今すぐ使えるテンプレート付き!Notion活用例13選

notion活用例集

Notionは機能が豊富で、さまざまな効率化・便利ツールが作れます。

ただ、初めて使うときには「一体何から使っていいのかよくわからない……」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Notionの活用アイデアを13個ご紹介します。すべて画像付き・テンプレート付きで紹介しているので、ぜひご活用ください。

Notionとは

Notionとは、さまざまなツールが作れる次世代汎用ツールです。Evernoteのようにメモ帳として活用することはもちろん、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツール、チェックリスト、マニュアルとしても利用できます。

何でもサクッと自作できるので、使いこなすと効率化が捗ります。

しかしデメリットとして、「機能性が豊富過ぎてどんな使い方をして良いかわからない……」といった問題があります。筆者も使いはじめて数週間は、どんな使い方をすれば良いのかよくわかりませんでした。

そして数ヶ月、実際に使ってみて分かったことですが、Notionの特徴は応用が効きやすいことにあり、機能自体はそこまで多くありません。いくつかの活用例を見ていただければ「こんな使い方ができるツールなんだ!」と、イメージできると思います。

さっそく、Notionの活用アイデアを見ていきましょう。

Notion活用例13選【テンプレートあり】

今回は、Notionの活用例を13個ご紹介します。

筆者が実際に作り「これは使える!」と思った活用方法だけに厳選して紹介しています。すぐに使えるようテンプレートも用意しているので、気になるものはぜひダウンロードしてみてください!

■Notion活用例13選

  1. 情報が集まるトップページ
  2. アイデアブレストページ
  3. タスク管理ツール
  4. 学習ノート・マニュアル
  5. 情報収集ツール
  6. 読みたい記事まとめ
  7. 積読管理 + 読書感想まとめ
  8. 集中できないときにやった方が良いことリスト
  9. フィードバックまとめ
  10. 仕事で困ったことリスト
  11. 買いすぎ防止につながる欲しいものリスト
  12. ディレクション管理シート
  13. 月末・月初にやることチェックリスト

Notionは、複数のテーブルを連携させた複雑なデータ管理・活用も可能ですが、少し難易度が高いので今回はデータ連携が必要なものは紹介していません。

気になる方は、YouTubeなどで「Notion テーブル連携」と調べてみてください!

■テンプレートのダウンロード方法

テンプレートをご自身の環境で使うには、テンプレートの画面右上にある「Duplicate」をクリックしてコピーした上でご利用ください。

TODOリストでタスク管理する方法

コピーすると、列の順番などが変わることもあります。その場合は、紹介した画像と同じような見た目に列などを調整しながらご利用ください。

活用例1. 情報が集まるトップページ

「資料管理が難しい……どこにどんな資料があるのか把握しきれない……」と悩むことはありませんか?

Notion上に重要なファイルのリンク集を作っておけば、「Notionを見るだけで重要なファイルが探せる」といった状態を作れるのでおすすめです。

たとえば筆者の場合は、以下のようにプロジェクトごとに必要なファイルを管理しています。

見出しと箇条書きを活用したトップページリンク集の例

▲見出しと箇条書きを活用したトップページリンク集の例

また、以下のように折り畳み可能なリスト「トグルリスト」を活用して作るのもおすすめ。

トグルリストを活用したトップページリンク集の例

▲トグルリストを活用したトップページリンク集の例

活用例2. アイデアブレストページ

アイデアや情報をまとめるときも、Notionはとても優秀です。とくにトグルリストを使えば、

  • 階層構造で文章を整理できる
  • 階層構造を折り畳みができる

といった点から、情報整理しやすくなります。

アイデアブレストページの例

▲アイデアブレストページの例

Notionは文章の移動も簡単にできるので、一度文章を書きなぐってから整理するのも簡単です。

Notionは一度文章を書きなぐってから整理するのも簡単

活用例3. タスク管理ツール

Notionで、タスク管理ツールを作ることも可能です。その方法も色々あり、今回は5つのタスク管理ツールをご用意しました!

