内定承諾率を上げるには？内定辞退を防ぐオファー面談と入社前フォロー

ここは健王建材のオフィス。しがない人事・ひよ吉は、デスク上のPC画面を穴が開くほど見つめていた。

先日行った面接は大成功。求職者との会話も弾み、手応えは完璧だった。

「面接も上手くいったし、給与だって相場より高めの条件を提示して、昨日『内定通知書』を郵送したばかり。さあ、あとは『喜んでお受けします！』という返信を待つだけだぞ〜！」

ルンルン気分で鼻歌を歌おうとしたその瞬間、1通のメールが滑り込んできた。

『内定辞退のご連絡』

「……え？ じ、辞退……？ なぜだ！ 条件だって悪くなかったはずなのに！ なぜだーーーっ！？」

絶望のあまりデスクに突っ伏すひよ吉。その背後から、カッカッカッと床を踏み鳴らす、いつもの足音が近づいてくる。

「ひよ吉さん。まだまだ甘ちゃんですね。面接が上手くいき、内定通知書さえ送れば、100%承諾してもらえるとでも思っていたのですか？」

【話し手】

【聞き手】

内定承諾率を上げるには入社前フォローが重要

ひよ吉：
ミスターHR！ 聞いてくださいよ！ 今回の候補者、面接ではウチの事業に共感してくれて、雰囲気も最高だったんです。

それなのに、まさかの内定辞退ですよ……。やっぱり、結局みんな最後は会社の規模や知名度で選ぶってことなんですか！？

ミスターHR：
すぐにそうやって、安易な思考に逃げるのはやめなさい。

ひよ吉さん、あなたに1つ質問しましょう。

あなたは内定を出したあと、求職者が抱えている不安をしっかりと払拭する努力をしましたか？

ひよ吉：
え？ 不安の払拭……？ いや、とくには。だって、内定を出したんですよ？

「合格ですよ、おめでとう！」って内定を出したんですから、あとは本人が決めるだけで、人事がしゃしゃり出る幕はないじゃないですか。

ミスターHR：
それです！ その「内定通知書さえパッと送れば、人事の仕事は終わり」という勘違いこそが、中小企業が最後の最後で他社に競り負け、内定辞退を受けてしまう最大の原因なのです。

求職者は、条件だけで転職先を選んでいるわけではありません。

内定を出した後は、入社に向けて求職者に寄り添い、徹底的に伴走・支援する必要があるんですよ。

内定者が抱える不安と内定辞退が起こる理由

ひよ吉：
伴走と支援、ですか……。でも、内定をもらえたら普通は嬉しいし、安心するもんじゃないんですか？

ミスターHR：
それは企業側の身勝手な思い込みです。いいですか、求職者は内定通知を受け取ると、一瞬の喜びの後に猛烈な不安に襲われるものなのです。

「本当にこの会社でやっていけるだろうか」
「人間関係はドロドロしていないだろうか」
「実際の業務内容は、面接で聞いた通りなんだろうか」

いわば、結婚を控えた人間が陥るマリッジブルーと同じ心理状態です。大企業のように、ブランド力だけでその不安を払拭できるなら話は別ですが、知名度のない中小企業が書類だけ送りつけて放置したらどうなるか。

「この会社、内定を出した後は急に事務的で冷たいな……」「何か開示できないリスクでもあるんじゃないか」と、 候補者の心は一気に離れていきます。

ひよ吉：
マリッジブルー……。確かに、人生の大きな決断だからこそ、急に怖くなる気持ちは分かります。

じゃあ、人事はその不安をどうやって払拭すればいいんですか？

内定通知後1週間以内にオファー面談を実施せよ

ミスターHR：
現代の採用において、内定を出したあとに欠かせないフローがあります。

それは、内定通知後速やかに設定する「オファー面談（条件提示・不安解消のための面談）」です。

ひよ吉：
オファー面談？内定を出した後に、またわざわざ面談をするってことですか？

ミスターHR：
その通りです。しかも、オファー面談はタイミングが命。心理的な鮮度を考慮すると、内定通知から1週間以内に実施するのがベターです。

ひよ吉：
1週間以内！ 結構タイトですね。

ミスターHR：
対応のスピードそのものが、「私たちはあなたをこれだけ重要視しています、どうしても来てほしいのです」という企業側の熱意と誠実さの証明になるからです。

