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フリーランス1年生必読! 帳簿のつけ方入門ガイド

フリーランス1年生必読!帳簿のつけ方入門ガイド

フリーランスになった以上、帳簿づけは避けて通れない道です。「1年目は稼ぎが少ないから」と放置してはいけません。

とまどうのは最初だけ。帳簿の基本を理解すれば、誰でも作成できます。

本記事ではフリーランス1年目の方が覚えておきたい帳簿の基本知識や帳簿のつけ方、帳簿をつけるうえでのポイントなどをご紹介します。

そもそもフリーランスの帳簿ってなんのためにつけるの?

フリーランスになりたての方は、「帳簿ってなに?」「それって必要?」と思うかもしれません。

そもそも、帳簿とはお金の流れや取引の実態を記録するためのもの。こまかい帳簿の種類などはのちほど説明しますが、フリーランスでもなぜ帳簿をつける必要があるのかといえば、確定申告の際にほぼ必須になるからです。

確定申告とは、1年間(1月1日~12月31日)のビジネスの「収支」を税務署に報告し、必要な税金額をはっきりさせる手続きです。この確定申告をスムーズに行うために作成するのが、帳簿です。

帳簿は、事業の売上金額や経費、取引内容がわかるように記録していきます。1年で自分がいくら稼いだのか、経費はどれくらい使ったのか。そして収入から経費を差し引いて、最終的にいくら税金を払うべきなのか。

このようなお金の流れを記録して可視化させるのが、帳簿の役割です。

帳簿例

▲帳簿の例(出典:国税庁)

確定申告に使う以外に、自分で事業の調子や経営の実態を見極める材料として活用するのも有効です。

じつは、帳簿そのものは確定申告のときに提出する必要はありません。しかし、帳簿に記録された内容をベースに確定申告書をつくるので、帳簿を普段からつけておかないと申告書類を作るのも一苦労。さらに、作成した帳簿は7年間保存し、税務調査があった際には税務署に開示する必要があります

なお、従来は帳簿類を原則紙で保管する必要があったものの、2022年に帳簿のデータ保存に関する「電子帳簿保存法」が改正されたため、現実的にデジタルデータのまま保管することが可能になっています。

帳簿の種類

フリーランスが扱う帳簿には、大きく分けて「主要簿」「補助簿」の2種類があります。

主要簿とは、どのような事業者でも必要な帳簿で、補助簿は主要簿を文字どおり「補助」するための帳簿です。

それぞれの代表的な帳簿は以下のとおり。

【主要簿】

総勘定元帳 勘定科目ごとにすべての取引を記録する帳簿
仕訳帳 日付順ですべての取引を記録する帳簿

【補助簿】

現金出納帳 事業用の現金の出し入れ状況を、取引順に記載する帳簿
売掛帳 得意先ごとに口座(取引の内容を記載する場所)を設け、商品などの金額・回収状況を記載する帳簿
買掛帳 仕入れ先ごとに口座をもうけ、商品などの金額や支払い状況を記載する帳簿
経費帳 仕入れ以外の事業場の費用を、科目ごとに口座を設けて記載する帳簿
固定資産台帳 事業用の減価償却資産や繰延資産について、原則として個々の原価償却資産ごとに口座をもうけ、記載する帳簿
貸借対照表 事業が一定時点において、どれくらいの資産や負債を有しているかあらわす表のこと。「バランスシート」ともいう
損益計算書 事業の一定会計期間の収支をあらわす決算書。「P/L」ともいう

