オンライン会議(Web会議)とは?選ぶポイントとおすすめシステム15選

近年「オンライン会議」という単語をよく耳にするようになりました。

「オンライン会議を理解して、もっと上手に利用したい!」という人も多いのではないでしょうか。

この記事では、オンライン会議とはなんなのか、どのツールを使えばいいかをご紹介します。

オンライン会議とは

オンライン会議

そもそもオンラインとはなんなのでしょうか。「オンライン対戦」や「オンラインショップ」など、最近は「オンライン」というワードが溢れています。これらのオンラインの意味は一般的に、利用しているユーザーの機器(パソコンやスマホ)が、サービス側のサーバー・コンピューターとネットワークによって接続状態となり、いつでもサービスを受けられる状態であることを示しています。

つまり「オンライン会議」とは、ネットワークを利用していつでもどこでも機器を通して会議が開けるシステムです。

なおオンライン会議といった場合、一般的には「Web会議」を指しますが、場合によっては「テレビ会議」を指すこともあります。

Web会議とテレビ会議の違い

「Web会議は、テレビ会議の単なるWeb版」という認識は誤りです。

テレビ会議とは、サーバを介さず、電話と同じ形でダイレクトに相手に接続して会議をするシステムです。PtoPと呼ばれる接続形態で、プロジェクタやテレビを使って会議が行われます。多数の参加者を映すことが可能なため、離れた場所同士で現場の臨場感を再現することができます。テレビ会議の利用目的は、会議中の互いの目に映る映像データの共有が目的になります。

一方のWeb会議は、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのツールを利用してコミュニケーションがとれるシステムです。音声や映像のやり取りができるだけではなく、資料共有やチャット機能など会議に便利な機能が付いたものも存在します。サーバへログインしてから接続できるようになる接続形態(=クライアントサーバ型)をとり、サーバを介して音声や映像の送受信を行います。つまりWeb会議の利用目的は、実務作業に必要なデータの共有ということになります。

Web会議とテレビ会議の利用シーン

Web会議とテレビ会議の違いを知っていくと、どうしてもWeb会議の方が優れているように感じてしまいます。しかし利用シーンによって向き不向きがあるため、使い分けることでより効率的に仕事を進めることができます。それでは特徴を比較してみます。

Web会議 テレビ会議
利用人数 1人:1人、1人:複数人 多人数:多人数
利用シーン 営業や個別の打ち合わせ 複数拠点や複数企業の定例会議
場所 ネット環境があればどこでも可能 設備のある会議室
カメラ PCのウェブカメラ 専用機材が必要
マイク イヤホンマイクやヘッドセット 集音機材で複数人が会話
価格 比較的安価 機材運用が必要
利用の際必要な作業 イヤホンマイク、ネット環境で接続 機材の設置や運用が必要
情報漏洩に対するリスク 高い。高度なセキュリティが必要。 Web会議よりは低い

上の表からもわかるように、支店などを持っている会社で離れたメンバーとの会議にはテレビ会議システム。Webだと画面は小さく画質も悪くなってしまいがちなので、大勢対大勢の場合は、大きなスクリーンや性能の高い収音機材を使用した方が得策です。一方で大規模な機材を必要とせず、個人や複数人での打ち合わせにはWeb会議システムが適していると考えられます。場面や用途によって使い分けるのか理想といえるでしょう。

Web会議のメリット / デメリット

Web会議のメリット / デメリットは以下のとおり。

【メリット】

  • 意思決定&情報共有の迅速化
  • 移動時間を会議時間に充てるなどの作業効率UP
  • 出張経費の削減
  • 書類を見ながら会話を進行できる臨場感

【デメリット】

  • ダウンロードやアカウント登録の手間
  • 参加可能人数の上限
  • 機材費用
  • 電波障害や時差によるストレス
  • 情報漏洩などのリスク

特に最後の「情報漏洩などのリスク」は、信用に関わる重要な点です。

特にWeb会議ツールに搭載されているファイル共有機能は、第三者にアクセスされてしまうと、会議に使用する重要な資料がダウンロードやアップロードされてしまう可能性があります。また転職などにより退職した社員のIDが、元社員自身やそれ以外の人によって、不正に利用されるということも考えられます。

