yup
  • 「業務でChatworkを使っているけど、あまり使いこなせてないんだよなぁ……」
  • 「もっとChatworkを使いこなして、仕事の効率を上げたい!」

と思っていませんか?

Chatworkはテキストコミュニケーションに優れた便利なビジネスチャットツールです。しかし「基本機能以外を使ったことがない」という人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Chatworkでの仕事効率を爆上げする裏技8選をご紹介します!

「返信忘れを防止する裏技」も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

Chatworkとは?概要や特徴をわかりやすく解説!

Chatworkは、テキストコミュニケーションを円滑に進めるためのチャットツールです。主にビジネスの場でよく使われます。

■Chatworkの概要

  • 「チャット」で手軽に仕事のやり取りができる
  • 「タスク管理」機能を使って作業の管理ができる
  • 個人やグループごとにチャットを分けられるので見やすい(LINEに近いイメージ)
  • 簡単な返信を「リアクション」で済ませられる(LINEのスタンプに近いイメージ)

メールよりも手軽に使えて、会話中に生まれたタスクも管理できるため、ビジネスで使う際にとても便利です。

またユーザーやグループ単位で会話ができるため、あとから分類する手間もありません。

「上記承知いたしました。」のように1文で伝える場合は、以下のように「リアクション」を使って伝えることも可能です。

Chatworkのショートカットキー一覧

Chatworkには、基本操作を爆速化するショートカットキーが用意されています。

Chatworkで使えるショートカットキーは、以下のとおりです。

キー 操作内容
[ ↑ ] キー または、[ k ] キー 一つ上のチャットを選択
[ ↓ ] キー または、[ j ] キー 一つ下のチャットを選択
[ Enter ] キー 現在選択されているチャットを開く
[ Ctrl ] キー + [ ← ] キー 左カラムを閉じる、または開く
[ Ctrl ] キー + [ → ] キー 右カラムを閉じる、または開く
[ g ] キー グループチャットを作成
[ ESC ] キー メッセージ入力欄に入っているカーソルをキャンセル
[ m ] キー メッセージ入力欄にカーソル移動
[ tab ] キー 送信ボタンにフォーカス
[ t ] キー タスク入力欄にカーソル移動
[ c ] キー コンタクトを追加
[ f ] キー チャット名検索にカーソル移動

(▲参考:Chatwork -ショートカットキーを使用する

とくに、各エリアを選択する3つのショートカットキーはとても便利なので、ぜひ覚えておきましょう。

エリア移動に使えるショートカットキー

▲エリア移動に使えるショートカットキー

ちなみに「Shift + ?キー」を押せば、ショートカットキー一覧が確認できます。

こちらも合わせて覚えておくと、ショートカットキーを忘れてしまったときに便利ですね。

「Shift + ?キー」押下後に出てくる画面

▲「Shift + ?キー」押下後に出てくる画面

コミュニケーションを円滑にする裏技5選

「Chatworkの概要やショートカットキーはわかったけど、もっと便利に裏技はないの?」と思っている方もいるでしょう。

そこで次に、以下5つに分けてコミュニケーションを円滑にする裏技を解説します。

  1. 直前の文章を素早く編集する
  2. タグで文章を分かりやすくデザインする
  3. メッセージを引用して返す
  4. リンクを使って再度メッセージを伝える
  5. 位置情報を送る

1つずつ詳しく解説しますね。

1. 直前の文章を素早く編集する

メッセージ送信後に、「誤字脱字」に気づいてしまったことは誰しもあるでしょう。

誤字を見つけてしまったときの例

▲誤字を見つけてしまったときの例

そんなときに便利なのが、矢印キーの上(↑)です。矢印キーの上(↑)を押すと、直前の文章を以下のように編集モードで開けます

編集モードで開いたときの例

▲編集モードで開いたときの例

誤字はよくあるミスなので、ボタン一つで編集できるのは便利ですよね。

また、気づいたときにササっと修正できれば、以下のように「細かい気配りができる人」と思ってもらえることもあるかもしれません。
(以下の例は『Chatwork』と似たコミュニケーションツール、『Slack』の例です)

