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近年テレワークという新たな働き方の推奨に伴って、Web会議の必要性も高まってきています。
しかし巷にはたくさんのWeb会議システムが溢れており、「どのシステムを使えばいいのかわからない……」という企業の方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、Web会議の概要から、メリット・デメリット、さらにはおすすめのWeb会議／テレビ会議システムをご紹介します。
選ぶポイントも合わせて解説しているので、Web会議の導入を検討している企業の方はぜひ参考にしてみてください！
Web会議とは？
Web会議とは、ネットワークを介することによって会議が開けるシステムのことを指します。
従来は会議を行うときにわざわざ指定の場所に出向く必要がありましたが、Web会議はネットワーク場で会議を行うため、いつでもどこでも会議に参加できる点が魅力です。
近年はテレワークを推奨する動きが高まってきているため、会社に行かなくても会議に参加できるWeb会議が注目されています。
なお、Web会議はオンライン会議と同義で扱われることが多いです。
Web会議とテレビ会議の違いは？
「Web会議は、テレビ会議の単なるWeb版」という認識は誤りです。
テレビ会議とは、サーバを介さず、電話と同じ形でダイレクトに相手に接続して会議をするシステムです。PtoPと呼ばれる接続形態で、プロジェクタやテレビを使って会議が行われます。
テレビ会議は多数の参加者を映せるため、離れた場所でも現場の臨場感を再現できることが魅力。したがってテレビ会議の利用目的は、会議中の互いの目に映る映像データの共有なのです。
一方のWeb会議は、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのツールを利用してコミュニケーションがとれるシステムです。
音声や映像のやり取りができるだけではなく、資料共有やチャット機能など会議に便利な機能が付いたものも存在します。Web会議は、サーバへログインしてから接続できるようになる接続形態（＝クライアントサーバ型）をとり、サーバを介して音声や映像の送受信を行うことが可能です。
つまりWeb会議の利用目的は、実務作業に必要なデータの共有ということになります。
Web会議とテレビ会議の利用シーン
Web会議とテレビ会議の違いを知っていくと、どうしてもWeb会議の方が便利に感じてしまいますよね。
しかし利用シーンによって向き不向きがあるため、一概にWeb会議の方が優れているとは言えません。
Web会議とテレビ会議を適切に使い分けれれば、より効率的に仕事を進められることも。以下でそれぞれの特徴を表で比較しながら解説していきます。
| Web会議 | テレビ会議 | |
| 利用人数 | 1人：1人、1人：複数人 | 多人数：多人数 |
| 利用シーン | 営業や個別の打ち合わせ | 複数拠点や複数企業の定例会議 |
| 場所 | ネット環境があればどこでも可能 | 設備のある会議室 |
| カメラ | PCのウェブカメラ | 専用機材が必要 |
| マイク | イヤホンマイクやヘッドセット | 集音機材で複数人が会話 |
| 価格 | 比較的安価 | 機材運用が必要 |
| 利用の際必要な作業 | イヤホンマイク、ネット環境で接続 | 機材の設置や運用が必要 |
| 情報漏洩に対するリスク | 高い。高度なセキュリティが必要。 | Web会議よりは低い |
大勢対大勢で会議をしたい場合は、テレビ会議をおすすめします。
Web会議の場合、画面が小さく、画質も悪くなることがあるからです。大人数同士でWeb会議をするときは、大きなスクリーンや性能の高い収音機材を使用するのが良いでしょう。
一方で大規模な機材を必要とせず、個人や複数人での打ち合わせには、場所をとらないWeb会議システムが適しています。
このようにWeb会議とテレビ会議は一見似ているようで、それぞれの特徴があります。場面や用途によって使い分けるのがベストです。
Web会議のメリットとデメリット
Web会議のメリット / デメリットは以下のとおり。
