「これからグループウェアを導入したい!」

「すでに導入しているけれど、もっと便利なものがあれば移行したい!」

という方へ。

チームの情報共有を効率化できると評判のグループウェアですが、無料のものから有料のものまでさまざまな種類があり、どのように選べばいいかわからないですよね。

そこで今回は、数あるグループウェアの中からとくにおすすめのグループウェアを6つ厳選しました。

それぞれの長所と短所を比較し、チームにあったグループウェアを見つけるのにぜひ役立ててみてください。

グループウェアとは?

グループウェアは、チームメンバーのコミュニケーションを円滑にし、情報共有を効率化するソフトウェアです。

日々の業務で必要な機能がひとつにまとまっているため、情報の共有/管理を効率化できます。

グループウェアが備えている代表的な機能は以下のとおりです。

メール機能

Webブラウザ上でメールのやりとりが行えます。端末に依存しないため、いつでも、どこからでもメールの送受信が可能です。

掲示板機能

全社的に共有しておきたい情報を書き込める掲示板が備わっています。人事情報や来客情報、災害時の緊急連絡などを伝える際に役立つでしょう。

グループチャット機能

グループやプロジェクトごとに、メッセージの送受信が行えます。関係ないプロジェクトの通知がたまることはありません。

ライブラリ機能

情報ファイルや仕様書、画像データなどを集約し、メンバー間で共有できます。プロジェクトごとに必要なライブラリを分類できるので、だれでも簡単にほしいデータを簡単に入手することが可能です。

スケジュール管理機能

個人のスケジュール管理はもちろん、チームメンバーのスケジュールも共有できます。他のメンバーのスケジュールが分かっていると、日程調整が非常に楽になります。

プロジェクト管理機能

プロジェクトの進捗状況を他のメンバーと共有できます。各タスクの状況を可視化することで生産性アップに繋がります。

ワークフロー機能

業務手続きを電子化できるグループウェアもあります。決裁までの時間を短縮したり、大量の書類が整理されたりするメリットがあります。

Web会議機能

場所を問わずに参加できるWeb会議機能を搭載しているグループウェアもあります。リモートワーク中に必須の機能です。

タイムカード機能

社員の勤怠データもグループウェアで集計できます。集計したデータはCSVで一覧表示できるものが多く、給与計算の効率化にも繋がります。

経費精算機能

社内で発生するさまざまな経費(交通費/出張費/会議費/交際費)の申請、承認、精算処理を電子化できます。

施設/会議室予約機能

会議室の予約状況を確認し、予約が行えます。プロジェクターやホワイトボードなどの備品予約ができることも。

グループウェアのメリット

グループウェアを導入することで得られるメリットは大きく3つあります。

情報共有を促進できる

経費精算やファイル共有、プロジェクト管理などの機能を活用すれば、メンバー同士が情報を楽に共有できます。すべての情報がグループウェアで一元管理されているため、検索すれば探したい情報がすぐに見つかるのです。

またグループウェアで共有される情報は、公開範囲を細かく設定できます。「スケジュール管理やプロジェクト管理は部署内だけ」「提出書類の期日や社内イベントの告知など、全社員に関わりのある情報は全公開」といった使い方が可能なので、効率よく情報を共有するのにぴったりです。

メンバーのコミュニケーションが円滑化される

グループウェアを使えば、チームメンバーがいつでも、どこからでもグループウェア内の情報にアクセスできます。

たとえば、出張に赴いている社員がいたとしても、Web会議で同じファイルを共有しながらコミュニケーションをとることが可能です。

またチャット機能や、議事録の機能を用いていれば、各プロジェクトのプロセスを後からでも振り返ることができます。「急にプロジェクトメンバーが変わった」「社外の人にも情報を共有する必要がでてきた」といった事態にも対応できるのでおすすめです。

ペーパーレスが促進される

グループウェアにはファイル共有機能があるため、これまで紙媒体で配布していた資料を電子化できるのもメリットのひとつです。

これまで会議の度に印刷していた大量の紙が必要なくなり、ペーパーレスが促進されます。ペーパーレスが促進されることで、コスト削減に繋がったり、欲しい情報を探す手間も省けたりします。

グループウェアの導入方法は?

