今すぐ使えるテンプレート付き!Notionでタスク管理する方法5選【動画で解説】

notionでタスク管理する方法
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「Notionでタスク管理したいけど、具体的な方法がよくわからない」

「そもそも機能が多すぎて、タスク管理する方法に悩む……」

と思うことはありませんか。

多機能なNotionだからこそ、使い方に迷うもの。とくに、業務効率に直結するタスク管理は、自分のやり方に合った方法を選びたいですよね。

そこで今回は、Notionでタスク管理をする方法を5つご紹介します。あわせて「すぐに使えるテンプレート」を配布しているので、ぜひご活用ください。

Notionでタスク管理する方法5選【テンプレート付き】

ここでは、Notionでタスク管理する方法を5つ、上から順にシンプル→多機能なものをご紹介します。それぞれの特徴を1〜2行でまとめましたので、ぜひ気になるものから見てください。

方法 特徴
1. TODOリストでタスク管理する方法 ・チェックボックスでタスクを管理する方法
・メモ帳のような使い方でタスク管理したい人におすすめ!
2. テーブルのみでタスク管理する方法【Excel風】 ・Excelやスプレッドシートのような方法でタスク管理する方法
・集計などもできるので、データとして管理したい方におすすめ!
3. テーブル + カンバン方式でタスク管理する方法【Trello風:ステータス重視】 ・「カンバン方式」でステータスごとにタスク管理する方法
・タスクのステータスを細かく管理したい方におすすめ!
4. テーブル + カンバン方式でタスク管理する方法【Trello風:日付重視】 ・「カンバン方式」で日付ごとにタスク管理する方法
・ドラッグアンドドロップでタスクの日付を移動したい方におすすめ!
5. ガントチャート方式でタスク管理する方法 ・タスクをガントチャートのように確認して管理する方法
・「スケジュール管理も同時に行いたい」と思っている方におすすめ!

■テンプレートをダウンロードする方法

配布しているテンプレートをご自身の環境で使うには、テンプレートの画面右上にある「Duplicate」をクリックしてコピーした上でご利用ください。

Duplicateの表示位置

方法1. TODOリストでタスク管理する方法

1つ目のタスク管理方法は、「TODOリスト」を作成するもの。以下のようにNotion上にTODOリストを作る方法です。

TODOリストでタスク管理する方法

▲TODOリストでタスク管理する方法の画面イメージ

使い方を動画で見てみましょう。

■基本的な使い方

  1. 新しいタスクができたときは、「タスクまとめ」に入れる
  2. 朝に「今日のタスク」にやるタスクを移動する
  3. タスクが終わったら基本「チェック」して完了する
  4. 夕方作業が終わるころに、今日のタスクから終わったものを「DONEタスク」に移動する

メモ帳にTODOリストを入れるだけで、タスク管理ができます。ご紹介するなかでは、もっともシンプルな方法です!

■TODOリストを作る方法

Notionでは、チェックリストが簡単に作れます。入力時に「/todo」と入れて出て来る候補から「To-do list」を選ぶだけです。

TODOリストのタスク管理ツールのつくり方

また、複数列でテキストを表示したいときは、選択したテキストを文字の右側にドラッグすればOKです。

ドラッグの仕方

テキストに色を付けたいときは、マウスでダブルクリックして文字全体を選択し、「A」を選択すれば色の候補が出てきます。

テキストに色をつけたい時

方法2. テーブル機能でタスク管理する方法【Excel風】

2つ目は、「テーブル機能でタスク管理する方法」です。以下のようにExcelやスプレッドシートのような見た目で、タスク管理ができます。

テーブルのみでタスク管理する方法の画面イメージ

▲テーブル機能でタスク管理する方法の画面イメージ

使い方を動画で見てみましょう。

■基本的な使い方

  1. 新しいタスクができたら、行を1つ追加してデータを登録
  2. タスクが完了したら、ステータスを「対応完了」にして非表示にする
  3. FilterやSortなどを活用し、データの見せ方を変えながら運用していく

Excelやスプレッドシートのような使い方ができます。またフィルターなども適用しやすく、条件を絞りこんで確認できるので、タスク量が多い方におすすめです。

登録・確認が楽になるコツについては、記事後半の「Notionでタスク管理を効率化する3つのコツ」をご確認ください!

