「トランジション採用」でフリーランスの正社員転換を支援 他
- 隔週月曜更新!フリーランス・副業ニュース
「Redmineをチームで活用したいけど、機能が多すぎて何を使えばいいか分からない……」
このような悩みを抱えているエンジニアの方は多いのではないでしょうか?
Redmineはチームでうまく活用すれば、とても強力なツールです。ただ自由度が高いため、運用方法に悩む方もいるでしょう。
そこで今回は、Redmineをチームで活用するためのコツと設定方法を、私の経験も踏まえ解説します!
Redmineを効果的に活用したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
まず、Redmineの概要を解説します。Redmineを活用してできることは以下のとおりです。
また個人で利用する場合も、Redmineはとても便利なツールです。タスク管理やスケジュール管理がしやすくなり、作業効率が上がります。
Redmineの概要は以下の記事でくわしく解説しているので、興味がある方はぜひ参考にしてみてください。
Redmineの使い方を画像付きで解説!タスク管理に便利なノウハウ全まとめ Workship MAGAZINE
ここからは、Redmineをチームで活用する3つのコツを解説していきます。
ひとつずつ詳しく解説します。
Redmineはとても便利なツールですが、あくまでも「ツール」です。そのため、Redmineで使う機能を事前に決めておくことで、よりチームでの運用がしやすくなります。
たとえば、Redmineには「メールの通知設定」があります。メールでチケットの進捗を確認できるため、一見便利に見えますよね。
しかし登録設定を間違えてしまうとメールが必要以上に飛んでくるため、見たい情報が埋もれてしまいます。その量にうんざりしてしまい、メール自体を見なくなってしまう人がでてくる恐れも。
こういった状況をあらかじめ防ぐために、以下のようなルールを決めることが望ましいです。
あらかじめルールを決めておけばRedmineとメールで見る情報を分けられるため、運用しやすくなります。このように、Redmineで使う機能の見極めが重要です。
Redmineは、とても自由度の高いツールです。
たとえばチケット登録画面にある「題名」「説明欄」といった項目は、自由記述の設定になっています。
▲チケット登録画面の例
チケット管理をしやすくするためにも、ある程度ルールを決めておく必要があるのです。
たとえば、以下のチケット一覧画面をご覧ください。
▲遅延しているチケットがある、チケット一覧の例
「遅延しているチケット」は期日の文字が赤くなっているため、一目で認識できます。ただ「優先的に対処すべきチケット」は、このままでは分かりにくいですよね。
そこで各チケットに優先度を設定しておくことで、緊急性の高いチケットをいち早く把握できるようになります。
業務の効率化を実現したいチームの方はぜひ試してみてください。
▲出典:Redmine
またチケット詳細も同様です。詳しい状況を把握しようと思っても、チケットにメモされていなければ分かりません。
担当者に確認が必要となるケースもあり、二度手間となってしまいます。
▲チケット詳細がわかりづらい例
そのため、以下のようにチケット登録・更新のルールを決めておくのがおすすめです。
ただRedmineの導入が初めての場合は、あえてルールを緩くしておくのもひとつの手です。最初からしっかり決めすぎてしまうと、せっかくのツールが負担になってしまうこともあります。
「管理のしやすさ」だけでなく、「登録のしやすさ」も考慮してルールを決めると良いでしょう。
チケットの登録・更新ルールと合わせて、「管理・運用ルール」も決めておきましょう。
以下3つの視点で決めておくのがおすすめです。
ひとつずつ詳しく解説します。
チケットの進捗確認のタイミングは事前に決めておきましょう。なぜなら、遅延した場合のリカバリーができるだけでなく、遅延のリスクにも気づけるからです。
進捗確認のタイミングは、「Redmineの活用状況」「プロジェクトの状況」などに合わせて決めるといいでしょう。