グループウェアの導入方法は、主にオンプレミス版とクラウド版があります。

オンプレミス版

オンプレミスとは、自社の中で情報システムを保有し、自社内の設備によって運用するシステム形態を指します。

カスタマイズや増強、連携などが自由に行えますが、ハードウェアなども自社で用意する必要があるため導入までに時間や費用がかかります。

自社のサーバーを利用するため、クラウド版に比べて安全性が高いのも特徴です。

クラウド版

インターネット上のサーバーを経由して使うシステム形態を指します。

GmailやYahoo!メール、Googleカレンダーなどがクラウドサービスの代表例です。インターネットを介しており、すぐに導入できるため、近年シェアが急拡大しています。しかし外部のサーバーを利用するため、セキュリティ面が心配されることも。

また自由にカスタマイズすることは難しく、用意されたプラン内での変更のみ可能です。

以下の表は、費用/利用開始日/カスタマイズ性/安全性の4項目で、オンプレミス版とクラウド版を比較しています。

どちらにもメリットとデメリットがあるので、チームにあった導入方法を検討してください。

また同じサービスでも、オンプレミス版とクラウド版それぞれの導入プランが用意されている場合もあります。

オンプレミス版 クラウド版
費用 高い 安い
利用開始日 設備が導入されてから 即日可
カスタマイズ性 高い 低い
安全性 高い 低い

 

グループウェアの選び方

チームに最適なグループウェアを選ぶために、特に気をつけるべきポイントをご紹介します。

機能

スケジュールやメール、ドキュメントと管理できる機能の種類をチェックしましょう。

さらに、メンバーによって使える機能の制限ができるものと、そうでないものがあります。閲覧権限の管理が必要なチームにとっては重要なポイントです。

また、同じ機能が使えてもサービスによって操作性が異なります。
使いやすいデザインか、デモサイトや無料の試用期間を使って試してみるのがおすすめです。

チームに必要な機能と価格を考慮し、適切なサービス・プランを選びましょう

利用人数

グループウェアによって最大利用可能人数が異なります。

さらに同じグループウェアでもユーザー数ごとにプランを分けて、価格に傾斜をつけている場合が多いです。

自分のチームの人数で利用できるか、またどのサービスのプランがお得かなど、価格と機能に加えて考慮が必要なポイントです。

セキュリティ

重要な情報を一元管理する上で欠かせないのが、セキュリティです。

しっかりと対策されているか忘れずに確認しましょう。

価格

最後は価格です。グループウェア選びは考慮すべき要素が多いので価格のみでの比較は難しいですが、その分条件によって差がある場合があります。

候補を絞ったら、価格を比較してみましょう。

おすすめのグループウェア6選

1. Googleアプリを使いたいなら『G Suite』

『G suite』は、Google Appsの法人版です。

Gmail、Googleドキュメント、Googleカレンダーを会社標準アプリとして使用できます。Gmailのドメインを会社独自のものに設定したり、OutlookやiCalからGoogleカレンダーへ予定表の移行が瞬時にできたりと、ビジネスでの使用に最適化されています。

特にGoogleドキュメントは、複数ユーザーによるリアルタイム同時編集が可能であり、テキストベースでのブレストなどにも有効です。

14 日間の無料試用ができるので、試してみてから導入を検討できます。

長所

  • セキュリティ対策が整っている
    G Suiteでは規定のファイルの公開範囲が「社内のみ」になっているため、誤って共有リンクを外部に送っても、会社のアカウントがないとアクセスできないようになっています。一般のGoogleサービス同様、2段階認証も設定できるので、たとえパスワードが盗まれても安心です。
  • サーバーなどの物理的なインフラが必要ない
    必要なのはインターネット接続環境とパソコンのみ。サーバーを設置しなくていいので初期投資は安くなり、すぐに導入できます。また、システム運用はGoogleがおこなうので、サーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用をする必要はありません。

短所

  • ユーザビリティがよくない
    スプレッドシートはユーザビリティの面でExcelに劣ります。また、フォルダの階層が直観的ではないので「使いづらい」と感じる人もいるかもしれません。

料金

  • ベーシック 600円/月(1ユーザーあたりの値段)
  • ビジネス 1,360円/月(1ユーザーあたりの値段)
  • エンタープライズ 3,000円/月1ユーザーあたりの値段)

G suit

2. 利用人数無制限で無料!『GRIDY』

『GRIDY』は利用人数無制限のグループウェアです。多くの機能が無料で利用できるので経費を削減したい人やまずはグループウェアを試してみたいという人におすすめです。

