フリーランス向け 適格請求書の書き方｜必要な記載事項や要件を解説

2023年10月1日より正式にスタートした「インボイス制度」。フリーランスのなかでも対応は分かれていますが、今後の取引を意識して対応した方も多いのではないでしょうか。

しかし、インボイス制度は登録して終わりではありません。むしろ、登録は「スタート地点に立った」に過ぎず、今後はインボイス制度への対応が求められてきます。

その代表例が「適格請求書」です。インボイス制度に登録し、対応していく場合、これまでフリーランスが取引先に発行して請求書は、原則「適格請求書」の基準をクリアしたものでなければなりません。

今回は、インボイス制度のなかでも「適格請求書」のみに的を絞り、書き方や必要な記載事項をまとめていきます。

※本記事はITフリーランス読者を想定して執筆されたものです。また、まずは正しい書き方をマスターしていただくべく、一部の表記や用語などを簡略化しています。

そもそも「適格請求書」とは？

適格請求書とは、売り手（例：フリーランスなど）が買い手（例：取引先のクライアントなど）に対し、適用税率や消費税額などを正確に伝えるため、定められた情報を記載して作成される請求書などのことです。

何やら難しい話ですが、じつはこの「適格請求書」は「インボイス制度」の根幹となる書類といえます。

そもそも、適格請求書の別名こそが「インボイス」であり、インボイス制度の正式名称は「適格請求書等保存方式」です。この適格請求書は、インボイス制度に登録していないと発行することができません。

つまり、私たちがインボイス制度に登録したのは、この「適格請求書」を発行するためだった、と言ってしまってもいいかもしれません。とはいえ、なかなかすぐに理解するのは難しいと思うので、とりあえず「超重要」だということをご理解いただければOKです。

▼インボイス制度の概要

適格請求書の書き方

フリーランスの皆さんが知るべきなのは、むしろここから。ぶっちゃけ、適格請求書に詳しくなくても実務への支障はあまりないですが、適格請求書の書き方を間違え「不適格」になってしまうと、後述するようにクライアントに多大な迷惑がかかります。

適格請求書の書き方だけは、しっかり覚えておきましょう。

適格請求書に記載すべき事項

まず、適格請求書に記載すべき内容を画像でまとめました。

それぞれ、以下で解説していきます。

1. 適格請求書発行事業者の氏名（名称）、登録番号
   →「適格請求書発行事業者」とは、簡単に言えば請求書などを発行する人のこと。個人事業主の場合は本名、法人の場合は法人名を記載
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目が含まれる場合、その旨を明記）
   →軽減税率（8％）が適用される品目は少なく（飲食物や定期発行の新聞を売り買いした場合など）、ITフリーランスであれば請求書に記載する機会はまれ
4. 税率ごとの合計請求金額・適用税率（対象品目が10％の場合のみの場合、8％部分の記載は不要）
   →上記と同じ理由で、8％部分の記載は不要なケースが多い。ただし、10％のみの場合も「10％対象」の文言は必須
5. 税率ごとの消費税額（対象品目が10％の場合のみの場合、8％部分の記載は不要）
   →注意点は同上
6. 請求先の氏名（名称）
   →請求先が個人事業主の場合は本名、法人の場合は法人名を記載

一見難しく見えますが、今までの請求書にも「自分の氏名」「取引内容」「合計請求金額」「消費税額」「請求先の名称」などは記入していたと思うので、それを少し細かくするだけで対応は可能です。

適格請求書のフォーマット

「適格請求書」という響きから、国税庁が指定する特定の請求書フォーマット以外は使えない、と連想したくなります。

しかし、実際は上記の6条件さえ踏まえていればフォーマットや様式に指定はなく、じつは請求書ではなく「領収書」なども適格請求書として認められます。

なお、Workship MAGAZINEではインボイス制度対応の適格請求書フォーマットを無料配布しています。以下のページからダウンロードしてみてください！

適格請求書の「簡易版」もあるが……

上記の適格請求書は、たしかに発行がやや面倒なのも事実です。そこで適格請求書の「簡易版」ともいえる「適格簡易請求書」もあるのですが、結論から言うとITフリーランスはあまり利用機会がないかもしれません。