Redmineの運用歴が浅い場合は、毎朝確認するのがおすすめです。チケットを毎朝確認すると、以下のようなメリットがあります。
運用に慣れてきたら、確認する回数を週に2回、1回と徐々に減らしていくとよいでしょう。
またミーティングで状況確認しやすくするために、「カスタムクエリ」を設定しておくのがおすすめです。
具体的な設定方法は、後ほど解説します。
新しいチケットを登録するときは、対応漏れを防ぐ仕組みが重要です。以下のようなルールを決めておきましょう。
「担当者」と「期日」が決まれば、作業は進めやすいです。
ただ、だれがいつ対応すべきか判断が難しいこともあるでしょう。
そのためまずは「新規」ステータスで、チケットのみ作っておきます。急ぎ対応が不要であれば、翌朝に「担当者」および「期日」を決めればOKです。
急ぎ対応が必要な場合は、ルールを決めておきましょう。チケットを「進行中」のステータスにした上で対応を進め、翌日に状況を説明すれば運用に支障はなくなります。
新規チケットの対応漏れがないように、このような運用ルールを決めておきましょう。
チケットの作業が終わったとしても、担当者レベルでクローズしない方がいいケースもあります。
たとえば、後続作業が控えているようなケースです。「未完了のチケットのみ」を確認していると、後続作業の開始が遅れてしまう可能性があります。
そのため「担当者レベル」と「管理者レベル」でステータスを分けておくのがおすすめです。
上記のようにしておけば、管理者は「解決」のステータスチェックのみで済みます。操作ミスを減らすために、担当者が「終了」ステータスを選べないような設定をしておくのもおすすめです。
ユーザーごとのステータス設定方法は、この後詳しく解説します。
ここまでRedmineをチームで活用する3つのコツを解説してきました。
ここからは実際にRedmineを活用するための設定方法を、以下の6つに分けて解説します。
実際にRedmineの運用を始めてみると、最初からうまくいくケースは少ないでしょう。
そのため運用ルールをいつでも見られるよう、Wikiページにまとめておくのがおすすめです。
▲運用ルールをまとめたWikiページの例
Wikiページの登録手順は、以下の通りです。
【1. プロジェクトの「Wiki」タブを開く】
【2. wikiの記法で運用ルールを書く】
【3. プレビューをクリックして内容を確認し、保存ボタンをクリック】
保存後、以下のように表示されればWikiページの作成完了です。
▲保存後のWikiページ
「編集」をクリックすればいつでも編集できるので、運用に合わせて更新していきましょう。
なおwikiの記法は、デフォルトだと「Textile」になっています。「Markdown」に変更したい場合は「管理 → 設定」を開き、「テキスト形式」を変更しましょう。
▲Wiki記法の切り替え方
Redmineでプロジェクト管理をするときは、ユーザーごとに「ロール」を設定できます。
「ロール(role)」は「役割」という意味があり、ユーザーに割り当てる権限を設定する機能です。Redmineではユーザーに直接権限を付与するのではなく、ロールで付与する権限を設定します。
たとえば「チケットの追加」や「チケットの書き換え」などの権限があり、これらの権限の有無をロールで定義しているのです。
デフォルト状態では以下の3つのロールが登録されています。
管理者はすべての操作の権限を持っており、開発者・報告者は操作が一部制御されている状態です。
ロールを設定することで、誤ってチケットを終了したり、削除したりする可能性を減らせます。そのため、ユーザーごとに適切なロールを設定するのがおすすめです。
既に登録済みのユーザーは、以下の手順でロールを変更できます。
【1. プロジェクトで「設定 → メンバー」の順でタブを開き、変更するユーザーの「編集」をクリック】
【2. ロールを変更し、保存をクリック】
新規登録をする場合は、登録画面に「ロール」という項目が表示されるため、その際に登録することをおすすめします。
さきほど「開発者・報告者は操作が一部制御されている」と解説しましたが、ロールごとに変更できるステータスを制御できます。それが「ワークフロー」です。
