【基本無料】仕事効率化ツール15選!“実際に筆者が使ってみた”動画とともに解説

仕事の効率化につながる4つのツールの種類
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「業務効率化のツールを探しているけど、どれが自分に合うか判断しづらい……」
「実際に使ってみるまで、使い勝手がよく変わらない……」
「自分に合わないツールを試して、時間を無駄にしたくない……」

と悩むことはありませんか。業務効率化につながるツールは、世に溢れています。また、実際に使ってみると「思ってたよりも使いづらい」といったことも起こりやすいのが、業務効率化ツールです。

可能であれば、使用する前に実際の使い勝手まで知りたいと思いませんか?(筆者はツールを探すとき、いつも思っています)

そこで今回は、業務効率化に繋がるツール15選とその使い方をご紹介します。実際の使ってみた動画(1分~5分前後)もツールごとに用意しているので、ツールの使い勝手が知りたい方にもおすすめです!



仕事の効率化につながる4つのツールの種類

「業務効率化につながるツール」といっても、さまざまな種類があります。

そこで本記事では、大きく4つの種類に分けてツールをご紹介します。

高い生産性を維持するためのツール

生産性を高く維持するときに役立つツールは、次の2つ。

  • Strict Workflow:ポモドーロで集中力を維持
  • Todoist:タスク管理して無駄な作業をしない

一つずつ詳しく見ていきましょう。

【ツール1】Strict Workflow:ポモドーロで集中力を維持

▲出典:Chrome

Strict Workflowは、ポモドーロ・テクニックで作業を行うためChrome拡張機能です。

「25分作業 + 5分休憩」を1セットにして作業することで、集中力を維持しながら働くことができます。

実際に使っている動画を見てみましょう。

Strict Workflowを設定する

ポモドーロ・テクニックについては、以下記事で詳しくまとめています。あわせてご一読ください。

【ツール2】Todoist:タスク管理して無駄な作業をしない

▲出典:Todoist

Todoistは、タスク管理ツールの一つ。Todoistには、

  • 今日、近日中などに分けてタスクを確認できる
  • プロジェクトをボード形式に表示すれば、作業の管理もできる

といった特徴があります。

▲プロジェクトでタスクごとにステータス管理できる画面の例

動画で、具体的な使い方を見てみましょう。

▼基本操作(タスクの登録/完了)

▼タスクのステータスを管理する方法

直感的な操作でタスク管理・スケジュール管理がしやすいので、おすすめです!

Todoistをダウンロードする

リサーチ業務を効率化するためのツール

リサーチ業務を効率化するためのツールは、次の5つ。

  • crxMouse:マウスのブラウザ操作効率を上げる
  • OneTab:複数開いているタブをまとめられる(整理できる)
  • Evernote Web Clipper:エバーノートに情報を保存できる
  • FireShot:ページをPDFやpngで保存できる
  • Image Downloader Plus:ページ内の画像を保存できる

一つずつ詳しく見ていきましょう。

【ツール3】crxMouse:マウスのブラウザ操作効率を上げる

crxMouse

▲出典:Chrome

crxMouseは、Chrome(ブラウザ)の拡張機能の一つ。ブラウザの操作を、マウスのジェスチャー操作だけで行えるようにします。

たとえば、以下の操作を右クリック + マウスの動きだけで実現できます。

  • 前に戻る
  • 次に進む
  • タブを追加
  • タブを切り替える
  • 開いているタブを削除

動画で、具体的な操作イメージを確認してみましょう。

キーボードのショートカットキーでも、同様の操作はできます。しかしショートカットキーに頼り切ってしまうと、マウスから手を離す必要があり少し時間がかかります。

なるべく腕を動かさないようにすることで、業務効率化が進められるのです。腱鞘炎の予防にもなるでしょう。

crxMouseを設定する

【ツール4】OneTab:タブをまとめてくれる

▲出典:Chrome

OneTabとは、開きすぎたタブをまとめてくれるChrome拡張機能のこと。リサーチをしていると、「タブを開きすぎてどこで何を開いているのかわからない……」といったケースが出てくるもの。

OneTabは、複数のタブを1つのタブにまとめてくれるので、とても便利です。実際の使い方を見てましょう!

