知らないとモッタイナイ!Gmailの便利な裏技テクニック20選

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2004年にリリースされ、今や全世界で多くの人が使っている『Gmail』。実はあまり知られていない裏技がたくさんあります。

これからGmailを使う人、ずっと使っている人、いま一度使い方を見直して生産力を上げましょう。

この記事ではGmailの便利な裏技や、あまり知られていない機能を20個ご紹介します。

Gmailの裏技:初級編

まずは基本的なGmailの裏技をご紹介します。

 

1. フィルタを設定する

条件に当てはまるメールだけを抽出する機能が、Gmailにはあります。

一度フィルタリングのルールを設定しておくと、後は自動でメールを処理してくれる便利な機能です。

<こういう人におすすめ!>

  • 大事なメールを迷惑フォルダにいれたくない
  • 必要ないメールを自動で削除したい
  • 大事なメールにラベルやスターを付けたい
  • ひとつのメールだけ転送したい
  • Gmailに届くメールを複数のメールアドレスに転送したい

<Gmailのフィルタでできること>

  • アーカイブ
  • 既読
  • スター付け
  • ラベル付け
  • 転送
  • 削除
  • 迷惑メールにしない
  • 重要マークを付けない
  • カテゴリの適用
  • 一致するスレッドにもフィルタを適用しておく

設定方法

ラベルやアーカイブといった機能はこの後ご紹介するとして、ここでは簡単にフィルタの設定方法のみご紹介します。

フィルタの設定 メールを検索ボックス内の検索オプションを表示
→各種指定をする
→フィルタを作成
→アーカイブ、転送といった指定したい機能を選択
→フィルタを作成

Gmailを開き、「メールを検索」ボックスのプルボタン▼「検索オプションを表示」をクリックすると、以下のような画面が出てきます。

あとは好みの設定をを入力して「フィルタを作成」を押します。

Gmailフィルタ設定

『フィルタを作成』を押すと設定できる機能が出てくるので、条件を指定し「フィルタを作成」をクリックして完了です。

Gmailフィルタ設定

 

2. 転送設定をする

Gmailに届くメールを、他のメールアドレスに転送できます。

<こんな人におすすめ!>

  • 大事なメールは転送設定して、複数のメールアカウントで見れるようにすることで見逃しを防ぎたい!
  • 間違って削除しないよう複数のメールで保管しておきたい!

もちろんGmailを転送するだけでなく、他のメールをGmailアカウントに転送設定してGmailで確認することも可能。

設定方法

Gmailから他のメールアドレスへ転送するためには、まずはじめに転送先アドレスを追加しましょう。

Gmailの転送

Gmailに届く全てのメールを他のメールへ転送する 歯車の記号・設定
→メール転送と POP/IMAP
→転送・転送先アドレスを追加
→転送したいメールアドレスを入力
→次へ
→続行
→OK
→転送先アドレスを開き、Gmailから届く確認リンクをクリック
→ブラウザを更新してからGmail・転送・受信メールを次のアドレスに転送
→Gmailのメールを受信トレイに残すなど指定する
→変更を保存

設定するなかで『転送するGmailを受信トレイに残すかどうか』といった選択ができますが、見逃しなどを防ぐなら「残す」という選択肢がおすすめです。

また全てのメールでなく、指定した一部のメールのみを転送したいときは、最初にご紹介した『フィルタ』という機能をここでも使います。

特定のメールのみ転送 メールを検索ボックス内の検索オプションを表示
→ドメインのみやメールアドレス、件名など転送したいメールの条件を指定する
→フィルタを作成
→転送を選択
→フィルタを作成
Gmailを複数のアドレスへ転送 全てのGmailの転送設定または特定のメール転送設定(フィルタ)を繰り返すだけ

Gmailを複数のアドレスへ転送するにはひつずつ手動で設定する必要がありますが、細かく設定できるので使い方は無限です。

 

3. メールにラベルを付ける

「ラベル」とは、届いたメールを文字通りラベル分けする機能です。

ちなみに20年前のメールにはフォルダ分けという機能がありました。

  • 部長からのメール
  • 家族からのメール
  • 友人からのメール
  • 親戚からのメール

といった具合に、特定の条件を満たすメールは、受信トレイではなく指定したフォルダに直接届けられるような機能です。しかしフォルダ分け機能は、ひとつのメールに対してひとつの条件づけしかできませんでした。先ほどのケースでいうと、