【メリット】
- 意思決定＆情報共有の迅速化
- 移動時間を会議時間に充てるなどの作業効率UP
- 出張経費の削減
- 書類を見ながら会話を進行できる臨場感
【デメリット】
- ダウンロードやアカウント登録の手間
- 参加可能人数の上限
- 機材費用
- 電波障害や時差によるストレス
- 情報漏洩などのリスク
特に最後の「情報漏洩などのリスク」は、会社の信用に関わる重要な点です。
特にWeb会議ツールに搭載されているファイル共有機能は、第三者にアクセスされてしまうと、会議に使用する重要な資料がダウンロードやアップロードされてしまう可能性があります。
また転職などにより退職した社員のIDが、元社員自身やそれ以外の人によって不正に利用されることも。
Web会議に限定したことではありませんが、いたるところに情報漏洩のリスクは潜んでいます。Web会議を利用するときはセキュリティに十分注意しましょう。
Web会議システムを選ぶポイントは？
「Web会議を利用したいけど、どのシステムを使えばいいかわからない！」という方は多いと思います。
最近ではWeb会議のデメリットを改善しているアプリも多く出ています。次の点をおさえて選べば間違いないでしょう。
- 料金
- 同時接続人数
- アカウント登録の有無
- 機能性
- セキュリティ
またセキュリティ面の安全性については、以下の点に特に注意しましょう。
- 音声、文書、画像、動画などのデータが暗号化されているか
- パスワードなどのセキュリティオプションの設定が可能か
- 特定の端末からのアクセス制限が可能か
- オンプレミスによる運用の検討
以下でおすすめのWeb会議システムをご紹介していくので、上記のポイントを抑えながらご自身の用途にあったものを見つけてみてください！
おすすめのWeb会議システム
1. Zoom（ズーム）
| 料金 | 無料〜$19.99 |
| 同時接続人数 | 100人まで（無料版） |
| 会員登録の有無 | Webカメラ・マイク・スピーカーの用意、インストールが必要 |
| 機能 | ホワイトボード機能、アプリで画面を共有、画面上の共同注釈、挙手機能など |
| セキュリティ | 暗号化やパスワードの保護など充実したセキュリティ |
近年、人気のWeb会議システムとして話題なのが『Zoom』です。
このWeb会議システムの最大の特徴は「1クリックで導入できる」手軽さ。ゲストもアプリのダウンロードが必要ですが、それさえ済ませれば、指定されたURLに接続するだけでWeb会議に参加できます。
また録音、録画など機能面の充実はもちろん、データ量が軽いため他のアプリより接続が安定していることも魅力。大人数での接続が可能なので、ウェビナー（Webセミナー）などへの活用も可能です。
2. Whereby（ウェアバイ）（旧：appear.in）
| 料金 | 無料〜$83.33 |
| 同時接続人数 | 無料版は4人まで（有料版は12人〜） |
| 会員登録の有無 | インストール、アカウント登録不要 |
| 機能 | テキストチャット、画面共有 |
| セキュリティ | クリックひとつで簡単に会議室にロックをかけられる |
『Whereby』は世界的に利用されているWeb会議システムです。
アプリのインストールは不要ですが、会議のホストはアカウント登録が必要になります。URLを作成し共有することでWeb会議を行えます。
無料版でも音質や画質がよく、接続も安定しているので人気があります。無料で利用する場合はWeb会議人数の上限が4人ですが、もし5人以上の参加を希望する場合は有料版を利用してみて
ください。
3.bellface（ベルフェイス）
| 料金 | 初期費用100,000円 月額72,000円〜（同時接続数によって異なる） |
| 同時接続人数 | 3人まで（月額72,000円の場合） |
| 会員登録の有無 | お客様側はインストール不要、どのブラウザからでも利用可能 |
| 機能 | 資料共有、メモ閲覧・編集、録画録音、名刺情報、営業側のみに表示されるトークスクリプト |
| セキュリティ | 通信の暗号化、AWSの利用、国際的なセキュリティ基準を取得 |
