個人事業主＆フリーランスが知るべきマイナンバーの基礎知識。番号の提出は拒否できる？

「口座に別人のマイナンバーが記載されていた」「コンビニで他人の証明書を発行できてしまった」

2023年現在、日本のマイナンバー制度をめぐるトラブルが社会問題となり、国は「マイナンバーの総点検」に乗り出しています。ただ「そもそもマイナンバー制度ってなんなの……？」という点から疑問を抱く方も多いでしょう。

もちろん、マイナンバー制度は国民全員に深く関係するものです。しかし、個人事業主として働く場合は、普通の会社員以上にマイナンバー制度に詳しくなっておく必要があることをご存じでしょうか？

この記事では、個人事業主がマイナンバーについて知っておくべき基礎知識をまとめてみました。

マイナンバー制度とは？

マイナンバー制度とは、日本に住民票がある人たち全員に「12桁の個人番号」を付与する制度です。この制度は、複数の期間が保持する個人情報が同一人物のものであることを証明するのに役立ち「税金や社会保障といった行政手続きの効率化」「国民の利便性向上」「公平・公正な社会の実現」などを目的に生み出されました。

▲出典：総務省

私たち国民目線で見たときのメリットとしては、一つの番号で自分の情報を管理できるようになるため、複数の機関に同じ情報を提供する必要がなくなることです。たとえば、従来は身分証明書として免許証を提出する必要があった場面でマイナンバーカードを提出できるようになり、「身分証として免許を取らなきゃ……」というようなことは起こらなくなります。

一方、デメリットとして挙げられる点は、私たちのあらゆる情報が国に把握されてしまう可能性があることです。そのため、氏名や口座情報のような基礎的な個人情報はもちろん、「資産」「宗教」「信用情報」「既往歴」といった情報も知られてしまい、何かしら人生に不利益が発生する可能性は否めません。

マイナンバー制度とマイナンバーカードの違いは？

「マイナンバー制度」と聞くと、おそらく多くの方が「マイナンバーカード」を思い浮かべると思います。マイナンバーカードとは、マイナンバー制度に基づいて発行される、顔写真やICチップが付いたカードです。そのため、この考えも間違いとはいえません。

しかし、マイナンバーカードのなかに含まれている情報は、マイナンバーだけではないことをご存知でしょうか。じつは、マイナンバーカードには、マイナンバーだけでなく「公的な個人の電子証明書」も含まれているのです。

ちょっと難しい話になってきたのでシンプルに説明すると、じつは皆さんがマイナンバーカードを使ってコンビニで証明書を発行するような際はこの「公的な個人の電子証明書」が使われ、マイナンバーそのものを使っているわけではありません。

つまり、マイナンバーそのものとマイナンバーカードは、多くの部分で「別モノ」と考えてもいいでしょう。実際、最近トラブルが続いているマイナンバーカード関連の問題は、多くがこの「公的な個人の電子証明書」に関連するもので、マイナンバーそのものの問題ではなかったりします。

▲出典：内閣府

また、言ってしまえばマイナンバーは国が勝手に割り振っているもので、原則私たちに拒否権はありません。そのため、仮にマイナンバーカードを返納してもマイナンバーは変わりませんし、ただ単に「公的な個人の電子証明書」「公的な身分証明書」を返納するだけになってしまうのです。

イメージとして、マイナンバーは「国が税金や社会保障のために国民の資産を把握するために必要な番号」で、マイナンバーカードは「私たちがさまざまな場面で使える（本来は）便利な身分証」みたいな感覚でいいと思います。

個人事業主・フリーランスとマイナンバーの関係

ここまで、マイナンバーは「国が税金や社会保障のために国民の資産を把握するために必要な番号」、マイナンバーカードは「私たちがさまざまな場面で使える（本来は）便利な身分証」であることを解説しました。カンの良い方ならもうわかるかもしれませんが、「税金」に関連する情報ということは、個人事業主は普通の会社員以上にマイナンバーとマイナンバーカードのことを知らなければならないことを意味します。

個人事業主とマイナンバーの関係は、おもに「納税」に関連しています。具体的に言うと、個人事業主は以下の書類をつくる際に原則としてマイナンバーの記入が必要です。

• 開業届
• 確定申告書

また、取引先やマッチングサービスなどの「報酬を支払う側」からマイナンバーの提出を求められたり、自身が一定の条件を満たす発注者になった場合は外注先のマイナンバーを把握する必要も生じたりするなど、正直に言うと「マイナンバー制度のせいで事務処理の手間は増えている」というのが実情です。

さらに、個人事業主の資産や税金がこれまで以上に国や自治体に把握されやすくなっている事実もあります。自ら確定申告を行う個人事業主は税金をごまかしやすい側面もありましたが、マイナンバーによって国や自治体は皆さんの資金の動きを追いやすくなり、今まで以上に税逃れや所得隠しが難しくなるでしょう。