  • 会社の部長でもある、友人の山田くん

からのメールはフォルダ分けに困るところでした。

ラベルは、この問題を解決しました。

一つのメールに複数のラベルをつけられるため、仮に「20年来の友人の山田くんが自分の勤め先の部長で、なおかつ自分のイトコの花子ちゃんと結婚しちゃったもんだから、親戚にもなっちゃった!」というややこしい人間関係もきちんと整理してくれます。それにしてもこの関係はややこしいですね。

<ラベルの特徴>

  • 1つのメールに複数のラベルを付けられる
  • ラベルを作成できる
  • ラベルは階層を作ることもできる
  • ラベルの色も変更できる
    →大事なラベルは赤や黄色など目立つようにしておく
  • ラベルの表示、非表示、削除ができる
  • フィルタを設定し自動でラベルを付けることができる

設定方法

ラベル付けはとっても簡単です!

ラベル付け メールを開いてラベルマークをクリック
→ラベルを選択または新規作成

Gmailラベル付け

ラベルの作成 設定・歯車マーク→ラベル・「新しいラベルを作成」

またはメールからラベル付けする際の画面から「新規作成」

→ラベル名の入力
→作成したラベルの下の階層にしたい場合は「次のラベルの下位にネスト」
→作成

 

4. メールをタブで割り振る

比較的新しい「タブ」機能をご紹介します。

この機能はGmailが自動で、届いたメールを

  • メイン
  • ソーシャル
  • プロモーション
  • 新着
  • フォーラム

といったタブに分類してくれる機能です。

「最近なんとなく広告関係のメールが届かなくなった」とか、「ソーシャルネットワーク関連のお知らせメールが届かなくなった」というケースはありませんか? これはGmailがメールを分類して、それぞれソーシャルタブやプロモーションタブに自動で分類してくれているおかげというケースもあります。受信トレイもすっきりですね。

Gmailカテゴリ

最初は慣れないかもしれませんが、慣れるととにかく便利です。

設定方法

「設定→受信トレイ・フィルタ作成」で細かく設定できます。

 

5. メールをアーカイブする

「削除まではしないけど、受信トレイからは消しておきたい(非表示にしておきたい)」といった時に使うのがアーカイブ機能です。

「返信があれば受信トレイに表示される、でも普段は受信トレイに表示されない」という便利な使い方が可能。

設定方法

やり方は簡単。▽アイコンをクリックするだけでアーカイブできます。

Gmailアーカイブ

アーカイブしたメールは、「メールを検索」をするか「すべてのメール」で見ることができます。

フィルタで条件指定して、条件にマッチするメールのみ受信トレイをスルーしてアーカイブさせることも可能。「基本は読まないけど、とりあえず保管しておきたい」といったメールはアーカイブ設定しておくとよいでしょう。

 

6. メールをミュートする

「削除はさまざまな事情でできないけれど、受信トレイで見るのは嫌だ!」というメールに使える機能です。

ミュート設定をすることで、相手からの返信や新着メール受信があっても、受信トレイには表示されません。

アーカイブは相手からの新しいアクションがあると受信トレイに表示されますが、こちらはどんな時でも受信トレイには表示されず、検索した時のみ表示されます。

設定方法

やり方は至ってシンプル。
メールを開きその他→ミュートでOKです。

Gmailミュート

ミュートしたメールは、メールを検索で「is:muted」と検索するか、「すべてのメール」を表示すると確認できます。

アーカイブとミュートの違い>

アーカイブ ミュート
受信トレイでの表示 × ×
メールの削除 × ×
検索やすべてのメールで見れる
返信があった場合、受信トレイへの表示 ×

 

7. メールの送信を取り消す

Gmailはメール送信直後に、送信の取り消しが可能です。

  • 添付を忘れた!
  • 内容を間違えたかもしれない!
  • 恋人宛のメールを社内全体に送っちゃった!

