【個人向け】タスク管理のやり方とは？ おすすめツール8選と生産性UPのコツも解説

フリーランスや個人事業主として働いていると、仕事が増えるのはうれしい半面、時間管理やタスク管理が難しくなってくることがありますよね。

タスク管理が効率的にできるようになるコツは大きく2つ。「タスクをまとめる場所を一つに決めること」と「時間管理」です。一つずつ取り組めば、どんな人でも効率的なタスク管理と生産性を上げられます。

本記事では、普段からタスク管理の改善に余念がない私が、スマホのメモ帳をはじめ、無料・有料のツールまで、日常的に広く使われているツールを中心に自分にあったツールの使い方・選び方を解説します。

うまくいくタスク管理に必要な3つのポイント

まずはじめに、タスク管理のポイントを簡単に解説します。

ポイント1.タスク管理がうまくいかない原因を把握する

うまくいくタスク管理に必要なことは、何ができていないかを把握することです。下記5つの中で、皆さんが最もできていないのはどの項目でしょうか。

1. タスクの立て方が作業ベースまで細分化されていない
2. 優先順位が設定されていない
3. タスク完了にかかる時間の見積もりが甘い
4. 自分のスタイルに合わないタスク管理ツールを使っている
5. 発生したタスクを全部やろうとする

もしかすると、全部当てはまる方もいるかもしれません。その場合は、自分が苦手とする順に並べてみてください。タスク管理においては「何につまずいているか」を明確にすることが、最重要ポイントになります。

ポイント2.ライフスタイルや性格に合わせたツールを選択する

ツールを選ぶ際は、自身のライフスタイルや好みを考慮して、使いやすいツールの条件を考えてみてください。よくある条件は、下記のような内容です。

• 直感的に使えるツールが好き
• 視覚的に理解しやすいツールが好き
• タスクを作業ベースに分割して個々に管理したい
• タスクをグループ化して管理したい
• 完了したタスクは削除したい／ログとして残したい
• 仕事中、デスクトップでのみ使いたい
• 移動が多いのでスマホメインで使いたい
• スマホやPCを何台か同期しながら使いたい

最初からツールありきでタスク管理をしようとすると、使い勝手が気に入らなかったり、ライフスタイルに合わなかったりして、結局「タスク管理って苦手」とこれまでと同じ繰り返しになってしまいます。

それを防ぐためにも、ここで自分がタスク管理ツールに求める条件をしっかり考えてみてください。条件が思いつかない場合は、上の条件例から選んでいただいてもかまいません。

ポイント3.タスク管理のための時間を毎日数分確保する

ここで質問です。皆さんはタスク管理のために、いつ、何分間、時間を確保していますか。

答えられなかった方は、この機会にぜひ決めてみてください。タスク管理に苦手意識のある方は、タスク管理のための時間を決めていないことが多いように感じます。しかし、毎日のルーティンとして決まった時間を設けることで、継続できるタスク管理の土台ができます。

業務開始の最初の10分や15分など、取り組むタイミングと期限を決めておくと、限られた時間内で調整できるようになれます。また、タスク管理自体にかかる時間もスピードアップできるようになります。

生産性が上がるタスク管理のやり方

タスク管理に必要な自分自身の条件がわかったところで、実際に生産性を上げるためのタスク管理の具体的なステップを提案します。

やり方1. タスクをメモするツールを一つに決める

タスク管理の第一歩は、タスクを記録するツールを一つに決めることです。そのツールはタスクの帰る場所、つまりPCでいう「ホーム画面」だと考えてみてください。「ホーム」をどこにするか決められたら、タスク管理の成功は半分達成したと言えます。

タスク管理が苦手な方に話を伺うと、だいたいの方があちこちにメモをしていて、どこにメモしたかわからなくなっていることがしばしば。たとえば、スマホのメモ、自分にメールを打った、デスクにあるメモへの走り書き、議事録の最後に書き添えた自分へのメモ……など。

