フリーランスが知っておくべき"経費"項目一覧。確定申告でどこまで経費にできる?

フリーランスが知っておくべき経費の話

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「フリーランスが経費にできるものは何?」
「経費にできるものとできないものの違いは?」
「フリーランスが経費を計上するときに、気をつけるべきポイントを知りたい!」

フリーランスは個人事業主に該当するため、業務に必要なものやサービスを購入したときの費用は経費として計上できます。

また経費を計上することで節税対策にもなるので、経費に関する知識はフリーランスには必須と言えるでしょう。

そこで本記事では、以下3点のポイントに沿いながら、フリーランスにとっての経費について解説します。

  • フリーランスが経費にできるもの
  • 経費にできるものとできないものの違い
  • 経費を計上するときに気をつけるべきポイント

フリーランスの人はぜひ最後までご覧ください。

業務で使用するものは経費にできる

経費は「経常費用」の略称であり、一般的には費用と呼ばれます。とは言っても「どこからが経費でどこまでが経費ではないのか、線引きがよく分からない……」という方も多いのではないでしょうか。

基本的に、経費の線引きはざっくり以下の基準で考えるといいでしょう。

  • 私的に使用:経費にできない
  • 業務で使用:経費にできる

購入した商品やサービスを私的に使用する場合は、経費として計上できません。しかし業務で使用する商品やサービスを購入した費用は、経費として計上できます。

経費を計上すると節税対策になる

フリーランスが経費を計上すると、どんなメリットがあるのか。それは「節税対策」です。

日本は累進課税制度を採用しているため、所得が高ければその分所得税も高く課せられます。そして所得が低いと所得税は低くなる仕組みです。

所得 = 売り上げ − 経費

つまり経費を計上すると所得を下げられるため、納めるべき税金額も下げられるのです。

経費は確定申告までに計算する

計上した経費は、確定申告と同時に税務署に申告しなければなりません。

確定申告とは、1年間の売上と費用を計算して所得を算出し、自分が治めるべき所得税はいくらであるかを税務署に自己申告することです。

確定申告の基本的な流れは以下のとおり。

<確定申告の流れ>

  1. 1年間の所得を計算し「決算書」に記入
  2. 納めるべき税金を計算し「確定申告書」に記入
  3. 税務署へ「決算書」「確定申告書」を提出する
  4. 2/16~3/15までに金融機関や税務署で納税

1年間の経費を一気に整理してまとめるのは非常に時間がかかるので、定期的に帳簿をつけておきましょう。

フリーランスの帳簿のつけ方や会計ソフトの使い方について、以下の記事で解説しているので是非ご覧ください。

領収書は7年間保存しておこう

経費を計上する場合は、商品やサービスを購入した証拠として領収書を保管しておかなければいけません。

確定申告をするときに領収書をすべて提出する必要はありませんが、税務調査が入った場合には、税務署から領収書やレシートの提出を求められることがあります。

青色申告の場合、経費として計上した商品の領収書は7年間保存する義務があるため、きちんと保管するようにしておきましょう。

なお白色申告の場合は5年間ですが、支出入を記録した帳簿は7年間保存しておかなければならないため、領収書やレシートもあわせて保存しておくのが無難です。

青色申告/白色申告について、詳しくは以下の記事をご覧ください。

経費の項目一覧

経費を帳簿に記載するときは、「勘定科目」という見出しをつけます。適切な納税を行うためにも、経費に関する勘定科目は把握しておく必要があります。

一般的な経費の項目は以下のとおりです。

経費 内容
租税公課 事業税、固定資産税、自動車税、印紙税など
地代家賃 事業所や店舗などの家賃
水道光熱費 水道料、電気代、ガス代など
修繕費 資産や建物などの修理費用
通信費 電話代やインターネット代など
接待交際費 食事や接待など
新聞図書費 雑誌や書籍など
荷造運賃 荷造運送費や荷造発送費、梱包費など
旅費交通費 電車やタクシーなどの交通費と宿泊代
消耗品費 カメラなどの10万円未満のもの
減価償却費 PCなどの10万円以上のもの
外注工賃 デザインやイラストなどの外注費用
支払手数料 販売手数料、振込手数料、仲介手数料など
保険料 損害保険料、自動車保険料など
未償却の
繰延資産
開業費、社債発行費などの繰延資産で未償却のもの
給料賃金 従業員の給与、賃金、賞与など
福利厚生費 従業員の健康保険料、厚生年金保険料など