長所

  • 初期費用と月額費用が無料
    無料で使える機能が23種類あり、カレンダー、会議室予約、ワークフロー(承認フロー等)など便利な機能が使い放題です。さらに、無料で導入できるにもかかわらず、煩わしい広告が出てくることもありません。また、利用人数無制限なので、何人まででも無料で利用できます。
  • セキュリティ対策が強固
    ISO27001(ISMS認証)に準拠したアクセス制限機能、データ通信暗号化など、独自の技術を活用した環境下で利用可能。企業内の管理者を設けるだけでなく、グループごとに管理者を設けることができるなど、アクセス権管理もできます。

短所

  • マルチデバイスに非対応
    GRIDYはスマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応していません。モバイルで利用する場合は、特別有料版を導入する必要があります。外出先からアクセスすることが多い場合は、有料版を検討しましょう。
  • IPアクセス制限が有料
    IPアクセスはオプション機能。有料で提供されています(固定IPアドレス1件単位、月3,000円)無料プランではIPアクセス制限はないため、顧客情報や営業情報の管理をおこないたい企業は有料プランに加入する必要があるでしょう。

料金

基本機能は無料(有料版のKnowledge Suiteは6,000円/月~)

有料版では、以下の機能が利用できます。

  • SFA/CRM機能
  • スマートフォンアプリ
  • CSVインポートでのメンバーの追加機能
  • IPアドレス制限など各種セキュリティ関連オプションのお申し込み
  • SSO機能
  • アクションログ機能
  • 電話/eメール/WEBフォームからのサポート機能

GRIDY

3. 安心と実績の『サイボウズOffice10』

グループウェアで国内トップシェアを誇る、サイボウズOffice10。のべ5万社への導入実績があり、数多くの企業が実際に利用しています。グループウェアといえばサイボウズを連想する人もいるのではないでしょうか。特に中小企業に支持されているグループウェアです。

部門ごとにメンバーの予定を一覧表示でき、ホワイトボードに書くような感覚でスケジュールを書きこめます。画面遷移なしに予定を登録できるのも嬉しいポイント。担当者不在時は、ラジオボタンを選択したりフォームに入力したりするだけで伝言を作成できる「電話メモ」も秀逸です。

クラウド版とパッケージ版があり、それぞれにコースがあるので、あなたの組織・チームがどちらに適しているか、ぜひ検討してみてください。

クラウド版のプレミアムコースは30日間の無料試用ができ、オンラインデモサイトで使用感を試すことができます。

長所

  • メンバーの使用アプリを個別に制限できる
    管理者目線でのメリットとしては、メンバーの使用アプリを個別に制限できることが挙げられます。これにより、例えば正社員と派遣社員で利用できるアプリを分けることが可能です。多様な働き方を推進している組織ほど、この機能は真価を発揮するのです。
  • コミュニケーションがとりやすい
    掲示板、メッセージなどのアプリで、Facebookの「いいね!」のようにリアクションができます。コメントでの返信だと言葉を考えなくてはならないのでハードルが高いですが、リアクションするだけならすぐに対応できますね。

短所

  • 電話問合わせの受付時間が限定される
    電話の受付時間が、祝日・年末年始を除く平日の9時~12時、13時~17時30分に限定されています。「Office 365(Enterprise版)」および「G Suite」は24時間365日受付となっているので、カスタマーサポートの観点からすると「Office 365」や「G Suite」に軍配があがるでしょう。

料金

  • クラウド版 500円〜(1ユーザーあたりの値段)/月
  • パッケージ版 63,800円〜(10ユーザーあたりの値段)/月

サイボウズOffice10

4. 一人あたり月額150円というお手ごろさが魅力の『J-MOTTOグループウェア』

「J-MOTTO」は、4,000社以上の企業に利用されている会員制のグループウェアサービスです。

月額3,000円(20ユーザーまで。それ以上は10ユーザー追加するごとに月1,200円)で基本サービスのグループウェア「desknet’s NEO」を利用できるます。また、オプションとしてサードパーティー製サービスを追加できる機能もあります。