今後こうしたメモを書きたくなったら、可能なら「ホーム」に書くか、別の場所に書いた後、「ホーム」に書き写す作業を追加しましょう。こうすることでタスクの迷子がなくなります。

やり方2. 期限があるタスクとないタスクを分ける

タスクを書き出すときは、期限があるタスクとないタスクを分けて管理するようにしましょう。具体的には、メモする場所をフォルダやノートなどで分けて、管理します。

切り分けなしに同じ場所に置いておくと、期限のないタスクが残り続けるため、いつまでもタスクが消えずにストレスになるためです。

やり方3. 優先順位を決める

期限のあるタスクをリストにしたら、優先順位を決めます。タスク管理によく用いられる「時間管理のマトリックス」の考え方をベースに、重要度・緊急度の高さで取りかかる順番を決めます。

優先順位をつける際は、「第1領域（緊急×重要）＞第2領域（緊急ではない×重要）＞第3領域（緊急×重要ではない）＞第4領域（緊急ではない×重要ではない）」の順につけます。枠内はタスクの一例です。

このマトリクスを使って優先順位を決める習慣をつけると、期限直前で慌てることもなくなります。また、重要なタスクから取りかかる習慣が自然とつくようになるため、おすすめの考え方です。

やり方4. タスクを実作業に合わせて細分化する

タスクをタスクとして記録する際は、実作業に合わせて細かく分割します。たとえば、オンラインMTGの「議事録をまとめて共有する」というタスクを例に考えてみます。「議事録をまとめて共有する」には、厳密にはいくつ作業があるでしょうか。

自分が取ったメモをもとに共有用のテキストを作ることを前提とした場合、大きく以下の作業が発生します。

1. ローカルのテキストエディタで概要を作成する／議事録テンプレートを整える
2. 会議に出席し、メモを作成する
3. 作ったメモを読みやすく整える
4. 必要な参加メンバーに議事録をシェアする

つまり、「議事録をまとめて共有する」ためには、4つのタスクが必要ということです。1つのタスクとして取り扱うとどの順に何をやるかがタスクリストを見た時点ではわかりませんし、実行する際に手順を考える作業が発生します。タスクを細分化しておけば、考える時間をなくすことができます。

やり方5. タスク完了に必要な時間を把握する

タスクを実作業に合わせて細かく分割したら、各タスクの完了時間がどのぐらいになるかの見積もりを出します。時間の見積もりが正確に出せるようになるには少し慣れが必要ですが、まずは自分の予測の2倍か3倍を見積もっておくのがおすすめです。

たとえば、朝に「本日のタスクリスト」を確認する場合、その際に対応にかかる時間も一緒に見積もります。その日自分にある対応可能な時間と見比べて、時間内に完了するかどうかを見積もるためです。毎日続けていると、3ヶ月ぐらいでそれぞれの作業に自分がどのくらい時間をかけているか、肌感覚でわかるようになってきます。

参考：タスク管理の例

私の場合は、タスク管理をしっかりやろうと決めた際、最初はメモアプリの『Evernote』だけで管理していました。試行錯誤を重ねるうちにEvernoteだけでは足りなくなり、結果的に以下の5ツールを組み合わせてタスク管理しています。

• Evernote
• Backlog：チームコミュニケーション用のタスク管理ツール
• Logseq：情報のつながり方に特徴があるメモ用ツール
• TaskChute Cloud：タスクごとにかかる時間を可視化させた「タスクシュート」という考え方に基づくタスク管理ツール
• Googleカレンダー：Googleの提供するカレンダーツール

▲私が現在行っているタスク管理のフロー

タスクは作業時間も可視化できるツールを組み合わせて、作業時間が自動的に計算できるよう組んであります。

ツールを選んでいる条件はおもにこの4点です。

• タスクを作業ベースに分割して個々に管理したい
• 期限のあるタスクとないタスクを分けて管理したい
• 完了したタスクをログとして残したい
• スマホやPCを何台か同期しながら使いたい

