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2020年に入り、リモートワークや副業/複業など、働き方が急激に多様化しました。しかし新しい働き方をするときに戸惑ってしまうのが「時間の使い方」です。

  • 「これまでのやり方と違ってうまく時間を使えない……」
  • 「仕事が忙しくて何を優先すべきか考える暇もない……」

という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、筆者が実践している「仕事が終わらない!」をなくすためのSlack活用術をお伝えしていきます

効率的に仕事を片付けて、時間を作りたい方は、この記事を参考にしてみてください。

活用術その1. 緊急度の低い仕事はリマインダー通知しよう

「新しい仕事がどんどん降ってきて、気付いたら忙しくなっていた……」という場面に直面したことのある人は多いでしょう。

スケジュールが決まっている仕事以外にも、メールの返信や社内調整など、突発的なタスクが発生することはよくあります。このようなケースで重要なのは、「今日やるべき仕事」と「明日以降にできる仕事」をしっかり振り分けつつ、仕事を進めることです。

とはいえ「目の前の仕事がある中で突発的なタスクを管理するのは、難しいのでは……?」と思った方もいるのではないでしょうか。そこでおすすめなのが「Slackのリマインダー機能」です。

この機能を使えば、次のように予定を簡単にリマインドできます。

メッセージをそのままリマインドする方法

①メッセージの右側にある、「その他」をクリック
メッセージの右側にある、「その他」をクリック

②リマインダーを選択し、リマインドする時間を選択
リマインダーを選択し、リマインドする時間を選択する

自分用のメッセージエリアを使って、リマインドする方法

①メッセージを投稿し、右側にある「その他」をクリック
メッセージを投稿し、右側にある「その他」をクリック
②リマインダーを選択し、リマインドする時間を選択
リマインダーを選択し、リマインドする時間を選択する

リマインドをセットしたら、突発タスクについては一旦忘れてしまってもOKです。後ほどSlackがリマインドしてくれます。

タスクの振り分けに迷ってしまう方は、以下を目安にしてみてください。

  1. 突発タスクの緊急度がいま着手中のタスクと同じぐらい高い時
    →「20分後」に一旦設定
  2. 今日対応しないといけないけど、緊急性は低いタスク
    →「1時間後」、「3時間後」などに設定
  3. 明日以降対応でいいけど、忘れないようにしたいタスク
    →「明日」に設定

また「1時間後に設定したけど、着手中のタスクが終わっていない」という場合は、「スヌーズ設定」を使って再通知もできます

スヌーズ設定のイメージ

▲スヌーズ設定のイメージ

リマインダー機能を使いこなせれば、集中力を維持して目の前の仕事を終わらせつつ、新規タスクももれなく進められます。

生産性が爆上がりし、結果的に時短につながるのでおすすめです。

活用術その2. レス速度を爆速化させるショートカットキーを覚えよう

テレワークが浸透しはじめたことにより、テキストコミュニケーションの数も増えてきました。

Slackでコミュニケーションをとる際は、以下のように時間がかかってしまう方も多いのではないでしょうか。

  1. 伝えたいことがうまく伝わらず、レスが多くなってしまう
  2. 上手く伝えるために装飾しており、1つのレスに時間がかかる

そのため、少しでも早く正確に伝えるスキルを身に着けることが大切です。

ここからは「Slackで伝わりやすい文章を爆速で作る方法」をお伝えしていきます!

まずSlackでは以下のように、文章を装飾することが可能です。

■箇条書き:「-」 + 「半角スペース」
箇条書き:「-」 + 「半角スペース」

順序付きリスト、箇条書き、引用タグはショートカットキーでも打ち込めます。

Slack 活用術

▲ショートカットキーで指定する方法

■四角い枠で文章を囲う:「“`」+「Enter」
四角の枠で囲う:「```」+「Enter」

■絵文字:「:絵文字の英字」

(例):bow(お願いするときなど)
絵文字:「:絵文字の英字」 例: :bow(お願いするときなど)

これを覚えておくだけでも、文字装飾にかかる時間は減らせます。

また、メッセージエリアで「↑キー + Eキー」を押せば、直前の文章をすぐに編集することが可能で

■直前のメッセージを編集する方法
①「↑キー」を押して編集したいメッセージを選択
「↑キー」を押して編集したいメッセージを選択
②「Eキー」を押して編集
「Eキー」を押して編集

編集が終わったら、「Ctrlキー(commandキー) + Enterキー」を押して閉じましょう。

活用術その3. あとで着手したほうがいいタスクは自分用メッセージにまとめよう

最初にお伝えしたリマインダー機能を活用すれば、ある程度のタスクの振り分けはできます。ただ、通知が多くなりすぎて、集中力が逆に乱されてしまっては意味がありません

「突発タスクが多いけど、すぐに対応しなくて良いものばかり」という場合は、自分用のメッセージにリンクを貯めておくのもおすすめ。

具体的には、以下のようにメモを残しておくイメージです。

自分用のメモを残すイメージ

▲自分用のメモを残すイメージ

リンクをクリックすれば、対象のメモに移動できるようにメモをしています。メッセージ用のリンクは、次のように簡単にコピーできます。

メッセージリンクのコピー方法

▲メッセージリンクのコピー方法

このようにすれば、自分用メモを見るだけで情報が整理できるようになります。

メモしたことを忘れそうなぐらい忙しい場合は、このメモ自体をリマインドすればOKです!

まとめ

今回は「仕事が終わらない」をなくすための3つのSlack活用術について解説しました。

最後に、ここまでの内容をまとめます。

  • 緊急度の低い仕事は、リマインダー機能を使って以下のように振り分けよう
    1. 突発タスク:20分後
    2. 午後対応で良いタスク:1時間後 , 3時間後
    3. 明日以降で良いタスク:明日
  • 文字装飾方法 + ショートカットキーを覚えてレスを爆速化させよう
  • 突発タスクが多い時は、自分用メモを活用しよう

なるべく頭で考えずにタスクを振り分けられるようになると、目の前の作業に集中できて生産性が爆上がります。すぐにできるものばかりなので、ぜひ実践してみてくださいね。

(執筆:しろ 編集:Kimura Yumi)


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