フリーランスが経費にできるもの

フリーランスが経費にできる項目は非常にたくさんありますが、そのなかでも単価が高く、意外と見落としがちな経費項目は以下のとおりです。

  • PC
  • PC周辺機器
  • 家賃/レンタルスペース
  • 引越し費用
  • 業務に関わる教材費
  • 電気代
  • 交通費
  • インターネット/通信費
  • 接待交際費

これらの経費項目には細かな条件が要求されるケースもあるため、ひとつずつ詳しく解説します。

1. PC

フリーランスデザイナーやフリーランスエンジニアなど、主にクリエイティブ職のフリーランスは、PCを用いて仕事をする場合がほとんどでしょう。業務をするうえで欠かせないPCは、経費として計上できます。

じつはPCは、値段によって経費項目が異なります。計上する前に確認しておきましょう。

  • 10万円未満のPC:「消耗品費」として一括で計上
  • 10万円以上のPC:「減価償却費」として、耐用年数に応じて計上

10万円以上のPCは固定資産となるため、耐用年数に応じて減価償却費として計上しなければなりません。

PCの場合、減価償却で4年間にわけて計上していくのが一般的です。

なお青色申告をしていれば、「少額減価償却資産制度」が適用できます。これは購入した金額が30万円未満であれば、その年に一括で計上できる制度です。

2. PC周辺機器

PC周辺機器も、業務で使用する場合は「消耗品費」として計上できます。

PC周辺機器の例は以下のとおりです。

  • マウス
  • 外部モニター
  • 充電器
  • 外付けハードディスク
  • ソフトウェア(会計ソフトや、『Adobe』等)

3. 家賃/コワーキングスペース/シェアオフィス

フリーランスであれば、自宅やコワーキングスペースを仕事場にしている方もいるでしょう。コワーキングスペースやシェアオフィスなどを利用している場合は、利用料金をそのまま経費として計上できます。

しかし自宅を仕事場所としている場合は、家賃をそのまま経費として計上できるわけではありません。自宅の家賃を経費として計上するには、仕事で使用している部屋の占有面積から、費用を割り出す必要があります。家賃を経費として計上する場合は、「地代家賃」として計上するのが一般的です。

4. 引越し費用

自宅を仕事場所としていて、かつ引越しをする場合は、引越し費用を経費として計上できる場合があります。

しかし引越し費用をすべて経費として計上することは難しいでしょう。家賃を計上する場合と同じく、仕事場として利用しているスペース分の占有面積を出し、その分だけを計上する必要があります

たとえば100㎡の内30㎡(30%)を仕事場所として利用していたとしましょう。引越し費用が30万円かかった場合、その30%を経費として計上できるため、9万円を経費として計上できることになります。

5. 業務に関わる教材費

フリーランスは、本や教材から情報をインプットして仕事に活かす人が多いでしょう。業務に繋がる教材費も、経費として計上できます。

業務に関わる教材費は、「新聞図書費」として計上できます。

6. 電気代

自宅や事務所を借りて仕事をしている場合は、電気代を経費として計上できます。

自宅で仕事をしている場合は、家賃と同じく、すべての電気代を経費として計上できるわけではありません。

仕事における部屋の占有面積、および電気の使用時間を割り出して、仕事でいくら分の電気代がかかったかを明確にする必要があります。

7. 交通費

クライアントとのミーティングや、コワーキングスペースに移動するときに発生する交通費は、経費として計上できます。

『Suica』や『ICOCA』などのICカードを利用すると、インターネットで明細を確認できるので便利です。

8. インターネット/通信費

PCを用いて仕事をしているフリーランスであれば、インターネットやWi-Fiなどの通信費を経費として計上できます。

ただし私的に使用しているスマートフォンなどの通信費は経費として計上できないので、注意しましょう。

9. 接待交際費

フリーランスでも会食やゴルフなどの接待をする場合があるでしょう。顧客との接待で発生した支出は「接待交際費」として計上できます。

「仕事に関連するもの」であれば接待行為に当たりますので、私的な行為ではなく業務行為と見なされます。フリーランスの接待交際費に上限はなく、業務行為の範囲であれば申請するのに制限はありません。

そのため接待交際費の計上額が一際大きく、帳簿上で目立ってしまうことも多いです。念のため領収書やレシートとともに、接待の日時/人数/簡単な内容なども記録に残しておきましょう。

フリーランスの接待交際費に関しては、以下の記事もあわせてご覧ください。

まとめ

  • 業務で使用する支出は経費にできる
  • 10万円以上のPCは固定資産となり、減価償却費として計上する
  • 確定申告で慌てないため、定期的に帳簿をつけておく

(執筆:HikoPro 編集:Kitamura Yuu、Sato Mizuki)

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