■テーブル機能でタスク管理ツールを作る方法

以下のように新規ページを作り、「Table」を選択するとテーブルが作れます。

「Table」を選択するとテーブルが作れます

列を右クリックすると、以下のようにメニューが出てきます。

列を右クリック

それぞれ以下の変更したい内容に合わせて、テーブルを整えましょう。

  • 列名を変えたいとき:一番上のテキストを変更
  • 列のタイプを変えたいとき:PROPERTY TYPEを変更(テキスト、リストなど)
  • 左に列を追加したい場合:Insert Leftをクリック
  • 右に列を追加したい場合:Insert Rightをクリック

方法3. テーブル + カンバン方式でタスク管理する方法【Trello風:ステータス重視】

3つ目のタスク管理方法は、「テーブル + カンバン方式でタスク・ステータス管理する方法」です。先ほどご紹介したテーブル機能を元にしつつ、「Trello」のような見た目に変えられます。

たとえば、以下のようなステータスごとにタスクを管理することも可能です。

ステータスごとにタスクを管理する方法

▲テーブル + カンバン方式でタスク・ステータス管理する方法の画面イメージ

もちろん、ドラッグアンドドロップでステータスの移動もできます。使い方を動画で見てみましょう。

■基本的な使い方

  1. タスクの状況に合わせて、ドラッグアンドドロップでステータスを変更する
  2. 新しいタスクができたら、+Newを選択してデータを登録する
  3. 一括で登録・編集したい場合は、Tableビューに切り替えて編集する

状況に合わせてタスク管理しやすくなるので、おすすめです。

■カンバン方式(Boardビュー)を使ってタスク管理ツールを作る方法

以下のように「Add a view」を選択し、Boardを選択してCreateボタンをクリックすると作れます。

「Add a view」を選択

Boardを選択してCreateボタンをクリック

もしも、テーブルで複数のSelect(リスト)の列がある場合は、以下を選択して「ステータス」を選びましょう。

テーブルで複数のSelectの列がある場合

方法4. テーブル + カンバン方式でタスク管理する方法【Trello風:日付重視】

4つ目のタスク管理方法は「テーブル + カンバン方式で日ごとのタスクを管理する方法」です。先ほどご紹介したカンバン方式のものを、ステータスではなく日付によって分類するイメージです。

以下のように日付ごとにタスクを一覧化・管理できます。

▲テーブル + カンバン方式で日ごとのタスクを管理する方法の画面イメージ

▲テーブル + カンバン方式で日ごとのタスクを管理する方法の画面イメージ

使い方を動画で見てみましょう。

■基本的な使い方

  1. テーブル形式でタスクを一通り登録する
  2. 日ごとのBoardビューで予定工数の合計を見つつ、スケジュールを調整する
  3. 追加のタスクはTableビュー、日ごとのBoardビューどちらかで登録する

ステータス管理と同様に、ドラッグ&ドロップで対応日を移動できます。また、日付の横に「予定工数」の合計を表示できるため、工数を意識したタスク管理が可能です。

「今日はタスクが多く、10時間分の作業がある。スケジュール調整しないと、今日のタスクは終わらないかも」といった問題にすぐに気づけるので、タスク管理を徹底したい方におすすめです。

■日ごとのタスク管理ツールを作る方法

まずはテーブルの対応予定日を、Date(日付)からSelect(リスト)に変更します。

DateからSelectに変更

次に、日付をリストで登録していきます。筆者の場合は、

  • 月曜:オレンジ色
  • 火曜:ピンク色
  • 水曜:青色
  • 木曜:緑色
  • 金曜:黄色
  • 土曜:グレー色
  • 日曜:グレー色

のように色を設定しており、視覚的に何曜日かわかりやすいように配慮しています。

視覚的に何曜日かわかりやすいように配慮

先ほど作ったステータス管理のビューを開き、「Duplicate」でビューをコピーします。

Duplicateでビューをコピー

その後、Group byをステータスから「対応予定日」に変更すれば「日ごとのタスク管理ツール」を作成できます。

Group byをステータスから対応予定日に変更

月初に日付を大量に登録する必要はありますが、一度登録さえしてしまえばタスク管理しやすくなるのでおすすめです。

方法5. ガントチャート方式でタスク管理する方法

5つ目のタスク管理方法は、「テーブル + ガントチャート方式でタスクを管理する方法」です。以下のようにガントチャート方式でタスクを管理できます。

ガントチャート方式でタスクを管理

▲テーブル + ガントチャート方式でタスクを管理する方法の画面イメージ

使い方を動画で見てみましょう。

■基本的な使い方

  1. タスクの対応日は開始日・終了日を入れて登録する
  2. ガントチャート形式のビューを開き、スケジュールを確認する
  3. 遅延が起きている場合は、ドラッグアンドドロップで対応日の長さを変更などして対応する

