おすすめグループウェア10選【無料アリ】。選び方や導入メリットを徹底解説

「これからグループウェアを導入したい！」

「すでに導入しているけれど、もっと便利なものがあれば移行したい！」

という方へ。

チームの情報共有を効率化できると評判のグループウェアですが、無料のものから有料のものまでさまざまな種類があり、どのように選べばいいかわからないですよね。

そこで今回は、数あるグループウェアの中からとくにおすすめのグループウェアを10個厳選しました。

それぞれの長所と短所を比較し、チームにあったグループウェアを見つけるのにぜひ役立ててみてください。

グループウェアとは？

グループウェアは、チームメンバーのコミュニケーションを円滑にし、情報共有を効率化するソフトウェアです。

グループウェアを利用することで、チームメンバーの連絡やタスクの進捗状況、必要な資料などを簡単に確認できるようになります。また、リモートワークやテレワークなどの場合にも、オフィスにいるかのようにコラボレーションできるというメリットがあります。

グループウェアでできること

グループウェアは、主に以下のような機能を備えています。

• メールやチャット
• スケジュール管理
• 文書管理
• プロジェクト管理

ツールごとに搭載機能は異なりますが、おもな機能としては以上のような機能が搭載されているケースが多いです。

社内で迅速に情報を共有するツールとしては、メールやSlackなどのチャットツール、カレンダー、社内SNSなどがあります。グループウェアを導入するメリットとして、ツールごとに散らばってしまう機能が集約されている点にあるといえるでしょう。プロジェクトの進捗管理や、それにともなった細やかなタスクについても、取りこぼさず管理できます。

1. メールやチャット

グループウェア内のメールやチャット機能を使えば、社内でのコミュニケーションや情報共有がスムーズに進められます。とくにリモートワークが浸透してからは、社内で自然に顔を合わせての雑談コミュニケーションが極端に減ったため、オンラインでも活発にやり取りできるツールが重宝される傾向にあります。

また機密情報、個人情報など社外に流出させてはいけない情報をやりとりするときにも、社内でしか使えないグループウェアは便利です。セキュリティ面で安心できるグループウェアを選びましょう。

全社的に共有しておきたい情報を書き込める掲示板機能や、グループやプロジェクトごとに、メッセージの送受信ができるグループチャット機能などもあります。人事情報や来客情報、災害時の緊急連絡などを伝えるときにも役立つでしょう。

2. スケジュール管理

社内のプロジェクトが多岐にわたる場合、部署間を横断したスケジュール管理ができるツールは必須です。同時進行している複数のプロジェクト管理にも、グループウェアは役立ちます。個人のスケジュール管理はもちろん、チームメンバーのスケジュールも共有できます。

また、ほかのメンバーのスケジュールがわかっていると、会議などの日程調整がとても楽になります。会議室の予約やオンライン会議のURL発行などを自動化したりしてくれる機能もあるので、便利です。後述しますが、どんな機能がついているかで月額料が変動しますので、チームや会社に合ったグループウェアを選びましょう。

3. 文書管理

社内で管理しなければならない文書管理ができるのも、グループウェアの特徴です。情報ファイルや仕様書、画像データなどを集約し、メンバー間で共有できます。プロジェクトごとに必要なライブラリを分類できるので、だれでも簡単にほしいデータを簡単に入手することが可能です。部署外、社外を越えて閲覧されることのないよう、セキュリティがしっかりしたグループウェアで管理しましょう。

とくに昨今はフリーランスなど、社外のスタッフと業務委託契約を交わし、各プロジェクトを進めるケースも増えています。社外スタッフと文書のやりとりをする場合を含め、効率的に文書管理ができるグループウェアを導入することは、もはや必須といえるでしょう。

4. プロジェクト管理

前述したスケジュール管理同様、プロジェクトの進行管理をするのに欠かせないのがグループウェアです。プロジェクトの進捗状況をほかのメンバーと共有でき、各タスクの状況を可視化することで生産性アップに繋がるメリットがあります。

また参加メンバーの勤怠管理、日々のToDoリストの整理、日報や1on1の設定など、やるべき業務を効率的に管理するのにも、グループウェアが役立ちます。集計した勤怠データはCSVで一覧表示できるものが多く、給与計算の効率化にも繋がります。