ワークフローをカスタマイズすれば、以下の設定が可能です。
チケットを削除する運用であれば「却下」ステータスは使いません。デフォルトでは管理者のみが変更できるようになっていますが、管理者も選択できないようにしておく方がミスは減るでしょう。
また「フィードバック」もチケット運用時にロールから外せます。デフォルトでは開発者も選択できてしまうので、変更しておく方がよいでしょう。
具体的な設定方法は、以下の通りです。
【1. 「管理」をクリック】
【2. ワークフローを開く】
【3. 変更したいロールを選択し、編集を開く】
【4. チェックを変更して保存ボタンをクリック】
最後に変更したロールのユーザーでログインし、編集後の画面を確認してみましょう。
▲チェックを外した「却下」が非表示になっている
チェックを外した「却下」が、選べないようになっていればOKです。
Redmineでプロジェクト管理を円滑に進めるコツは「チケットベースに作業しやすい環境を整えること」です。
そのため開発者が「自分のチケット」に集中しやすい環境を作っておきます。具体的には、以下のカスタムクエリを設定しておくのがおすすめです。
上記をワンクリックで見られるようにしておけば、自分のタスクを確認しやすくなります。
カスタムクエリの設定方法は、以下の通りです。
【1. 「チケット」タブを開く】
【2. フィルタを設定し、担当者を選択】
▲今回は「担当者」を設定していますが、見たいデータの条件に合わせて変更してください。
【3. 担当者の条件を「等しい」「自分」に設定し、保存をクリック】
【4. 「名称」を入力し、「すべてのユーザー」を選択】
【5. 画面の下の方にある「保存」ボタンをクリック】
保存するとチケット一覧の右側に、以下のようなカスタムクエリが表示されます。
▲作成したカスタムクエリが、画面右側に表示される
チケット登録用だけでなく、「管理者」用のカスタムクエリも用意しておきましょう。フィルタやオプションの設定を加えることで、目的のチケットを見つけやすくなるからです。便利なカスタムクエリは、以下のようなものが挙げられます。
登録方法は、管理者のカスタムクエリを設定する手順と同じです。
なお管理者のみが使えるカスタムクエリにしたい場合は、「次のロールのみ」という項目を選択しましょう。
▲管理者のみ使えるカスタムクエリを作成
Redmineには便利なプラグインがたくさんあります。たとえば、以下のようなプラグインです。
Redmineはプラグインを入れれば、どんどんチームで使いやすいようにカスタマイズできます。
ただ「使いやすそう」という軽い気持ちで入れてしまうと、運用に混乱を招きかねません。
「プラグインの試用期間を決めて、今後も使用すべきか慎重に判断する」ことが大切です。
ここまで、Redmineをチームで活用するためのコツと設定方法を解説しました。
Redmineは拡張性がとても高く、使いこなせば強力な武器となります。ただし、「Redmineを使うこと」が目的にならないよう注意しましょう。
大事なのは、Redmineを活用した先にあります。ルールを細かくしすぎて管理が煩雑になるのは本末転倒です。
「プロジェクト管理を円滑に進めるために、不要な作業や設定はないか」という視点を念頭に置いて、Redmineを運用していきましょう。
今回は、Redmineをチームで活用するための運用ルールを解説しました。
さいごに、今回解説した内容を以下にまとめました。
Redmineは使い手によって、その効果が大きく変わります。そのため運用方法をしっかり見極めて、必要な機能を使っていくことが重要です。
チームの運用を第一に考え、Redmineを使いこなしましょう。
(執筆:しろ 編集:Kimura Yumi、Kitamura Yuu)
Redmineの使い方を画像付きで解説!タスク管理に便利なノウハウ全まとめ
Workship MAGAZINE
PM初心者のための、プロジェクトマネジメント3ステップ【これからのプロジェクトマネジメント特集 総まとめ】
Workship MAGAZINE
無料で使いやすいタスク管理アプリおすすめ12選。アプリ活用のコツも
Workship MAGAZINE