タスク管理の日常ルーティンは、

• 業務開始時に今日のタスク一覧を確認（10分）
• 日中に作業しながらタスクを吐き出して明日の予定に組み込んでいく
• 業務終了時に明日のタスクをざっとまとめる（5分）

の流れで行っていて、業務の合間に発生したタスクはその場で分割してタスクとして登録し、タスク管理にかける時間そのものを短くしています。

ただし、いきなり私のように5つのツールを使おうと思っても、頭が混乱してよけいな時間がかかってしまうでしょう。これから本腰を入れてタスク管理を始める場合は、まず一つのツールを使い込むことからおすすめします。

タスク管理におすすめのツール8選

ここからは、タスク管理におすすめのツールをご紹介します。

ツール1. スマホのメモ帳：まずはここからはじめてもOK

iOS、Android、どちらのスマホにもメモ帳がありますよね。まずはシンプルに、メモ帳だけを使ってタスク管理を始めるのもおすすめです。ツール選びに迷って時間を浪費するより、手元のメモでタスクの一覧化・一元化し、管理を始めたほうがいいからです。

メモ帳をタスク管理ツールとして使っていくうちに、「〇〇だったらいいのに……」と使い勝手に関する自分なりの要望が出てくるもの。そうなったときにツールを探すと迷いにくく、適したツールを選びやすいです。

ツール2. Chatwork（マイチャット）：タスク管理の中継地点として使える

Chatworkを連絡ツールとして使っている方は多いと思います。そこでタスク管理に使えるのがChatworkの「マイチャット」です。チャットワークはPCとスマホとで同期ができるため、さまざまなデバイスでメモしやすいという利点があります。

▲Chatworkのマイチャット画面。右枠の「概要」や「タスク」は見る頻度が高いものを設置

タスクをあちこちメモしてしまう方は、マイチャットに一旦メモするという習慣をつけるのもおすすめです。タスク管理の「ホーム」に集約する中継地点として使うと、タスクが散らばりにくくなります。

Chatworkを使ってみる

ツール3. trello：カンバン形式でタスクの進捗を可視化できる

視覚的に理解しやすいタスク管理ツールが『trello』です。タスクの進捗状況をカンバン形式で管理したい方におすすめのツールです。好きな壁紙を選べたりと、ビジュアル的に楽しい設定があるのも魅力。ツールを開くのが楽しくなります。

▲trelloのワークスペース画面

私は自分がタスクを完了した後、誰かに確認依頼を出し、対応待ちになるタスクを管理したくて使っていました。対応待ちや保留になったものがわかるように分けておく必要があったため、どのタスクが、どこで、誰の手に渡っているかがわかりやすく管理できるのが魅力的です。

タスクは「カード」に書き込むとテキスト1行でリスト化され、一覧にできます。「カード」は、クリックすると画像を添付したり追加のメモをどんどん書き込むこともできて便利です。

ビジュアル的に楽しくタスク管理をしたい方や、タスクを進捗状況に合わせて管理したい方におすすめです。

trelloを使ってみる

ツール4. Evernote：タスクをログとして残すのに便利

テキスト・画像・音声・スキャンデータ・PDF・文書ファイルもメモと一緒に保存できるのが、『Evernote』です。タスク管理に使う場合、まずは「ノート」を期限があるタスクと期限がないタスクに分けて、毎日のタスクを書き出していくところから始めるのがおすすめです。

▲Evernoteのホーム画面

私は完了したタスクをログとして残したいと考えているため、完了したタスクを削除しません。そのタスクにどのくらい時間がかかり、どんな作業が発生し、どんな過程があったかをタスクを進める中でメモし、同じことが起こったときに1から考えなくて済むようにしたいためです。

ノートにどんどん書き込めるEvernoteは、ログの取りやすさ・残しやすさといった面が使いやすいです。また、Evernote内での検索機能が非常に優秀なので、「あれはどこに書いたっけ？」と探したいとき、ログやファイルを素早く見つけ出すことができるのも利点。