グループウェアの選び方

チームに最適なグループウェアを選ぶために、特に気をつけるべきポイントをご紹介します。

1. 必要機能で選ぶ

スケジュールやメール、ドキュメントなど、管理できる機能の種類をチェックしましょう。もちろん、必要な機能をまんべんなく搭載しているツールを選ぶのは重要です。

しかし、多機能なツールであれば良いとは限りません。こうしたツールのほうが魅力的に映りがちですが、そのぶん価格も高くなるケースが多いため、必要な機能をよく吟味する必要があります。

チームメンバーや業務のニーズを棚卸し、必要機能を絞り込んでいきましょう。

2. 利用人数で選ぶ

グループウェアによって、最大利用可能人数が異なります。さらに同じグループウェアでもユーザー数ごとにプランを分けて、価格に傾斜をつけている場合が多いです。

そのため、まずは何人での利用を想定しているのか、利用人数に応じたツールを選ぶ必要があります。

自分のチームの人数で利用できるか、またどのサービスのプランがお得かなど、価格と機能に加えて考慮が必要なポイントです。

3. セキュリティで選ぶ

グループウェアは多人数、かつネットワーク経由での利用が前提であり、重要な情報を一元管理するツールでもあるため、セキュリティ対策はとくに重要になります。

ソフトそのものはもちろん、データの保存先であるサーバーの運用体制や、機密情報保護体制をしっかり確認しましょう。

技術的な点でいえば、パスワードや二段階認証などの認証方法が適切に設定されていること、不正なログインや不審な操作を検知する機能があることも重要です。

さらに、グループウェアでやり取りされる情報が暗号化されているかも確認したいところ。セキュリティ対策は気を付けすぎるくらいで十分でしょう。

4. 使い勝手で選ぶ

グループウェアを選ぶにあたっては、使い勝手も意識したいところです。具体的には、グループウェアがどれだけ使いやすく、操作性や快適性が高いかをよくチェックしましょう。最近では、スマホ対応の有無も確認したいところです。

使い勝手が良いグループウェアは、メンバーの満足度やモチベーションを高めるだけでなく、業務のスピードや品質も向上させる可能性があります。反対に、使い勝手の悪いグループウェアを選ぶと生産性が低下し、メンバーが利用を嫌がるようになってしまうかもしれません。

おすすめグループウェアの機能・料金比較一覧表

無料・有料のおすすめグループウェアについて、以下、機能や料金を比較できる一覧表です。それぞれのサービス名をクリックすると、詳細が書かれた該当項目にジャンプします。

【無料】おすすめのグループウェア

まず、基本機能を無料で使える、おすすめのグループウェアアプリをご紹介します。

1. R-GROUP｜完全無料のクラウドグループウェア

『R-GROUP』は、利用者数制限なしの完全無料グループウェアです。一般的に、無料ツールは有料版に比べると見劣りするケースがほとんどですが、R-GROUPはそもそも有料版を用意していないため、当然機能制限などは一切ありません。

「スケジュール」「掲示板」「メール」など12機能をそろえ、さらには無料でスマホにも対応。機能の充実ぶりは有料ツールとも十分戦えるでしょう。

ただし、ホームページ上にはセキュリティ対策に関する記載がなかったため、気になる方は運営元に直接問い合わせてみることをおすすめします。

R-GROUP

2. GRIDY｜無料で23機能が使える

『GRIDY』は利用人数無制限のグループウェアです。最大の特徴は、初期費用と月額費用が無料なこと。無料で使える機能が23種類あり、カレンダー、会議室予約、ワークフロー（承認フロー等）など便利な機能が使い放題です。また、利用人数無制限なので、何人まででも無料で利用できます。

加えて、ISO27001（ISMS認証）に準拠したアクセス制限機能、データ通信暗号化など、独自の技術を活用した環境下で利用可能。企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることができるなど、アクセス権管理もできます。

ただし「利用可能なストレージ容量は1GBまで」「IPアドレス制限などのセキュリティオプションは非対応」「スマホ非対応」など、制約が多いことも事実です。こういった機能が必要な場合、特別有料版（10,000円／月）の利用がおすすめです。

GRIDY

3. Microsoft Teams｜じつは無料から利用可能な王道グループウェア

『Microsoft Teams』（以降Teams）は、Microsoftが出しているWordやExcelに並ぶグループウェアです。チャット・通話機能のほか、ビデオ会議機能、ファイル共有機能があります。そして意外かもしれませんが、Teams単体の利用の場合はMicrosoftアカウントを作成すれば無料で利用できます。

