次世代のメモアプリ『Notion』の使い方。Evernoteと比べてどっちがいい?

次世代のメモアプリ『Notion』の使い方。Evernoteとどっちがいい?
BUSINESS

長らくメモアプリのトップに君臨していたEvernoteですが、2020年のアップデート以降「重くなった」「同期に時間がかかる」という声が挙がりはじめました。

そんなEvernoteに取って代わろうとしているのが『Notion』です。

2021年7月現在、まだ日本語版が登場していないNotionですが、利用者は増え続けています。筆者自身も利用するほどNotionの魅力に取り憑かれていきました。

そこで本記事ではNotionを長らく利用してきた筆者がNotionの使い方をご紹介します。

Notionとは

Notionは「The all-in-one workspace」というキャッチフレーズ通り、メモからタスク/ファイル管理、グラフ作成、プロジェクト資料の共有など、ほとんどのツールを網羅できる次世代アプリ。

OneNoteやEvernoteと比較される場合もありますが、Notionのほうが圧倒的に多機能です。

Notion COOのAkshay(アクシェイ)氏はNotionの長期的なビジョンを「エンジニアじゃない人たちでも自分たちのワークフローを作成できるようにすること」と語っています。直感的な操作で求めているものを構築できるNotionは、まさにこのビジョンを具現化したものでしょう。

Notionの特徴

ほかのツールにはない、Notionの魅力的な特徴としては、「マークダウン記法」「データベース作成が可能」「タスク管理に利用できる」が挙げられます。

特徴1. マークダウン記法

Notionでは、ドキュメントの作成効率や文字装飾を簡単に作成できる「マークダウン記法」を採用されています。マークダウン記法とは「デジタル文書がスムーズに活用できるように」考案された記法。見出しや箇条書きリスト、番号付きリスト、テーブルまで簡単に作成できるのが特徴です。

記法の主な種類は下記のとおり。

  • 見出しを作成する
    文章の頭に「#」をつけ、その後にスペースを入れてから見出しを入力
  • 強調表示する
    強調したい文章の前後に「*」をつける
  • 箇条書きを作成する
    文章の頭に「-」をつけ、その後にスペースを入れてからリストを入力

たとえば見出し作成も、以下のようにスムーズに。

マークダウン記法の記述例

「/(スラッシュ)」 を入力することで、用途に応じた表示形式でブロックを作れるのも便利な点。チェックリストや引用タグなどが追加できます。

Notionの/codeで表示されるリスト

Evernoteの課題だったページの連携も、Notionでは簡単。情報の紐付けやページの構造化が行えるため、情報の関連性が明確で振り返りやすくなるのです。

特徴2. データベースが作成できる

Notionにはデータベースの機能があります。

下図のように複数のページをひとつのページ(下図では「Test Database」)に格納し、共通のカテゴリー(下図では「進行状況」)で管理できる機能です。

Notionのデータベースイメージ

データの表示方法も「リスト」「テーブル」「カレンダー」「ボード」「タイムライン」など複数あります。

たとえば、上図を「Board view」に切り替えると下の画像のように。

BoardViewの見え方

特徴3. タスク管理に利用できる

Notionの機能に「To-do list」があります。これはEvernoteなどにもある機能ですが、NotionではTo-do listを縦だけでなく横に並べられるのが特徴です。

横にコンテンツを並べたイメージ

上図のようにタスクを並列にすることで、1画面の情報量が増え、見やすくなります。その日、やり残したタスクがあれば次の日にドラッグアンドドロップで移動できるなどタスク管理もさらに簡単に。タスクごとにもページ作れるので、プロジェクト管理ツールとしても便利です。

この拡張性の高さこそ、Notionの魅力でしょう。

Notionのよくある使い方

この項目では、Notionの基本的な使い方についてご説明します。

使い方1. タスク管理

タスク管理アプリで人気なサービスといえば『Trello』でしょう。タスクを1つのカードのように扱うことで、直感的に管理できる優れたツールです。

しかし、じつはNotionもTrelloと同じように使用できるのです。タスク管理ページはデータベース機能で作成できます。

Trelloの様な操作感

☆タスク管理ページの作り方

  1. 左のメニューの「Add a page」をクリック
  2. タイトルを入力
  3. 「Board」をクリック
    ※ページ内に作りたい場合→「/」を入力→「Board」を選択

使い方2. プロジェクト/ページの共有

Google系オフィスソフトのように、Notionはほかのユーザーを招待することで、チームの共通ページとして利用できます。

もちろんユーザーごとに権限も設定できるので、外部のユーザーは参照のみ、チームメンバーは編集可能などと使い分けできます。

NotionのShare候補

▲NotionのShare候補

☆ページの共有方法

  1. ページ右上の「Share」をクリック
  2. ①「Share to web」を変更
    →編集・コメント権限を設定する
    ②招待したい人のメールアドレスを入力
    →編集・コメント権限を設定する
    ③「Copy link」をクリックし、リンクを共有する※権限の種類
    ・Full access:全ての操作が可能
    ・Can edit:編集が可能
    ・Can comment:コメント可能
    ・Can view:閲覧可能