営業などのビジネスシーンに特化したオンライン商談システムで、業界シェアNO.1の実績を持っています。
担当者から電話を受けた後、4桁の暗証番号を入力するだけでWeb会議を開始可能。
「自社のみで共有する資料」と「他社に提示する資料」を分けて表示する機能があるため、インサイドセールスの方おすすめです。
インサイドセールスの問題点として非効率的な関係効率がありましたが、このオンライン商談システムを使えば、相手の表情を見ながら質の高い打ち合わせが行えます。
4. Lite FreshVoice（ライトフレッシュボイス）
| 料金 | 2 ID：18,000円～ （1 IDにつき最大5つのURL登録） |
| 同時接続人数 | 1 URLにつき同時接続5人まで |
| 会員登録の有無 | オーナーのみ会員登録必要（他のメンバーは不要） |
| 機能 | 資料共有、会議の録音・録画、会議参加者の位置情報がわかる地図 |
| セキュリティ | ファイルをサーバーのおかないのでハッキングの危険性なし、アクセス制限をかけることも可能 |
2019年の6月にリリースされたFreshVoiceの新システムです。
アプリケーションのインストールが不要なのが特徴。サイトでURLを作り、コピーしたURLを会議メンバーに送って共有するだけで最大5拠点でWeb会議が行えます。
自社開発製品のため、ニーズに合わせてカスタマイズも可能。マルチデバイス対応なので簡単にWeb会議に参加できます。
2003年にリリースされた同会社のFreshVoiceは乗っ取り、改ざん、スキミングの被害に一度もあっていないという実績もあるため、セキュリティ面も心配ありません。
有料サービスではありますが、無料トライアルが用意されているので、まずは気軽に利用してみてください。
5. BizMee（ビズミー）
| 料金 | 無料 |
| 同時接続人数 | 上限なし（※人数が多くなると接続が不安定になるため３,4人が理想） |
| 会員登録の有無 | 会員登録なし、ブラウザのみでURLを決めればすぐに開始できる |
| 機能 | 高品質な通話、ホワイトボード機能でリアルタイムに情報を共有できます |
| セキュリティ | 作った会議室にロックをかけることが可能 |
『BizMee』は、インストールや会員登録も必要ないWeb会議システムです。
URLを決めてWeb上の会議室を作成・共有すれば、すぐにミーティングを開始できます。会議室ごとのパスワード設定も可能で、議事録や図形描画、スクリーン画面共有の機能も備えています。
一度に参加できる人数に制限はありませんが、大人数だと接続しづらくなるので3～4人が理想的です。
6. SOBA meeting（ソーバミーティング）
| 料金 | 無料 |
| 同時接続人数 | 人数制限なし（30人以上で使用した実績も） |
| 会員登録の有無 | インストールは不要、PC／ヘッドセット／Webカメラの用意が必要 |
| 機能 | 資料共有・同時書き込み機能、ホワイトボード機能、音声をテキスト化 |
| セキュリティ | （セキュリティ情報なし） |
少人数にも百人規模の会議にも幅広く対応しているWeb会議システム。
会議を主催する人のみユーザー登録が必要になっていますが、その他の参加者は、主催者によって発行されたURLにアクセスするだけで会議へ参加できます。
多くのアプリは搭載している機能を利用する際に有料制限が設けられている中、SOBA meetingはすべての機能を制限なく利用できます。
各種ファイルが自動的にスライド化される機能や音声認識議事録、テキストに書き込んで対話できるテキストチャットなど、豊富な機能が搭載されているのでぜひ利用してみてください。
7. Cisco Webex（シスコウェブエックス）
| 料金 | 月額1,490円～ （規模に応じたプラン有） |
| 同時接続人数 | 50人まで（月額1,490円の場合） |
| 会員登録の有無 | インストール不要、参加者はURLからの入室 |
| 機能 | 資料・PC内アプリ共有、録画、ファイル転送、アンケート機能 |
| セキュリティ | SSL／AESで暗号化 |