Microsoft製ツールなので、ほかのOfficeツールとの相性が良いことは言うまでもありません。またOfficeのライセンスをすでに持っている場合は、追加料金なしで参加者数の上限の引き上げや会議のレコーディングなど、さまざまなオプションが利用できます。

一方、無料版ではデスクトップアプリの利用ができないほか、会議時間（最大60分）やストレージ容量（チーム10GB、個人2GB）の制限があるのも事実で、こうした制約には悩まされるかもしれません。

Microsoft Teams

【有料】おすすめのグループウェア

次に、有料で使えるおすすめのグループウェアアプリをご紹介します。

4. Googleアプリを使いたいなら『Google Workspace』

『Google Workspace』（旧G suite）は、Google Appsの法人版です。

Gmail、Googleドキュメント、Googleカレンダーを会社標準アプリとして使用できます。Gmailのドメインを会社独自のものに設定したり、OutlookやiCalからGoogleカレンダーへ予定表の移行が瞬時にできたりと、ビジネスでの使用に最適化されています。

とくにGoogleドキュメントは、複数ユーザーによるリアルタイム同時編集が可能であり、テキストベースでのブレストなどにも有効です。

14日間の無料試用ができるので、試してみてから導入を検討できます。

またGoogle Workspaceのメリットとして、セキュリティ対策が整っている点が挙げられます。G Suiteでは規定のファイルの公開範囲が「社内のみ」になっているため、誤って共有リンクを外部に送っても、会社のアカウントがないとアクセスできないようになっています。一般のGoogleサービス同様、2段階認証も設定できるので、たとえパスワードが盗まれても安心です。

またサーバーなどの物理的なインフラが必要ありません。必要なのはインターネット接続環境とパソコンのみ。サーバーを設置しなくていいので初期投資は安くなり、すぐに導入できます。また、システム運用はGoogleがおこなうので、サーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用をする必要はありません。

デメリットとしては、少々ユーザビリティの面で不満の声が挙がるかもしれません。スプレッドシートはユーザビリティの面でExcelに劣ります。また、フォルダの階層が直観的ではないので「使いづらい」と感じる人もいるかもしれません。

Google Workspace

5. 業務課題をDXで解決『desknet’s NEO』

DXでさまざまな業務課題をオールインワンで解決する『desknet’s NEO』。使えるアプリはメールやスケジュール管理、文書管理などの基本的なものから、ノーコード業務アプリ作成ツール『アップスイート』までさまざま。上手く組み合わせることで、さらなる業務効率化が進められます。

業務のスピードを左右するのが、出張や経費などの申請→承認作業ではないでしょうか。desknet’s NEOには、この申請から承認までを一括で管理し、効率化するシステムも用意されています。

どのプランも30日間無料体験付きです。

desknet’s NEO

6. 安心と実績の『サイボウズOffice10』

グループウェアで国内トップシェアを誇る、『サイボウズOffice10』。のべ5万社への導入実績があり、数多くの企業が実際に利用しています。グループウェアといえばサイボウズを連想する人もいるのではないでしょうか。とくに中小企業に支持されているグループウェアです。

部門ごとにメンバーの予定を一覧表示でき、ホワイトボードに書くような感覚でスケジュールを書きこめます。画面遷移なしに予定を登録できるのも嬉しいポイント。担当者不在時は、ラジオボタンを選択したりフォームに入力したりするだけで伝言を作成できる「電話メモ」も秀逸です。

クラウド版のプレミアムコースは30日間の無料試用ができ、オンラインデモサイトで使用感を試すことができます。

管理者目線でのメリットとしては、メンバーの使用アプリを個別に制限できることが挙げられます。これにより、たとえば正社員と派遣社員で利用できるアプリを分けることが可能です。多様な働き方を推進している組織ほど、この機能は真価を発揮するのです。

また掲示板、メッセージなどのアプリで、Facebookの「いいね！」のようにリアクションができます。コメントでの返信だと言葉を考えなくてはならないのでハードルが高いですが、リアクションするだけならすぐに対応できますね。

電話の受付時間が、祝日・年末年始を除く平日の9時～12時、13時～17時30分に限定されているので注意しましょう。「Office 365（Enterprise版）」および「G Suite」は24時間365日受付となっているので、カスタマーサポートの観点からすると「Office 365」や「G Suite」に軍配があがるでしょう。