Web会議に限定したことではありませんが、いたるところに情報漏洩のリスクは潜んでいます。利用の際はセキュリティに十分注意しましょう。

Web会議システムを選ぶポイント&おすすめサービス15選

「Web会議を利用したいけど、どのサービスを使えばいいかわからない!」という方は多いと思います。

最近ではWeb会議のデメリットを改善しているアプリも多く出ています。次の点をおさえて選べば間違いないでしょう。

  1. 料金
  2. 同時接続人数
  3. アカウント登録の有無
  4. 機能性
  5. セキュリティ

またセキュリティ面の安全性については、以下の点に特に注意しましょう。

  • 音声、文書、画像、動画などのデータが暗号化されているか
  • パスワードなどのセキュリティオプションの設定が可能か
  • 特定の端末からのアクセス制限が可能か
  • オンプレミスによる運用の検討

1. Lite FreshVoice(ライトフレッシュボイス)

料金 2 ID:¥18000~(1 IDにつき最大5つのURL登録)
同時接続人数 1 URLにつき同時接続5人まで
会員登録の有無 オーナーのみ会員登録必要(他のメンバーは不要)
機能 資料共有、会議の録音・録画、会議参加者の位置情報がわかる地図
セキュリティ ファイルをサーバーのおかないのでハッキングの危険性なし、アクセス制限をかけることも可能

2019年の6月にリリースされたFreshVoiceの新サービス。アプリケーションのインストールが不要なのが特徴です。サイトでURLを作りコピーしたURLを会議メンバーに送って共有するだけで最大5拠点Web会議が行えます。

自社開発製品のため、ニーズに合わせてカスタマイズも可能。マルチデバイス対応なので、好きな時に気軽な利用が可能なのも便利。

セキュリティに関しては、2003年にリリースされた同会社のFreshVoiceは乗っ取り、改ざん、スキミングの被害に一度もあっていないという実績もあります。

有料サービスではありますが、無料トライアルが用意されているので、まずは気軽に利用してみてください。

Lite FreshVoice(ライトフレッシュボイス)

2. BizMee(ビズミー)

料金 全ての機能が無料
同時接続人数 上限なし(※人数が多くなると接続が不安定になるため3,4人が理想)
会員登録の有無 会員登録なし、ブラウザのみでURLを決めればすぐに開始できる
機能 高品質な通話、ホワイトボード機能でリアルタイムに情報を共有できます
セキュリティ 作った会議室にロックをかけることが可能

BizMeeは、インストールや会員登録も必要なく、URLを決めてWeb上の会議室を作成・共有すれば、すぐにミーティングを開始できます。会議室ごとのパスワード設定も可能。議事録・図形描画・スクリーン画面共有の機能も全て備えています。

一度に参加できる人数に制限はありませんが、大人数だと接続しづらくなるので3~4人が理想的な人数です。

BizMee(ビズミ―)

3. zoom

料金 無料(サインアップと基本機能のみ)
同時接続人数 100人まで(無料版)
会員登録の有無 Webカメラ・マイク・スピーカーの用意、インストールが必要
機能 ホワイトボード機能、アプリで画面を共有、画面上の共同注釈、挙手機能など
セキュリティ 暗号化やパスワードの保護など充実したセキュリティ

最近の人気のツールとして話題なのがこの「zoom」というアプリです。

このツールの最大の特徴が「1クリックで導入できる」という手軽さ。ゲストもアプリのダウンロードが必要なので注意が必要ですが、基本的に指定されたURLに接続するだけで始めることができます。会議を始めるホスト以外のアカウント登録は不要ということです。

録音、録画など機能面の充実はもちろん、データ量が軽いため他のアプリより接続が安定しているところが利点といえます。大人数での接続が可能なので、ウェビナー(ウェブセミナー)などへの活用も可能です。

zoom(ズーム)

4. Whereby(appear.in)

料金 無料〜$83.33
同時接続人数 無料版は4人まで(有料版は12人〜)
会員登録の有無 インストール、アカウント登録不要
機能 テキストチャット、画面共有
セキュリティ クリックひとつで簡単に会議室にロックをかけられる

ビデオミーティングの場を提供する『Whereby(旧:appear.in)』。

アプリのインストールは不要ですが、会議のホストはアカウントの登録が必要となります。URLを作成し共有することで会議を行えます。

Wherebyは無料版でも使えて比較的音質も画質もよく、接続も安定しているので人気があります。無料で利用する場合は上限人数が4人ですが、もし5人以上の参加を希望する場合は有料版をご利用ください。

Whereby(旧:appear.in)

5.bellface(ベルフェイス)

料金 初期費用100,000円/月額720,00円〜(同時接続数によって異なる)
同時接続人数 3人まで(月額72,000円の場合)
会員登録の有無 お客様側はインストール不要、どのブラウザからでも利用可能
機能 資料共有、メモ閲覧・編集、録画録音、名刺情報、営業側のみに表示されるトークスクリプト
セキュリティ 通信の暗号化、AWSの利用、国際的なセキュリティ基準を取得