ここが2週間も3週間も間延びしてしまうと、求職者の熱量はみるみる下がり、その隙に他社の選考に目を奪われてしまいます。

ひよ吉：
うーん！ でもでも、1週間以内にそんなフォローができるか分からないですよ。人手も足りないですし……。

ミスターHR：
もし、どうしてもスケジュールが合わずに面談を設定できないなら、求職者に送るメール内に必ずこの一言を添えなさい。

「何か気になることや不安なことがあれば、いつでも個別にオンラインでお答えします。遠慮なくご連絡ください、お待ちしています！」

定型文の事務連絡で終わらせず、常に本音で相談に乗る姿勢でいること。これが、最後の一押しで他社に負けないための第一歩です。

内定承諾につながる給与交渉と条件提示の方法

ひよ吉：
なるほど、スピード感と親身なメッセージが大事なんですね。

でもミスターHR、オファー面談って具体的に何を話せばいいんですか？

ミスターHR：
オファー面談は、主に給与などの条件面をメインに、お互いの期待値をすり合わせる最高のチャンスです。基本給だけでなく、みなし残業代の有無や賞与の支給実績、フレックス制の有無や年間休日数、その他福利厚生などについてもしっかり確認して、働く前の不安を払拭するのです。

ひよ吉：
なるほど、細部まで確認するのが、お互いにとって大事ってことですね。確かに給与面で食い違いがないようにしておくのは大事だよなあ。

よし！ 今回は相場よりもいい金額の提示だし、大きいフォントでドーンと提示しちゃおっと！

ミスターHR：
おっと、ひよ吉さん。前回の学びを本当の意味では理解していませんね。給与や待遇の提示において、総額の数字だけをドンと提示して終わりにするのはナンセンスですよ。

ひよ吉：
え、「君の基本給は月給35万円です」って提示するのはダメってことですか？

ミスターHR：
金額だけでは、求職者はその金額が高いのか低いのか、そして将来的にどう上がっていくのか分からず、結局のところ他社の条件と比較するしかなくなります。

条件提示の基本は、なぜその金額になったのかという根拠と、入社後のステップアップの評価基準をセットで、ロジカルに説明することです。

＜条件提示のNGパターン＞

• ただ労働条件通知書を郵送するだけ
• 給与の根拠が「前職の給与を考慮してこれくらい」のみ
• 将来の見通しを「頑張れば上がります」と濁す

ミスターHR：
「面接でのあなたの〇〇という実績と、ウチのこの課題を解決してほしいという期待を込めて、このレンジの上限である35万円を提示しました。半年後の評価でこれだけの成果を出せば、40万円に昇給する建て付けになっています」

ここまで具体的にストーリーを語られれば、嫌な気持ちになる求職者はいません。給与交渉とは単なるマネーゲームではなく、企業がその人をどれだけ真剣に評価し、未来を託そうとしているかを伝えるプレゼンテーションの場でもあるのです。

職場の写真で入社後のイメージを具体化する

ひよ吉：
金額の背景にあるストーリーを伝える……！ 確かにそこまですれば、数字以上の価値を感じてもらえそうですね。

ミスターHR：
その通り。そして条件面がクリアになったら、次に行うべきは働くイメージの解像度を徹底的に上げることです。

ひよ吉さん。たとえば、旅行で泊まるホテルを選ぶときをイメージしてみてください。

ここに2つのホテル候補があるとします。

ホテルA：
「1泊1万5000円。朝夕2食付き。ツインルーム」とだけ書かれている。
ホテルB：
値段は同じだが、「シェフ特製の地元食材を使った夕食」「窓から見える綺麗な景色」「ふかふかのベッドやこだわりのアメニティ」が写真つきで詳細に説明され、「スタッフが笑顔でお迎えします」とも書かれている。

ひよ吉さん、あなたが泊まりたいのはどちらですか？

ひよ吉：
それはもう、圧倒的にホテルBですよ！とくに写真があるのはうれしいですよね。写真があるだけで、自分がそこで過ごす楽しい時間のイメージが湧きますもん。

ミスターHR：
分かってるじゃないですか。採用もまったく同じです。内定を出した後に、業務内容や社内環境のイメージが出せない企業は、求職者を安心させることができず、ホテルAのように選択肢から消されてしまいます。