2. タグで文章を分かりやすくデザインする

「伝えたいことが多すぎて、文章が長くなってしまう……」というケースもあるでしょう。

伝えたいことが多くわかりづらい例

▲伝えたいことが多くわかりづらい例

そんな時に便利なのが、Chatworkのタグ機能です。

タグ機能を使えば、以下のように文章を視覚的に分かりやすくデザインできます。

タグでわかりやすくした例

▲タグで視覚的に分かりやすくした例

分かりやすくまとまっているので、「本文について」「画像について」の内容さえ見ればチェックできますよね。

Chatworkでは、以下のように便利なデザインタグがたくさん用意されています。

タグ 内容
[info]内容[/info] ボックス
[code]内容[/code] 背景グレーボックス(元はコード表示用の枠)
[info][title]タイトル[/title]内容[/info] タイトル付きボックス
[hr] 区切り線

(▲参考:メッセージ記法 – Chatwork APIドキュメント

「でも、タグを覚えるのが難しそう……」と思った方もいるかもしれませんね。そんなときにおすすめなのが、Chromeプラグイン『Chatwork Input Tools』です。

以下のようにテキスト入力エリアにボタンが表示され、クリックするだけで簡単にタグを挿入できます。

『Chatwork Input Tools』追加後のテキスト入力エリア

▲Chatwork Input Tools追加後のテキスト入力エリア

3. メッセージを引用して返す

テキストコミュニケーションをする上で重要なのが「認識違いを減らすこと」です。

認識違いを減らすための機能の一つとして、「メッセージ引用」機能があります。

以下のようにメッセージ引用後に返信することで、認識違いを減らせるのです。

メッセージを引用している例

▲メッセージを引用している例

メッセージを引用する手順は、以下のとおりです。

【1. 文字を選択し、「メッセージに引用」をクリック】

文字を選択し、「メッセージに引用」をクリック

【2. テキストエリアに追加された引用文の下に文章を追加し、送信】

テキストエリアに追加された引用文の下に文章を追加し、送信

送信後のメッセージ

▲送信後のメッセージ

とても簡単なので、ぜひ使ってみてください。

4. リンクを使って再度メッセージを伝える

「数日前にお願いした〇〇についてまだ返信きてないけど、そろそろリマインドしたほうがいいかな……」と思ったことがある人も多いでしょう。

そんな時に便利なのが「リンク」機能です。リンク機能を使えば、以下のようにメッセージへのリンクを使って、過去の投稿を簡単に送れます。

メッセージのリンクを使ったイメージ

▲メッセージのリンクを使ったイメージ

リマインド時以外にも、「過去の情報を持ってきたいけど、引用するには少し長いかな……」というときに、とてもおすすめです。

具体的な手順は、以下のとおり。

【1. リンクを作りたいメッセージをマウスオーバーし、「リンク」をクリック】

リンクを作りたいメッセージをマウスオーバーし、「リンク」をクリック

【2. テキスト入力エリアに追記されたURLを使ってメッセージを作成し、送信】

テキスト入力エリアに追記されたURLを使ってメッセージを作成し、送信

文章量の多いタスクを作るときもリンクは便利なので、覚えておくのがおすすめです。

5. 位置情報を送る

クライアントとの打ち合わせで場所を伝えるとき、建物名や店名を伝えるだけだと、クライアントはググって調べないといけないですよね。すでに場所が決まっているのであれば、住所を送ったほうが分かりやすいです。

Chatworkには、このようなケースで便利な「位置情報」を送る機能があります。

以下手順でChatworkのスマホアプリを操作すれば、位置情報を簡単に送れます。

【1. スマホアプリのメッセージ入力画面にある「+」をタップ】

スマホアプリのメッセージ入力画面にある「+」をタップ

【2. 「位置情報」をタップ】

「位置情報」をタップ

【3. 「この位置を送信」をタップ】

「この位置を送信」をタップ

タップすると、以下のように自動で住所が送信されます。

位置情報を送った時のイメージ

▲位置情報を送った時のイメージ

外での打ち合わせが多い人は、覚えておくと良いかもしれません。

メッセージの返信忘れ防止に便利な裏技3選

「コミュニケーション力が上がる裏技はわかったけど、忙しすぎて返信自体を忘れてしまうことがあるんだよな……」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

