フリーランスにおすすめのタスク管理ツール7選。仕事効率化が幸せな働き方のカギ

ビジネスマンとして、タスク管理は必須のスキル。自分自身で仕事量を決めていかなければならないフリーランスにとっては、なおさら「仕事の進捗」を握る重要なカギとなるのではないでしょうか。

そこで今回はフリーランスである筆者が、仕事を効率化させるタスク管理術をご紹介します。スムーズで効率の良い働きかたを実現していくためにも、ぜひ実践できるものを取り入れてみてくださいね。

タスク管理を行うメリット

タスク管理を行うことで、適切な時間管理ができ、短時間でタスクをこなせるようになります。また時間を細分化しながらタスク管理を行えば、タスクに対して集中して取り組むことができるなど、さまざまなメリットがあります。

メリット1. 適切な時間管理を行える

タスクに取り組む時間を明確にすることで、決められた時間内でタスクをこなすことを意識できます。

1日のタイムマネジメントがしやすくなるほか、決められた期限内に仕事を終えられるなど、チームで仕事をする上でもメリットがあります。

メリット2. 仕事の漏れがなくなる

タスクの優先順位を決めてこなしていくことで、抜け漏れが減らせます。

「緊急性の高いタスク」「空き時間に手をつけるタスク」など期限が決められているものを確認し、期限が近いものから優先的にこなすことでやらなければいけない仕事に漏れがなくなります。

メリット3. 業務内容を把握できる

タスク管理を行うことで自分が持っている業務の棚卸しも同時に行えます。そのため業務内容の把握もカンタンに。

また、いくつかの工程を経て達成できるプロジェクトの場合、タスクが明確になっていればロードマップを引くのも容易です。

タスク管理を上手に行うコツ

タスク管理は、手順を踏めば誰でもできるようになります。ぜひ、これからご紹介するステップに沿ってタスク管理を実践していきましょう。

コツ1. 自分が持っている仕事を書き出す

まずは自分が持っているタスクを書き出します。ノートに箇条書きにしたり、1タスクにつき1枚の付箋を使って書き出したりするのもおすすめです。

具体的な仕事のイメージができる解像度まで堀り下げて書き出すことで、「どんなタスクを指しているか」が明確に分かるようになります。

コツ2. タスクの優先順位を決める

次に優先順位を決めていきましょう。

優先順位は「重要度」と「納期」を考慮して決めていくのが良いでしょう。

単純な例でいうなら「重要度が高くて納期の近いもの」は優先度を高く設定し、「重要度が低くて納期の遠いもの」は優先度を低く設定します。

このほか、自分の得意分野から着手したり、苦手なものはじっくりと時間をかけたいからこそ優先度を高めにしたりと、自分に合ったタスク優先度を見つけていくのも重要なポイントです。

コツ3. タスク管理ツールに落とし込む

優先順位を決めたら、タスク管理ツールに落とし込んでいくのがオススメです。人間が覚えていられる情報量には限界があるため、ツールを活用して仕事の漏れや重要度を可視化しましょう。

チームと個人では管理するタスクの粒度が違うので、ツールを使い分けることで効率的なタスク管理ができます。

タスク管理におすすめのツール

ここからはコツの最後でお伝えした、タスク管理ツールについてご紹介します。

ツール1. ノートや手帳を使ったアナログでの管理

デジタルツールでの管理が苦手な方には、ノートや手帳がおすすめです。

タスクの優先順位ごとに書き出したページと、その日中に対応しなければいけないタスクを記入したページを分け、実行したものから斜線を引いていく……といった使い方ができます。

ツール2. Googleカレンダー（To Doリスト）

▲出典：Googleカレンダー

Googleカレンダーを使えば、時間毎に細分化したタスク管理が可能。タスクによって色分けできるため、タスクの優先度に合わせて色を変えて管理するといった方法も。

またミーティングのある時間を並列に確認しやすく、日によって作業時間がどれくらい確保できるか判断する目安にもなります。

Googleカレンダー

ツール3. Backlog

▲出典：Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国内シェアNo.1のプロジェクト管理システムです。

チームでのプロジェクト管理で使われることが多いツールですが、課題管理からバグ管理システムまで搭載し、記録や報告が簡単にできるのが特徴。課題と紐付いたガントチャートやマイルストーンを使用することで、プロジェクトの進捗が一目で把握できる点もメリット。

Backlog

ツール4. Trello

▲出典：Trello

Trelloは、Atlassianが運営する機能性に優れているタスク管理ツールです。

操作性もシンプルで、付箋のようなタスクカードをボードにドラッグ＆ドロップで移動させることで、効率のよいタスク管理が可能になります。タスク管理に必要なボードとツールが1ページにまとまっているので、視覚的にも分かりやすい点が特徴です。

またチームで使用しているアプリを直接ワークフローに統合でき、チーム独自のプロジェクトやタスクの性格に合わせたタスク管理ができます。

Trello

ツール5. Todoist

▲出典：Todoist

Todoistは、Doist Inc.が運営する1億5000件以上のプロジェクトと15億件以上のタスク完了をサポートしてきた実績を持つツールです。

「一生使えるタスク管理ツール」を目標とし、ツールを使ってくれるお客様の信頼を第一にツール開発を進めています。タスク画面ではタスクの全体像が把握できるビジュアル。使いやすさは抜群です。

Todoist

ツール6. Wrike

▲出典：Wrike

Wrikeは、世界中の2万社以上で使われているタスク・プロジェクト管理ツールです。プロジェクトの全体を見やすく可視化することに特化しています。

業務のステータスや計画、進捗状況を一見で確認しやすく、チームでの作業に適したツールです。また導入にあたって、専門家によるコンサルティングやサポートを受けることもできます。

Wrike

ツール7. Jira

▲出典：Jira

Jiraは、Atlassian社が提供するプロジェクト管理ツールです。

アジャイル開発を行うチームでの利用実績が多く、スピード感を持ったプロジェクトとの相性がよいといえるでしょう。またルールテンプレートが組み込まれているため、プロジェクト管理がカンタンに始められます。

またAutomation機能でワークフロー全体が常に最新のものに更新されるため、「これ更新してなかった！」といった漏れを防げます。

Jira

まとめ

仕事を効率化するためには「業務の見える化」と「情報の整理」が必要不可欠です。

もちろん自身が置かれた環境や仕事によっても向き不向きがあるでしょう。自分にとっての最適なタスク管理術を見つけることが大切ですね。

自分にが置かれた状況に合ったタスク管理ツールや方法を見つけ、仕事を効率的にこなしていきましょう。

（執筆：山口真央　編集：北村有）