新しいプロジェクトを進めていく上では、さまざまなミーティングが行われます。会議を意味あるものとするには、その目的を正しく設定した上で、成功させるための段取りをとることが大切です。

中でも「定例会議」はプロジェクト全体を見渡す司令塔の役割を持つ会議ですが、その目的や段取りについて皆さんは正しく理解していますか。

「定例会議なんて無意味だ」「それより作業を進めたい」と言う人も多いですが、定例会議はプロジェクトを成功に導く上で欠かせない大切なミーティングです。今回は定例会議の意味や必要性、定例会議の効果を高めるためのポイントについてご紹介いたします。

後藤洋平
後藤洋平

プロジェクト工学提唱者。株式会社ゴトーラボ Founder/CEO。「チームに覇気がなく一体感がない」 「議論が空中戦になりがち」 「無駄な会議で時間を浪費しがち」 そんな組織の炎上体質を改善するための、プロジェクト工学ワークショップを提供しています。

定例会議とは、チームメンバーが互いに助け合うための「行動の起点」

なぜ定例会が「意味のない会議」になってしまうのか?

定例会議はもしかすると、世の中の会議のなかでも最も嫌われているかもしれません。ただ集まって、既定路線の言葉を並べ、有益な議論はなく、不毛な話を繰り返し、なにも現実は変わらない……。

どうして定例会議がそうなってしまうのでしょうか。その答えはずばり「会議の段取りと進め方が間違っている」からです。

「事件は会議室で起こっているんじゃない、現場で起こっているんだ!」とは言いますが、その現場で起こっている事件を整理するのが会議です。現場で整理しきれない情報を集約し、次の方針やアクションを導くためになくてはならないもなのです。本来は……。

ダメな定例会議の類型7パターン

もしこんな定例会議をやっているとしたら、それは非常にまずい兆候です。すぐに改善しましょう。

  • 【トップの“お気持ち”発散型】
    演説に始まり、演説に終わる。「とにかく頑張れ」以外の結論が見えない会議。
  • 【完全形骸化型】
    点呼を取るのが目的?と疑いたくなる、中身のない会議。しかし参加しないとなぜか責められます。
  • 【儀式型】
    トップの頭のなかで、すべての結論は出ている。なにも変える余地はない。でも一応、招集され、意見を求められる不思議。
  • 【ブレスト漂流型】
    儀式型とは逆で、民主的にブレストをする会議。しかしブレストすること自体が目的になってしまっている。散々話したところで結局なにも決まらず、次へのアクションは謎のまま……。
  • 【責任追及型】
    責任は、追及するのもされるのも、嫌なものです。そんな会議は、もっと嫌です。くわえて責任追及が目的となっており、次への建設なアクションが語られません。
  • 【矛盾指示上意下達型】
    指示も結論も明確にあるのは、良い。しかしその内容と論理が矛盾している。しかもそれについての質問や意見は却下されるという不思議と悲しみ。
  • 【ふわっと結論をぼかす型】
    いつまでに、どこで、誰が何をやるのか。肝心なところになると急にみんなが目をそらし、なんとなく解散してしまう。

「意味のある定例会議」を回すための、唯一のアジェンダとは

MTG

意味のある定例会議の本質を一文で表すなら、こうです。

「定例会議とは、参加者の現状認識を揃え、次に何を狙いとして、どのようなアクションを取るかの合意をする場である」

そのために必要なアジェンダは、たったの3ステップです。

1. 計画と現実のギャップを明確にする

プロジェクトにおいては、「もともと何をどうしようとしていたのか」という計画と、「実際にやってみたら違った」という現実のギャップがたくさん出てくるものです。

しかし発生した課題に次々に対処していくうちに、「なにが当初の計画だったのか」「どこに狙いがあったのか」がよく分からなくなってくることがあります。

まずは「計画」「現実」「そのギャップ」の3点を明らかにしましょう。

2. 課題をあぶり出し優先順位を決める

続いてのアクションは、「いまこの時点で私たちはどこに注力するべきなのか」を考えること。つまり、取り組むべき課題がどこにあるかを特定するのです。この「課題の特定」こそが、定例会議の中心トピックになります。

しかし未知の課題がたくさん発生するプロジェクトにおいて、「どれから手を付けたらいいか分からない」という混乱もつきもの。時間も人も有限な中で、優先順位をつけるのはとても大切です。人によって立場も利害も異なるため、課題の優先順位は丁寧にすり合わせましょう。

3. 次のアクションを決める

最後に、課題を解決するための具体的なアクションに落とし込みます。

ホワイトボードやモニターにしっかりと議事を投影しながら、具体的にひとつずつ「誰が何をやるか」のアクションを決定しましょう。ここを疎かにすると、誰が何をやるのかが不明確なまま ””ボールのお見合い”” が発生してしまいます。

定例会議をコンパクトにおさめて効力を高めるために

実は、会議と会議の「あいだの時間」が大事

本当に定例会議を有意義なものにするためには、会議本番よりもむしろ、その前後でいかに関係者と意思疎通して合意を取っておくかが重要になります。なぜならプロジェクトの規模が大きくなったり、問題が複雑化してしまうと、上記のアジェンダを一時間程度の定例会議でこなすのは難しいからです。

時間が限られているなかで、主要なメンバーが集まってディスカッションできるのは、せいぜい週に一回、一時間程度が限界なことが多いでしょう。そのため会議と会議のあいだの時間であらかじめ方向性を出しておき、結論に至るためのハシゴをかけておくのです。

課題は先につぶしておく

先ほど定例会議のアジェンダの中で「課題をあぶり出し次のアクションを決める」と述べましたが、あらかじめ発生している課題をどうやったら解決できるか、リアルタイムで把握し、当事者同士の協力を促しておくのも大切です。

「そんなことしたら定例会議で話すことがなくなってしまうじゃないか!」と思われるかもしれませんが、心配ありません。もしそうだとしたら、定例会を開催しなければよいのです。

ディスカッションは、本当に全員が集まらないと解決できない課題だけに絞ろう

実際は、たとえ会議前に動いて課題解決をはかったとしても、最終的なプロジェクトオーナーの決断が必要だったり、関連部門の協力が必要になることがほとんどです。

メールやSlack、電話などの手段でコンタクトするだけではどうしても伝わらない、対面での情報交換が決め手になることも多いもの。つまり「どうしてもみんなで集まって、面と向かって話さないと解決しない課題」のためだけに、定例会議は開催されるべきなのです。そうでないものは、それこそメールやSlackで連絡をとり課題解決をはかれば良いでしょう。

今回ご紹介したように定例会議を回すと、きっとみんなで気持ちよく仕事が進められると思います。ぜひお試しください。

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