何をやっているか

私たちは「Speak」というグローバル企業です。アメリカ、日本、台湾、ヨーロッパなどにメンバーが在籍しており、チームはリモートで日々協働しています。
年に一度、全社員が一堂に会する「オフサイト合宿（Offsite）」を開催しており、今年は2025年9月7日〜13日に東京での実施を予定しています。

このオフサイトは、チームビルディング、振り返り、今後の方向性の共有などを目的とした社内イベントで、全世界から約140名の社員が集まります。
ホテルやコワーキングスペースの手配は社内で進行中ですが、現地での調整・実行に関しては、外部のパートナーのご協力を必要としています。

お願いしたいこと

以下の業務をご依頼したいと考えています。

1. 9月8日（月）および9月11日（木）に実施予定のイベント（約140名）に関する会場の選定および予約手配
2. 9月12日（金）に予定しているチームエクスカーションの企画・予約および外部業者との調整
3. オフサイト期間中（9月7日〜13日）における現地運営サポート（設営や備品手配などを含む）
4. ケータリング、備品、バス等を含む各種ベンダーとの連絡・調整
5. 必要に応じた現地訪問、電話での確認・調整対応
6. 宿泊施設およびコワーキングスペースとの調整業務

全体を通して、英語話者のチームメンバーとの連携が発生する場面もありますが、Slackやメールを使った基本的な読み書きレベルの英語で問題ありません。

働く環境・業務に使うツール

1. 業務委託（フリーランス契約）でのご依頼となります
2. 稼働期間：2025年5月〜9月13日（特に6月〜9月が稼働の中心）
3. 稼働時間の目安：週5〜10時間（ピーク時には最大15時間程度）
4. 時間単価：3,000円
5. 契約条件や請求方法についてはご相談可能
6. 必要に応じてNDAの締結あり
7. 使用ツール：Slack（メインのやりとり）、メール、Zoom（打ち合わせ時）
8. 基本はリモート対応、必要に応じて現地での対応をお願いする場面あり