このような時でもGmailでは送信の取り消しが可能です。ただし、送信直後のみなのでお気をつけください。

設定方法

送信取り消しの設定 歯車マーク・設定
→送信取り消し
→取り消せる時間を設定
→変更を保存

Gmail送信取り消し

取り消せる時間は一番長い30秒にしておくと安心です。

メールを送信した直後は、

  • 「メールを送信しました。取消 メッセージを表示」

というポップが表示されます。取り消したいときは「取消」をクリックすればOKです。

 

8. 署名を自動記入する

Gmailには、メールの最後に署名を自動記入する機能があります。

自分の名前や連絡先を毎回文末に載せられるため便利です。必要に応じて設定しておきましょう。

設定方法

署名の設定 歯車マーク・設定
→全般
→署名、挿入したい文字や記号、リンクを入れる
→変更を保存

Gmail署名

署名はフォントやサイズだけでなく、リンク、画像挿入などにも対応しています。

 

Gmailの裏技:中級編

ここからは少しだけ、中級者向けのテクニックをご紹介します。

ビジネスで効率よくメールを使いたい方には特におすすめな裏技です。

 

9. 返信定型文(テンプレート)を登録する

Gmailには返信定型文(テンプレート)を登録できる機能があります。

署名だとひとつのパターンしか登録できませんが、返信定型文は複数の返信パターンを登録できるメリットがあります。

設定方法

返信定型文(テンプレート)は、まず機能を有効にしてからテンプレートを設定します。

返信定型文(テンプレート)を有効にする 歯車マーク・設定
→詳細設定
→返信定型文(テンプレート)・有効にする
→変更を保存

Gmail返信テンプレート有効にする

返信定型文(テンプレート)の設定方法 新規メッセージを開く
→返信テンプレートを作る
→その他のオプション
→返信定型文
→下書きをテンプレートとして保存
→「上書き」または「新しいテンプレートとして保存」

Gmail返信テンプレート

利用方法

返信定型文(テンプレート)の挿入 返信や新規作成などで送信するメール画面を開く
→その他のオプション
→返信定型文
→保存した返信テンプレートをクリック

Gmail返信テンプレート挿入

 

10. 背景を変更する

Gmail(WEB版)の背景は白が基本設定ですが、自分の好きな写真を背景に設定することも可能です。

設定方法

テーマの設定・変更 歯車マーク・設定
→テーマ
→「テーマを選択してください。」をクリック
→好きなテーマを選択する、自分の写真をアップ(画面左下のマイフォト)することも可能
→保存

Gmailテーマ変更

 

11. メモを同期&Gmailをメモとして使う

Gmailをメモ機能と同期したり、拡張機能、フィルタを工夫してメモとして使う裏技もあります。

Gmailをメモとして使う主な方法

iPhoneのメモとGmaiのNoteslを同期 iPhoneの設定画面からアカウントやメモを開く
→Gmailを追加・選択
→「メモ」を有効(緑色)にする
→GmailのNoteラベルと同期される
Google Keepを使う Googleのメモアプリ『Google Keep』は、Gmail画面からも簡単にアクセスできる(PCのみ)
Chromeの拡張機能『Simple Gmail Notes』を使う Gmailにメモを追加し、Google Driveにもメモを保存できる
フィルタを活用 「メモ」や「じぶんメモ」など、自分しか使わないような件名でフィルタ・ラベルを作成
→自分宛にその件名でメールを送ると、あとからラベルでメモを確認

 

12. 受信メールの表示順を変更する

Gmailのデフォルト設定では自動でカテゴリ分けされたメールが表示されますが、「重要なメール」「未読メッセージ」「スター付きメール」などを受信トレイで最初に表示されるよう設定を変更可能です。

<設定できる受信トレイの種類>

  • デフォルト
  • 重要なメールを先頭
  • 未読メールを先頭
  • スター付きメールを先頭
  • 優先トレイ

設定方法

受信トレイの変更 歯車マーク・設定
→受信トレイ
→受信トレイの種類
→必要な設定を選ぶ
→変更を保存

Gmail受信トレイの変更

 