  1. TODOリストでタスク管理する方法
  2. テーブルのみでタスク管理する方法【Excel風】
  3. テーブル + カンバン方式でタスク・ステータス管理する方法【Trello風:ステータス重視】
  4. テーブル + カンバン方式でタスクを管理する方法【Trello風:日付重視】
  5. ガントチャート方式でタスクを管理する方法
TODOリストでタスク管理する方法の例

▲TODOリストでタスク管理する方法の例

テーブル+カンバン方式でタスク・ステータス管理する方法の例

▲Trelloのようにテーブル + カンバン方式でタスク管理する方法の例

以下の記事で、タスク管理ツールの詳細と具体的な使い方を解説しています。Notionでタスク管理ツールを使ってみたい方、作ってみたい方はご一読ください!

活用例4. 学習ノート・マニュアル

Notionは、

  • 見出しを設定し、文章に強弱をつけられる
  • 背景色や文字色を設定し、重要なポイントがわかりやすい
  • 箇条書き、チェックボックス、トグルリストなどで文章整理できる

といった、文章の装飾にとても優れています。試しに過去に作った資料(PowerPointの資料)の補足ページを作ってみました!

Notionが文章の装飾にとても優れている例

見出しごとに色が設定できるだけでなく、蛍光ペンのように文章を強調させることも可能です。また作ったページは共有用のリンクを作ることで、簡単にシェアできます。

活用例5. 情報管理ツール

Notionは情報を貯めるツールとしても、とても優秀です。たとえば筆者の場合は「図解の参考をとにかくまとめまくるページ」を作っています。

図解デザイン収集ページの例

▲図解・デザイン収集ページの例

上記は、ナイル株式会社さんのWebメディアに掲載されている記事の図解の一部を整理したものです。

同様に、

  • メールマガジンの配信で参考になった文章の例
  • 商品・サービスの訴求で参考になった文章の例
  • ボタン周りのマイクロコピーの参考例

などをスクショし、Notionで整理しています。完全に真似るのはもちろんNGですが、デザインや伝え方の引き出しとして活用できます。

ちなみにこういった写真ありきでデータを確認するときは、「Galleryビュー」を使います。以下の手順で画像を大きく表示できるので、自作したい方は参考にしてみてください。

NotionのGarelyビューで画像を大きく表示する方法

▲NotionのGarelyビューで画像を大きく表示する方法

活用例6. 読みたい記事まとめ

「Twitterで読みたい記事が見つかったけど、今忙しくて読む時間がない。仕事が終わった時に読もうと思っても、シェアされた記事がどこにあったのか覚えていなかったり、そもそも読むこと自体を忘れてたりして読めない……」

といった経験はありませんか。筆者はめちゃくちゃあります。

このような場合は、「後で読むタスク」に登録しておくのがおすすめです。このとき便利なのが、Notion Web Clipperです。

Notion Web Clipper

▲引用元:Notion

Notion Web Clipperは、WebページをNotionに登録できる拡張機能のこと。お使いのWebブラウザの拡張機能を入れておけば、NotionにWebページの情報を登録できます。

NotionにWeb記事を登録するイメージ

▲NotionにWeb記事を登録するイメージ

登録したデータの見せ方はいろいろありますが、筆者は以下3つのビューを用意しています。

G_未読の記事一覧:アイキャッチとともに、見たい記事を一覧化できる画面

▲未読の記事一覧:アイキャッチとともに、見たい記事を一覧化できる画面

B_記事の読了状況まとめ:登録した記事と、読んでない記事が一目でわかる画面

▲記事の読了状況まとめ:登録した記事と、読んでない記事が一目でわかる画面

T_全データ一覧:一気にデータを変更したい場合などに使う、編集用の画面

▲全データ一覧:一気にデータを変更したい場合などに使う、編集用の画面

読みたいページを保存しておき、かつ忘れずに読めるようになるのでおすすめです。

■Webで読みたい記事まとめページを作る方法

ちなみに上記のビューは、Notion Web Clipperを使っても最初から用意されていません。設定はご自身でやる必要があるので、作り方をご紹介します。

「Notion Web Clipper」の拡張機能を初めてクリックすると、以下のように「新規のリンクデータベースを作成する」が選択された状態になります。まずはこのまま、ページを保存をクリックしてNotionを開きましょう。

