「在宅勤務になってしばらく経つけど、課題が山積み……」
「在宅勤務の課題に対する具体的な解決策が知りたい!」

COVID-19の影響で、多くの会社が在宅勤務に切り替えて久しいでしょう。

とはいっても「いまだに在宅勤務に慣れない」「リモートワークにしてからトラブルが頻発している」という企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、いまだからこそ言える在宅勤務の課題と、その解決策をご紹介します。

【経営側】在宅勤務の課題&解決策

まずは会社経営側における、在宅勤務の課題点についてご紹介します。

いつも同じオフィスで働いている人がそれぞれ別の場所で働くので、課題は多くあります。

課題1. 情報漏洩の可能性がある

もっとも大きな課題は、社内の機密情報が漏洩する可能性があるという点です。

在宅勤務になると基本的にはパソコン業務が主になるため、セキュリティ対策が不可欠になります。とくにカフェやコワーキングスペースなどで仕事をする人は、他人に画面を盗撮されたり、席を離れているときに盗難されたりなどのリスクも。

顧客情報などが漏洩した際には、企業信頼度の喪失や、多額の賠償金が考えられます。会社と社員一人ひとりが情報漏洩に対して適切な対策を行う必要があるでしょう。

解決策. 社員のITリテラシーを高める施策を実施

情報漏洩に対する具体的な対処として、社員のITリテラシーを高める必要があります。

ITリテラシーを高めるために、以下のようなことができます。

  • 重要なファイルはローカルでなくクラウド管理する
  • セキュリティ対策ソフトを導入する
  • パスワード管理方法を徹底する
  • 社内のセキュリティーポリシーを再度教育する
  • データを社内クラウドやHDDにバックアップする
  • 大事なデータは暗号化する
  • カフェやコワーキングスペースでの勤務を原則禁止し、“在宅”での仕事を徹底する

また家族と一緒に住んでいる人は、家族が機密情報を知ってしまったり、子供がパソコンに触ってトラブルを起こしたりしないよう注意が必要です。

課題2. コミュニケーションを密に取れない

在宅勤務になると、コミュニケーションを密に取れない問題があります。

実際に面と向かって話をする機会が減り、直接会って会議を開くこともできないため、社員が抱えている悩みや課題をすぐに解決することが難しいです。

コミュニケーションが密に取れないと仕事のスピードにも影響してくるので、結果として納期に遅れるなどのトラブルにも繋がります。

解決策. Web会議ツールやチャットツールを活用する

在宅勤務でメンバーと円滑にコミュニケーションを取るには、Web会議ツールやチャットツールの導入が必須です。

Web会議ツール『Zoom』などを用いて、実際に相手の顔を見ながらコミュニケーションをとることが可能です。最大で1,000人までの通話に対応しているので、全社での会議にも活用できます。

どのWeb会議ツールを導入するか悩んでいる方は、下記の記事を参考にしてみてください。

またチャットツールを用いてコミュニケーションを取ることで、情報発信や情報整理が楽になるという利点も。チャットツールの『Slack』では、「お悩み相談室」「雑談部屋」「ノウハウ共有部屋」など、テーマ別にチャンネルを作ることができるので、ぜひ活用してみてください。

もちろん、ただ導入するだけでは意味がありません。「週に一度はチームメンバー全員参加のWeb会議を実施する」「チャットツールではいつ話しかけても良いとする」など、コミュニケーションを密にするための仕組みづくり&実行が不可欠です。

課題3. 社員の勤務状況を把握できない

在宅勤務では「社員がしっかりと勤務しているのか」を把握するのが難しくなります。

どのように社員が働いているのかを把握できないと、正しい評価もできませんし、業務改善にも繋がりません。仕事をせず家で漫画を読んでサボっている、なんて社員がいることも……。

解決策. 勤怠管理ツールを導入する

この課題を解決するためには、勤怠管理ツールの導入がおすすめです。勤怠管理ツールを導入すると、社員一人ひとりの業務を可視化することができます。

どのツールを使うのかにもよりますが、勤怠管理ツールの主な機能は以下のとおりです。

  • シフト管理
  • 有給管理
  • 打刻機能
  • 工数管理
  • 位置情報の取得
  • PCの前にいるかどうかの確認

とはいえ、勤怠管理のツールがたくさんありすぎて、どれを導入するか悩みますよね。

以下の記事では、リモートワーク/テレワークにおすすめの勤怠管理ツールを紹介してるのでぜひご覧ください。社員の意見も聞きつつ、適切な勤怠管理ツールを選択しましょう。

課題4. 組織力が低下する

在宅勤務になると、チームで仕事をしている感が薄まってしまい、組織力が低下するという問題点があります。筆者もリモートワークをずっとしていますが、時折モチベーションが維持できなくなることも……。

組織力や社員のモチベーションが下がってしまうと、生産性の低下や離職率の増加などに繋がります。

解決策. 朝会/夜会などでチームの士気を高める

在宅勤務になっても組織力を維持するには、社員同士のコミュニケーションが不可欠です。

たとえばWeb会議ツールを用いて朝会や夜会を定期的におこない、その日のToDoリストを洗い出し、社員のモチベーションを維持するためコンテンツを用意するよう心がけましょう。