ですから私は、このようにおすすめします。「内定者に対して、実際に働くオフィス内のメンバーやデスク、休憩場所などが写っている写真を撮って送ってあげてください」と。

ひよ吉：
ええっ！ 自分が座る席の写真を送るんですか！？

ミスターHR：
そうです。「ここが来月からあなたの席になる予定のデスクです。隣には先輩の〇〇さんがいますよ。みんなで楽しみに待っています！」と、写真を添えてメッセージを送る。

これだけで、求職者の頭の中にある未知の職場への恐怖が、具体的なイメージへと書き換わります。この細やかな気配りと安心感の提供こそが、内定辞退を防ぐ最大の特効薬になるのです。

他社の選考状況を聞いてもムダ！候補者の不安解消が最優先

ひよ吉：
すごい……！ そこまでしてもらったら、僕なら嬉しくて内定辞退なんて選択肢ごと吹っ飛びますね。まあ、やることがちょっと多い気もしますけど……。

こんなに頑張ったところで、結局他社に取られちゃうリスクはゼロじゃないですよね？そんなのむなしすぎません？ せめて他社を受けているかどうか聞いてからやるんじゃダメなんでしょうか？

ミスターHR：
結論から言いましょう。他社の選考状況など、あえて探る必要はありません！

ひよ吉：
ええっ！？ 聞かないんですか？

ミスターHR：
前回、面接の章でも言いましたが、聞いたところで、取りつくろった答えが返ってきそうな質問は、お互いにとって時間の無駄です。

「今、内定は何社から出ていますか？」と聞いたところで、本当のことを正直に答える求職者がどれくらいいるでしょうか。ビジネスの対話として非常に不毛ですよね。

ひよ吉：
うっ……。確かに、僕が求職者でも本当のことは濁すかも……。

ミスターHR：
無駄な詮索にエネルギーを使うのをやめなさい。

「ウチは常に競合と比較されている」という健全な危機感を持ちながら、自社のカルチャーマッチの魅力を最大限に伝え、目の前の求職者の不安を1つずつ消していく伴走に徹する。

探りを入れるような小手先のテクニックではなく、どこまでもオープンで誠実なスタンスで向き合う。その姿勢こそが、他社に勝つ唯一の道なのです。

採用とは、最初から最後まで対等に伴走すること

ひよ吉：
余計な詮索をせず、目の前の不安を消すことに全力を注ぐ……。ミスターHR、なんだかパズルのピースがハマった気がします。

ミスターHR：
とにかく上から目線を捨てて、対等な立場で傾聴の姿勢を取る。そういう態度で接していれば、入社後も本音で対話できる同僚になれます。

書類を送りつけて終わりにせず、速やかにオファー面談を組んで対話する。写真などで働くイメージの解像度を上げて、マリッジブルーを吹き飛ばす。とにかく丁寧に、生じうる不安を取り除いていってください。

ひよ吉：
面接からクロージングまで、すべてが1本の綺麗な線で繋がっているんですね。

ミスターHR：
素晴らしい気づきです、ひよ吉さん。そのマインドセットがあれば、これからの健王建材の採用力は劇的に向上していくでしょう。

ああ、そうだ。こうやって無事に内定承諾をもぎ取れたとして、最後に待っているのは何だと思いますか？

ひよ吉：
えーっと……ついに入社初日の受け入れ、ですかね？

ミスターHR：
その通り！ せっかく入社してくれた人材を、入社初日にガッカリさせて早期離職に繋げてしまっては、これまでの努力が水の泡です。

ひよ吉さん、御社では新入社員が来た初日、どのような受け入れをしていますか？

ひよ吉：
ギクッ。ええと、社長が「おお、よろしくな」って握手して、そのあとは資料を渡して……ごにょごにょ……。

ミスターHR：
やはり、改善の余地が大いにありそうですね。

次回は、入社後の定着と活躍を決定づけるオンボーディングの極意についてお話ししましょう！

（執筆：北村有　取材・編集：夏野かおる）

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