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Googleフォーム投稿をSlackに通知する方法【画像で解説】

GoogleフォームからSlackに通知する方法

Googleフォームは、簡単に問い合わせフォームやアンケートなどを作れる便利なサービスです。しかし、通知がメールでしか受けられないのが惜しいところ。

とくにお問い合わせ対応をしている場合は、すぐに対応するためにSlackで通知を受けたい方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Googleフォームから送信された回答を、Slackに通知する方法をご紹介します。

Googleフォームから送信された回答をSlackに通知する手順

GoogleフォームからSlackに通知する方法はいくつかあります。簡単な例で言うと、以下のように設定するとSlackに通知できます。

  1. Googleフォームに回答があった際に、メールで通知する設定を行う
  2. Gmailで転送設定をして、Slackの通知用アドレスを設定する

しかしこの方法では、

  • 「指定したチャンネル」に通知を飛ばすことができない
  • 通知内容もメールを転送しているだけなのでわかりづらい

といった問題があり、使い勝手が悪く実用的ではありません。

そこで今回は、

  • チャンネルを指定してSlackに通知を飛ばせる
  • メッセージの内容をカスタマイズできる

といった、利便性の高い「Googleフォーム→Slack通知方法」をご紹介します。

【前提】Slackの管理者権限 + Googleフォームの編集権限を追加する

GoogleフォームからSlackに通知するにあたり、作業を行うための権限設定が必要です。以下2つの権限をそれぞれ設定しておきましょう。

Slackの管理者権限

▲Slackの管理者権限

Googleフォームの編集権限

▲Googleフォームの編集権限

上記の設定ができたら、さっそくGoogleフォームからSlackに通知する設定を進めましょう。

ステップ1. Slackに通知で使うアプリを追加する

まずは、Slackに通知で使うアプリを入れていきます。手順は、以下の通りです。

「その他→App」を選択する

1.「その他→App」を選択する

検索窓に「Incoming Webhook」と入力し、Incoming WebHooksを選択する

2.検索窓に「Incoming Webhook」と入力し、Incoming WebHooksを選択する

遷移したページの「Slackに追加」をクリック

3.遷移したページの「Slackに追加」をクリック

通知させたいチャンネルを選び、「Incoming WebHooks インテグレーションの追加」ボタンをクリック

4.通知させたいチャンネルを選び、「Incoming WebHooks インテグレーションの追加」ボタンをクリック

これでアプリの追加が完了です。後でGoogleフォームとの連携に使うので、遷移したページの「Webhook URL」をメモしておきましょう。

Googleフォームとの連携に使う「Webhook URL」の画面イメージ

▲Googleフォームとの連携に使う「Webhook URL」の画面イメージ

ステップ2. GoogleフォームとSlackをGASで連携する

続いて、GoogleフォームとSlackを連携していきましょう。手順は、以下の通りです。

Googleフォーム右上のメニューから「<>スクリプト エディタ」を選択

1.Googleフォーム右上のメニューから「<>スクリプト エディタ」を選択

■スクリプトエディタが開けなかった場合

もしも以下のようにスクリプトエディタが開けなかった場合は、Googleフォームに編集権限がついていない可能性があります。

開けなかった場合の画面の例

▲開けなかった場合の画面の例

もしも上記の画面が出てしまった人は、

  • デフォルトのアカウントに変更して作る
  • 権限にデフォルトのアカウントを追加

などをしてから、再度スクリプトエディタを開いてみてください。

コードを一旦全部消して、サンプルのスクリプトを入力する

初期状態で既にコードが入っていますが、すべて消して以下に差し替えましょう。

function onFormSubmit(event) {

// 投稿者がログインしているGoogleメールアドレスが許可されていれば、表示する

var message = "投稿者: " + event.response.getRespondentEmail() + "\n";

var items = event.response.getItemResponses();

for (var i = 0; i < items.length; i++) {

message += items[i].getItem().getTitle() + ": " + items[i].getResponse() + "\n";

}

UrlFetchApp.fetch(

// Webhook URLを入れる

"https://hooks.slack.com/services/AAAAAAAA/BBBBBBBBB/CCCCCCCC",

{

"method" : "POST",

"contentType" : "application/json",

"payload" : JSON.stringify({"text": message})

}

);