適格簡易請求書を発行できるのは「小売業（例：コンビニ）や飲食業（例：スーパー）などの、不特定多数の者に対して販売やサービスを行っている事業者」に限られるためです。

ITフリーランスは「特定の企業」を相手に取引する機会が多いため、上記の対象になるケースはまれでしょう。

ちなみに、仮に適格簡易請求書が利用できる場合も、記載すべき事項はそこまで大きく変わりません。大きな違いとしては、不特定多数という性質上で個人の特定が難しいため、適格簡易請求書の受け取り手（例：レシートをもらう人）の氏名が不要なことです。

適格請求書が「不適格」だとどうなる？

適格請求書の書き方は、皆さんもよく理解できたと思います。しかし、もし適格請求書を発行したつもりが、要件を満たさず「不適格」になったり、そもそも初めから適格請求書の発行に対応しなかったりした場合、何が起こるのでしょうか？

結論から言えば、先ほども触れたようにクライアントに多大な迷惑がかかります。具体的には「仕入税額控除」ができなくなってしまいます。

仕入税額控除の仕組みは以下の通り。

つまり、クライアントは皆さんが「インボイス制度に登録」し、かつ「適格請求書を送ってくれ」てはじめて、皆さんに支払う消費税を自分たちが支払う消費税から差し引けるのです。

もし適格請求書が不適格だと、クライアントは仕入税額控除ができない、つまり節税ができないことになり、損失が発生してしまいます。

一方、フリーランス側もインボイス制度に登録するために課税事業者になっているので、消費税を納めないといけないことには変わりません。

不適格な請求書を出しても誰も得をしないので、インボイス制度に登録したからには、しっかり適格請求書を発行しましょう。

適格請求書の作成におすすめのサービス3選

適格請求書の書き方には少し工夫が必要ですが、わざわざ自分で対応する必要はありません。

適格請求書を発行できるサービスは多数ありますが、個人的にはクラウド会計ソフトとセットで利用できる請求書発行サービスの活用をおすすめします。クラウド会計ソフトを使えば、適格請求書の作成から消費税申告までをスムーズに済ませることができるからです。

以下では、適格請求書の作成に対応したサービスをまとめました。

1. Misoca

▲出典：Misoca

Misocaはあらゆる書類を最短1分で作成でき、送付・管理まで行える万能な請求書作成ソフトです。しかも、月10通までの発行であれば完全無料で利用できます。

領収書、検品書、注文書などさまざまな書類を作成できるのが特徴。請求書を指定日に自動作成し、自動でメール送信する便利な機能もあります。また、請求書作成以外にも売上レポートの作成や見積から入金までのステータス管理もできるため、事業を一貫して支えてくれるツールになるでしょう。

運営会社は会計ソフトで有名な株式会社弥生です。Misocaは「やよいの青色申告オンライン」などの弥生製会計ソフトと連携できるのはもちろん、freeeやマネーフォワードとの連携にも対応している太っ腹ぶりです。

Misocaを使ってみる

2. freee

▲出典：freee

サービス名	freee
運営会社	freee株式会社
公式サイト	https://www.freee.co.jp/lp/deals/invoice/output/
主な特徴	請求書を簡単作成 会員登録不要、完全無料 会員登録すれば見積書、納品書など含め全機能を利用可能 会計ソフトへの連携などが必要な場合、freee会計の利用が必須

クラウド会計ソフト大手のfreeeは、無料での請求書発行ツールをリリースしています。ツールには2パターンあり、登録不要で簡単に請求書のみをつくれるツールと、登録さえすれば40種類以上のテンプレートを利用して見積書・納品書なども制作できるツールがあります。

どちらもシンプルかつ無料で大変使いやすいツールですが、一つの懸念としてクラウド会計ソフトとの連携が必要な場合、クラウド会計ソフト『会計freee』の利用が必須になってきます。