終わったタスクを削除せず、ログとして残したい方におすすめです。

Evernoteを使ってみる

ツール5. Notion：カスタマイズ性の高い万能ツール

プロジェクトやタスクの整理がしやすいテンプレートが多くある『Notion』もタスク管理におすすめです。タスク管理用のテンプレートを公開している方も多いので、それを利用するとノート構築の時間短縮にもなります。

Evernoteのように「ノート」でログを取ることもできますし、trelloのようなカンバン形式でのタスク管理もできます。タスク一つひとつの配下に「ノート」を作ることもできるため、ログも残していくことも可能です。

▲Notionでカンバン形式でコンテンツ制作のタスク管理用ボードを作った際の画面

そういう意味では、Evernoteとtrelloの機能を兼ね備えたNotionの機能性の高さ、使い勝手の良さは際立っていると言えます。

Notionを使ってみる

ツール6. Backlog：一つのタスクに情報を集約できる

チームでのプロジェクト管理で使われることが多い『Backlog』。タスクの状況が可視化されるので、どのぐらいタスクが溜まっているかがわかりますし、進捗状況も管理できるのでとても便利です。

▲Backlogのダッシュボードの一部

Backlogはタスクを「課題」として立てるのですが、「課題」にメモを投稿でき、ファイルも添付可。ファイルサイズに上限はあるものの、一つのタスクをやるにあたって必要なメモやファイルを「課題」にすべて放り込み、一覧化しながら確認できるので、抜け漏れが起こりにくいです。

ただ、値上げが続いているため、タスク管理のためだけに使うには高額すぎるのが難点です。

それでも、クライアントワークでクライアントタスクの共有が必要な場合は、利用を検討してもいいと思います。お互いのやり取りが「課題」に残り、いわゆる「言った言わない」問題が起こりにくくなるためです。

Backlogを使ってみる

ツール7. Googleカレンダー：タスク時間の見積もりを可視化できる

時間の見積もりに関してはすでにご紹介しましたが、タスクを細分化して時間を見積もるようになったら、Googleカレンダーにタスク管理用のカレンダーを一つ追加するのがおすすめです。

先ほど触れたように、毎朝「本日のタスク」を確定する際、リストアップしたタスクに何時間かかるかをカレンダーに入れて、スケジュールを埋めてみてください。これをすると時間の見積もりができるようになります。最初は予想と実績の時間差が大きくなりがちですが、やっていくうちにだんだん精度が上がります。

最初はこの作業だけで30分ぐらいかかるかもしれませんが、この30分がのちの時間短縮を図る基盤になりますし、慣れれば10分前後でできるようになります。

Googleカレンダーを使ってみる

ツール8. TaskChute Cloud：1日のタスク管理にフォーカスできる

Googleカレンダーで時間の見積もりを可視化するのが手間な方におすすめなのが『TaskChute Cloud（タスクシュート・クラウド）』というツールです。1日のタスク管理のみに集中できるツールで、タスクを書き出して見積もり時間を入力した後、実際にかかった時間も記録します。

▲TaskChute Cloudのある日のログ

1日のスケジュールを入力すれば時間の計算までできるので、何時に仕事が終わるかまで把握可能です。このツールのポイントは、ログが残るのでタスクの実績時間の平均を出せたり、ルーティン業務をリピートタスクとして再掲載したりできる点。そのためタスクの洗い出し作業自体をある程度自動化できます。

1日のタスク管理を効率化して集中できる時間を増やしたい方や、時間見積もりの精度を上げたい方におすすめのツールです。

TaskChute Cloudを使ってみる

まとめ

毎日数分でもタスク管理の時間を作り、習慣化すると、タスク管理の効率化が図れますし、生産性は確実に上がります。

結果、日々の時間をよりコントロール可能にし、仕事やプライベートを気分よく過ごせるようになります。できるところから一つずつ、ぜひ試してみてください。

（執筆・図版：まてぃ　編集：齊藤颯人）