「いろいろ帳簿があって難しい……」「帳簿づけなんてできるのかな」と不安になった方もいるかもしれません。

ただ、安心してください。もちろん帳簿の概要を抑えられていればベストですが、仮に帳簿のことがよくわからなくても、帳簿づけはできます。

最近はクラウド会計ソフトの進化が素晴らしく、家計簿のように「日付」「収支の内容」「金額」を入力するだけで勝手に帳簿を作成してくれる機能があるものもあります。

2種類の帳簿のつけ方

帳簿には、帳簿そのものの種類だけでなく、帳簿のつけ方にも代表的な方式が2つがあります。

家計簿のように売上や支出をシンプルに記入するだけの方式が「単式簿記」、お金の出入りを「貸方」「借方」の2方向に分けて記入する方式が「複式簿記」です。

【単式簿記と複式簿記の違い】

例:8月15日に現金2,000円で本を買った場合

【単式簿記】

日付 摘要(内容) 収入 支出
8月15日 新聞図書費 2,000

【複式簿記】

日付 借方摘要(内容) 借方金額 貸方摘要(内容) 貸方金額
8月15日 新聞図書費 2,000 現金 2,000

もちろん、単式簿記のほうが帳簿をつけるのは簡単です。

しかし、複式簿記は記入が面倒なぶん、お金の流れをしっかりと記録できるのがメリット。そのため、確定申告を受け付ける税務署も「なるべく複式簿記をしてほしいな~」と思っており、複式簿記に協力してくれる人には特典をつけてくれます。

複式簿記にもとづいて確定申告をおこなうと、いわゆる「青色申告」と呼ばれる制度を利用できます。青色申告の利用にはほかにもいくつか条件があるものの、青色申告のメリットは非常に大きいです。単式簿記でOKの「白色申告」との違いは以下のとおり。

青色申告 白色申告
青色申告特別控除(最大65万円) ×
少額資産の一括計上 30万円未満までOK 10万円未満までOK
純損失(赤字)の繰り越し ×
事業専従者控除の上限 上限なし 上限あり
貸倒引当金の計上 ×
記帳方法 複式簿記 単式簿記

複式簿記は多少面倒ですが、近年は白色申告もすこしずつ要件が厳しくなっており、あまり青色申告と手間が変わらなくなってきました。

クラウド会計ソフトを使えば青色申告は比較的簡単にできるので、これから帳簿付けをはじめる人は可能な限り青色申告を狙ってみましょう。

帳簿づけの流れ

帳簿の基本を整理したところで、いよいよ帳簿づけの具体的な流れをご説明します。

なお、今回はクラウド会計ソフトなどの便利機能を利用し、複式簿記を行うケースを想定しています。

STEP0. クラウド会計ソフトをインストールする

帳簿づけ初心者のひとは、「自分で帳簿をつける=クラウド会計ソフトを使って帳簿をつける」と考えてしまってOKです。

多少の費用は掛かりますが、コスパを考えてもクラウド会計ソフトを使わない選択肢はない、と断言してしまってもいいでしょう。

まずはクラウド会計ソフトをインストールするところから帳簿づけは始まります。クラウド会計ソフトには多くの種類がありますが、「初心者向け」という1点を決め手にするなら、『freee会計』が一番おすすめ。