一方、「マイナンバー云々の話が出る前から、国税庁は全国民のお金の流れを把握していた」と言われることも多く、ここはあまり深く考えなくてもいいかもしれません。

個人事業主・フリーランスがマイナンバー提出を求められる理由【受注編】

皆さんは、取引先やマッチングサービス側から「マイナンバー提出をお願いします」と呼びかけられたことはありませんか？

結論から言えば、彼らが皆さんにマイナンバー提出を依頼する背景には、報酬を支払う側に課されている「支払調書の提出義務」が大きく関係しています。

支払調書とは、源泉徴収が必要な報酬を支払う側が、支払った報酬の額や内容をまとめ、税務署に提出する書類のことです。この書類は法律で提出が義務付けられているもので、記載しなければならない内容の1つに「支払い先のマイナンバー」があります（取引先が個人事業主の場合）。

▲支払調書の記載例（出典：国税庁）

つまり、報酬を払う側は個人事業主のマイナンバーを把握できないと、義務になっている支払調書の作成に必要な情報をそろえられないのです。そのため、皆さんはマイナンバーの提出を求められます。

一方、支払調書の提出が必要な報酬は決まっているため、同じ個人事業主でもマイナンバーの提出を求められないケースもあります。たとえば従業員を雇う会社が同じ個人事業主に「原稿料」を年間50,000円以上支払った場合は支払調書の提出義務があるものの、「システム開発費」を年間50,000円以上支払っても支払調書の提出義務はありません。

ただし、いちいち支払調書が必要な取引を判別するのは手間なため、原則としてフリーランスへの発注ではすべてマイナンバーを確認する業務フローになっている場合も多いです。

個人事業主・フリーランスはマイナンバーの提出を拒否できる？

個人事業主として取引先からマイナンバーの提出を求められた場合、その申し出を拒否できるのでしょうか？

答えは「はい」です。なぜなら、発注者にはマイナンバーを収集して記載する義務がある一方、個人事業主にはマイナンバーを提出する義務がないからです。したがって、取引先からマイナンバーの提出を求められた場合は、その必要性や目的、安全管理措置などを確認し、納得できない場合は提出を拒否することができます。

ただし、会社側は何度も催促を行ったり、マイナンバー提出に協力してもらえなかった証明を残さなければならなかったりと、取引先を困らせてしまうのは間違いありません。特段の事情がない場合は、マイナンバー提出に協力するべきでしょう。

個人事業主・フリーランスもマイナンバーを収集する必要はある？【発注編】

先ほど少しだけ触れたように、個人事業主であっても依頼先や従業員からマイナンバーを収集する必要がある場面はあります。

収集が必要な基準、理由は上で述べたものと同じで、皆さんが発注者として「源泉徴収票」「支払調書」にマイナンバーを記載する必要がある場合です。なお、源泉徴収票と支払調書はほぼ同じものですが、従業員（アルバイトやパート）に支払った報酬は「源泉徴収票」で、フリーランスに支払った報酬は「支払調書」という形でまとめて税務署に提出します。

ただ、源泉徴収はそれなりに手間がかかるので、国税庁も「この条件をクリアしている発注者は源泉徴収をしなくていいですよ」という基準を発表しています。その基準は以下の通り。

• 誰も雇用せず、誰にも給料を払っていないフリーランスが、何かしらの業務を外注する場合
• 常時2人以下の家事使用人のみに対して給与の支払いをする場合

（参考：国税庁）

後者は、分かりやすく言えばお手伝いさんを雇用している場合の話なので、多くのフリーランスに関係するのは前者の条件。つまり「ひとりフリーランスが発注者として外注費用を支払う場合、源泉徴収義務のある報酬でも源泉徴収しなくてOK」ということです。

個人事業主・フリーランスがマイナンバーを管理する際の注意点

個人事業主であっても、マイナンバーの管理方法は重要です。マイナンバーは、税金や社会保険などの手続きに必要な個人情報であり、不正な利用や漏洩によって大きなトラブルに巻き込まれる可能性があります。自分のマイナンバーはもちろん、受け取ったマイナンバーも適切に管理することが重要です。

まず、マイナンバーの保管場所は、第三者が容易にアクセスできない安全な場所にしましょう。クラウド上への保存も有効ですが、サービス側のセキュリティに不備がないかは十分確認したいところです。また、マイナンバーを記載した書類やカードは、必要な時以外は持ち歩かないようにしましょう。もし紛失や盗難に遭った場合は、速やかな対応が必須です。

次に、マイナンバーの提供／収集先は、必要最小限に抑えましょう。もし提供／収集する場合は、正当性や目的を確認し、提供／収集した事実を記録しておきましょう。

最後に、マイナンバーの取り扱いに関する法令やガイドラインを遵守しましょう。マイナンバー制度は、個人情報保護法やマイナンバー法などの法令に基づいて運用されています。これらの法令では、マイナンバーの取り扱いに関してさまざまな規制や義務が定められており、違反した場合は罰則が科せられることがあります。また、国や自治体などが発行しているマイナンバー制度のガイドラインも参考にして、適切な管理方法を確立しましょう。

まとめ

ここまで、個人事業主とマイナンバーの関係を見てきました。

個人事業主として働く以上、報酬が発生する場合は支払う側からマイナンバーの提出を求められることはほぼ間違いないといっていいでしょう。しかし、取引先やマッチングサービス側のマイナンバーの管理方法に不安を感じる方も多いかもしれません。

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（執筆：AI原記子、齊藤颯人　編集：齊藤颯人）