}

ここからご自身のSlack環境に通知するため、スクリプトを少し修正していきます。

「//Webhook URLを入れる」というコメント下のURLをWebhook URLに変更する

スクリプトのURLを、先ほどメモした以下のWebhook URLに、差し替えましょう。

メモしたWebhook URLの場所

▲メモしたWebhook URLの場所

スクリプトの変更箇所

▲スクリプトの変更箇所

ここを変更することで、通知するSlackのチャンネルを指定できます。

「投稿者:」を、Slack通知に表示させたいメッセージに変更する

「<!here>」に変更すると、「@here」のように通知ができます。

スクリプトの変更箇所

▲スクリプトの変更箇所

保存ボタンをクリックし、スクリプトを保存

5.保存ボタンをクリックし、スクリプトを保存

編集メニューの「トリガー」を開き、「新しいトリガーを作成します。」をクリック

6.編集メニューの「トリガー」を開き、「新しいトリガーを作成します。」をクリック

フォーム送信時にコードが実行されるよう、以下のように設定して保存をクリック

7.フォーム送信時に先ほど作成したonFormSubmit関数が実行されるよう、以下のように設定して保存をクリック

エラー通知設定を「いますぐ通知を受け取る」にしている理由は、設定後に実行した際に「エラーが出ていないか」がすぐにわかるようにするためです。

スクリプトの実行を許可する承認画面(ポップアップ)が出て来るので、アカウントを選択

8.スクリプトの実行を許可する承認画面(ポップアップ)が出て来るので、アカウントを選択

警告表示の「詳細」をクリックし、「無題のプロジェクト(安全ではないページ)に移動」をクリック

警告画面の例1

▲警告画面の例1

警告画面の例2

▲警告画面の例2

初めてスクリプトを実行する場合は、「え、これ警告めっちゃ出てるけど大丈夫???」と不安になるかもしれませんが、問題ないのでご安心ください。

アクセス許可画面に移動するため、「許可」ボタンをクリック

10.アクセス許可画面に移動するため、「許可」ボタンをクリック

次のように、トリガーが登録されていればOKです。

トリガー登録後の一覧画面の例

▲トリガー登録後の一覧画面の例

ステップ3. Googleフォームで回答し、Slackに通知されるか確認する

設定が完了したので、実際にフォームを回答してSlackへの通知を確認してみましょう。今回は、以下のようなフォームを用意しました。

今回用意したフォームの項目

  • 氏名
  • メールアドレス
  • 企業名
  • 電話番号
  • お問い合わせ種類
  • お問い合わせ内容

実際にフォームを回答してみたところ、以下のようにSlackに通知が届いています。

Slackに届いたメッセージの例

▲Slackに届いたメッセージの例

無事に届けば設定が完了です。お疲れさまでした。

【余談】アイコンを好みの画像に切り替えできる

余談ですが、通知する名前やアイコンを変更することも可能です。視覚的にわかりやすいアイコンにできれば、「問い合わせが来た」とすぐにわかって効率が上がるかもしれません。

手順は、以下の通りです。

1.Slackから「Incoming Webhook」を開き、設定から編集ボタンをクリック

名前やアイコンを変更し、設定を保存するボタンをクリック。

2.名前やアイコンを変更し、設定を保存するボタンをクリック

Googleフォームから送信された回答をSlackに通知する活用例

最後に、GoogleフォームからSlack通知する方法の活用例を2つご紹介します。

  • 【例1】問い合わせ対応の効率化
  • 【例2】請求書の確認作業の効率化

一つずつ詳しく見ていきましょう。

【例1】問い合わせ対応の効率化

一つめは、「問い合わせ対応の効率化」です。連携方法でご紹介したように、問い合わせフォームを経由したお問い合わせをSlackに通知できます。

  1. 通知が届いたら、問い合わせ対応できる方がスタンプを入れる
  2. 対応が終わったら、OKスタンプを入れる

といった運用をすれば、担当者の振り分けから対応までスピーディーに行えます。Slackのスタンプ機能を使えば、進捗確認も簡単です。

スタンプで対応状況を把握する運用の例

▲スタンプで対応状況を把握する運用の例

またGoogleフォームを活用しているため、問い合わせの内容は自動でスプレッドシートに貯まっていきます。よくある問い合わせを分析してホームページを更新したり資料を作成したりすれば、対応にかかるコストを抑えられます。

このようにGoogleフォームを活用してSlack通知することで、お問い合わせ対応を効率化できるでしょう。

【例2】請求書の確認作業の効率化

ちょっと変わった例かもしれませんが、請求書の確認作業を効率化する活用例もあります。

筆者は請求書の確認作業に、Googleフォームを利用しています。Googleフォームはファイルを添付する項目を設定できるだけでなく、指定した場所にファイルを保存できます。

つまり、Googleフォームに請求書を添付する項目を作ることで、自動で請求書をGoogleドライブに入れることができるのです。

Googleフォームで請求書を送付した時の通知イメージ

▲Googleフォームで請求書を送付した時の通知イメージ

金額の確認をして振り込みが終わったら、Googleドライブで「支払い済み」のフォルダに請求書を移動する運用をしています。ここまで徹底していれば、確定申告があるときにも安心です。

請求書を管理しているGoogleドライブのサンプル

▲請求書を管理しているGoogleドライブのサンプル

おわりに

今回は、「GoogleフォームからSlackに通知する方法」をご紹介しました。

Googleフォームは、簡単にお問い合わせフォームを作れるWebサービスです。Slackへの通知ができれば、問い合わせ後の対応に関してもスムーズに進めやすくなります。

またスプレッドシートにデータも貯まっていくので、データを確認して効率化すべきポイントも分析できるのも嬉しいポイント。設定も簡単なので、ぜひSlackに通知する設定をしてみてくださいね!

(執筆:しろ 編集:泉)

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