知らないとモッタイナイ！Gmailの便利な裏技テクニック20選

2004年にリリースされ、今や全世界で多くの人が使っている『Gmail』。実はあまり知られていない裏技がたくさんあります。

これからGmailを使う人、ずっと使っている人、いま一度使い方を見直して生産力を上げましょう。

この記事ではGmailの便利な裏技や、あまり知られていない機能を20個ご紹介します。

Gmailの裏技：初級編

まずは基本的なGmailの裏技をご紹介します。

 

1. フィルタを設定する

条件に当てはまるメールだけを抽出する機能が、Gmailにはあります。

一度フィルタリングのルールを設定しておくと、後は自動でメールを処理してくれる便利な機能です。

＜こういう人におすすめ！＞

• 大事なメールを迷惑フォルダにいれたくない
• 必要ないメールを自動で削除したい
• 大事なメールにラベルやスターを付けたい
• ひとつのメールだけ転送したい
• Gmailに届くメールを複数のメールアドレスに転送したい

＜Gmailのフィルタでできること＞

• アーカイブ
• 既読
• スター付け
• ラベル付け
• 転送
• 削除
• 迷惑メールにしない
• 重要マークを付けない
• カテゴリの適用
• 一致するスレッドにもフィルタを適用しておく

設定方法

ラベルやアーカイブといった機能はこの後ご紹介するとして、ここでは簡単にフィルタの設定方法のみご紹介します。

Gmailを開き、「メールを検索」ボックスのプルボタン▼「検索オプションを表示」をクリックすると、以下のような画面が出てきます。

あとは好みの設定をを入力して「フィルタを作成」を押します。

『フィルタを作成』を押すと設定できる機能が出てくるので、条件を指定し「フィルタを作成」をクリックして完了です。

 

2. 転送設定をする

Gmailに届くメールを、他のメールアドレスに転送できます。

＜こんな人におすすめ！＞

• 大事なメールは転送設定して、複数のメールアカウントで見れるようにすることで見逃しを防ぎたい！
• 間違って削除しないよう複数のメールで保管しておきたい！

もちろんGmailを転送するだけでなく、他のメールをGmailアカウントに転送設定してGmailで確認することも可能。

設定方法

Gmailから他のメールアドレスへ転送するためには、まずはじめに転送先アドレスを追加しましょう。

設定するなかで『転送するGmailを受信トレイに残すかどうか』といった選択ができますが、見逃しなどを防ぐなら「残す」という選択肢がおすすめです。

また全てのメールでなく、指定した一部のメールのみを転送したいときは、最初にご紹介した『フィルタ』という機能をここでも使います。

Gmailを複数のアドレスへ転送するにはひつずつ手動で設定する必要がありますが、細かく設定できるので使い方は無限です。

 

3. メールにラベルを付ける

「ラベル」とは、届いたメールを文字通りラベル分けする機能です。

ちなみに20年前のメールにはフォルダ分けという機能がありました。

• 部長からのメール
• 家族からのメール
• 友人からのメール
• 親戚からのメール

といった具合に、特定の条件を満たすメールは、受信トレイではなく指定したフォルダに直接届けられるような機能です。しかしフォルダ分け機能は、ひとつのメールに対してひとつの条件づけしかできませんでした。先ほどのケースでいうと、

• 会社の部長でもある、友人の山田くん

からのメールはフォルダ分けに困るところでした。

ラベルは、この問題を解決しました。

一つのメールに複数のラベルをつけられるため、仮に「20年来の友人の山田くんが自分の勤め先の部長で、なおかつ自分のイトコの花子ちゃんと結婚しちゃったもんだから、親戚にもなっちゃった！」というややこしい人間関係もきちんと整理してくれます。それにしてもこの関係はややこしいですね。

＜ラベルの特徴＞

• １つのメールに複数のラベルを付けられる
• ラベルを作成できる
• ラベルは階層を作ることもできる
• ラベルの色も変更できる
  →大事なラベルは赤や黄色など目立つようにしておく
• ラベルの表示、非表示、削除ができる
• フィルタを設定し自動でラベルを付けることができる