『Cisco Webex』は世界にも広く普及されているWeb会議システムです。小規模なチームに向けた月額1,490円のスタータープランから利用ができます。
多くの無料Web会議システムがありますが、その中でも業界トップクラスのセキュリティや高速かつ高画質のビデオ機能が搭載されいるので、納得の価格帯です。
無料お試しもあるので、トライアルから検討するのも良いかもしれません。
8. LiveOn（ライブオン）
| 料金 | 初期費用78,000円 月額3,000円（同時接続数によって変動） |
| 同時接続人数 | 最大150拠点（追加料金で多人数モード機能の追加も可能） |
| 会員登録の有無 | アプリのインストールが必要 |
| 機能 | 資料共有、書き込み、最大300分の録画・録音 |
| セキュリティ | AESによる通信の暗号化、IPアドレスによるアクセス制限、会議室のパスワード設定 |
『LiveOn』は高音質、高画質の提供にこだわりを持っているWeb会議システムです。
さまざまな制御機能を用いることで、軽快な映像、音声再生を可能としたとのこと。
直感的に操作できるので、Web会議に慣れていない人にもおすすめです。有料版と無料版があるので、気になる方はまずは無料版で試してみてください。
9. meetingplaza（ミーティングプラザ）
| 料金 | 初期費用30,000円 月額10,000円～（スタンダードプラン、時間超過によって追加料金） |
| 同時接続人数 | 5人まで（月額1万円の場合） |
| 会員登録の有無 | 会議室にアクセスすると自動インストール、URLからの参加が可能 |
| 機能 | 資料共有、書き込み、録画・録音、テキストチャット、海外との快適な接続、遠隔操作機能 |
| セキュリティ | AESによる通信暗号化、IPアドレスで参加者の制限 |
自身のパソコンとカメラ、マイク、インターネット回線を利用している、最大128拠点から参加可能なソフトウェア型のWeb会議システムです。
「世界どこかでもすぐに会議できる」というのを売りポイントにしており、高品質で安定した海外とのWeb会議を利用できます。
10. FaceHub（フェイスハブ）
| 料金 | 初期費用はニーズに合わせて設定 月額10,000円～（同時接続数、追加機能によって変動） |
| 同時接続人数 | 5人まで（月額10,000円の場合、追加料金によって最大5,000人） |
| 会員登録の有無 | インストール／アカウント登録不要、URLから参加可能 |
| 機能 | チャットボード、ホワイト―ボード、ファイル送信（※基本機能のみ紹介） |
| セキュリティ | SSL／SRTPによる通信の暗号化、IDCFrontierのデータセンターを利用 |
『FaceHub』の特徴は「シンプルさ」「使いやすさ」「わかりやすさ」へのこだわりと、豊富な料金プランです。
多機能で複雑なサービスが多い中、FaceHubは必要な機能に絞り込み、ボタンも少なくマニュアル不要で誰でも簡単にWeb会議が始められることを目指しています。
ソフトウェアのインストール／アカウントの作成は不要で、マルチデバイスに対応。仮に物足りなさを感じる方がいれば、利用シーンに合わせ後から機能を追加できるため、無駄のないWeb会議をカスタマイズできます。
11. LiveCrowd（ライブクラウド）
| 料金 | 初期費用100,000円 月額2,000円～ （詳細はお問い合わせが必要です） |
| 同時接続人数 | 2～10人程度の接続を想定 |
| 会員登録の有無 | インストール不要、アカウント登録のみ必要 |
| 機能 | 資料・PC画面共有、テキストチャット、アンケート機能、スケジュール機能など |
| セキュリティ | （セキュリティ情報なし） |
『LiveCrowd』の特徴は、管理画面のシンプルさです。
管理画面がユーザー管理・ルーム管理・利用状況の3つのメニューのみで構成されているので、Web会議にあまり詳しくない人でも使いやすいのが特徴です。
またログイン後のマイページにはカレンダーが表示されており、どの会議がいつ入っているか、一目で予定把握ができるのも魅力。
12. Connect live（コネクトライブ）