13. スヌーズを設定する

Gmailには指定した時間にお知らせしてくれる、スヌーズ機能が備わっています。

「あとでメールを返信しなきゃいけないけど、忘れたらどうしよう!」という時に便利です。

<スヌーズの機能>

  • 受信したメールを指定した時間に再度通知できる
  • スヌーズ中のメールは受信トレイから消える
  • スヌーズ中のメールは「スヌーズ中」ラベルか「in:snoozed」で検索すると見れる

設定方法

スヌーズの設定 スヌーズしたいメールを開く
→スヌーズアイコン(時計マーク)を開く
→通知したい時間を指定する

Gmailスヌーズ

 

14. メールの送信予約をする

営業時間や時差などの関係で、メールが届くと相手にとって迷惑な時間帯もありますよね。

そこでおすすめなのが、送信タイミングを自由に設定できるchrome拡張機能『Right Inbox for Gmail』です。

インストールと設定の手間はありますが、送信予約したいときには非常に便利なツールです。

 

15. Gmailで他アドレスのメールも一元管理する

Yahoo!メールやプロバイダのメールアドレス、その他独自ドメインのメールアドレスなど、さまざまなアドレスを使っている方に朗報です。

Gmailには、全てのメールを統合して送受信できる機能があります。メールの一元管理に便利です。

設定方法

Gmailに他のメールアカウントを統合する 歯車マーク・設定
→アカウントとインポート
→名前・他のメールアドレスを追加
→受信したいメールを設定する

設定する際に「受信したメッセージにラベルを付ける」で任意のラベル付けをしておけば、「Gmailに届いたメール」と「その他のアドレスに届いたメール」を分けられます。

 

16. オフライン環境でGmailを確認する

Gmailに限らず、Eメールはインターネットに繋いで使うのが基本です。

しかし地下や飛行機内など「ネット環境がないけどGmailを見たい」なんてこともありますよね。

Gmailは設定次第で、オフライン環境でもメールの確認ができるんです。

設定方法

オフライン設定 歯車マーク・設定
→オフライン
→オフライン メールを有効にする
→各種設定する
→変更を保存

Gmailオフライン

 

Gmailの裏技:上級編

ここからは痒いところに手が届く、Gmailの裏技・上級編をご紹介します。

ここまで使いこなせれば、あなたもGmailマスターです!

 

17. エイリアス設定をする

突然ですが質問です。

  • tarou.tokkyu.dayo@gmail.com

というメールアドレスがあったとして(※架空のメールアドレスです)、

  • tarou.tokkyu.dayo+nullpo@gmail.com
  • tarou.tokku.dayo+gaxtu@gmail.com

など、@の前に「+」が入っているメールアドレスを見たことはありませんか? これが「エイリアス」です。

エイリアスは、通常のGmailメールアドレスに「+」の記号を付けることで、メールのカテゴリ分けをできる機能です。

ちなみにGmailの場合は「@」の直前に「+」を付けて送信しても、「+」を除いた「本来のメールアドレス」として着信します。しかし、そのメールの宛先は「+」がついたアドレスになります。ここがミソです。

フィルターやラベルなどには「宛先」という条件がありますが、ここに「+」をつけたエイリアスのアドレスを入力しておくことで、それぞれのカテゴリーに届いたメールを自動で分別できます。

対外的にも「仕事関係のメールは、tarou.tokkyu.dayo+business@gmail.comにメールしてください」などとアピールすることも可能です。仕事とプライベートのメールを楽に分類できるでしょう。

 

18.マルチ受信トレイを利用する

Gmailは、基本的にひとつの受信トレイしか表示されません。しかし設定を変更することで、特定の条件に合致したメールのみを集めた受信トレイを追加で表示可能です。これを「マルチ受信トレイ」といいます。

「通常の受信トレイも表示しておきつつ、今日中に処理しなければならない仕事関係のメールだけの受信トレイも表示しておく」といった使い方が可能です。

設定方法

マルチ受信トレイを有効にする 歯車マーク・設定
→詳細設定
→マルチ受信トレイ
→有効にする
→変更を保存

Gmailマルチ受信トレイ有効にする

マルチ受信トレイの設定 歯車マーク・設定
→マルチ受信トレイ
→好みの設定をする
→変更を保存

Gmailマルチ受信トレイ

上手く設定できると、以下のように表示されます。受信トレイのパネルは最大5つまで追加可能。

マルチ受信トレイ

 