freee会計 トップページ

▲出典:freee

freeeのソフトは会計の専門用語をなるべく使わないようにしているのが特徴で、AIなどのテクノロジーを活用した自動化機能も豊富だからです。

【おすすめの大手クラウド会計ソフト】

STEP1. 取引の内容を確認する

そもそも帳簿づけの必要な「取引」について、「いつ発生したか」「収入なのか、支出なのか」「どんな取引だったのか」を整理しておきましょう。

「取引」というと堅苦しいですが、たとえば以下のお金の出入りもすべて取引です。

  • Amazonで事業の備品を買った
  • コンビニで契約書のコピーを作成した
  • ATMでお金をおろした

こうした取引は、発生した場合は基本的にすべて帳簿づけするのが原則です。

ただ、銀行口座やクレジットカードを事業用とプライベート用に分けていれば、事業用の口座で発生した取引だけにしぼって帳簿づけができます。

なお、取引の内容は実店舗でやり取りがあった場合はレシートや領収書で、オンラインの場合は購入履歴やWeb明細などから確認可能です。

STEP2. お金の出入りがあった口座を確認する

取引の概要がわかったら、次にその取引がどの口座で行われたものかを確認します。

現金で直接払った場合はあまり問題ないのですが、クレジットカードやQR決済で支払った場合「どの口座から現金が支払われるのか」を帳簿に反映する必要があるからです。

どの口座からいくらの出入りがあったかを把握することで、より正確に資金移動の実態を書きあらわすことができます。

STEP3. 決済が済んでいるかを確認する

「決済」という単語は、誰しも聞いたことはあるはず。しかし、「決済の有無」と言われても、なんのことか分からないかもしれません。

決済とは、めちゃくちゃシンプルに言うと「実際にお金の支払いを完了させること」です。

じつは、世の中には「商品の購入(売却)とお金の支払いにズレが生じる」取引がたくさんあります。代表的な例がクレジットカード払いで、クレジットカードで商品を購入した場合、実際にお金の支払いが完了するのは購入の翌月以降になるケースがほとんどです。

すこし難しい話ですが、複式簿記をおこなうときは「お金の支払い(受け取り)が完了した日」ではなく「商品を買った(売った)日」を取引の発生した日と考える、「発生主義」にもとづいて帳簿づけをする必要があります。

用語を覚える必要はありませんが、決済状況を確認することで正しい日付で記帳ができます。

STEP4. 勘定科目を確認する

帳簿づけ初心者にとって大きな壁になるのは、どんなに簡素化されたクラウド会計ソフトでもかならず記入を求められる「勘定科目」の存在でしょう。

勘定科目とは、無数の取引を「おおまかに分類する」ためのタグのようなもの。しかし、初心者のうちは「この取引をどの勘定科目に当てはめたらいいの……?」という点で迷いに迷うと思います。

代表的な勘定科目は押さえておきたいところですが、分からないときは「コピー代 勘定科目」のように、取引の内容をググればある程度勘定科目を把握できます。勘定科目にはおおまかなパターンがあり、フリーランスの支出もある程度共通しているからです。

ただし、勘定科目のやっかいな点は、「明確な正解がない」こと。そのためプロの税理士の間でも解釈が分かれるケースはあり、私たち素人には判断がつかないでしょう。

この場合はもちろんプロに相談するのがベストですが、難しい場合はその中から1つの勘定科目を選び、今後もずっと同じような取引にはその勘定科目を当てはめるようにしましょう。

勘定科目がブレるのは問題だとされており、一貫した勘定科目を適用することが重要だからです。

【フリーランスがよく使う勘定科目】

現金 現金のこと
預金 銀行口座に入っている預金
買掛金 後日の支払いを約束した未払い費用
売掛金 後日の受け取りを約束した未払い収入
売上高 本業で得た売上
水道光熱費 水道代やガス代、電気代
消耗品費 少額の物品費用(例:ボールペン、キーボード、スマホなどの購入費)
会議費 打ち合わせ費用(例:カフェ代、レンタルスペース利用料など)
新聞図書費 書籍や新聞代
旅費交通費 移動にかかった費用(例:電車賃、バス代など)
通信費 通信関連の費用(例:ネット代、各種サブスク費用など)
事業主貸 事業用の口座で行ったプライベートな支出
事業主借 事業用の口座に入金されたプライベートで得た収入

STEP5. 帳簿付けを行う

取引内容を確認できれば、あとはクラウド会計ソフトの取引入力画面に指示どおり情報を入力していくだけ。自動的に複式簿記の形で記帳してくれるので、とても便利です。

freeeの取引入力画面

▲会計freeeの取引入力画面(出典:freee)

マネーフォワード クラウド確定申告の取引入力画面

▲マネーフォワード クラウド確定申告の取引入力画面(出典:マネーフォワード)

なお、クラウド会計ソフトを利用した帳簿付けで入力が必須の項目は、おおむね以下の5つです。

  • 収入or支出
  • 決済状況
  • 発生日
  • 勘定科目
  • 金額

これらを入力すれば仕訳はOKですが、プラスアルファで以下の要素も入力できるようになっています。

  • 補助項目:
    勘定科目をさらに細かく分類できる項目(例:水道光熱費→電気代)
  • 摘要:
    取引のメモ欄。どんな収入or支出だったかをメモできる