WBS(いつ・どこで・何を作るかを示す工程表)のように、タスク管理のみならずスケジュール管理も進めていきたい方におすすめです。

■ガントチャート方式のタスク管理ツールを作る方法

ガントチャート方式でタスク管理するときは、タスクの開始日・終了日を設定します。具体的に言うと、対応日の選択画面から「End Date(終了日)」を選び、開始日・終了日を入れましょう。

タスクの開始日・終了日を設定

1日で終わる場合は、End Dateを入れなくても問題ありません。タスクごとの開始日・終了日が入れられたら、以下のようにTimelineのビューを作ります。

Timelineのビューを作る

これで、ガントチャート方式の画面が作れます。

筆者のNotionタスク管理方法をご紹介【テンプレート付き】

筆者自身のタスク管理方法もご紹介します。機能性を高めたものになっているので、よければ試してみてください!

使い方は以下になります。

■筆者が使っているタスク管理ツールの特徴

  • データ確認・登録に役立つ、案件ごと・カテゴリごとのビューがある
  • 「日付ごとのビュー」で日々のタスクを工数ベースで管理できる
  • スケジュール調整が発生した時に役立つ、期日が確認できるカレンダービューがある

Notionでタスク管理を効率化する3つのコツ

最後に、Notionでタスク管理を効率化する3つのコツをご紹介します。

  1. データ登録を効率化できるビューを作る
  2. 情報を絞って見れるビューを作る
  3. ショートカットキーや効率化につながる操作を覚える

1つずつ詳しく見ていきましょう。

コツ1. データ登録を効率化できるビューを作る

これまでお伝えした通り、NotionのTableでは「Board(カンバン方式)」や「Timeline(ガントチャート方式)」など複数のビューを作れます。

「ビューは見せ方を変えるだけ」と思う人もいるかもしれませんが、じつはタスク登録の効率化にもつながる要素です。たとえば、月初にA案件のタスクを10個登録しようとしたとします。

普通に登録しようとすると、登録時に毎回「A案件」を選ぶ必要が出てきます。

しかしFilter機能で「A案件」を絞り込んでいた場合は、「A案件」が設定された状態で行が追加されるのです。

Filterに設定した条件の例

▲Filterに設定した条件の例

新規追加した時の画面イメージ

▲新規追加した時の画面イメージ

このように、ビューを変えるだけで登録の手間を1つ省けるので、とても便利です。

何度も同じ操作をしていると思ったら、Filterを設定したビューを作ってみましょう!

コツ2. 情報を絞って見れるビューを作る

Notionの強みは、「同じデータを、複数の方法で表示・保存できる」といった点にあります。

  • Filterによる条件を変えたデータ
  • ビューの種類による見せ方を変えたデータ

といったように、よく見るビューを作成・保存するだけで作業効率が爆上がりします。

たとえば筆者の場合は、

  • 今日行うべきタスクがわかるビュー
  • 案件ごとのタスクがわかるビュー
  • 日付ごとのタスクがわかるビュー
  • タスク + 期日がわかるビュー

などを作っています。

「こんなデータの見方があれば効率化できるのに……」と思ったタイミングでビューを作ると、どんどん作業効率が上がっていくのでおすすめです!

コツ3. ショートカットキーや効率化につながる操作を覚える

Notionはとても便利ですが、さらに効率を上げるなら「ショートカットキー」をいくつか覚えておくのがおすすめです。

特にTableビューの操作はよく使うので、覚えておくと良いでしょう。

■Tableビューでおすすめのショートカットキー例

  • 矢印キー:行の選択
  • Shift + 矢印キー:複数行の選択
  • 行選択時にEnter:セル選択に切替
  • セル選択時に矢印キー:セル移動
  • セル選択時にEnter:対象のセルの編集
  • 複数選択→右クリック→Edit:複数行を一括で編集

まとめ

今回はNotionでタスク管理する方法と、タスク管理を効率化する3つのコツなどをご紹介しました。

今回ご紹介したタスク管理ツールはシンプルなものが多いので、これからNotionでタスク管理したい方は使ってみてはいかがでしょうか。

またTableでタスク管理する場合は、「自分がよく見るデータ、よく登録するデータ」をビューで作っておくと作業効率が爆上がりするのでおすすめです。ぜひ、Notionを使ってタスク管理してみてくださいね!

(執筆:しろ 編集:泉)

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