営業などのビジネスシーンに特化したWeb会議システムで、業界シェアNO.1の実績を持っています。担当者から電話を受けた後、4桁の暗証番号を入力するだけでWeb会議を開始することができます。

自社のみで共有する資料と他社に提示する資料の設定ができる機能があるため、インサイドセールスにおすすめのアプリです。インサイドセールスの問題点として非効率的な関係効率がありましたが、このbellfaceを使うことによって、相手の表情を見ながら質の高いWeb会議が行えるため、コミュニケーションの質を高められます。

bellface(ベルフェイス)

6. SOBA meeting(ソーバミーティング)

料金 無料
同時接続人数 人数制限なし(30人以上で使用した実績も)
会員登録の有無 インストールは不要、PC/ヘッドセット/Webカメラの用意が必要
機能 資料共有・同時書き込み機能、ホワイトボード機能、音声をテキスト化
セキュリティ (セキュリティ情報なし)

少人数にも百人規模の会議にも幅広く対応しています。会議を主催する人のみユーザー登録が必要になっていますが、その他の参加者は、主催者によって発行されたURLにアクセスするだけで会議への参加が可能です。

多くのアプリは搭載している機能を利用する際に有料制限が設けられている中、SOBA meetingはすべての機能が機能制限なく利用できます。機能としては各種ファイルが自動的にスライド化される機能や音声認識議事録、テキストに書き込んで対話できるテキストチャットなど、豊富な機能が搭載されています。

SOBA meeting(ソーバミーティング)

7. Cisco Webex(シスコウェブエックス)

料金 月額1490円~(規模に応じたプラン有)
同時接続人数 50人まで(月額1490円の場合)
会員登録の有無 インストール不要、参加者はURLからの入室
機能 資料・PC内アプリ共有、録画、ファイル転送、アンケート機能
セキュリティ SSL/AESで暗号化

Cisco Webexは世界にも広く普及されているWeb会議システムです。小規模なチームに向けた月額¥1490のスタータープランから利用ができます。

多くの無料Web会議システムがありますが、業界トップクラスのセキュリティや高速かつ高画質のビデオ機能が搭載されいるので、価格帯も納得できます。

無料お試しもあるので、トライアルから検討するのも良いかもしれません。

Cisco Webex(シスコウェブエックス)

8. V-CUBE(ブイキューブ)

料金 初期費用5500円、月額11000円~(同時接続数、国外利用によって変動)
同時接続人数 50人まで
会員登録の有無 インストール不要、PC/Webカメラの用意が必要
機能 資料共有、テキストチャット
セキュリティ ASP/SaaS情報開示制度の認定、IPアドレス指定可能

V-CUBEの特徴はテレビや電話との連携や、海外を含めた多拠点での利用、多人数などでの同時利用ができることです。

海外とのやり取りする際は多言語対応や英語翻訳サポートなどもあり、海外の相手とも安心して会議を開くことが可能となってます。

Cisco Webexと同様に有料のサービスとなりますが、こちらもセキュリティ面の信頼が厚く、国内シェア12年間1位の実績も持っています。

V-CUBE(ブイキューブ)

9. Calling Meeting(コーリングミーティング)

料金 初期費用100000円、月額59000円~(同時接続数によって変動)
同時接続人数 1ルームにつき30人まで
会員登録の有無 インストール・アカウント登録不要
機能 画面・資料共有、ルーム内チャット、ホワイトボード、トークスクリプト
セキュリティ 通信の暗号化、入室パスワード設定

このアプリはソフトウェアのインストール不要で、ブラウザからのWeb会議の利用が可能です。画面、資料、ホワイトボードの共有はもちろん、有人チャットおよびチャットボットを自社サイトに埋め込みできる機能も搭載しています。

また、顧客接点を1か所にまとめて管理することもできます。

Calling Meeting(コーリングミーティング)

10. LiveOn(ライブオン)

料金 初期費用78000円、月額3000円(同時接続数によって変動)
同時接続人数 最大150拠点(追加料金で多人数モード機能の追加も可能)
会員登録の有無 アプリのインストールが必要
機能 資料共有、書き込み、最大300分の録画・録音
セキュリティ AESによる通信の暗号化、IPアドレスによるアクセス制限、会議室のパスワード設定

LiveOnは高音質、高画質の提供にこだわりを持っているWeb会議システムです。さまざまな制御機能を用いることで、軽快な映像、音声再生を可能としたとのこと。

直感的に操作できるので、Web会議に慣れていない人にもおすすめです。有料版と無料版があるので、気になる方はまずは無料版で試してみてください。

LiveOn(ライブオン)