19. ショートカットキーをカスタマイズする

Gmailにはショートカットキーが用意されていますが、それらはカスタマイズ可能です。

操作に慣れてくるとマウスを使うよりも早く操作できるでしょう。

設定方法

ショートカットキーのカスタムを有効にする 歯車マーク・設定
→詳細設定
→カスタムキーボードショートカット
→有効にする
→変更を保存

Gmailカスタムキーボードを有効にする

ショートカットキーのカスタム 歯車マーク・設定
→カスタムキーボードショートカット
→好みの設定
→変更を保存

Gmailショートカットキーカスタム

 

20. G Suiteを利用する

G Suite』は、Gmail / ドキュメント / スプレッドシート / スライドといったGoogleを代表するサービスをはじめ、ビジネスで使える豊富な機能を一元管理できる法人向けサービスです。

最大の特徴は、アクセスできるユーザーや端末、セキュリティの管理ができること。

企業にとって何より恐ろしいのが、機密情報・個人情報・顧客情報の漏洩ですよね。これらをしっかり管理できるシステムがG Suiteにはあります。例えばGmailやドライブなどのデータを任意の期間保管することで、リーガルリスクへの対処が可能です。またG Suiteを使用しているスマホやタブレットを紛失したり盗難にあっても、リモートロックなどで情報流出を防止できます。

G Suiteは無料で試用できるので、気になる人は試してみてください。

<G Suiteの主な機能>

交流(同僚とのやり取り) Gmail
カレンダー
Google+
Hangouts Chats
Hangouts Meet
Hangouts Meet ハードウェア
作成(資料などの作成) ドキュメント
スプレッドシート
フォーム
スライド
サイト
App Maker
Keep
Jamboard
アクセス(社内情報へのアクセス) ドライブ
Google Cloud Search
管理(ユーザー、端末、データ管理) 管理者
Valut
モバイル

詳しくはこちらの記事をご覧ください▼

 

21. Gmailと他サービスを連携する

Gmailは、GoogleカレンダーやSlack、Chatworkといった、一部の他サービスと連携ができます。

例えばGmailアカウントに特定のメッセージが来たら、Slackに通知を送る設定などが可能です。

シンプルな連携はそれぞれのサービスの設定画面から行いますが、条件分岐などの複雑な処理が必要なばあいは『IFTTT』や『Zapier』などの連携サービスを利用しましょう

<主なGmailとの連携一例>

Googleカレンダー Gmailに届いたメールから簡単に予定を追加できる
Chatwork Gmailに届いたメールをチャットワークで確認できる
Dropbox 添付ファイルをDropboxに保存できる
MailTime メールのやり取りをチャット風に変換してくれる
CamCard 名刺をテキスト化しGmailの連絡先に保存できる
Slack SlackでGmailを読む
kintone kintoneの通知をGmailで受け取る

またGmailアドオンも、Gmailと他サービスとの連携に利用可能です。GmailアドオンはPC / スマホ両方で使えるのが嬉しいところ!

WebブラウザでGmailを開き、歯車マーク → アドオンを取得→ 必要なサービスを追加すると、アドオンのサービスが使えるようになります。

<主なアドオンの機能>(利用者が多いサービスを抽出)

Mail merge in Gmail 何千ものメールアドレスにEメールを送れる。Google スプレッドのデータとメールを統合できる
Free Email Tracking for Gmail – Mailtrack 送信したGmailの既読確認
Sortd Gmail Add-on 使いやすいようにGmailを整理(カスタム)できる
Trello for Gmail TrelloとGmailで同一のタスク管理ができる
※件名がカードのタイトルで、本文がカードの説明として自動追加など
Asana for Gmail Gmailから簡単にタスクをAsanaに追加できる
Zoom for Gmail Gmailから簡単にZoomで共有ができる
gmailアドオンの取得

▲歯車マーク→「アドオンを取得」からインストール可能

 

まとめ

Gmailは拡張性が高く、自分好みにカスタマイズすると他の追随を許さないほど便利なメールツールです。

また現在も次々と新しい機能が開発されており、サービスの統合なども行われています。Gmailを使いこなし、快適なメール管理を行いましょう!

 

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