または「いますぐに返信はできないけど、忘れないように手を打ちたい」と思う人もいるかもしれませんね。

そんな時におすすめなのが、以下3つの裏技です。

  1. メッセージを「未読」に戻す
  2. タスク機能を利用する
  3. 自分用チャットを活用する

具体的に、1つずつ解説しますね。

1. メッセージを「未読」に戻す

Chatworkはメール等と同じように「未読に戻す」機能が搭載されています。

Chatworkに通知アイコン + 未読件数が残った状態に戻せるので、Chatworkを開きなおしたときに気づきやすくなります。

未読に戻したときの画面イメージ

未読に戻したときの画面イメージ

具体的な手順は、以下のとおりです。

【1. マウスオーバー時に表示される「…」をクリック】

「...」をクリック

【2. 「未読」をクリック】

「未読」をクリック

通知を戻せるので、忘れにくくなりますね。

2. タスク機能を利用する

未読機能はとても便利ですが、1つ欠点があります。それは「未読を選択したメッセージ以降が、全て未読扱いになる」点です。

「本当は途中の2件だけ未読にしたいのに……」といったケースには対応できません。

そんなときにおすすめなのが「タスク」機能です。タスク機能を使えば、メッセージの一部またはメッセージ全体をタスク化して、「期限」「担当者」を設定できます。

メッセージをタスク化する手順は、以下のとおりです。

【1. マウスオーバー時に表示される「タスク」をクリック】

マウスオーバー時に表示される「タスク」をクリック

【2. 「担当者」「期限」を設定し「タスクを追加」をクリック】
「担当者」「期限」を設定し「タスクを追加」をクリック

メッセージの一部のみをタスク化したいときは、以下の手順で設定しましょう。

【1. 文章選択後に表示される「タスクに引用」をクリック】

文章選択後に表示される「タスクに引用」をクリック

【2. 「担当者」「期限」を設定し「タスクを追加」をクリック】

「担当者」「期限」を設定し「タスクを追加」をクリック

タスク化すればチャットメンバーにも共有できるため、お互いに忘れにくなります。

3. 自分用チャットを活用する

「チャットグループのメンバーが多く、個人のタスクをタスク機能で設定するのが難しい……」というケースもあると思います。

そんなときは、「自分用のチャット」を活用しましょう。

チャットグループの中には、「マイチャット」という名前で自分用のチャットが用意されています。マイチャットを使えば、以下のような使い方ができます。

  • 残タスクをテキストでメモ
  • タスク機能で自分用のタスクを管理

たとえば、以下のようにメモを残してタスクを管理するのも良いでしょう。

マイチャットでタスク管理する例

▲マイチャットでタスク管理する例

「テキストだけだと管理しにくい……」という方は、先ほど紹介したタスク機能を使って、自分用のタスクを設定することもできます。

自分に合った管理方法を見つけて、返信忘れを防止しましょう!

Chatworkの裏技を駆使して仕事効率を爆上げさせよう!

今回は、Chatworkの仕事効率を爆上げする裏技を8つご紹介しました。

最後に、今回解説した裏技をまとめます。

裏技 こんな時におすすめ
直前のメッセージを編集する メッセージ投稿直後に修正したいとき
タグで文章をわかりやすくデザインする 長い文章をわかりやすくしたいとき
メッセージを引用して返す 何についての話かわかりやすくしたいとき
リンクを使って再度メッセージを伝える 過去の投稿を使ってメッセージを送りたいとき
位置情報を送る 打ち合わせ場所を送りたいとき
メッセージを「未読」に戻す 返信忘れを「未読に戻す機能」で防止したいとき
タスク機能を利用する 返信忘れを「タスク機能」で防止したいとき
自分用チャットを活用する 返信忘れを柔軟に自分で管理したいとき

Chatworkを使いこなせるようになると、コミュニケーションがとりやすくなり、仕事効率が向上します。

コミュニケーションのとりやすさはクライアントからの信頼感にもつながるので、ぜひ1つずつ使ってみてくださいね!

(執筆:しろ 編集/アイキャッチ:内田一良@じきるう)

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