設定方法

ラベル付けはとっても簡単です！

 

4. メールをタブで割り振る

比較的新しい「タブ」機能をご紹介します。

この機能はGmailが自動で、届いたメールを

• メイン
• ソーシャル
• プロモーション
• 新着
• フォーラム

といったタブに分類してくれる機能です。

「最近なんとなく広告関係のメールが届かなくなった」とか、「ソーシャルネットワーク関連のお知らせメールが届かなくなった」というケースはありませんか？　これはGmailがメールを分類して、それぞれソーシャルタブやプロモーションタブに自動で分類してくれているおかげというケースもあります。受信トレイもすっきりですね。

最初は慣れないかもしれませんが、慣れるととにかく便利です。

設定方法

「設定→受信トレイ・フィルタ作成」で細かく設定できます。

 

5. メールをアーカイブする

「削除まではしないけど、受信トレイからは消しておきたい（非表示にしておきたい）」といった時に使うのがアーカイブ機能です。

「返信があれば受信トレイに表示される、でも普段は受信トレイに表示されない」という便利な使い方が可能。

設定方法

やり方は簡単。▽アイコンをクリックするだけでアーカイブできます。

アーカイブしたメールは、「メールを検索」をするか「すべてのメール」で見ることができます。

フィルタで条件指定して、条件にマッチするメールのみ受信トレイをスルーしてアーカイブさせることも可能。「基本は読まないけど、とりあえず保管しておきたい」といったメールはアーカイブ設定しておくとよいでしょう。

 

6. メールをミュートする

「削除はさまざまな事情でできないけれど、受信トレイで見るのは嫌だ！」というメールに使える機能です。

ミュート設定をすることで、相手からの返信や新着メール受信があっても、受信トレイには表示されません。

アーカイブは相手からの新しいアクションがあると受信トレイに表示されますが、こちらはどんな時でも受信トレイには表示されず、検索した時のみ表示されます。

設定方法

やり方は至ってシンプル。
メールを開きその他→ミュートでOKです。

ミュートしたメールは、メールを検索で「is:muted」と検索するか、「すべてのメール」を表示すると確認できます。

＜アーカイブとミュートの違い＞

	アーカイブ	ミュート
受信トレイでの表示	×	×
メールの削除	×	×
検索やすべてのメールで見れる	○	○
返信があった場合、受信トレイへの表示	○	×

 

7. メールの送信を取り消す

Gmailはメール送信直後に、送信の取り消しが可能です。

• 添付を忘れた！
• 内容を間違えたかもしれない！
• 恋人宛のメールを社内全体に送っちゃった！

このような時でもGmailでは送信の取り消しが可能です。ただし、送信直後のみなのでお気をつけください。

設定方法

取り消せる時間は一番長い30秒にしておくと安心です。

メールを送信した直後は、

• 「メールを送信しました。取消　メッセージを表示」

というポップが表示されます。取り消したいときは「取消」をクリックすればOKです。

 

8. 署名を自動記入する

Gmailには、メールの最後に署名を自動記入する機能があります。

自分の名前や連絡先を毎回文末に載せられるため便利です。必要に応じて設定しておきましょう。

設定方法

署名はフォントやサイズだけでなく、リンク、画像挿入などにも対応しています。

 

Gmailの裏技：中級編

ここからは少しだけ、中級者向けのテクニックをご紹介します。

ビジネスで効率よくメールを使いたい方には特におすすめな裏技です。

 

9. 返信定型文（テンプレート）を登録する

Gmailには返信定型文（テンプレート）を登録できる機能があります。

署名だとひとつのパターンしか登録できませんが、返信定型文は複数の返信パターンを登録できるメリットがあります。

設定方法

返信定型文（テンプレート）は、まず機能を有効にしてからテンプレートを設定します。

利用方法

 

