきました。最後に「オンライン会議を味方につける」という視点でお話ししたいと思います。

オンライン会議は、フリーランスにとって自身をプレゼンテーションできる最高の機会です。

ファシリテーターになることが必須なのではなく、「隠れファシリテーター」の意識を持つことで、打ち合わせが円滑に、そしてクライアントとの信頼関係も高めることができます。

対面の打ち合わせだと時間を仕切ることや、発言を仰ぐことなどは司会者のように感じられてハードルが上がります。

一方、オンライン会議は一人ひとりが画面の向こうにいます。常に相手の様子や状況を伺うことが前提になっている環境です。だからこそ、隠れファシリテーターの意識を持ち参加することで、良い会議を作り上げるひとりになりやすい環境なのです。

オンライン会議が浸透してきているいまこそ、オンライン会議を味方につけて、自身の価値を高めましょう。フリーランスとしても、一歩レベルアップできるはずです。

（執筆＆提供元：Miro　編集：mozuku）