ただ、会計freeeは会計ソフトとしてのクオリティも非常に高いほか、インボイス制度にも完全対応。さらに会計freeeさえ契約しておけば、ツール内に請求書作成ツールが含まれているため、会計ソフト内で請求書作成まで完成させられるのは強みです。クラウド会計ソフトごと移行し、インボイス対応業務を完結させるのもいいでしょう。

会計freeeを使ってみる

3. マネーフォワード クラウド請求書

▲出典：マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワードクラウド請求書は、見積書、納品書、請求書、領収書を簡単に作成できるサービスです。家計簿やクラウド会計ソフトで有名なマネーフォワードが運営しています。

請求書には多様なテンプレートが用意されており、ロゴや印影を登録すると自社用の書類を作ることも可能です。書類を企業や用途別に分けて保管・管理できるため、検索作業もスムーズに。自動で請求書を作成する機能や郵送代行サービスも利用でき、他のサービス以上に業務の自動化・ルーティン化が簡単なのが特徴です。

ただし、上記の2社と異なり、こちらのソフトは単体利用できず、クラウド会計ソフトの契約内に料金も含まれる形となります。マネーフォワードをすでに活用している、あるいは会計ソフトごと全面移行を考えている方にはおすすめです。

適格請求書に関するよくある質問

以下では、実際にフリーランスの皆さんから寄せられた、あるいは筆者自身が適格請求書を発行する際に悩んだポイントをQ&Aでまとめました。

Q1. 適格請求書がいらない取引もある？

はい。そもそも請求書の交付を受けることが困難な場合（例：3万円以下の公共交通機関の運賃など）には、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。

フリーランスに関係するところで言うと、2029年9月30日までに行った仕入れ（備品購入など）に関しては、1万円未満の場合に限り、適格請求書がなくても一定の要件を満たせば適格請求書なしで仕入税額控除が可能です。

Q2. 適格請求書の保存期間はある？

はい、適格請求書には「7年間」の保存義務があります。これまでも青色申告を行っている場合は7年間の領収書などの保存義務があったので、それと足並みがそろえられている計算になります。

Q3. インボイス制度の開始日をまたぐ取引に適格請求書は必要？

「資産の譲渡（例：成果物の納品）」がいつだったかによって対応が変わります。

ケース1. 成果物の納品が9月30日、報酬支払いが10月末だった場合

この場合、成果物を納品する側であるフリーランスは、資産の譲渡を9月中、つまりインボイス制度の開始前に行っています。そのため、適格請求書の発行は不要です。

ただし、仮にインボイス制度施行前の取引だったとしても、前もって適格請求書を発行すること自体は問題ありません。微妙な時期で不安が残る場合は、とりあえず適格請求書を発行しておくのが無難です。

ケース2. 成果物の納品が10月1日、報酬支払いが11月末だった場合

この場合、たった1日の違いではありますが、適格請求書の発行が必要になってきます。適格請求書の交付がないと、取引先側は仕入税額控除ができなくなってしまうからです。

なお、上記のようなインボイス制度に関するQ&Aは、公式サイトでも事例が多数まとめられています。かなりの頻度で更新されているので、こちらもあわせてご参照ください。

まとめ

ここまで、適格請求書の書き方を解説してきました。

請求書発行が若干面倒になるのは事実で、それ以外にもインボイス対応に頭を悩ませる方も多いかもしれません。

請求や消費税額の計算など、細かい雑務に追われるのを避けたい方は、フリーランス・副業向けマッチングサービス『Workship』の利用を検討するのもいいかもしれません。

Workshipでは、フリーランスが稼働時間や作業内容を「作業実施報告書」に記入するだけで、報酬額や支払通知書が自動算出・作成されます。さらに、サービス内に請求書の作成機能も完備しており、必要に応じて請求書も準備できます。

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（執筆：齊藤颯人　編集：Workship MAGAZINE編集部）