サイボウズOffice10

7. 一人あたり月額150円というお手ごろさが魅力の『J-MOTTOグループウェア』

『J-MOTTO』は、4,000社以上の企業に利用されている会員制のグループウェアサービスです。

月額3,300円（20ユーザーまで。それ以上は10ユーザー追加するごとに月1,200円）で基本サービスのグループウェア「desknet’s NEO」を利用できます。また、オプションとしてサードパーティー製サービスを追加できる機能もあります。

ポータルサイトはもちろん、カレンダーやメール、共有ストレージ、設備予約、ワークフロー、グループチャットなどの機能が一人あたり月額165円で利用できるため、非常にお得です。また入会後、最大3カ月まで無料になります（無料期間が終了する2カ月目までに支払方法を確定すれば、3カ月目も無料）。また初期投資もゼロなので、非常に導入しやすいサービスです。

容量の上限が標準で200MBなので、チームでやりとりするにはやや少ないストレージ容量かもしれません。足りない場合は月600円で50MBずつ増設できるので、検討してみましょう。最大3ヶ月間の無料期間があるので、申し込みの前に確認してみてくださいね。

J-MOTTO

8. iQube｜IPアクセス制限が無料でできる！

『iQube』は10名まで無料で使えるクラウド型グループウェアです。スケジュール管理やワークフローなど、15機能を搭載しています。2011年、2012年には日経コンピュータ主催のクラウドランキングで2年連続ベストサービス賞を受賞しているサービスです。

マルチデバイスに対応しているため、社外からアクセスすることの多い社員がいても安心です。IPアクセス制限が無料でできるため、個人のスマホやPCからアクセスが多い会社でも対応できます。また社内Wiki機能が搭載されているため、スケジュール上でレポート管理が可能に、iQube上にノウハウが蓄積されるような仕組みが取り入れられており、社内情報ストックに関して高い評価を得ています。

利用人数が10名までと少なく、それ以上になると一人あたり月額400円の有料プランへの加入が必要です。またストレージも全体で30MBしかなく、1ユーザーあたり月400円のプランに入ることで一人あたり1GBまで使えるようになります。

また社外とやり取りするメール機能がないため、ほかのメールサービスやチャットサービスを使う必要があります。Facebookメッセンジャーなど、社外とやり取りするツールは数多くありますが、できればグループウェア内で完結させたいという方も多いでしょう。

iQube

9. Lark｜チャット機能が強い！

業務効率化に欠かせない基本的なツールはもちろんのこと、『Lark』の強みはシンプルで直感的な操作が売りのチャット機能にあります。自動翻訳やアンケート機能、大事なメッセージをいつでも見られるようにするピン留め機能、大事な予定を忘れないためのリマインドや定期メッセージ送信機能など、シンプルななかにも欲しい機能が詰まっています。

英語・中国語を同時翻訳して表示してくれるオンライン会議ツールもあるため、海外に支社のある企業や、外国人スタッフが多い組織で重宝します。

スマホとの連携もスムーズで、社外にいても業務報告ができる点もメリット。日報提出のためだけに、いったん帰社しなければならない……といったムダが省けます。また品質管理データや売上データなど、各データの管理や共有もシームレスで、業務に合わせて活用する機能をカスタマイズできるのも選ばれているポイントです。

Lark

10. NI Collabo 360｜一人あたり360円の低価格を実現

『NI Collabo 360』のコンセプトは多機能・低価格。支払管理や経費精算機能、社内SNS、スケジュールやプロジェクトの進捗管理など、36種類の機能を使えるグループウェアです。初期費用として50,000円がかかりますが、以降は一人あたり月額360円で利用できます。

ポータル画面を社内向けにカスタマイズしたり、社内・社外を問わず業務ができることを目指した設計になっていたりと、業種を問わず活用できます。グループ企業間で同じようにNI Collabo 360を使用していれば、情報共有も簡単です。

また社内SNSである「UP!」機能では、社員それぞれが自由につぶやけるチャット機能があったり、手軽にメッセージ送信ができたりします。情報交換をはじめとするコミュニケーションの活性化も図れるでしょう。いまなら30日間無料お試し中です。