最大3ヶ月間の無料期間があるので、申し込みの前に確認してみてくださいね。

長所

  • 値段が安い
    ポータルサイトはもちろん、カレンダーやメール、共有ストレージ、設備予約、ワークフロー、グループチャットなどの機能が一人あたり月額150円(21人以上は一人あたり月額120円)で利用できるため、非常にお得です。
  • 入会後、最大3カ月まで無料
    J
    -MOTTOのメリットは、入会後、最大3カ月まで無料になるところです(無料期間が終了する2カ月目までに支払方法を確定すれば、3カ月目も無料)。また初期投資もゼロなので、非常に導入しやすいサービスです。

短所

  • ストレージ容量が少ない
    容量の上限が標準で200MBなので、チームでやりとりするにはやや少ないといえます。足りない場合は月600円で50MBずつ増設できるので、検討してみましょう。

料金

  • スタンダードプラン 3,000円/月(上限20人・ディスク容量200MBまで)
    ※ 10ユーザー超過ごとに月1,200円プラス
    ※ ディスク容量を50MB追加するごとに月600円プラス
  • ライトプラン 入会金無料(10名以下で利用予定の人向けのプラン)
    ※ 10ユーザーまで、ディスク容量100MBまで2万円。
    ※ 10ユーザー超過するごとに1,200円(年払い1万2,000円)
    ※ ディスク容量をMB追加するごとに月600円

J-MOTTO

5. IPアクセス制限が無料でできる!『iQube』

iQubeは10名まで無料で使えるクラウド型グループウェアです。スケジュール管理やワークフローなど、15機能を搭載しています。2011年、2012年には日経コンピュータ主催のクラウドランキングで2年連続ベストサービス賞を受賞しているサービスです。

長所

  • マルチデバイスに対応
    社外からアクセスすることの多い社員がいても大丈夫。IPアクセス制限が無料でできるため、個人のスマホやPCからアクセスが多い会社でも対応できます。
  • 社内Wiki機能
    スケジュール上でレポート管理ができるなど、iQube上にノウハウが蓄積されるような仕組みが取り入れられており、社内情報ストックに関して高い評価を得ています。

短所

  • 利用人数が10名までと少ない
    10名以上はひとりあたり月額400円の有料プランへの加入が必要です。またストレージも全体で30MBしかなく、1ユーザーあたり月400円のプランに入ることで一人あたり1GBまで使えるようになります。
  • 社外とやり取りするメール機能がない
    ほかのメールサービスやチャットサービスを使う必要があります。Facebookメッセンジャーなど、社外とやり取りするツールは数多くありますが、できればグループウェア内で完結させたいという方も多いでしょう。

料金

  • 無料プラン 10人まで無料
  • スタンダードプラン 人数制限なしで400円/月
  • プレミアムプラン 人数制限なしで700円/月

※スタンダードプランとプレミアムプランの違いは、プレミアムアプリケーション(ファイル、ワークフロー、掲示板、タイムカード、アンケート)の利用可否にあります。

iQube

6. やっぱりWord、Excel派なら『Office 365』

Office 365はグループウェアではありませんが、グループウェア導入の際に比較検討する商品として挙がることが多いので、ここでご紹介します。

Office 365は、一定額のライセンス料金を払うことで利用できるOfficeアプリおよび関連サービス。Office 365という製品があるのではなく、あくまでも「ブランド名」であることに注意です。

長所

  • Word、ExcelなどMicrosoft社のお馴染み製品が利用できる
    使い慣れている人も多いことから、導入しやすいサービスといえます。
  • 1ユーザーあたりのストレージ容量が多い
    1ユーザーあたり、G Suiteが30GB(メールボックスと共有)、サイボウズOfficeが5GB(メールボックスと共有)なのに対し、Office 365はなんと1TB。動画や音声データなど、大容量のデータを使う頻度の高い職場に向いているといえます。

短所

  • バグが多い
    Excelで関数データを使うと、たまにクラッシュすることもあります。またグループウェアではないため、チームでの共有機能が不足しています。

料金

  • Office 365 Business 900円(ユーザー/月相当)※年間契約
  • Office 365 Business Premium 1,360円(ユーザー/月相当)※年間契約
  • Office 365 Business Essentials 540円(ユーザー/月相当)※年間契約

※プランによって利用できるOffice アプリケーションとサービスの種類が異なります。

Office 365

まとめ

今回は、グループウェアの中で、特におすすめのものを6つご紹介しました。

それぞれ長所・短所がありますので、十分比較しながらあなたにあったグループウェアを探してみてくださいね。

(執筆:Workship MAGAZINE編集部、編集:Emily 、Tatsuguchi Hastuko)

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