社員同士が顔を合わせるだけでもチーム感の醸成に大きな効果を発揮します。できることから一つずつ取り組んでみましょう。

課題5. 導入のコストがかかる

在宅勤務を導入すると、在宅勤務に適したツールやサービスの導入費など、これまで必要なかったコストが新たにかかります。

在宅勤務に切り替えるためにかかるコストとして、以下のようなものが挙げられます。

  • Web会議ツール費
  • チャットツール費
  • ファイル共有ソフト費
  • 勤怠管理ツール費
  • 社員への教育費
  • 通信費
  • パソコンなどの周辺機器費

解決策. オフィスにかかるコストを抑える

在宅勤務による追加のコストがかかる一方で、通勤費やオフィスの家賃&光熱費、出張費などは削減できます。

場合によっては、物理的なオフィスそのものを手放すのも選択肢の一つです。オフィス管理費は会社経営において大きな金額を占めるため、検討してみてもよいでしょう。

【社員側】在宅勤務の課題&解決策

次に、社員が抱える在宅勤務の課題点と解決策についてご紹介します。仕事環境がまったく異なるため、数多くの課題が出てきます。

課題6. 仕事とプライベートのメリハリがなくなる

在宅勤務になると、仕事と私生活の環境が変わらないので、仕事とプライベートのメリハリがなくなってしまいます。

気付いたら仕事のことを考えていたり、パソコンが気になってメールをチェックしたり、残業時間が増えてしまう原因にも……。

オフィス勤務であれば、「オフィス」と「在宅」で環境の変化があるため、気持ちを切り替えやすいのですが、在宅勤務ではそうもいきません。

解決策. 就労時間外は別の予定を入れる

仕事とプライベートにメリハリをつけるために、就労時間以外は仕事をしないようにしましょう。

具体的には、仕事のことを考えないよう、仕事から離れた自主学習をしたり、娯楽に使う時間を儲けたりなど、無理やり予定を入れるのがおすすめです。

映画やドラマ、読書、散歩、友人とオンライン飲み会などをして、強制的に仕事のことを考えないようにすると、仕事とプライベートのメリハリができます。

課題7. ストレスが溜まりやすい

在宅勤務は自分の好きな環境で仕事ができるのでストレスがなさそうに思われますが、意外とストレスが溜まりやすいのが現実です。長く在宅勤務をしている方ならよく分かるでしょう。

在宅勤務におけるストレスの原因は、たとえば以下のようなものが挙げられます。

  • 運動不足
  • 仕事とプライベートのメリハリがない
  • 人とのコミュニケーションが少ない
  • 長時間同じ場所にいる
  • 生活リズムの乱れ
  • パソコンの使い過ぎによる眼精疲労や腰痛

これらが原因でストレスがたまり、結果として生産性やモチベーションが下がってしまうことがあります。

解決策. ストレス解消方法を試してみる

これらのストレスの原因に対処するには、以下のような取り組みをすると良いでしょう。

  • 適度に運動やストレッチをする
  • 仕事場所を適度に変える
  • 自宅環境を快適なものに整える
  • 朝活をする
  • ストレス解消グッズを取り入れる

下記の記事で、具体的な行動とおすすめのストレス解消グッズについて解説しているのぜひご覧ください。

課題8. 仕事環境を整える手間がかかる

在宅勤務になると、自宅がオフィスになるので、仕事しやすい環境を整える必要があります。

環境を整えるために、部屋のレイアウトを変えたり、デスクチェアなどのオフィス用品を導入したり……。お金と手間はかかりますが、業務効率を上げ、体の疲労を溜めないためには大事なポイントです。

解決策. 働きやすい環境を整える

在宅で働きやすい環境に整えるには、自宅そのものの環境を変えるか、便利なアイテムを使うとよいでしょう。

以下はいまからでもできる、自宅の環境を整える方法です。

  • 視界に余計な物が入らないようにする
  • 適度に日光を取り入れる
  • 定期的に部屋の換気をする
  • 定期的に部屋の掃除をする
  • 仕事空間とプライベート空間を分ける

これらを実践するだけでも、気持ちよく働けるのでぜひ実践してみてください。

下記の記事では、在宅勤務を快適にするおすすめのグッズを紹介しています。

課題9. 孤独を感じて、士気が下がる

在宅勤務は一人で黙々と仕事をすることが多いので、孤独を感じてしまいモチベーションが下がる課題があります。

筆者もずっと在宅で一人で仕事をしているので、ほとんど声を発することがなく、息の詰まるような状況に陥ったことがあります……。

解決策. Web会議ツールやチャットツールでコミュニケーションを密にする

在宅勤務で孤独を感じないようにするには、Web会議ツールやチャットツールを活用し、「いつも以上に」コミュニケーションを取るよう意識するのがポイントです。

孤独を和らげるには、人と会話するのが一番の解決策です。ランチも、Web会議ツールを用いて雑談しながら食べたり、終業前に今日やった仕事を共有したりして、人との関わりを積極的に持つようにしましょう。

まとめ

  • 在宅勤務では情報漏洩に細心の注意を払う
  • 在宅勤務はモチベーションが上がりにくいので、適度にWeb会議を用いてコミュニケーションを取る
  • ソフトウェアやアイテムをうまく活用して、在宅勤務の課題を解決する

(執筆:HikoPro 編集:Sato Mizuki)

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