ページを保存をクリックしてNotionを開く

Notionを開くと、Listビューのみが作られたページ(マイリンク)が作成されています。ページを開き、「Add a view」からビューを追加しましょう。

「Add a view」からビューを追加

ここまでくれば、あとは簡単です。以下のようにビュー作成後のデータを整えるだけで、同じ画面が作れます。

  • 全データ一覧:
    Tableビューを選択すると、同じ形式の画面が作れる。作成後、Selectの列「ステータス」を追加しておくと他の画面を作るときに便利。
  • 未読の記事一覧のつくり方:
    Galleryビューを選択すると、同じ形式の画面が作れる。作成すると、自動的にアイキャッチが表示された画面ができる。Filterでステータスが読了以外のデータに条件を指定すると、未読のデータのみ見れるようになる。
  • 記事の読了状況まとめのつくり方:
    Boardビューを選択すると、同じ形式の画面が作れる。ステータス列を作っていれば、自動でカンバン方式の見た目で表示される。

活用例7. 積読管理 + 読書感想まとめ

積読、貯まっていませんか? そもそも買ったことすら忘れてしまっていませんか?

そんな積読を消化していくときにも、Notionが役立ちます。

NotionのBoardビューを使えば、以下のように「未購入の本」や「未読の本」を確認・管理できるのです。

積読の状況を確認できるBoardビューのイメージ

▲積読の状況を確認できるBoardビューのイメージ

また、文字だけではどんな本かイメージできない方(筆者のことです)に向けて、写真で確認できるGalleryビューも用意しています。

Galleryビューのイメージ

▲Galleryビューのイメージ

「積読を何とかしたい!」と思っている方は、ご活用ください!

活用例8. 集中できないときにやった方が良いことリスト

筆者はフリーランスのライターですが、フリーランスは自分をしっかりコントロールしないと仕事がまったく進みません(実体験)。何をしても集中できないときは、「またこの状態が来てしまったぁぁぁぁ!!!!!」と顔が青ざめるもの。

こういったときに役立つのが、「集中できないときにやった方が良いことリスト」です。筆者は以下のように、集中できないと思ったときに効果のあった方法をまとめています。

集中できないときにやった方が良いことリストのイメージ

▲集中できないときにやった方が良いことリストのイメージ

ポイントは、星で効果の度合いを分かりやすくしている点です。実際に集中できないときに、効果の高そうなものから色々試しています。

実際に試して「あれ、思ったよりも効果が大きいのでは?」と思ったら、効果のレベルを移動して日々調整しています。

人間なので、集中できないことはあります。大事なのは集中できなくなったときに立ち戻る方法を作っておくことだと思っているので、頑張れないと思った方はぜひ使ってみてください!(そして良い方法があれば、Twitterで教えていただけると嬉しいです)

活用例9. フィードバックまとめ

筆者はライターとして活動しているため、記事執筆後には編集者からフィードバックを頂くことも。

「なるほど!わかりやすい!」と学びも多いですが、一度聞いただけではなかなか覚えられないもの。

こういった悩みを、Notionを導入して解決できました。具体的に言うと、

  • フィードバックを貯めるビュー
  • フィードバックを活かすビュー

の2つを用意し、フィードバックを貯めて活かす仕組みを作りました。

記事フィードバックを貯めるビューの画面例

▲記事フィードバックを貯めるビューの画面例

記事フィードバックを活かすチェックリストの画面例

▲記事フィードバックを活かすチェックリストの画面例

チェックリストを活用して執筆を進めていると、徐々に意識しなくてもできるようになってきます。データを貯める・活かす、どちらにも活用できるのは、Notionの強みです。