NI Collabo 360

グループウェアの種類

グループウェアには、主にオンプレミス版とクラウド版があります。最初に両者の特徴を比較しておきましょう。

オンプレミス版

オンプレミスとは、自社の中で情報システムを保有し、自社内の設備によって運用するシステム形態を指します。

カスタマイズや増強、連携などが自由に行えますが、ハードウェアなども自社で用意する必要があるため導入までに時間や費用がかかります。

自社のサーバーを利用するため、クラウド版に比べて安全性が高いのも特徴です。

クラウド版

インターネット上のサーバーを経由して使うシステム形態を指します。

GmailやYahoo!メール、Googleカレンダーなどがクラウドサービスの代表例です。インターネットを介しており、すぐに導入できるため、近年シェアが急拡大しています。しかし外部のサーバーを利用するため、セキュリティ面が心配されることも。

また自由にカスタマイズすることは難しく、用意されたプラン内での変更のみ可能です。

以下の表は、費用／利用開始日／カスタマイズ性／安全性の4項目で、オンプレミス版とクラウド版を比較しています。

どちらにもメリットとデメリットがあるので、チームにあった導入方法を検討してください。

また同じサービスでも、オンプレミス版とクラウド版それぞれの導入プランが用意されている場合もあります。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入することで得られるメリットは大きく3つあります。

メリット1. 情報共有を促進できる

経費精算やファイル共有、プロジェクト管理などの機能を活用すれば、メンバー同士が情報を楽に共有できます。すべての情報がグループウェアで一元管理されているため、検索すれば探したい情報がすぐに見つかるのです。

またグループウェアで共有される情報は、公開範囲を細かく設定できます。「スケジュール管理やプロジェクト管理は部署内だけ」「提出書類の期日や社内イベントの告知など、全社員に関わりのある情報は全公開」といった使い方が可能なので、効率よく情報を共有するのにぴったりです。

メリット2. メンバーのコミュニケーションが円滑化される

グループウェアを使えば、チームメンバーがいつでも、どこからでもグループウェア内の情報にアクセスできます。

たとえば、出張に赴いている社員がいたとしても、Web会議で同じファイルを共有しながらコミュニケーションをとることが可能です。

またチャット機能や、議事録の機能を用いていれば、各プロジェクトのプロセスを後からでも振り返ることができます。「急にプロジェクトメンバーが変わった」「社外の人にも情報を共有する必要がでてきた」といった事態にも対応できるのでおすすめです。

メリット3. ペーパーレスが促進される

グループウェアにはファイル共有機能があるため、これまで紙媒体で配布していた資料を電子化できるのもメリットのひとつです。

これまで会議の度に印刷していた大量の紙が必要なくなり、ペーパーレスが促進されます。ペーパーレスが促進されることで、コスト削減に繋がったり、欲しい情報を探す手間も省けたりします。

グループウェア導入の注意点

グループウェア導入時の注意点として、主に以下の2つが挙げられます。

1. 情報漏洩に気をつける

セキュリティ面に信頼を置けるグループウェアを選んで、社内情報が外に流出しないよう気をつけましょう。とくにグループウェアを導入して間もないころは、操作に不慣れな社員が誤って、データを社外共有してしまう例があります。

社内の情報管理をするうえで必要なセキュリティ環境が整っているかどうか、本格導入前に試験導入をしてみるのもおすすめです。

2. 社内活用が進むよう工夫する

グループウェアを導入したあと、社内活用が進むまで時間がかかるケースがあります。以前まで使っていたツールをそのまま活用し続けたり、操作手順のフォローが追いつかないことで社員がグループウェアそのものを敬遠してしまったりと、問題が発生するポイントはさまざまです。

社内活用が進まなければ、せっかくのグループウェアのメリットが生かせません。社風に合わないグループウェアを無理やり導入しても、情報管理や共有ができず、結果的に非効率になってしまいます。

解決策として、事前に社内でヒアリングをし、グループウェアに求める機能について把握しておきましょう。実際に社内で発生しているトラブルや、非効率になっている面を解決できることがわかれば、グループウェア活用に対するハードルを低くできるはずです。

まとめ

今回は、グループウェアの中でおすすめのもの10選をご紹介しました。

それぞれ長所・短所がありますので、十分比較しながらあなたに合ったグループウェアを探してみてくださいね。

（執筆＆編集：Workship MAGAZINE編集部）

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