| 料金 | 初期費用無料 1ユーザー 月額1,950円～ （詳細はお問い合わせが必要です） |
| 同時接続人数 | 推奨人数制限なし |
| 会員登録の有無 | インストール、事前登録不要 |
| 機能 | 資料共有、テキストチャット、録画・録音、スケジュール機能 |
| セキュリティ | 通信はすべてHTTPSを使用、SSL/TLSプロトコルにより暗号化 |
ソフトウェアのインストールやアカウント作成が不要なWeb会議システム。
さまざまなブラウザに対応しているため、環境に依存しないでWeb会議を始められることが長所です。
また提供企業が楽天グループということもあり、会議の参加者に安心感をもってもらいやすくなるでしょう。
13. Googleハングアウト
| 料金 | 無料 |
| 同時接続人数 | ビデオ通話時、最大10人まで |
| 会員登録の有無 | googleアカウントがあればすぐに利用可能 |
| 機能 | テキストチャット、ビデオ通話 |
| セキュリティ | SRTPによる音声と映像の暗号化、SSLによる シグナル通信と管理トラフィックの暗号化 |
『Googleハングアウト』は、Googleが提供するコミュニケーションツールです。
テキスト・写真・動画によるコミュニケーションの他、「ビデオハングアウト」というWeb会議システムも用意されており、最大15人との同時接続ができます。
Googleアカウントの登録が必要ですが、登録完了後はスマホなどのデバイスからもアクセスできるので、1度登録すれば簡単にWeb会議に参加できます。
14. Skype（スカイプ）
| 料金 | 基本無料 |
| 同時接続人数 | 無料版：20名、有料版250名 |
| 会員登録の有無 | MicrosoftアカウントまたはSkypeアカウントの作成 |
| 機能 | ビデオ通話、チャット機能 |
| セキュリティ | エンドツーエンドの暗号化 |
Skypeのグループビデオ通話機能を用れば、無料でWeb会議が実現します。
無料の範囲内で推奨されているWeb会議の人数は20人まで。より大人数でWeb会議をしたい場合は有料版の「Skype Meetings」または「Skype for Business」の利用をおすすめします。
前者はレーザーポインターや共同作業用のホワイトボードを使用が可能になったり、後者は最大250名でのWeb会議ができるなど無料版にはない機能が充実しています。
15. OmniJoin（オムニジョイン）
| 料金 | 初期費用なし 月額9,600円〜 |
| 同時接続人数 | 3〜10端末 |
| 会員登録の有無 | アカウントの発行あり |
| 機能 | 資料共有・編集 |
| セキュリティ | ISMSクラウドセキュリティ認証を取得 |
ITトレンド年間ランキング2017Web会議部門で1位を獲得したWeb会議システムです。
Excel・PowerPointなどのドキュメントやデスクトップ画面、動画ファイルなど、さまざまな資料を画面共有できます。共有した資料をお互いに同時編集できる機能も。
また『OmniJoin』の画質は業界最高クラスを誇っており、フルHDに対応しています。エコーキャンセリングやノイズキャンセリングも施されているので、ストレスなくWeb会議を進められます。
16. CanSee（キャンシー）
| 料金 | 初期費用38,500円 月額40,000円〜 |
| 同時接続人数 | モバイル：4人、専用機：16画面 |
| 会員登録の有無 | URLから参加可能 |
| 機能 | 資料共有 |
| セキュリティ | SSL認証、AES暗号化 |
会議用のリンクをワンクリックするだけでビデオ会議に参加できるWeb会議システムです。
参加者毎にユーザを登録したり、会議室を予約したりする必要がないので業務が増える心配はありません。
またフルHD映像を採用しているため、臨場感のあるWeb会議が実現します。
17. Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
| 料金 | 月額870円〜 |
| 同時接続人数 | 250人 |
| 会員登録の有無 | Microsoftアカウント |
| 機能 | 通話、チャット、ビデオ会議、資料共有 |