11. meetingplaza(ミーティングプラザ)

料金 初期費用30000円、月額10000円~(スタンダードプラン、時間超過によって追加料金)
同時接続人数 5人まで(月額10000円の場合)
会員登録の有無 会議室にアクセスすると自動インストール、URLからの参加が可能
機能 資料共有、書き込み、録画・録音、テキストチャット、海外との快適な接続、遠隔操作機能
セキュリティ AESによる通信暗号化、IPアドレスで参加者の制限

自身のパソコンとカメラ、マイク、インターネット回線を利用している、最大128拠点から参加可能なソフトウェア型のWeb会議システムです。

「世界どこかでもすぐに会議できる」というのを売りポイントにしており、高品質で安定した海外とのWeb会議を利用できます。

meetingplaza(ミーティングプラザ)

12. FaceHub(フェイスハブ)

料金 初期費用ニーズに合わせて設定、月額10000~(同時接続数、追加機能によって変動)
同時接続人数 5人まで(月額10000円の場合、追加料金によって最大5000人)
会員登録の有無 インストール/アカウント登録不要、URLから参加可能
機能 チャットボード、ホワイト―ボード、ファイル送信(※基本機能のみ紹介)
セキュリティ SSL/SRTPによる通信の暗号化、IDCFrontierのデータセンターを利用

FaceHubの特徴は「シンプルさ」「使いやすさ」「わかりやすさ」へのこだわりと、豊富な料金プランです。

多機能で複雑なサービスが多い中、FaceHubは必要な機能に絞り込み、ボタンも少なくマニュアル不要で誰でも簡単に使えることを目指しています。

ソフトウェアのインストール/アカウントの作成は不要で、マルチデバイスに対応。仮に物足りなさを感じる方がいれば、利用シーンに合わせ後から機能を追加できるため、無駄のないWeb会議をカスタマイズできます。

FaceHub(フェイスハブ)

13. LiveCrowd(ライブクラウド)

料金 初期費用100000円、月額2000円~(詳細はお問い合わせが必要です)
同時接続人数 2~10人程度の接続を想定
会員登録の有無 インストール不要、アカウント登録のみ必要
機能 資料・PC画面共有、テキストチャット、アンケート機能、スケジュール機能など
セキュリティ (セキュリティ情報なし)

LiveCrowdの特徴は、管理画面のシンプルさです。管理画面がユーザー管理・ルーム管理・利用状況の3つのメニューのみで構成されています。Web会議にあまり詳しくない人でも使いやすいのが特徴です。

またログイン後のマイページにはカレンダーが表示されており、どの会議がいつ入っているか、一目で予定把握ができるのも長所です。

LiveCrowd(ライブクラウド)

14. Connect live(コネクトライブ)

料金 初期費用は無料、1ユーザーあたり月額1950円~(詳細はお問い合わせが必要です)
同時接続人数 推奨人数制限なし
会員登録の有無 インストール、事前登録不要
機能 資料共有、テキストチャット、録画・録音、スケジュール機能
セキュリティ 通信はすべてHTTPSを使用、SSL/TLSプロトコルにより暗号化

ソフトウェアのインストールやアカウント作成が不要な、複雑な事前設定なしで始められるWeb会議システム。

さまざまなブラウザに対応しているため、環境に依存しないのが長所。また提供企業が楽天グループということもあり、信頼感・安心感もあるでしょう。

connect live(コネクトライブ)

15. Googleハングアウト

料金 無料
同時接続人数 ビデオ通話時、最大10人まで
会員登録の有無 googleアカウントがあればすぐに利用可能
機能 テキストチャット、ビデオ通話
セキュリティ SRTPによる音声と映像の暗号化、SSLによる シグナル通信と管理トラフィックの暗号化

GoogleハングアウトはGoogleが提供するコミュニケーションツールです。テキスト・写真・動画によるコミュニケーションの他、「ビデオハングアウト」というWeb会議ができる昨日も用意されています。最大15人との同時接続が可能。

Googleアカウントの登録が必要ですが、登録完了後はスマホなどのデバイスからもアクセスできます。

Googleハングアウト

おわりに

グローバル化が進み、企業間の遠隔化も同時に進む日本にとって、オンライン会議というものは魅力的なものであることは間違いないでしょう。

自分の会社に必要な条件を見極め、かつ互いの信頼関係を構築できる最適なWeb会議システムを採用しましょう。

 

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