使い方3. 記事や資料のメモ/下書き

前述したマークダウン記法ですが、メリットとしてそのままWordPressや他ブログ投稿画面に書式を維持したまま貼り付けられる点があります。

表の作成も簡単にできるので、ブログ記事の下書きとしてもおすすめのツールです。

「/」から選択するのもよし。 以下のようにマークダウン記法を覚えるのもよし。自分が使いやすい入力方法を選べるのが嬉しいですね。

☆覚えておきたいマークダウン記法

  • 「#」+「スペース」:h1見出し
  • 「##」+「スペース」:h2見出し
  • 「###」+「 スペース」:h3見出し
  • 「[]」:チェックボックス
  • 「*」or「-」or 「+」+ 「スペース」:箇条書き
  • 「>」+「スペース」:トグルリスト
  • 「”」+「スペース」 :引用タグ
  • 「—」:ブロック幅の横線
  • 「“`」:コードブロック
  • 「**○○**」:強調
  • 「*〇〇*」:イタリック
  • 「`〇〇`」:インラインコード
  • 「~〇〇~」:取り消し線

使い方4. ガントチャート

メモアプリの機能としては、唯一といっていいNotionの「ガントチャート機能」。

ガントチャートとは、プロジェクトや制作における工数管理で使われる表を指します。

notion 使い方

 

☆ガントチャートの作り方

  1. 左のメニューの「Add a page」をクリック
  2. タイトルを入力
  3. 「Timeline」をクリック
    ※ページ内に作りたい場合→「/」を入力→「Timeline」を選択

Notionのおすすめ機能/使い方

この項目では、Notionを利用するうえ知っておきたい機能やコツをご紹介します。

ブラウザ版を利用する

Notionはアプリ版も用意されていますが、筆者の場合ブラウザ版を利用しています。その理由としてはブラウザ版のほうがメモを取りやすいからです。

Googleドキュメントやスプレッドシートの場合、「docs.new」や「sheets.new」とブラウザのURL欄に入力することで新規空白ページを作成できます。同じようにブラウザ版Notionでも「notion.new」と入力すれば新規ページが開かれるのです。

この機能を利用することで急いでメモを準備する必要がある際なども、すぐにNotionの空白ページを作成しクオリティの高いメモが取れます。

ホームページ(親記事)を作る

ブラウザ版を使う場合、すぐに開けるようにNotionをお気に入り登録しておきましょう。しかし、Notionのデフォルトページ(https://www.notion.so/)をお気に入りに登録すると、最後に開いていたノートが開いてしまう仕様になっています。

そこで筆者の場合、Notionの中にホームページの役割を担うページを作成し、このページをお気に入りに登録しています。

筆者流NotionのHomeページ

このページ下部には進行中のプロジェクトデータベースをリンクテーブルとして貼り付けており、まさに筆者自身のブラウザ機能の起点となる役割を果たしてくれるよう設計しています。

必ず開くページにプロジェクトの進行状況を貼り付けるのは、ひと目ですべき事を把握できるので、進めているプロジェクトの管理に使用したい方にはおすすめです。

ショートカットキーを利用する

Notionでは、Googleのサービスと同じようにショートカットキーを利用できます。

☆ショートカットキーの例

  • 「⌘/ctrl」+「B」:太字にする
  • 「⌘/ctrl」+「 N」 :新しいページを作成する
  • 「⌘/ctrl」+「 Z」 :操作を1つ取り消す
  • 「⌘/ctrl」+「[」 :1ページ前に戻る
  • 「⌘/ctrl」+「]」 :1ページ先に戻る
  • 「⌘/ctrl」+「shift 」+「l」 :ダークモードと通常モードの表示を切り替え

Web Clipperを利用する

notion 使い方

Evernoteと同じように、Notionでも「Web Clipper」を利用できます。Web Clipperは、閲覧しているWebサイトをNotion内に保存できるChromeの拡張機能です。

☆Web Clipperの使い方

  1. Google ChromeにWeb Clipperを追加する
    Notion Web Clipper
  2. 保存したいWebサイトを開いた状態で、右上にあるNotion Web Clipperのアイコンをクリックする
  3. メニューが開かれるので、サイトを保存したいNotion内のページを選択する
  4. 「Save page」をクリックする

Notionの不便な点/今後望むこと

Notionは近年多額の資金調達に成功しており、さらに発展が見込まれます。サービスが継続するのかという点においては心配なさそうですが、まだ発展途上のサービスと言えるでしょう。

最後に現在のNotionの弱点であり、これからのNotionに望むことをご紹介します。

1. 日本語対応

先述のとおり、2021年7月現在、Notionは日本語に対応していません。

英語表記で利用することは可能ですが、やはり少し不便に感じますよね。Google翻訳がアプリ版では利用できない問題もあります。

しかし、Notionの運営会社・Notion Labs 日本第1社員の西勝清氏から「2021年度中にNotionを日本語化する」との展望が発表されており、近日中にこの課題は解決する思われます。

2. 紙書類のスキャンとOCR機能

たとえばEvernoteのスマホアプリでは、書類スキャンやホワイトボードモードという機能が用意されていました。

しかし、Notionのスマホアプリはスキャンしようとすると、現状ではカメラアプリが立ち上がるのみ。画像の文字を認識するOCR機能もないため、検索しづらく感じることも。

こういった点から画像管理や検索機能については、まだEvernoteに軍配が上がりそうです。

3. Evernoteからの移行が難あり

NotionにはEvernoteのデータをインポートする機能があり、これを使えば移行がスムーズに行えます。しかし実際には、インポートに失敗するユーザーが多く報告されています。

筆者もインポートを試みたのですが、同様にインポートが完了しませんでした。Evernote側の記法とうまく同期ができていないようで、たとえばEvernote側でテーブルを作成しているノートはインポートされませんでした。

Evernoteからの移行を検討しているユーザーは、ある程度手間がかかることを覚悟する必要がありそうです。

(執筆:セイタモ 編集:泉知樹

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