活用例10. 仕事で困ったことリスト

仕事をしていると、「これ、ぜんっぜんわからないやばい……」といったケースに遭遇することはありませんか。筆者はよくあります。

完璧超人でなければ、規模の大小はあれ、こういったケースは起こりえるのではないでしょうか。仕事で困ったときにおすすめなのが、「仕事で困ったことリスト」の活用です。

  • どんなシチュエーションの仕事で困ったのか
  • 困った時にどうやって何を調べたのか
  • どうやって解決できたのか

などを整理しておけば、似たケースで解決しやすくなります。

仕事で困ったことリストの画面例

▲仕事で困ったことリストの画面例

自分のレベルを徐々に上げていけるので、困った時に書くのを癖にしています。

活用例11. 買いすぎ防止につながる欲しいものリスト

欲しいものが見つかった時、衝動的に買ってしまうことはありませんか?

もちろんすぐに必要なものであれば良いかもしれませんが、衝動買いしてから「やっぱり買わなければ良かった……」となってしまうと辛いですよね。

こういった衝動買いを避けたり、買いたいものを保存したりするときに便利なNotionをご紹介します。

欲しいものリストの画面イメージ

▲欲しいものリストの画面イメージ

一度欲しいものを登録することで、衝動買いが抑えやすくなります。また欲しいものを保存しておけるため、余裕が生まれたときに購入も検討しやすいでしょう。

活用例12 .ディレクション管理シート

筆者はライターだけでなく、ディレクターとしても活動しています。ライターさんに仕事を依頼するケースも多いので、それにあわせて発注管理やディレクション業務を効率化するためのツールも作っています。

それぞれ

  • 依頼している記事や納期の管理
  • 依頼している記事の単価や収支の管理

を目的に、2つのビューを作りました。

ライターさんへの依頼まとめシートの画面例

▲ディレクション管理シートの画面例

また同じデータに記事単価や執筆を依頼する単価などを入れておけば、収支の管理や時給の計算などもできます。

同じデータで収支表の画面を作った場合の例

▲同じデータで収支表の画面を作った場合の例

「記事単価の列 – ライターさんの単価」で収支を算出していますが、こういった計算を含めた列を作ることも可能です。

活用例13. 月末・月初にやることチェックリスト

月末・月初になると、固定でやるべきことが色々あります。たとえば、

  • 請求書の準備・送付
  • 請求書の確認・振り込み予約
  • メディアごとのキーワードの確認・準備
  • 記事の構成の作成・編集
  • 上記を含めた当月タスク洗い出し・スケジュールの作成

などです。

こういった作業は毎回発生しますが、1ヵ月経っているので「あれ、月末月初何すればいいんだっけ……?」とド忘れしてしまうことも。こういった場合に備えて、やることリストを作っておくのがおすすめです。

やることリストを作っておくのがおすすめ

こういったリストを簡単に作れるのは、Notionの強みといえます。ちなみに「やることリストを作ったことを忘れそう」と思った方は、最初にご紹介したトップページに入れておくのがおすすめです。

重要なリンク集に月末・月初にやることリストを入れたサンプル

▲重要なリンク集に月末・月初にやることリストを入れたサンプル

まとめ

今回は、Notionの活用例13選をご紹介しました。

今回ご紹介した例はすべて、テンプレートをコピーしてご自身の環境で利用できます。ぜひ興味のあるものを使ってみてください!

またNotionに興味が出てきた方は、作り方を改めて見てみるとさらにイメージが湧くかもしれません。以下でNotionの基礎やタスク管理ツールのつくり方をご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね!

▼Notionの基礎はこちら

▼Notionでタスク管理したい方はこちら

(執筆:しろ 編集:泉)

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