この2項目は必須ではないものの、記入すればお金の流れをより正確に把握できるほか、万が一税務調査が入った際の証明材料にもなります。

たとえば以下のようなイメージで、できるだけ細かく帳簿をつけるようにしましょう。

freeeの帳簿付け例

▲会計freeeの帳簿付けイメージ(出典:freee)

以上の流れを、取引が発生するごとに繰り返して帳簿を作成していきます。

帳簿づけを効率化するためのポイント

ここまでの内容を抑えれば、ある程度帳簿づけを進められると思います。

ただ、もっと帳簿づけを効率化する方法もあるので、以下ではそのポイントを解説します。

ポイント1. 事業用とプライベート用の口座を分ける

先ほどもすこし触れましたが、帳簿付け効率化のためには事業用とプライベート用の銀行口座、クレジットカードなどを分けるのが鉄則です。両方の収支が混在してしまうと、両方の収支を帳簿づけする必要が生まれてしまうため、よけいな時間がかかります。

口座を分けたら、「事業用の口座でプライベートな買い物をする」といった目的外の利用はなるべく避けましょう。

ただ、最近は銀行口座やクレジットカードのキャンペーンも多く、事業用の口座のみキャンペーン対象になっているようなケースもあると思います。「プライベート口座で事業用の支出をする」のは帳簿付けがとても面倒になるので避けたほうがいいですが、逆の場合は「事業主貸」という勘定科目を使えば問題なく処理できます。

ポイント2. クラウド会計ソフトの自動化機能を利用する

クラウド会計ソフトを導入するだけでも帳簿づけは大幅に効率化しますが、さらに各種ソフトの自動化機能を活用できれば手間をかなり削減できます。

たとえば、クラウド会計ソフトで利用できる自動化機能は以下のとおり。

  • 明細(銀行、クレジットカードなど)の自動取り込み
  • 取り込み明細の自動仕訳
  • 損益、資金繰りレポートの自動作成
  • Q&A方式での確定申告書作成

ただ上記の機能は、実装の有無や使い勝手がソフトによって大きく異なります。

具体的に言うと、たとえば筆者おすすめのクラウド会計ソフトであるfreeeは、楽天銀行の明細自動取り込みに対応していないため、明細を手動で取り込む必要があります。

ポイント3. 帳簿付けはパソコンで行う

近年、クラウド会計ソフト大手はこぞって「スマホで帳簿づけ」を掲げ、スマホ版のアプリなどをリリースしています。

ですが筆者の感覚では、個人事業主レベルでもパソコンで帳簿づけをおこなったほうがずっと効率的だと感じました。現状はパソコンで帳簿付けすることをおすすめします。

ただ、先ほども触れましたが、「電子帳簿保存法」という帳簿保存のルール改正で、領収書やレシートのデータ保存も認められるようになりました。領収書やレシートを電子化するときは「スマホで撮影→クラウド会計ソフトに取り込み」という流れが一番便利なので、スマホを使うべき場面もあります。

ポイント4. 領収書やレシートを捨てない

帳簿づけをするためには、仕事で用いた領収書やレシートは保管しておく必要があります。フリーランスになりたての頃は領収書やレシートをついつい捨ててしまいがちですが、受け取った後は必ず保管するようにしましょう。

上で書いたように、受け取ってすぐ電子化すればかさばる心配もありません。

ポイント5. なるべくマメに帳簿をつける

帳簿づけは、確定申告の期限である翌年の3月15日までに済ませるのが原則です。ただ、逆に言えばその期間はいつ帳簿を付けてもいいので、「いつ帳簿をつけるべき?」と悩む方も多いでしょう。

これに関しては正解がなく、性格にも左右される部分ですが、個人的には「なるべくマメに帳簿をつける」ことをおすすめします。人によっては確定申告が始まってから1年分の帳簿をつけることもありますが、1年分を一気に帳簿づけするのは負担が大きく、領収書などの紛失や入出金の詳細忘れにもつながります。

ただ、取引があるごとに毎日帳簿づけするのも負担になるので、個人的なおすすめは「毎月1回」の帳簿づけ。月1回なら慣れてくれば30分程度で終わりますし、適度な間隔なのでお金の流れも把握しやすいです。

フリーランスが帳簿づけをしっかり学ぶには?