10. 背景を変更する

Gmail（WEB版）の背景は白が基本設定ですが、自分の好きな写真を背景に設定することも可能です。

設定方法

 

11. メモを同期＆Gmailをメモとして使う

Gmailをメモ機能と同期したり、拡張機能、フィルタを工夫してメモとして使う裏技もあります。

Gmailをメモとして使う主な方法

 

12. 受信メールの表示順を変更する

Gmailのデフォルト設定では自動でカテゴリ分けされたメールが表示されますが、「重要なメール」「未読メッセージ」「スター付きメール」などを受信トレイで最初に表示されるよう設定を変更可能です。

＜設定できる受信トレイの種類＞

• デフォルト
• 重要なメールを先頭
• 未読メールを先頭
• スター付きメールを先頭
• 優先トレイ

設定方法

 

13. スヌーズを設定する

Gmailには指定した時間にお知らせしてくれる、スヌーズ機能が備わっています。

「あとでメールを返信しなきゃいけないけど、忘れたらどうしよう！」という時に便利です。

＜スヌーズの機能＞

• 受信したメールを指定した時間に再度通知できる
• スヌーズ中のメールは受信トレイから消える
• スヌーズ中のメールは「スヌーズ中」ラベルか「in:snoozed」で検索すると見れる

設定方法

 

14. メールの送信予約をする

営業時間や時差などの関係で、メールが届くと相手にとって迷惑な時間帯もありますよね。

そこでおすすめなのが、送信タイミングを自由に設定できるchrome拡張機能『Right Inbox for Gmail』です。

インストールと設定の手間はありますが、送信予約したいときには非常に便利なツールです。

 

15. Gmailで他アドレスのメールも一元管理する

Yahoo!メールやプロバイダのメールアドレス、その他独自ドメインのメールアドレスなど、さまざまなアドレスを使っている方に朗報です。

Gmailには、全てのメールを統合して送受信できる機能があります。メールの一元管理に便利です。

設定方法

設定する際に「受信したメッセージにラベルを付ける」で任意のラベル付けをしておけば、「Gmailに届いたメール」と「その他のアドレスに届いたメール」を分けられます。

 

16. オフライン環境でGmailを確認する

Gmailに限らず、Eメールはインターネットに繋いで使うのが基本です。

しかし地下や飛行機内など「ネット環境がないけどGmailを見たい」なんてこともありますよね。

Gmailは設定次第で、オフライン環境でもメールの確認ができるんです。

設定方法

 

Gmailの裏技：上級編

ここからは痒いところに手が届く、Gmailの裏技・上級編をご紹介します。

ここまで使いこなせれば、あなたもGmailマスターです！

 

17. エイリアス設定をする

突然ですが質問です。

• tarou.tokkyu.dayo@gmail.com

というメールアドレスがあったとして（※架空のメールアドレスです）、

• tarou.tokkyu.dayo+nullpo@gmail.com
• tarou.tokku.dayo+gaxtu@gmail.com

など、@の前に「+」が入っているメールアドレスを見たことはありませんか？　これが「エイリアス」です。

エイリアスは、通常のGmailメールアドレスに「+」の記号を付けることで、メールのカテゴリ分けをできる機能です。

ちなみにGmailの場合は「@」の直前に「+」を付けて送信しても、「+」を除いた「本来のメールアドレス」として着信します。しかし、そのメールの宛先は「+」がついたアドレスになります。ここがミソです。

フィルターやラベルなどには「宛先」という条件がありますが、ここに「+」をつけたエイリアスのアドレスを入力しておくことで、それぞれのカテゴリーに届いたメールを自動で分別できます。

対外的にも「仕事関係のメールは、tarou.tokkyu.dayo+business@gmail.comにメールしてください」などとアピールすることも可能です。仕事とプライベートのメールを楽に分類できるでしょう。

 