| セキュリティ | 2要素認証、データの暗号化、シングルサインオン |
WordやExcel、PowerPoint、SharePointなど、組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行えるWeb会議システムです。
共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されずにメンバーと会議ができます。
また最大10,000人にブロードキャストできるため、オンラインで大規模な講演会を行いたいときにも重宝しそうです。
18. Fresh Voice（フレッシュボイス）
| 料金 | 1拠点3,000円〜 |
| 同時接続人数 | 最大200拠点 |
| 会員登録の有無 | ログイン不要、インストールなし |
| 機能 | 資料共有、ファイル編集可能 |
| セキュリティ | 通信はすべて暗号化 |
「誰でも簡単に、すぐにWeb会議が開催できる」というコンセプトのもと、サービスを提供しているWeb会議システムです。
iPhoneやiPadにも対応しており、3クリックでWeb会議に参加できる手軽さも魅力です。無料トライアルも行なっているので、Web会議を導入してみたい方はぜひ試してみてください。
19. RICOH
| 料金 | 要問い合わせ |
| 同時接続人数 | 無制限 |
| 会員登録の有無 | サービス利用契約が必要 |
| 機能 | 画面共有可能 |
| セキュリティ | 脆弱性対策、通信相手の制限可能 |
専用端末を使ってテレビ会議／Web会議を行うシステムです。
専用端末を使う分、カメラや通信の品質が他のシステムより高くなっています。重役の参加する会議・商談などでは安心感を得られるのでおすすめです。
また3ステップ操作で接続できることも魅力。簡単に始められるのでぜひ利用してみてください。
テレビ会議もできるWeb会議システム
最後に、Web会議だけでなくテレビ会議も選択できるシステムをご紹介します。
20. V-CUBE（ブイキューブ）
| 料金 | 初期費用5,500円 月額11,000円～ （同時接続数、国外利用によって変動） |
| 同時接続人数 | 50人まで |
| 会員登録の有無 | インストール不要、PC／Webカメラの用意が必要 |
| 機能 | 資料共有、テキストチャット |
| セキュリティ | ASP/SaaS情報開示制度の認定、IPアドレス指定可能 |
V-CUBEの特徴はテレビや電話との連携や、海外を含めた多拠点での利用、多人数などでの同時利用ができることです。
海外とのやり取りする際は多言語対応や英語翻訳サポートなどもあり、海外の相手とも安心して会議を開くことが可能となってます。
Cisco Webexと同様に有料のサービスとなりますが、こちらもセキュリティ面の信頼が厚く、国内シェア12年間1位の実績も持っています。
21. StarLeaf（スターリーフ）
| 料金 | 初期費用無料 月額4,000円（モバイル向け） |
| 同時接続人数 | 推奨人数制限なし |
| 会員登録の有無 | StarLeafハードウェアまたはBreezeソフトウェアをダウンロード |
| 機能 | 資料共有、グループチャット |
| セキュリティ | 保護され、認証された証明書ベースの暗号化、TLSおよびHTTPS |
テレビ会議やWeb会議、インスタントメッセージング、グループチャットといった ビジネスコミュニケーションに必要なあらゆる機能を統合したクラウドサービスです。
会議の予約やグループ作成がスマホで行えるため、移動などのスキマ時間を有効に活用できます。
またビデオ会議をワンタッチで始められたり、チャットや資料共有も簡単に行えるため、業務の効率化を図りたい方におすすめのシステムです。
おわりに
Web会議についての理解は深まりましたか？
自分の会社に必要な条件を見極め、かつ互いの信頼関係を構築できる最適なWeb会議システムを採用してみてください。
（執筆：sansui 編集：木村優美）
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