動画でも説明していますが、「調べたURLをまとめて、友人や仕事仲間にシェアする」といった使い方もできます。

とても便利かつ無料なので、試しに入れてみてはいかがでしょうか。

OneTabを設定する

【ツール5】Evernote Web Clipper:エバーノートにページを保存できる

▲出典:Chrome

Evernote Web Clipperとは、メモツール『Evernote』にページの情報を保存できるChrome拡張機能のこと。

  • ページ全体を保存
  • ブックマークで保存
  • 画像で保存

といったさまざまな方法で保存できるので、リサーチ業務を効率化したい方におすすめです!

Evernote Web Clipperを設定する

【ツール6】FireShot:ページをPDFやpngで保存できる

▲引用元:Chrome

FireShotは、WebページをPDFやpngファイルなどで保存できるChrome拡張機能です。ページ全体、一部のみなど、選択して画像ファイルで保存できます。

使い方について、詳しく見てみましょう。

FireShotをクリックするだけで、簡単にWebページをPDFや画像として保存できます。使い方がとてもシンプルなので、おすすめです!

FireShotを設定する

【ツール7】Image Downloader Plus:ページ内の画像を保存できる

▲引用元:Chrome

Image Downloader Plusは、ページ内の画像を保存したいときに便利なChrome拡張機能です。使い方を見ていきましょう。

動画ではPinterestを参考に使い方を説明していますが、Instagramなどで画像を取得したい場合にも利用できます。

Image Downloader Plusを設定する

資料作成を効率化するためのツール

資料作成を効率化するためのツールは、次の6つ。

  • ColorZilla:Webページにある色を確認できる
  • Color Hunt:相性の良い色を探せる
  • Canva:素材やテンプレートを利用して資料を作れる
  • Googleドキュメント:見出し + 枠線と網かけ + カーソル位置に更新で爆速化
  • Googleスプレッドシート:タスク管理ツールも作れる
  • Mindmeister:マインドマップを作成・シェアしやすい

一つずつ詳しく見ていきましょう。

【ツール8】ColorZilla:Webページにある色を確認できる

▲引用元:Chrome

ColorZillaは、Webページの色情報を取得できるChrome拡張機能です。「このサイトの色、資料作成に使いたい……」と思ったときに使えるツールになります。

使い方を見ていきましょう。

動画では、色情報を取得した後、デザインツールCanvaで実際に色変更するところまで解説しています。とっても簡単なので、ぜひ使ってみてください!

ColorZillaを設定する

【ツール9】Color Hunt:相性の良い色を探せる

Color Hunt

▲出典:Color Hunt

Color Huntとは、相性の良い色の組み合わせを確認できるサイトのこと。「センスに自信がない……」といった方でも、色の組み合わせを簡単に探せるのでおすすめです。

使い方を見ていきましょう。

特に便利なのが、色を指定して組み合わせを探せる点です。具体的な手順は、以下の2ステップ。

1. 画面右側にある検索ボックスから、好みの色を選択

▲出典:Color Hunt

2. 出て来る色の候補から、気になるカラーコードをコピー

▲出典:Color Hunt

覚えておくと色選択の悩みがぐっと減ります!

Color Huntを見てみる

【ツール10】Canva:素材やテンプレートを利用して資料を作れる

▲引用元:Canva

Canvaは、簡単にデザインを作成できるツールのこと。テンプレートや素材が豊富にあり、写真や素材を差し替えるだけでもおしゃれなデザインが作れます。

使い方を見ていきましょう。

動画では、テンプレートを使ってデザインを作る方法をご紹介しています。Web記事やYouTubeのアイキャッチ画像だけでなく、Instagram用の画像なども作りやすいツールです。

Canvaを使ってみる

【ツール11】Googleドキュメント:見出し + 枠線と網かけ + カーソル位置に更新で爆速化

▲Googleドキュメントで議事録を作成した例

Googleドキュメントは、Googleが提供している文章作成ツールです。共同編集がしやすく、URLを共有するだけでファイルの共有ができるため、とても便利です。

MicrosoftのWordを使ったことがあれば、そのWeb版だと思っていただけるとイメージしやすいかと思います。

こちらも使い方を、動画で見てみましょう。

▼Googleドキュメントの基本的な使い方

参考として、Googleドキュメントで議事録のテンプレートを作る動画も用意しました。実際の使い方を確認したい方は、以下も参考になるかもしれません!