18.マルチ受信トレイを利用する

Gmailは、基本的にひとつの受信トレイしか表示されません。しかし設定を変更することで、特定の条件に合致したメールのみを集めた受信トレイを追加で表示可能です。これを「マルチ受信トレイ」といいます。

「通常の受信トレイも表示しておきつつ、今日中に処理しなければならない仕事関係のメールだけの受信トレイも表示しておく」といった使い方が可能です。

設定方法

上手く設定できると、以下のように表示されます。受信トレイのパネルは最大5つまで追加可能。

 

19. ショートカットキーをカスタマイズする

Gmailにはショートカットキーが用意されていますが、それらはカスタマイズ可能です。

操作に慣れてくるとマウスを使うよりも早く操作できるでしょう。

設定方法

 

20. G Suiteを利用する

『G Suite』は、Gmail / ドキュメント / スプレッドシート / スライドといったGoogleを代表するサービスをはじめ、ビジネスで使える豊富な機能を一元管理できる法人向けサービスです。

最大の特徴は、アクセスできるユーザーや端末、セキュリティの管理ができること。

企業にとって何より恐ろしいのが、機密情報・個人情報・顧客情報の漏洩ですよね。これらをしっかり管理できるシステムがG Suiteにはあります。例えばGmailやドライブなどのデータを任意の期間保管することで、リーガルリスクへの対処が可能です。またG Suiteを使用しているスマホやタブレットを紛失したり盗難にあっても、リモートロックなどで情報流出を防止できます。

G Suiteは無料で試用できるので、気になる人は試してみてください。

＜G Suiteの主な機能＞

詳しくはこちらの記事をご覧ください▼

G suiteとは？便利な利用例やアプリ一覧を紹介

Workship MAGAZINE

 

21. Gmailと他サービスを連携する

Gmailは、GoogleカレンダーやSlack、Chatworkといった、一部の他サービスと連携ができます。

例えばGmailアカウントに特定のメッセージが来たら、Slackに通知を送る設定などが可能です。

シンプルな連携はそれぞれのサービスの設定画面から行いますが、条件分岐などの複雑な処理が必要なばあいは『IFTTT』や『Zapier』などの連携サービスを利用しましょう

＜主なGmailとの連携一例＞

Googleカレンダー	Gmailに届いたメールから簡単に予定を追加できる
Chatwork	Gmailに届いたメールをチャットワークで確認できる
Dropbox	添付ファイルをDropboxに保存できる
MailTime	メールのやり取りをチャット風に変換してくれる
CamCard	名刺をテキスト化しGmailの連絡先に保存できる
Slack	SlackでGmailを読む
kintone	kintoneの通知をGmailで受け取る

またGmailアドオンも、Gmailと他サービスとの連携に利用可能です。GmailアドオンはPC / スマホ両方で使えるのが嬉しいところ！

WebブラウザでGmailを開き、歯車マーク → アドオンを取得→ 必要なサービスを追加すると、アドオンのサービスが使えるようになります。

＜主なアドオンの機能＞（利用者が多いサービスを抽出）

Mail merge in Gmail	何千ものメールアドレスにEメールを送れる。Google スプレッドのデータとメールを統合できる
Free Email Tracking for Gmail – Mailtrack	送信したGmailの既読確認
Sortd Gmail Add-on	使いやすいようにGmailを整理（カスタム）できる
Trello for Gmail	TrelloとGmailで同一のタスク管理ができる ※件名がカードのタイトルで、本文がカードの説明として自動追加など
Asana for Gmail	Gmailから簡単にタスクをAsanaに追加できる
Zoom for Gmail	Gmailから簡単にZoomで共有ができる

▲歯車マーク→「アドオンを取得」からインストール可能

 

まとめ

Gmailは拡張性が高く、自分好みにカスタマイズすると他の追随を許さないほど便利なメールツールです。

また現在も次々と新しい機能が開発されており、サービスの統合なども行われています。Gmailを使いこなし、快適なメール管理を行いましょう！

 

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