英語の請求書の書き方が一目でわかる!必須20単語&テンプレート

FREELANCE

リモートワークが盛んになり、海外と取引することも珍しくなくなりました。そんなある日、もし海外のクライアントから「英語で請求書をください」と言われたら?

大丈夫。定番の英単語と請求書のフォーマットを理解していれば、誰でも簡単に英語の請求書を作成できます。

今回は英語圏であるニュージーランドで一年間、経理として働いたことのある筆者が、英語請求書の作成に役立つ英単語と、基本の書き方を解説します。メール送付の際に使える英文例もあわせて紹介しているので、英語の請求書作りで困ったときにぜひ参考にしてください。

「請求書」って英語でなんていうの?

請求書を意味する英単語は、実は2種類あります。

  • Invoice:請求書、送り状、納品書
  • Bill:請求書、(レストランの)勘定書、明細書

フリーランスが作成するビジネスの請求書に適した英語表記は「Invoice」です。Billにも請求書の意味合いもありますが、どちらかというと「お会計やお勘定」といった、飲食の会計で使われる場合が多いです。

もちろん、Billと表記しても間違いではありません。たとえば電話会社からの個人宛の請求書には「Bill」と書かれています。しかし筆者が英語圏で経理として働いていた時には、会社に送られてきた請求書の9割以上が「Invoice」と表記されていました。仕事で英語の請求書を作成する際は、Invoiceと覚えましょう。

なおInvoiceには「納品書」という意味もあります。受け取ったInvoiceが支払いの請求書ではなく、納品をお知らせする書類であるケースも。受け取った場合は、支払いが必要かどうかをよくチェックしましょう。

英語の請求書に必須な20の英単語

以下は、請求書作成の際によく使われる英単語です。これだけ覚えておけば、請求書作成のときにまず戸惑いません。

日本語 英語
1.請求書 Invoice
2.請求書番号 Invoice Number
3.発行日 Date of issue / Date
4.支払い Payment
5.支払い期日 Due date / Payment Due Date
6.支払いサイクル Payment term
7.翌月末払い By end of next month
8.翌月30日払い By 30th of next month
9.明細 Description
10.数量 Quantity
11.価格 Price
12.金額 Amount
13.小計 Subtotal
14.合計 Total
15.消費税込み Including tax / Inc. tax
16.振り込み先詳細 Bank Details
17.銀行口座 Bank Account Number
18.口座名義 Bank Account Name
19.消費税 Tax
Sales Tax / Consumption Tax(アメリカ)
VAT / value-added tax(イギリス)
20.源泉徴収税 Withholding Tax

英語の請求書の書き方

では上記の英単語を参考にしながら、英語請求書のテンプレートをもとに記入方法をご紹介します。

ここでは、クラウド型業務・経営管理システム『board』が提供するビジネステンプレートを使用しています。

  1. 相手方の会社名、住所、電話番号等を記入します
  2. 自分の会社名や連絡先、およびInvoice number(請求書番号)を記入します
    ※請求書番号をつけておくと、相手方に支払いの有無を問い合わせる際に便利です
  3. 提供したサービスの詳細を明記します
  4. 金額の小計を記入します
  5. 金額の合計を記入します。請求書テンプレートによっては、別でTax(消費税)の欄がある場合も。
    ※消費税込みの金額を記入する際は、Subtotal(小計)、もしくはTotal(合計)の欄に「incl.tax(消費税込み)」と記載しておきましょう
  6. 支払先の銀行情報を記入します。SWIFT CODE(スイフトコード)とは国際送金の際に送金先銀行を特定するための金融機関識別コードです
    ※「PAYMENT TERM(支払いサイクル)」には、「by 30th of next month(翌月30日払い)」「by end of next month(翌月末払い)」のように記載します
    ※「Payment due(支払日)」のように、支払日を指定して記入する場合もあります

その他の英語の請求書・見積書テンプレートをお探しの方は、以下の記事をご覧ください▼

英語の請求書で迷いがちなこと

Q. 海外フリーランス、海外法人への請求書に源泉徴収は記載する?

原則として、非居住者への報酬の支払いは源泉徴収の対象になりません。そのため、海外在住のフリーランスや海外法人へ発行する請求書は、多くの場合は源泉徴収が不要です。

しかしながら、いくつかの条件によって源泉徴収が必要となる場合もあります。二国間租税条約の関係、報酬の区分、依頼した仕事が日本国内で完了しているかどうか、ケースバイケースで判断されます。

もし初めての取引で海外へ請求書を発行する場合は、源泉徴収の取り扱いについて専門家に確認することをお勧めします。

源泉徴収について、詳しくは以下の記事をご覧ください▼

Q. 英語の請求書にハンコやサインは必要なの?

日本の請求書では、会社印や担当者印、フリーランスであればハンコを求められるケースがありますよね。

しかし、英語の請求書にハンコやサインは一般的ではありません。相手方から求められたときのみ、用意する感覚でよいでしょう。

英語の請求書を送るときに参考になる、ビジネス英語メール例文

さあ、英語の請求書が完成したら、あとはデータを相手方に送付するだけ。

でもメールの文面はどうしよう? 「お世話になっております」って英語でなんて書けばいいの?

メール文面に困ったら、以下の基本単語・例文をぜひご活用ください。

■基本の単語

添付ファイル attached file
添付の請求書 attached invoice

■役立つ英文例

添付の請求書をご確認ください。 Please find attached invoice.
請求書をEメールに添付しました。 I have attached invoice to this e-mail.
請求書の期日までにお振込みいただければ幸いです。 I would appreciate it if you could make a payment by due date on the invoice.
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。 If you have any further questions please don’t hesitate to contact us.
ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお問合せください。 If you have any further questions about the invoice, please contact to the following number:
(連絡先電話番号を記載)
敬具(結びの言葉) Yours sincerely / Kind regards

英語のビジネスメールは、用件だけを簡潔に

私はフレンドリーな人が多い、ニュージーランドで働いています。お国柄かもしれませんが、私が現地で経理として働いていたときも、英語のメールのやりとりはとてもシンプルでした。

「Dear ××(名前)」からはじまり、本文が「Please find attached invoice(添付の請求書をご確認ください)」だけということも珍しくありません。また日本のメールのように、文頭に季節の挨拶を書くことはありません。一方で「Have a nice weekend!(よい週末を!)」といった挨拶がよく使われます。

ひとつ注意が必要なのが、メールの文末です。日本語で「敬具」を意味する結びの言葉は、英文メールにも存在します。結びの言葉はいくつか言い方がありますが、前述した2つ(Yours sincerely / Kind regards)はビジネスシーンで一般的に使われるものです。

また結びの言葉のあとに「,(カンマ)」をつけ、改行して自分の名前をいれるのが英語メールの形式です。

■請求書を添付するときの、英語メール例

Dear ××(担当者の名前)

I have attached invoice to this e-mail.

I would appreciate it if you could make a payment by due date on the invoice.

If you have any further questions please don’t hesitate to contact us.

Kind regards,

△△(自分の名前)

まとめ:フォーマットと基本の英単語を覚えれば、英語の請求書は怖くない

「英語の請求書」と言われると、あせってしまいますよね。

しかし使われる英単語は、意外と限られています。基本単語と記入方法さえ覚えておけば、英語の請求書作成は決して難しくありません。

今回ご紹介した英単語や英文例を、ぜひ活用してみてくださいね。

 

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