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次世代のメモアプリ『Notion』の使い方。Evernoteと比べてどっちがいい?

次世代のメモアプリ『Notion』の使い方。Evernoteとどっちがいい?
BUSINESS

長らくメモアプリのトップに君臨していたEvernoteですが、2020年のアップデート以降「重くなった」「同期に時間がかかる」という声が挙がりはじめました。

そんな中、Evernoteに取って代わろうとしているのが『Notion』です。

2021年1月現在、まだ日本語版が登場していないNotionですが、利用者は増え続けています。筆者自身も利用するほどNotionの魅力に取り憑かれていきました。

そこで本記事ではNotionを3ヶ月ほど利用した筆者がNotionの使い方をご紹介します。

Notionとは

Notionは「The all-in-one workspace」というキャッチフレーズ通り、メモからタスク管理、グラフ作成など、ほとんどのツールを網羅できる次世代アプリです。

よくOneNoteやEvernoteと比較されますが、Notionのほうが圧倒的に多機能です。メモ、タスク管理・ファイル管理・プロジェクトの共有がすべてNotion上で行えます。

Notion COOのAkshay(アクシェイ)氏はNotionの長期的なビジョンを「エンジニアじゃない人たちでも自分たちのワークフローを作成できるようにすること」と語っています。直感的な操作で求めているものを構築できるNotionは、まさにこのビジョンを具現化したものでしょう。

Notionの特徴

Notionの他にない魅力的な特徴としては、「マークダウン記法」「データベース作成が可能」「タスク管理に利用できる」が挙げられます。

特徴1. マークダウン記法

Notionでは、ドキュメントの作成効率や文字装飾を簡単に作成できる「マークダウン記法」を採用。見出しや箇条書きリスト、番号付きリスト、テーブルまで簡単に作成できます。マークダウン記法とはスムーズにデジタル文書を活用することを目的として考案された記法です。

記法の主な種類は下記のとおり。

  • 見出しを作成する
    文章の頭に「#」をつけ、その後にスペースを入れてから見出しを入力
  • 強調表示する
    強調したい文章の前後に「*」をつける
  • 箇条書きを作成する
    文章の頭に「-」をつけ、その後にスペースを入れてからリストを入力

たとえば見出し作成も、以下のようにスムーズに。

マークダウン記法の記述例

見出し、画像、表もをブロック単位で追加・削除ができます。記入後にブロックを並べ替えられるため、情報整理も簡単です。

また「/(スラッシュ)」 を入力することで、用途に応じた表示形式でブロックを作れます。

Notionの/codeで表示されるリスト

Evernoteの課題だったページの連携も、Notionでは簡単にできます。情報の紐付けやページの構造化が行えるため、情報の関連性が明確で振り返りやすくなるのです。

特徴2. データベースが作成できる

Notionにはデータベースの機能があります。

下図のように複数のページをひとつのページ(下図では「Test Database」)に格納し、共通のカテゴリー(下図では「進行状況」)で管理できる機能です。

Notionのデータベースイメージ

また、データベースのデータ表示方法もいくつかあり、「リスト」「テーブル」「カレンダー」「ボード」「タイムライン」など、データに合わせて表示方法をいつでも好きなタイミングで切り替えられます。

たとえば、上図を「Board view」に切り替えると下図のようになります。

BoardViewの見え方

特徴3. タスク管理に利用できる

Notionの機能に「To-do list」があります。これはEvernoteなどにもある機能ですが、NotionではTo-do listを縦だけでなく横に並べられるのが特徴です。

横にコンテンツを並べたイメージ

上図のようにタスクを並列にすることで、1画面から得られる情報量が増え、やり残したタスクがあれば次の日にドラッグアンドドロップで移動できるなどタスク管理もさらに簡単に。このTo-doの子要素としてページを新規に作成することで、プロジェクト管理としても使えます。

この拡張性の高さこそ、Notionの魅力でしょう。

Notionのよくある使い方

使い方1. タスク管理

タスク管理アプリのなかで特に人気なサービスといえば、Trelloでしょう。タスクを1つのカードのように扱い、それをいくつかのグループに分けて管理できる優れたツールです。