この記事の内容をマスターすれば、フリーランスとして帳簿付けを問題なく完了することができるでしょう。ただ、今回はかんたんに帳簿づけをマスターしてもらうべく、会計や帳簿のこまかい解説はあえて省きました。

とはいえ、「帳簿づけをしっかり学びたい!」「よく分からないまま手を動かしていくのは不安……」という方もいるかもしれません。

そこで、最後により詳しく帳簿付けについて学ぶ方法を解説します。

方法1. 簿記のテキストを読む

帳簿づけを含めたお金の出入りを記録する方法は、「簿記」とも呼ばれます。簿記は全ビジネスの基本なので、商業高校の高校生や商学部の大学は必ずといっていいほど簿記を学びます。

簿記のテキストは会計の初心者向けにつくられた分かりやすいものが多く、初心者向けのテキストを1冊読んで学習するのはおすすめ。

筆者も家に簿記のテキストを用意し、帳簿づけに詰まったときはテキストを振り返って確認するようにしています。

方法2. 簿記3級を受験する

簿記のテキストを読み、興味が持てたら簿記3級の資格試験を受けてみるのもおすすめです。簿記3級は学生が独学で受験しても十分合格を狙える試験なので、フリーランスが仕事と並行しながら勉強することも可能です。

試験に合格してもしなくても、帳簿づけの基本をしっかりと学べるでしょう。

方法3. 国税庁の記帳勉強会に参加する

記帳方法に不安がある場合、国税庁が主催する「記帳説明会」に参加してみるのもいいでしょう。

税務署では、パソコンを持っている場合だと会計ソフトを利用した記帳指導、パソコンを持っていない場合は税理士による記帳指導を受けられます。

記帳指導の内容

▲記帳指導の内容(出典:国税庁)

ほかにも近所の商工会議所や商工会でも記帳指導が実施されているので、興味のある方は参加してみてはいかがでしょうか。

方法4. WebメディアやSNSで情報を得る

WebメディアやSNSで得られる情報も、意外とバカにできません。なぜなら、会計や税務関係の法律は絶えず改正されるので、テキスト学習だけでは追いつけない部分があるからです。また節税対策については、税務署では絶対に教えてくれないでしょう。

しかし、WebメディアやSNSの情報は不確かなものも多く、情報の目利き力が求められるのも事実です。信頼できる情報の発信者を探すために見るべきポイントは、おおよそ以下のとおり。

  • 税理士や会計士などの有資格者か
  • 公的な機関や、信頼できる企業か
  • きちんと国税庁の情報などを引用、解説しているか
  • 情報発信の方法が中立的か

残念なことに、たとえ税理士でもグレーな節税方法を広めたり、信頼できる企業でも自社ソフトの購買につなげるために過剰なほど危機感をあおる書き方をしたりするケースも見られます。

いろいろな視点から情報の発信者を見極めていきましょう。

帳簿づけが嫌になったら、丸投げもできる

帳簿づけは、確かに多少面倒な部分があるのは事実です。ただ、フリーランスの帳簿づけは上場企業の帳簿づけとは別物で、ものすごくシビアなものでもありません。

もちろん帳簿づけを甘く見すぎてはいけませんが、帳簿づけを警戒しすぎて「帳簿づけが嫌だという理由だけでフリーランスを辞める」という決断をしてしまうのは少々もったいない気も。基本的には慣れればひとりでも十分こなせますし、本当に嫌になったり、稼ぎが多くなってきたら記帳を税理士に丸投げすることもできるからです。

ただ、丸投げをする場合も「税理士は何をしてくれているのか」くらいは把握しておくべきでしょう。独立したてのうちは、自分の力で帳簿づけをしていくのがおすすめです。

(執筆:サトウカエデ 編集:泉知樹、齊藤颯人)

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