▼Googleドキュメントで議事録のテンプレートを作る方法

ちなみにGoogleドキュメントは、ショートカットキーを押さえておくと作業が爆速化できます。以下で詳しくまとめているので、あわせてご一読ください。

【ツール12】Googleスプレッドシート:タスク管理ツールも作れる

▲Googleスプレッドシートで作ったタスク管理ツールの例

Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトのこと。計算機能はもちろん、関数や条件付き書式(条件による色付け機能)などを使ってさまざまなことができます。

といってもわかりづらいと思うので、

  • マニュアルを作る手順
  • タスク管理ツールを作る手順

をそれぞれ動画にまとめてみました!

▼マニュアルを作る手順

▼タスク管理ツールを作る手順

なお、ここでは詳しく解説していませんが、スプレッドシートは関数を使いこなしてこそ真価を発揮します。

実際に32個の関数を使って検証した記事を用意しているので、あわせてご一読ください。

【ツール13】Mindmeister:マインドマップを作成・シェアしやすい

▲出典:Mindmeister

Mindmeisterとは、マインドマップを簡単に作れるツールのこと。シンプルに使いやすいのはもちろん、URLを共有するだけで簡単に作ったマップをシェアできます。

マインドマップって何?と思っている方向けに、例として作ってみました!

▲Mindmeisterで作ったマインドマップの例

こちらも、使い方を動画で見てみましょう。

情報の整理がしやすいのはもちろん、資料の共有もしやすいのでおすすめです!

Mindmeisterを使ってみる

パソコン操作を補助するツール

パソコン操作を補助するためのツールは、次の2つ。

  • Clibor(Mac版:Clipy):コピペ作業効率化ツール
  • Everything:フォルダを開かずに爆速でファイルを検索できる

一つずつ詳しく見ていきましょう。

【ツール14】Clibor(Mac版:Clipy):コピペ作業効率化ツール

Cliborとは、Windowsで使えるコピペツールのこと。Macで言うと、似たツールに『Clipy』などがあります。

▲Cliborで選択してコピーできるイメージ

Cliborでは最大1万件のコピー履歴を残しておけるため、必要なときに必要なテキストを抽出して利用可能です。

またCliborには、

  • FIFOモード
  • 定型文

といった便利機能がついています。それぞれ使い方を、動画で見てみましょう。

ちなみにCliborについては、別の記事でも詳しく解説しています。

  • Clibor(クリボー)の特徴
  • Cliborの基本的な設定方法
  • Clibor歴5年の筆者がおすすめする4つの使い方

などが気になる方は、以下をご一読ください。

【ツール15】Everything:フォルダを開かずに爆速でファイルを検索できる

▲出典:窓の杜

Everythingとは、高速でファイル検索ができるWindowsツールのこと。フォルダにも検索機能が元からついていますが、検索速度が段違いです。

動画を見てみると、検索速度の早さがわかりやすいかと思います。

ファイルを探す操作が爆速化するので、Windowsユーザーの方はマストで入れておきたいツールです。

Everythingをダウンロードする

まとめ

今回は、仕事の効率化に繋がる15個のツールをご紹介しました。効率化したい業務に合わせて、ぜひ使っていただきたいです。

とはいえ効率化ツールは、今後もさまざまなものが出てくるでしょう。「どれを選べばいいのやら……」と悩む方もいるかもしれません。

そんな時は、

  • 無料ですぐに使い始められるか
  • 必要な機能が過不足なく揃っているか
  • 効果の高い業務を効率化できるか

といった点を考えて、ツールを選ぶことをおすすめします。

今回ご紹介したツールは基本無料で使えるものばかりなので、まずは実際に使ってみてくださいね!

(執筆:しろ 編集:泉)

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