しかしNotionもTrelloと同じように、タスク管理がスムーズにできるのです。タスク管理ページはデータベース機能で作成できます。

Trelloの様な操作感

使い方2. プロジェクトの共有

Google系オフィスソフトのように、Notionはほかのユーザーを招待することで、チームの共通ページとして利用できます。

もちろんユーザーごとに権限も設定できるので、外部のユーザーは参照のみ、チームメンバーは編集可能などと使い分けできます。

NotionのShare候補

▲NotionのShare候補

使い方3. ブログ記事の下書き

前述したマークダウン記法ですが、メリットとしてそのままWordPressや他ブログ投稿画面に書式を維持したまま貼り付けられる点があります。

表の作成も簡単にできるので、ブログ記事の下書きとしてもおすすめのツールです。

筆者のNotion活用事例

Notionはアプリ版も用意されていますが、筆者の場合ブラウザ版を利用しています。その理由としてはブラウザ版のほうがメモを取りやすいからです。

Googleドキュメントやスプレッドシートの場合、「docs.new」や「sheets.new」とブラウザのURL欄に入力することで新規空白ページを作成できます。同じようにブラウザ版Notionでも「notion.new」と入力すれば新規ページが作成できるのです。この機能を利用することで急いでメモを準備する必要がある際なども、すぐにNotionの空白ページを作成しクオリティの高いメモが取れます。

ブラウザ版を使う場合、すぐに開けるようにNotionをお気に入り登録しておきましょう。しかし、Notionのデフォルトページ(https://www.notion.so/)をお気に入りに登録すると、最後に開いていたノートが開いてしまう仕様になっています。

そこで筆者の場合、Notionの中にホームページの役割を担うページを作成し、このページをお気に入りに登録しています。

筆者流NotionのHomeページ

このページ下部には進行中のプロジェクトデータベースをリンクテーブルとして貼り付けており、まさに筆者自身のブラウザ機能の起点となる役割を果たしてくれるよう設計しています。

必ず開くページにプロジェクトの進行状況を貼り付けるのは、ひと目ですべき事を把握できるので、進めているプロジェクトの管理に使用したい方にはおすすめです。

Notionに今後望むこと

Notionは近年多額の資金調達に成功しており、さらに発展が見込まれます。サービスが継続するのかという点においては心配なさそうですが、まだ発展途上のサービスと言えるでしょう。

最後に現在のNotionの弱点であり、これからのNotionに望むことをご紹介します。

1. 日本語対応

20201年2月現在、Notionは日本語に対応していません。英語表記でも使いこなすことは可能ですが、テンプレートや設定画面が日本語だと使い始める敷居が低くなるでしょう。

※ Notionの運営会社・Notion Labs 日本第1社員の西勝清氏より、「2021年度中にNotionを日本語化する」との展望が発表されました。続報に期待しましょう。

2. 紙書類のスキャンとOCR機能

たとえばEvernoteのスマホアプリでは、書類スキャンやホワイトボードモードという機能が用意されていました。

しかし、Notionのスマホアプリはスキャンしようとすると、現状ではカメラアプリが立ち上がるのみ。画像の文字を認識するOCR機能もないため、検索しづらく感じることも。

こういった点から画像管理や検索機能については、まだEvernoteに軍配が上がりそうです。

3. Evernoteからの移行が難あり

NotionにはEvernoteのデータをインポートする機能があり、これを使えば移行がスムーズに行えます。しかし実際には、インポートに失敗するユーザーが多く報告されています。

筆者もインポートを試みたのですが、同様にインポートが完了しませんでした。Evernote側の記法とうまく同期ができていないようで、たとえばEvernote側でテーブルを作成しているノートはインポートされませんでした。

Evernoteからの移行を検討しているユーザーは、ある程度手間がかかることを覚悟する必要がありそうです。

(執筆:セイタモ 編集:泉知樹

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